情報管理はメンテナンスパフォーマンスの鍵です

情報管理は、見過ごされがちな分野の1つです。それは実際には最も重要な分野の1つですが、魅力と興奮が欠けています。それは着実で定期的かつ計画的な努力を必要とするので、私たちは自然に、ほとんどの修正タイプが切望するアドレナリンの定期的なラッシュを与える領域に引き寄せられます。残念ながら、情報管理のメリットを無視すると、ストレスの下で長時間働き、火事と戦い、「ヒーローになる」機会が増えます。

私のヒーローの個人的な考えは、舞台裏で静かにそして一貫して魅力のない恨みの仕事をし、それらの故障を防ぎ、発生したときにその影響を減らすための基礎を築く人です。この歌われていないヒーローは、マニュアルを調べ、スペックシートを読み、業界誌を熟読し、ベンダーに製品やサービスについて質問するのに何時間も費やします。

次に、情報ヒーローは、収集した情報を使用可能な形式にコンパイルし、監督者や技術者が必要なときにすぐに見つけられる場所に投稿するために、より多くの時間を費やします。情報のヒーローになるという仕事が認められたり報われたりすることはめったにありませんが、技術者から最大限の成果を得たい場合は、それでも実行する必要があります。

私たちは皆、レンチの時間と生産性の最大化について話しますが、それを達成することは簡単な一夜のイベントではありません。あなたは良い人を見つけるためにあなたの邪魔をしません。あなたは彼らに良い道具を買う。あなたは彼らに安全な職場環境を提供します。あなたも彼らにいくつかの技術的な訓練を受けようとします。では、なぜ彼らの仕事を容易にし、彼らのパフォーマンスを向上させる良い情報を彼らに否定するのですか？わざとそれをする人は誰もいませんが、やはり私たち全員が無意識のうちに避けているのは骨の折れる仕事です。

解決策は、整理して開始することです。あなたは情報ヒーローにふさわしい人物ではないかもしれませんが、あなたの店を見回して、クラークケントのペルソナの後ろに隠れているスーパーマンがいるかどうかを確認してください。ガイドラインを確立すると、作業の多くはオフィススタッフが行うことができるため、その作業のためにそれらのリソースを見落とさないでください。管理アシスタントは膨大な量の情報を管理することに慣れているため、メンテナンスと信頼性のデータは、管理アシスタントがミックスに追加するもう1つの形式にすぎません。

ガイドラインとフレームワークは単純である必要があり、ファイル自体は情報を必要とする人が簡単にアクセスできる必要があります。プラントネットワーク上のファイルツリーと結合されたファイルキャビネットのような単純なものが機能します。私は、マニュアル、図面、および作業現場や店舗に持ち運べるいくつかの手順のハードコピーを保管して、ファイルキャビネットに入れるのが好きです。家に帰れるように、各アイテムにはキャビネット番号とファイル名のラベルを付ける必要があります。これを、すべて標準形式のフォルダと機器ファイルを含むファイルツリーに追加すると、開始するのに適した場所になります。

機能的な場所、システム、プロセスフロー、アルファベット順、またはあなたとあなたの人々にとって意味のあるものに基づいてファイルツリーを構築します。 （一般的なもののための場所を用意することを忘れないでください。）すべての人に共通の名前、または共通にしたい名前を使用し、そのように機器にラベルを付けて補強します。マスターデータフォーム用の標準テンプレートをいくつか作成すると、情報を収集、照合、保存することができます。

機器ごとにマスターデータドキュメントを用意します。これは、その機器について知りたいことすべてへのゲートウェイとして機能します。メーカー名、モデル、シリアル番号、容量などの標準的な基本情報をすべて上部に入力し、それがどこにあり、何をするのかについての簡単な説明を追加します。他のドキュメントへのリンクを挿入すると、すべての関連情報への入り口として機能します。他のどこにも適合しない変更、更新、および特別な知識項目の機器履歴ドキュメントとして使用することもできます。用途はあなたの想像力によってのみ制限されます。人間の本性は、それが単純で使いやすいものでなければ、おそらく使用されないだろうと言っていることを覚えておいてください。

部隊がその価値を確認すると、それを第一選択の場所として使用するため、定期的にバックアップし、少なくとも年に1回はデータを確認して、データが引き続き適切であることを確認します。技術者の経験を誰もが利用できるように、新しい情報やコメントを追加するためのメカニズムが必要です。

後でいつでも編集できるので、文法やスペルについて心配する必要はありません。 CMMSまたはEAMシステムにこの機能の容量がある場合は、すばらしいです。そうでない場合、またはこれらのプログラムを使用しない小規模な操作である場合、これは役立つデータに固執する方法です。関連する相手先ブランド供給業者またはサービスプロバイダーのWebページへのリンクでさえ、ダウンタイムの時間を節約するための鍵となる可能性があります。データとリンクに簡単にアクセスできるので、懐中電灯で武装した現場への旅行を節約できます。そこでは、おそらく少なくとも2回塗装された銘板を読み込もうとします。デッキを有利にスタックするとき、これはあなたが手札に入れたいカードの1つです。