キャンパスの管理と保守：退屈な瞬間はありません

キャンパス管理チームは、施設のメンテナンスの特殊部隊のようなものです。

彼らは、グラウンドキーパーや野良動物から実験的な宇宙レーザーまで、あらゆるものを扱います。彼らは24時間年中無休で勤務しており、状況が悲惨な場合（そしてそうでない場合でも）、すぐに対応する必要があります。

また、高等教育では、軍隊と同じように、特殊なツールが必要です。

あなたが大学で働いているか、大学で働いているか、あるいは他のキャンパスで働いているかどうかにかかわらず、読み進めてください。このブログ投稿では、CMMS⁠がメンテナンスの管理をより簡単かつ生産的にする方法を紹介します。

それで、あなたはキャンパスで働いていますか？

つまり、毎日何か新しいことがあるということです。メンテナンスマネージャーとして、あなたは歴史を作るプロジェクトで国の最も明るい心と一緒に働くようになります。また、何千人もの生徒が自分自身、世界、そしてスプリンクラーシステムをトリガーする301の方法すべてを発見するのをサポートします。

肩を並べる責任が非常に大きいので、仕事が好きなのは良いことです。

あなたの責任

グラウンドメンテナンスタスク：

• 芝生：重いにもかかわらず、緑と泥がありません 使用法。
• 造園：花、低木、樹木は健康的で美しいです。
• ごみ：ごみの収集とごみ処理。
• 駐車場：明確な標識と機能的な出入り設備を備えた、良好な修理がたくさんあります。

メンテナンスタスクの構築 ：

• 電気：数千のコンセント、電球、統合システム。
• 配管：何百もの流し台、トイレ、水飲み場、給湯器、排水管。
• インテリア：ペイント、フローリング、その他すべてが壁や天井からぶら下がっています。
• 外観：人類に知られているあらゆる種類のクラッディング（天国では2つの建物が同じように見えることを禁じているため）
• ドアと窓：安全で機能的であるため、開いているはずのときに開き、閉じるはずのときに閉じます。
• アクセス：キーのチェックインとチェックアウト、ロックの再入力。
• HVAC：冷暖房システムは非常に巨大であるため、ランプアップとランプダウンに数か月かかります。
• 用務員：掃除機をかける、掃除する、拭く、ワックスをかける、拭く、こする、空にする–リストは続きます。
• 資産管理：学生住宅からスポーツアリーナ、新築から歴史的登録まで。

機器のメンテナンスタスク ：

• 生物学部門の標本冷蔵庫から、舞台芸術センターの20万ドルのスタインウェイピアノの温度管理された保管場所まで、あらゆるものがあります。

部屋のセットアップとイベントのサポート：

• 教室でのホワイトボードの追加や削除から、1週間の会議のためのボールルームでの数千の椅子の設置まで、すべて。

フリート管理タスク：

• 車、トラック、バン、ゴルフカート、バス、フォークリフト、トラクター、ザンボニスなど。
• 定期的な傷みのサービス。
• 学生オペレーターからの被害を修復する（もっと言う必要があります）。

メール管理：

• 世界中との間であらゆるサイズの小包を発送および受け取ります。
• 絶え間ない回転と動きの中でのメール配信。

キャンパス管理の課題：すべてが緊急事態です

バックアップされたトイレは下水を噴出しています。鍵が詰まっていて、教授と300人の学生が講義室の外で立ち往生しています。ビッグゲームの直前に、何かがサッカー場のスプリンクラーをトリガーしました。 そしてそれはすべてわずか5分で起こりました 。

高等教育機関の誰もが何かを成し遂げようと努力しています。すべてが良好に修復されている場合、施設が学業の提供と学生の成功にどのように貢献しているかについて考えるのを止める人は誰もいません。しかし、何かがうまくいかないときは、感情が高まります。

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したがって、配管、電気、および量子プラズマジェネレータが食欲をそそるのに十分ではなかった場合に備えて、あなたも期待と関係を巧みに操っています 。

職場に到着したとき

正直に言うと、そもそも仕事を辞めることはありません。チームはオンコールシフトを交代で行いますが、緊急時には入力が必要になることが多いため、スマートフォンを24時間年中無休で置いておきます 。

おそらく、オフィスに戻ったときに最初に行うことは、新しい作業要求のインベントリを作成することです。 。スーパーバイザーのチームと会って、進行中のプロジェクトの最新情報を入手します。 および割り当てを行う 。その後、監督者はチームリーダーと連絡を取り、チームは1日の残りの時間を行進命令の実行に費やします。

一方、あなたは会議の日に向かいます 。それは、キャンパスに関係のないキャンパスでは何も起こらないからです。 1日の会話の例を次に示します。

1. 天文学部門は、天文台で1か月間深夜のイベントを開催したいと考えています。教員は、使い古されたフローリングを交換する予定の夜間乗務員がいることに気づいていません。天文現象やフローリングチームのスケジュールを変更したり、作業エリアを通るパス（看板付き）を作成したりすることの影響について1時間話し合います（彼らは騒音に対処する必要があります）。
2. 学生の学部長は、高等教育のCOVIDのベストプラクティスとしてエアフィルターをアップグレードしたいと考えていますが、一部の古いHVACシステムがそのような空気圧を処理できないことを知りません。彼は、すべての施設がそのレベルのろ過を使用しているという抜本的な発言をしたいので、費用便益分析について説明します。
3. そしてあなたのお気に入り：組合と人事部との不満に対処する。

すべてをまとめる

では、どのようにしてすべてをまとめますか？すべての部門のシステムを1か所に統合​​するCMMS（コンピューター化された保守管理システム）を使用する場合：

• 資産管理
• 計画的なメンテナンス
• 作業リクエスト
• 作業管理
• 在庫管理
• 購買管理
• ベンダー管理

CMMSを使用していない部門と、CMMSを活用している部門（この場合はLimble）を並べて比較して、それぞれを見てみましょう。

資産管理

CMMSを使用しないアセットトラッキング

非常に広大なキャンパスで、常に流動的な状態にあるため、必要な場合でも、責任のあるすべての資産を一覧表示することはできませんでした。

過去に、アセットのディレクトリを作成するための誠実な試みがいくつかありました。残念ながら、地球上のどのExcelスプレッドシートもそのレベルの複雑さを処理できず、秘書が編集した情報はすぐに古くなり、使用できなくなりました。

LimbleCMMSを使用したアセットトラッキング

チームが初めて資産に触れると（トイレの修理であろうとソーラーアレイの設置であろうと）、作業指示書の作成中に資産がLimbleに入力されます。

時間の経過とともに、場所、建物、部屋などで整理されたアセットの検索可能なリストが作成されます。

LimbleCMMS内のアセット階層の例

各作業指示書は、その資産を適切な部品、ベンダー、および作業履歴に関連付けます 。使うにつれて成長・拡大していく生きた資源になります。使用すればするほど、良くなります。

CMMSなしの資産履歴

各資産に関する情報（マニュアル、過去の作業指示書、スペアパーツ番号）は、さまざまな場所に広がります：

• オフィスの紙に
• 少数の異なる従業員のメールアカウントまたはテキストメッセージで
• 他の12台のコンピューター上のMicrosoftOfficeドキュメント
• 文書化する時間がないため、頭の中で

この情報を追跡することは、各作業割り当ての重要な部分です。

LimbleCMMSを使用したアセット履歴

Limbleをワンクリックするだけで、すべての従業員がアセットを表示できます。

• 作業履歴（そのアセットでこれまでに完了したすべてのタスク）
• 定期メンテナンス
• 現在のスペアパーツの在庫
• 優先ベンダーとその作業履歴

LimbleCMMS内のアセット情報タブ

メモを書き込んだり、PDFマニュアルなどのファイルを添付したりして、メンテナンス技術者がオフィスにいても現場にいても、すべての情報を1か所にまとめることができます。

Limbleデータベースへのアセットの追加

アセットの残りのすべての情報は、チームが毎日完了するLimbleタスクに基づいて自動的に更新されます。

CMMSを使用しない財務計画

副社長があなたが維持している資産の現在の価値を尋ねた場合、あなたはこう言うでしょう。「それは私の仕事ではありません。財務部門に質問してください。」

その会話をするたびに、他の部門の責任者にもう少し意思決定力を放棄します。

LimbleCMMSを使用した財務計画

あなたが答えを持っているのです。

すべての資産が1つの場所にあるため、減価償却スケジュールを添付するなど、他の部門に任せることができます。

Limbleは、上級管理職に会社の資本価値と、どの機器を交換する必要があるかを示すレポートを生成します。

10万ドルの機器の修理に年間80,000ドルかかることを示すことができれば、財務部門は主張できません。財務部門は、大学に「不必要な」イニシアチブの費用をかける代わりに、賢明な経営陣のおかげで、今後5年間で30万ドルを節約できたことを称賛しています。

さらに一歩進んで、大学の利益を生み出すセンターは、時間の経過とともに設備を減価償却することで税制上の優遇措置を受けることがわかります。ただし、これらのメリットは、機器が完全に減価償却されると終了します。メンテナンス費用と減価償却費が加算されていることを知っていれば、機器をはるかに早く交換できます。

Limbleダッシュボードのチャートを見ると、どのアセットをいつ交換または再構築する必要があるかを予測することができます。

Limbleのカスタムダッシュボードの例

これらすべてが、より友好的なダイナミクスを構築する財務および施設につながります。あなたはお互いの背中を持っていることを知っています。財務部門に質問がある場合は、回答があり、それが収益にどのように影響するかを説明できます。

計画的メンテナンス（PM）

CMMSを使用せずに予防保守を実施する

膨大な量の作業要求があるため、チームは常に危機的状況にあり、故障したものや今日セットアップする必要のあるものに対処しています。

もちろん、そもそも機器が故障する可能性が低くなるように、計画的なメンテナンスにもっと多くのリソースを投入したいと思います。しかし、それは選択肢ではありません。

LimbleCMMSを使用した予防保守の実装

Limbleのすべての資産に、予防保守（PM）スケジュール（野心的な場合は標準の操作手順チェックリストを完備）を追加できます。

LimbleCMMSでのメンテナンスチェックリストの作成

LimbleはPMタスクを自動的に生成して割り当てるため、チームは自然にリアクティブメンテナンスからプロアクティブメンテナンスに移行し始めます。

Limbleは、計画された作業と計画されていない作業を自動的に追跡して計算します

これは士気に大きく影響します。チームは常に遅れているように感じるのではなく、「A」ゲームに参加しているように振る舞います。

CMMSを使用しないタスクのスケジュールと割り当て

チームに帯域幅がある場合、どの予防保守タスクを実行すればよいかわかりません。一部の機器は、他の機器が過剰に整備されている間、触れられずに何年もかかる可能性があります。

LimbleCMMSを使用したタスクのスケジュールと割り当て

Limbleは、適切な商人に自動割り当てされたタスクを生成します。割り当ては、通常の作業指示と同じToDoリストに表示されます。

タスクは、カレンダーまたは使用法のいずれかによってトリガーされます。

チームは、通常のワークフローの一部として、時間どおりに機器を保守します。運用効率について話します。

LimbleCMMSのメンテナンスカレンダーのスナップショット

CMMSなしで完了したPMのログ記録

チームに割り当てた予防保守はログに記録されません。どの資産が完全にサービスされており、どの資産が期限を迎えているかを100％確信している人は誰もいません。

LimbleCMMSで完了したPMのロギング

Limbleは、予防保守を含む、完了したすべてのタスクを追跡します。アカウントを設定するときに、チームの動作に基づいて機器/プロパティのステータスを更新するカスタムワークフローを作成しました。

• デフォルトで機器を「実行中」に設定します。
• 作業リクエストが届くと、Limbleはアセットのステータスを「レビュー中」に変更します。
• 作業指示を承認すると、アセットが「保留中」に変わります。アセットが機能していない場合は、代わりにステータスを手動で「ダウン」に設定できます。
• 作業指示が進行中の場合、Limbleはステータスを「修復中」に変更します。
  作業指示が完了すると、Limbleはステータスを「実行中」に戻します。

どの機器が稼働しているか、修理中であるか、稼働していないかなどを一目で確認できます。

LimbleCMMSで機器のステータスを確認する

CMMSを使用しないスペアパーツ管理

このPMに必要なスペアパーツや、在庫にあるかどうか（そしてより緊急のタスクに割り当てられていない）がわかりません。

LimbleCMMSによるスペアパーツ管理

Limbleアカウントを設定するときに、スペアパーツの在庫監査を行い、各パーツをLimbleの対応するアセットに関連付けました。次に、PMチェックリストを作成するときに、それらをスペアパーツにリンクしました。

LimbleCMMSのパーツ管理ビューのスナップショット

技術者がPMの割り当てを受け取ると、次のように通知されます。

• どのパーツを持参するか
• それらを見つける場所
• 在庫数
• その在庫のどれだけがすでに他のタスクに割り当てられているか

在庫管理については後で詳しく説明します。

作業要求

CMMSなしで作業要求を送信する

何かを修正する必要がある人は、それを保守コーディネーターに報告します。少なくともあなたは彼らがそうすることを望みます。

しかし、少なくとも人々に問題を報告させることに関しては、希望は実際には保守戦略ではありません。チームメンバーがそれを発見して作業要求を送信する前に、何日も（数週間？数か月？）何かが壊れていることに気付くことがよくあります。

LimbleCMMSを介した作業要求の送信

施設全体の標識は、LimbleのWebサイト（ポータルに直接アクセス）、電子メール、および電話（オフィスが手動で要求を入力できる場所）を介してLimbleに要求を送信する方法を人々に知らせます。

Limbleを使用すると、QRコードを使用してアセットを識別し、チケット送信プロセスを高速化できます

誰でもメンテナンス作業リクエストを送信でき、すべてのリクエストは同じポータルで同じ形式で送信されます。

Limbleの作業リクエストポータル

作業要求の履歴はかなり曖昧になる可能性があります。問題が最初に報告されたのはいつですか。誰が送ったの？どうすればそれらを手に入れることができますか？多くの場合、答えがないため、質問をしません。

Limbleは、すべてのリクエストにタイムスタンプを付け、送信時にリクエスターの情報をキャプチャします。メンテナンスバックログに優先順位を付けるときに、詳細について問い合わせたり、タスクの年齢を考慮したりできます。これにより、重要な作業が常に最初に行われるようになります。

CMMSなしで詳細な作業要求を取得する

作業依頼の説明は非常に曖昧です。「トイレが壊れています。」

キャンパスの900のトイレのうち、それはどれでしたか？ハンドルが緩んでいますか、それとも下水が噴出していますか？

毎日何百人ものゲストがキャンパスにいるため、リクエスターは自分がどこにいるのか、どの機器を見ているのかさえわからないことがあります。幸運を祈ります。

LimbleCMMSを使用して詳細な作業要求を取得する

LimbleのスナップしやすいQRコードのおかげで、ほとんどの作業要求はポータルから直接Limbleに届きます。

各QRコードは一意であり、特定のアセットに関連付けられています。ユーザーがコードをスキャンすると、Limbleはその正確なアセットをリクエストに添付します。

さて、リクエスターがトイレが壊れていると報告すると、ジョンソンビルのホールBの2階にあるトイレ＃3であり、この特定のトイレは今年すでに2回フランジに問題があったことがわかります。

また、リクエスターに壊れた部分の写真をアップロードして、そこに着く前に何を歩いているかを確認するように要求することもできます。実際、リクエストフォームにはあらゆる種類の情報を要求できます。

LimbleCMMSでの作業リクエストフォームの例

CMMSを使用せずに重複する作業要求を管理する

一方では、人々がそれらを報告する前に、いくつかの問題が長すぎるのではないかと心配しています。一方、いくつかの問題は複数回報告されます。複製は、世界の終わりではありませんが、野生のガチョウの追跡につながる可能性があります。

LimbleCMMSを使用した重複作業要求の管理

作業要求がシステムにすでに存在するものと類似している場合、Limbleは元の要求を表示し、これが新しい問題であることを確認するように要求者に要求します。重複が通過することはめったにありません。

Limbleのアルゴリズムは重複する作業要求を認識できます

リクエスターとのコミュニケーション

作業の進捗状況についてリクエスターに警告する方法がない場合、チームが応答しないという印象を残します。

Limble CMMSを使用すると、リクエスターはメンテナンスチケットに自分の電子メールアドレスを含めるため、要求が作業指示書になり、完了すると、Limbleは自動的に電子メールを送信します。あなたのチームは、きびきびと徹底の両方であるという評判を得ています。

キャンパス管理チームとタスク

CMMSを使用しないタスクの割り当て

毎日の初めに会議で課題を出したり、メモを残したり、メッセージを送信したり、電話をかけたりします。

要するに、割り当てを与えるには、最初にそれらを手に入れる必要があります。

確かに、それは合理的な期待です—それがすべてのコミュニケーションの仕組みです—しかし、それはかなりの労力を要し、定期的に遅延を引き起こします。

また、説明責任に穴を開けます。それが実際に行われたことをどうやって知っていますか？またはいつ？または、元の問題を修正する前に対処する必要のある、より深い何かがあるかどうか。

LimbleCMMSを介したタスクの割り当て

すべてのタスクはLimbleにあり、すべてのチームメンバーは、コンピューターまたはスマートフォンで常に最新のToDoリストを確認できます。その日の優先順位を変更するために、それらを入手する必要はありません。 Limbleをドラッグアンドドロップするだけで、そこに着いたときに指示に従うことがわかります。

技術者の作業負荷のスナップショット

一部のタスクは、取引、場所などによって自動割り当てされます。

CMMSを使用せずに情報を収集する

あいまいな作業要求はあいまいな作業指示になります。従業員は、どのトイレが故障しているかを追跡し、オフィスに戻ってマニュアルを入手し、部品の在庫を確認し、スタンを手に入れる必要があります。噂によると、彼は以前にこの特定の問題を修正したことがあるからです。

この準備プロセスは、タスク自体よりも時間がかかる場合があります。

LimbleCMMSを使用した情報の収集

Limbleはタスクを資産にリンクするため、作業者はその資産のすべてのマニュアル、作業履歴、標準的な操作手順、さらには部品番号、ベンダーの連絡先情報、在庫数などのスペアパーツデータをすぐに利用できます。

LimbleCMMSで完了したWOのリスト

技術者は、作業履歴を調べて、誰が以前に修正したか、どのように修正したかを確認します。 1人以上の仕事の場合は、複数のチームメンバーをタスクに割り当てることができます。

チームメンバーは、仕事をすばやく遂行するために必要なすべての部品、ツール、知識を持ってサイトに現れます。

LimbleCMMSのWOの例

CMMSを使用せずに作業指示について通信する

もちろん、チームは常に予期していなかった問題に遭遇します。現在、あなたはリアルタイムの指示を与えるために主にラジオに依存しています。迅速ですが、何も書面がなければ、エラーの余地が十分にあります。

もちろん、それは答えを持っている人が当番であり、あなたがそれらを必要とする瞬間にラジオを聞いていることを前提としています。そうでない場合は、車輪の再発明を行うか、遅延させます。緊急ではなかったといいのですが。

LimbleCMMSを使用した作業指示に関するコミュニケーション

非常に多くのタスクにチェックリストが付属しているため、チームははるかに独立しています。以前のレベルの外部サポートは必要ありません。

何か説明が必要な場合は、あなたとチームがタスクに関するコメントを介してチャットするため、完全なデジタルペーパートレイルがあります。

LimbleのWOコメント内で作業の詳細について話し合う

CMMSを使用せずにWOの履歴とレポートを追跡する

技術者が作業指示を完了するために行ったことをログに記録するための正式なシステムがない場合があります。そうした場合、オフィスはそれを不便な場所にファイルして、集合的な知識が活用されないようにします。

完了した作業指示書の概要を把握するには、それぞれを個別にプルしてからファイルに戻す必要がありますが、これは誰もしません。

もちろん、これは紙片が失われなかったことを前提としています。もしそうなら、タスクの追跡がまったくない状態に戻ります。なぜ、いつ、どのように、誰が作業を行ったかの記録はありません。

誰も全体像を把握していない 、特定の資産がいつ再び故障する可能性があるかについては意味がありません。データが不足しているため、コストがかかり、失敗に至るまでのメンテナンス戦略にとらわれてしまいます。

LimbleCMMSを使用したWO履歴とレポートの追跡

Limbleは、各作業指示を完了するのにかかった時間を自動的に計時することを含め、各資産で行われたすべての作業の履歴を保持します。これにより、総所有コストを一目で確認できます。

LimbleのTCOレポート

完了したすべての作業指示書のリストを表示できるだけでなく、それらをフィルタリングして検索することもできます。

それ以外にも、修理にかかった時間や作業指示チェックリストの他のデータに基づいてレポートを生成できます。チームの統計は、トップパフォーマーにスポットライトを当てます。

Limbleのチームパフォーマンスレポート

一方、業績の悪い人には隠れ場所がありません。トレンドは、どの資産が使い果たされているかを明らかにし、問題が発生する前に問題を見つけることで、お金と頭痛の種を節約します。見る より多くのタスクが時間どおりに完了するにつれて、チームは混乱から専門家の実行に移行します。

Limbleのタスクステータス完了レポート

CMMSのようなデジタルツールを使用することは、保守部門の説明責任を改善する最も簡単な方法の1つです。

在庫管理

CMMSを使用しない在庫在庫の管理

スペアパーツの在庫を確認する唯一の方法は、倉庫まで車で行き、棚を見ることです。

とはいえ、大規模なオペレーションを行っている場合は、どの倉庫や棚がわからない場合もあります。その場合は、とにかく新しい倉庫を注文する方が簡単な場合があります。

その（不足している）プロセスでは、一部のアイテムが多すぎて（予算が無駄になり）、他のアイテムが少なすぎます（ダウンタイムを回避できます）。

LimbleCMMSを使用した在庫在庫の管理

技術者が作業指示を完了するたびにレベルが自動的に更新されるため、誰でもLimbleアプリでリアルタイムの在庫レベルを確認できます。

LimbleCMMSのパーツ管理ビュー

部品レコードには、スペアの場所が正確に記載されています。作業者が特定の作業指示のコンテキスト外で部品を取り出す場合、棚にスナップ用のQRコードがあり、カウントを更新します。

もちろん、在庫数を定期的に把握したいので、「サイクル数」を設定します。 Limbleは、適切と思われる頻度で在庫を監査するタスクを自動生成するようになりました。

CMMSを使用せずに在庫を最適化する

倉庫には何年も（おそらく数十年）手つかずのまま残っている部品があることは誰もが知っていますが、過剰在庫を特定する唯一の方法は、箱の邪魔されていないほこりの厚さです。

今後の優先度の高いタスクに必要なパーツが、優先度の低い即時のタスクで使用されることがあります。

乗組員が部品を必要とし、部品がないことに気付いた日に部品を注文するのが一般的であり、注文が重複することはあなたが望むよりも一般的です。

LimbleCMMSによる在庫の最適化

MROインベントリを最初に設定するときに、古いしきい値を設定して、Limbleが長期間使用されない部品がある場合にメンテナンスコーディネーターに通知するようにします。それは、何を維持し、何をクリアするかについてのタイムリーな会話につながります。

Limbleでスペアパーツアイテムのしきい値を設定する

Limbleでは、チームメンバーは、部品の在庫があるかどうか、および他のタスクにすでに割り当てられている部品の数を確認します。

購入は、使用/割り当てられた部品が所定のしきい値を下回った日にトリガーされます。重要な部品は常に手元にあり、技術者は報告された日に修理を完了することがよくあります。

優先ベンダーを特定の部品に取り付けることができるため、発注書（PO）を誰が処理しているかに関係なく、常に最高の品質を得ることができます。 LimbleはすべてのスペアパーツレコードにPOを添付するため、新しい注文がいつ到着するかをPOで確認できます。

キャンパス管理のための購入

CMMSを使用せずに購入リクエストをトリガーおよび追跡する

購入するたびに紙の証跡がありますが、それだけです。複数のデスク、オフィス、さらには場所の間に散らばった紙の証跡です。

POを作成、承認、または参照する必要がある乗組員の誰もが、物理的にオフィスに来るか、電話や電子メールで購買チームの気を散らす必要があります。

LimbleCMMSを使用した購入リクエストのトリガーと追跡

Limble has a customizable system for submitting purchase requests that automatically become purchase orders once approved.

Whenever a part’s inventory drops too low, Limble triggers a purchase request automatically. Purchasing can even create a template with a custom message, vendor info, part numbers and quantities, and more.

Purchase order list view in Limble CMMS

If you don’t usually carry the part, the tech can trigger a purchase request right within their task.

Even technicians can trigger purchase requests using Limble

Limble saves everything on the cloud and is available on both desktop and mobile. Both the tech and their manager can see the POs status at any time.

Without a digital system, not only do parts not get ordered until the day they’re needed, but it’s also not uncommon for the wrong part to get ordered, resulting in even longer delays. With Limble, every purchase request arrives with the exact part number and vendor attached. The process is easy — and precise — for both Maintenance and Purchasing.

Approving and accounting for purchases without a CMMS

Many employees are approved to make purchases up to a specific cost on their company cards. That keeps management from getting bogged down with approvals.

Since they’re using the company card, the transaction gets logged for accounting purposes, but it may never get associated with a work order.

That means any facility work that could be billed back to a third party — say, a conference that ordered custom signage for their campus event — never gets paid to the university. (No wonder they keep hosting their events here!)

It also means that you don’t know the total maintenance cost of your assets because they’re getting repaired with materials that never get into the system.

Approving and accounting for purchases with Limble CMMS

Limble automates the approval process taking into account each team member’s budget. For example, Sam can make purchases up to $2,000 on his own but needs approval from Dave beyond that.

Limble pushes the request to either the purchasing department or the next person in line who needs to approve it before it finally ends up with Purchasing.

Any part your tech uses is listed right on the work order and gets automatically calculated into client billing and asset history.

Did you catch that? All the documentation happens automatically — no extra paperwork for anyone.

The purchase approval process in Limble

This streamlined workflow lets Purchasing focus on purchasing, Accounting focus on accounting, and Maintenance focus on maintenance.

Managing incoming shipments without a CMMS

When shipments come in, Purchasing can almost always link them to the right PO, but that doesn’t mean they can connect them to the correct work order. Sometimes parts sit in the warehouse for days (weeks?) before the tech who needs them finds out they’ve arrived. Again, lots of unnecessary downtime.

Managing incoming shipments with Limble CMMS

As soon as a PO is marked as “received,” Limble notifies the techs and managers on the associated work orders. This prompts them to start up tasks again, prioritize their current workloads, and/or set expectations with departments.

Working with Finance without a CMMS

Conversations with Finance are tense. You can’t do anything without being double or triple questioned on whether it’s really necessary. You get asked lots of questions that would take hours of work to answer — questions that aren’t nearly important enough to set aside that kind of time.

Working with Finance with Limble CMMS

Maintenance and Purchasing are now the finance department’s best friends. Any time there are questions about a charge, your teams always have the answers.

Limble’s reports update themselves instantaneously 。 More often than not, you’re now initiating conversations with Finance because you have so much to show off.

You started a conversation when you could show them downtime spiking because of faulty equipment. When the budget for new equipment was approved, you could show them that downtime dropped again and calculate the savings based on every hour it was working compared to the month before.

Total downtime report in Limble

Your IT department used Limble’s API to link all the Limble data to the data in your company’s enterprise resource planning software (ERP). It used the API or the built-in Quickbooks integration to get the same information into the accounting system.

Vendor management

Tracking vendors without a CMMS

No one person in your department knows who all your vendors are. The fleet manager could list off his if you asked, as could the lead on the plumbing team. (When the head of groundskeeping had a heart attack, there was a bit of a crisis, so they started a list they keep in the office.)

Tracking vendors with Limble CMMS

All vendors are in a single list and linked to the equipment, parts, etc., they service or provide. Each record has contact information, a detailed history, and notes/instructions for anyone who needs to reach out.

To keep the thousands of vendors straight, you created custom fields (for example, whether that vendor is for a particular department). You also customize which columns show up on the master list, so you don’t even have to click in half the time.

Vendor list in Limble CMMS

Tracking vendor work without a CMMS

Not only is it unclear who your vendors are, but the picture gets even fuzzier when it comes to what work they’re doing. You couldn’t sum it up if you tried.

Tracking vendor work with Limble CMMS

Every vendor gets assigned to tasks within Limble just like your employees do. When you add them to a job, Limble emails them a unique link to the portal. There, they see and interact with the task within Limble itself.

Limble adds the work details — how long it takes to accomplish, what spare parts they used, etc. — into the maintenance history.

Sharing a task with your maintenance vendor using Limble

What vendors see when you share tasks with them through Limble

Keeping vendors honest without a CMMS

Now and again, a vendor goes rogue and over-charges for their services or ends up doing more harm than good.

They are adamant that “It was that way when I got here,” so the best your department can do is to cut your losses.

Keeping vendors honest with Limble CMMS

You baked vendor accountability into your systems by sending them tasks and keeping all communication within Limble. Limble gives them crystal clear instructions and digital checklists of your standard operating procedures, which means fewer improvisation on their side which you have to fix again later.

Your first step is to require the vendor to upload a picture of the item or area before starting work, so there is no question of whom to hold accountable if things go awry (a great way to reduce everybody’s liability).

Vendors can upload before/after images to improve work visibility

You, your team, and your vendors can communicate via messages in the task itself.

Limble tracks time spent on each vendor’s task and lets them upload invoices that get siphoned straight into the accounting workflow. Of course, if a vendor didn’t use the system, your team can enter their work manually.

As soon as they click “finish,” Limble notifies the lead on that project and the project moves forward without delay.

An eye to long-term planning for campus management

More than 60% of the maintenance workforce will be retiring in the coming decade — that’s likely 60% of your campus management corp, too. That is a massive loss of institutional knowledge in a short time.

If you’re not careful, it will be very expensive to reinvent your campus’ systems. There will be costly disruptions to the student experience you could have avoided. Your team will have to learn all the wrong ways to rewire a stadium lighting system before they rediscover the one way that works.

On the other hand, you could have your seasoned employees building out checklists in Limble for new hires to use. Work could continue uninterrupted with historical data at everyone’s fingertips. Junior techs become self-sufficient. Senior techs finally get to take a vacation.

Who knows — maybe even you will get to spend an evening with your family instead of your phone.

How to get started with Limble CMMS?

So, you’ve liked everything you’ve read and now you want to take Limble for a test drive. You want to check all of these futures yourself, but without any commitment.

Smart move, choosing a CMMS vendor is not something you should do on a whim. Here are three ways to test Limble without taking a credit card out of your wallet:

• start a free 30-day trial
• request a demo
• try our self demo (leads you to a simulated environment where you can play around with and test Limble’s features