鉛筆のむち打ち：健康的なスコアカードが良すぎて真実ではない場合

それに直面しましょう、誰もが時々手抜きをします。付加価値がない、または貴重な時間をあまり費やさないタスクをやめるのは素晴らしい気分です。ただし、保守作業に関しては、日常業務を回避しようとすると、深刻な問題が発生する可能性があります。残念ながら、鍛造作業はメンテナンスの世界で非常に一般的になっているため、独自のニックネームである鉛筆のむち打ちが付けられています。今日は、なぜそれが起こるのか、なぜそれが問題になるのか、そしてどのツールを使ってそれと戦うことができるのかを見ていきます。

ペンシルホイップとは何ですか？

簡単に言えば、鉛筆のむち打ちとは、検査、PM、品質チェックなど、潜在的な故障を防ぐことを目的とした、実際には完了しなかった作業を承認することを指します。鉛筆のむち打ちは技術者レベルで最も頻繁に発生し、一見怠惰の問題のように見えるかもしれませんが、実際には、作業で鉛筆がむち打たれる理由はたくさんあります。

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鉛筆でむち打つ理由

1。タスクが多すぎる、技術者が少なすぎる

理想的なメンテナンスサイクルには、計画、実行、チェック、および実行の4つの段階が含まれます。計画と実行とは、タスクのスケジュールと完了を指し、チェックと行動とは、実行された作業を分析し、それらのチェックの結果に基づいて改善を行うことを指します。

完璧な世界では、完了したすべての計画されたメンテナンスは、それが正しく行われ、意図した結果を達成したことを確認するために後で評価されます。メンテナンスマネージャーは、その分析結果を使用して、次回のメンテナンスをより適切に計画できます。

もちろん、完璧なメンテナンス作業はありません。現実の世界では、技術者は完了すると予想される膨大な量のタスクに圧倒される可能性があり、マネージャーは事務処理やその他の管理業務に行き詰まり、PMスケジュールを適切にチェックして調整することができません。これは、鉛筆のむち打ちがしばしば始まるところです。 PMの最適化がないと、スコープクリープがすぐに発生し、事態が制御不能になる可能性があり、技術者と管理者の両方が、作業が完了していなくても、作業が完了したと言いやすくなると感じます。

2。技術者は要点を見逃しています

技術者が完了する必要のあるタスクがある場合、技術者はそのタスクを完了する必要がある理由を十分に認識している必要があります。ただし、技術者がその接続を確立できない場合が2つあります。

最初のインスタンスは、技術者が状態監視タスクの一部として検査を完了することが期待される場合に発生します。状態ベースの監視の目的は、予防的な修理または交換に通常費やされる時間を解放することです。ただし、技術者が条件ベースの戦略の一環として検査を完了していて、それらの検査が毎回合格している場合、技術者はそれが役に立たない作業であると考えて、その検査を完全に停止する可能性があります。 P-F間隔を使用して、検査が頻繁に失敗し、技術者がそれを完了することが目的のあるタスクであると感じるスイートスポットを見つけることが重要です。

技術者がタスクを完了するポイントを確認できない可能性があるもう1つの理由は、タスクの理由が管理者によって効果的に伝えられていないためです。前に述べたように、技術者は、完了するように求められたタスクを完了している理由を知っている必要があります。経営陣がなぜ何かをする必要があるのか​​を効果的に伝えておらず、そのタスクを完了しなかった場合の明らかな結果がないように思われる場合は、鉛筆でむち打たれる可能性があります。

3。指標を改善するというプレッシャーがありますが、実際の改善計画はありません

メンテナンスの世界はメトリクスによって支配されています。これは、組織が改善を行っている（または行っていない）ことを組織が知る方法です。ただし、FiixソリューションエンジニアリーダーのStuart Fergussonが最近RootedinReliabilityポッドキャストで話し合ったように、組織が従業員の日常の現実よりも数字を優先する場合、単に管理を緩和するために鉛筆で鞭打ちが行われます。

ファーガソンがポッドキャストの出演中に言ったように、「鉛筆のむち打ちは常に遅れている測定基準で出てきます。」明確にするために、遅れているメトリックは、チームが取り組むべき長期的な目標として機能する、より広く、全体像のメトリックです。組織が遅れているメトリックに非現実的な目標を設定すると、主要な（日常の）メトリックに影響を与える作業が影響を受けます。メトリックの目標が達成できないか、技術者にとって圧倒的である場合、タスクは外観を維持するために鉛筆で鞭打ちされる可能性があります。

共通のスレッド：文化の問題

何かが鉛筆で泡立てられる理由はいくつかありますが、それぞれが同じ根本的な問題、つまり文化の問題を指摘しています。技術者が圧倒されているために作業が承認されている場合でも、要点がわからないために作業が承認されている場合でも、作業の背後にある重要性と動機を伝える責任は経営者にあります。また、技術者が必要で付加価値があり、管理しやすい作業を確実に行えるようにするプロセスを導入する必要があります。

鉛筆のむち打ちを防ぐ方法

鉛筆のむち打ちは、それが繁栄する機会がある場所でのみ発生します。ありがたいことに、組織がそれを寄せ付けないようにするために採用できるソリューションはたくさんあります。

第一に、技術者と経営者の間の透明性と相互尊重の文化を育むための措置を講じることが重要です。これは、技術者が質問をしたり懸念を表明したりするのに快適な雰囲気を作り、維持することを意味します。また、技術者が懸念事項を聞いて対処していると感じる信頼できる環境を確立することも意味します。

保守管理ソフトウェアは、すべてのレベルで説明責任を果たすための優れたソリューションでもあります。 CMMSを使用して作業をスケジュールおよび追跡することで、メンテナンスマネージャーは、実際にスケジュールしているタスクの数と、割り当てるのに妥当な量であるかどうかをより正確に把握できます。さらに、KPIのクイックビューを表示するダッシュボードを使用すると、実際に何が起こっているかについての洞察が大幅に向上するため、マネージャーは作業をより適切に計画し、それらの指標をサポートする日々の意思決定を行うことができます。

技術者の場合、モバイルデバイスにCMMSアプリをインストールすると、完了時に作業を追跡できるため、使用部品や作業指示の開始時や完了時などのデータを入力する必要があるため、むち打ちをするのが難しくなります。さらに、CMMSを介して検査にコメントを追加する機会があると、技術者は次のステップが明確に伝達されるフィードバックの即時手段を得ることができます。

組織の運用の鍵となる資産にCMMSを介して通知を追加すると、その資産で実行される各作業指示に関する透明性のレベルが追加されます。さらに、CMMSにユーザーマニュアルを追加できることで、各技術者は資産のタスクを完了するために必要な情報を得ることができます。

結論：トップダウンで説明責任を作成する

ご覧のとおり、鉛筆のむち打ちが問題になることはめったになく、通常はより大きな文化的問題の症状です。適切な文化とツールが整っていることを確認することは、鉛筆のむち打ちを防ぐのに大いに役立ちます。