調達部門をリモートで管理する方法

ハイパーアーバン化の解決策として最初に導入された、コロナウイルスの蔓延を防ぐための解決策として、過去数週間にわたってリモートワークが課されてきました。

従来、調達部門はリモートで作業しないため、これは組織が新しいワークフローを発見し、プロセスを最適化する良い機会です。リモートワークには、実際には次のような複数の利点があります。

• 生産性 。テレワーカーは、オフィスのカウンターパートよりも最大40％生産性が高く、少なくとも4.4％の生産性の向上を測定しています。
• パフォーマンス 。リモートワーカーは、品質の欠陥が40％少ない結果を生み出します。
• エンゲージメント 。生産性とパフォーマンスが高いほど、エンゲージメントが強くなり、欠席が41％少なくなります。
• 保持 。従業員の54％が、職場の柔軟性を提供するものに転職すると答えています。
• 収益性 。組織は、パートタイムの在宅勤務者1人あたり年間平均11,000ドルを節約します。

今では、喜んでかどうかにかかわらず、調達部門はこれらのメリットを活用することもできます。

調達自動化プラットフォームからチャットアプリ、ビデオコールアプリ、リソース共有プラットフォームまで、調達部門はオフィスから離れて仕事を続けるために必要なすべてを備えています。リモート調達を可能にする4種類のツールは次のとおりです。

チャットアプリ

職場用とパーソナルメッセージング用のチャットアプリがあります。適切なアプリを使用することは、組織内のコミュニケーションを合理化するだけではありません。また、多くの時間を節約できます。

Statistaによると、2016年までに53％の組織がコラボレーションツールを採用しており、それ以来、その数は一貫して増加しています。ワークチャットアプリとコラボレーションツールの利点には、コミュニケーションの改善、ワークフローの合理化、生産性の向上、説明責任の向上、プロジェクト管理の強化などがあります。

組織が使用できるチャットアプリはたくさんありますが、最も人気のあるアプリはSlack、Microsoft Teams、Workplace byFacebookです。

ビデオ会議

現代的で革新的なビジネスでは、パートナー、サプライヤー、社内チーム、投資家、顧客との質の高い関係を構築し、維持することが不可欠です。ビデオ会議は、生産性を高め、時間を節約し、旅費を削減し、全体的なコラボレーションを促進します。

画面共有をサポートするシンプルで統一されたビデオ会議ソリューションを利用することで、チームはよりつながり、生産性を高め、関与することができます。また：

• デジタル労働力を可能にする 。ビデオ会議は、物理的な場所に関係なく、組織が人と人とのつながりを維持するのに役立ちます。これにより、意思決定がスピードアップし、グローバルなコラボレーション能力が向上します。
• コミュニケーションと文化を結集する 。リモートワークは、生産性の向上と移動コストの削減を同時に実現できます。ビデオ会議には、すべてのやり取りに対面コミュニケーションの人間的なつながりをもたらす独自の機能があります。
• 通信の信頼性を向上させます 。ビデオ会議は、チームやサプライヤと通信するための高速で安全な方法を提供します。

最も人気のあるビデオ会議ソフトウェアアプリケーションは、Skype、Googleハングアウト、Cisco Webex、GoToMeeting、Zoomです。

リソース共有

最近まで、ほとんどの組織は、増え続けるファイルのコレクションを保存するために社内サーバーに依存していました。今日、データをクラウドサーバーにオンラインで保存することは、無制限のストレージを可能にするため、ますます一般的になっています。さらに、世界中のどこからでもデータに簡単にアクセスできます。

GoogleドライブやDropboxなどのリソース共有アプリのメリットには、クラウドストレージによるディザスタリカバリ、攻撃やハードウェア障害からの保護、コスト削減、サプライヤや同僚との簡単な共有、ファイルやドキュメントへのアクセスと編集を目的としたコラボレーションなどがあります。

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調達の自動化

従来、調達プロセスには多大な手作業が必要でした。ただし、最新のツールを使用すると、メーカーは多くの手動タスクを調達自動化ソリューションに引き渡すことができます。代わりに、調達プロセスの改善により、意思決定と戦略化のために貴重な内部リソースが解放されます。

調達自動化ツールにより、次のことが可能になります。

• 簡単なRFx管理 。オンラインのRFI、RFP、およびRFQを使用することで、組織はサプライヤとより簡単に通信し、すべてのステップを自動的かつリアルタイムで追跡できます。
• オンラインオークション 。最高の業績を上げている企業は、電子オークションを使用して大幅なコスト削減を実現しています。
• オンラインドキュメントの承認 。購買依頼からカスタム承認、発注書から請求書、3者間照合まで、調達自動化ツールを使用すると、調達マネージャーはオンラインで任意のドキュメントに署名して承認できます。
• サプライヤー管理 。サプライヤー、特にブランドにとって最も戦略的であると考えられるサプライヤーと相互に有益な関係を築くことは、品質、効率、革新、コストの削減、無駄の削減、およびサプライチェーンの強化を促進するための鍵です。
• 契約管理 。調達自動化プラットフォームは、移行管理とパフォーマンスモニタリングに対応し、バイヤーとサプライヤーの両方が商業的および契約上のコミットメントを確実に果たすことを支援することにより、契約マネージャーが契約を適切に管理するのを支援できます。

AlinaNaftanailaはの共同創設者です クラウドベースの電子調達プラットフォームであるProkuria。