自動化ロードマップを7つのステップで構築する方法

さまざまな業界のビジネスにとって自動化がますます重要になっていることは間違いありません。 Forbesによると、企業は運用、顧客サービス、財務、およびその他のプロセスの自動化テクノロジーへの投資を増やし続けています。自動化は、生産性の向上、安全性の向上、製品開発の向上など、さまざまなメリットのために最大化されています。

ただし、自動化が提供するすべての利点をビジネスで十分に活用するには、プロセスが移行の準備ができていることを確認する必要があります。自動化ロードマップを作成することは、そのための最善の行動です。この記事で取り上げる7つのステップは、セクターに関係なく、ビジネスのプロセスを簡素化します。

自動化ロードマップを7つのステップで構築する

目標を定義する

他のプロジェクトと同様に、包括的で効果的な自動化ロードマップを作成するための最初のステップは、目的を明確に定義することです。このステップにより、プロジェクトを最初から最適化できます。

Telusによると、目標を定義するプロセスでは、現在のプロセスに存在する機会も特定する必要があります。これは、各プロセスを調べて、自動化の候補が可能な限り効率的であることを確認することを意味します。

自動化の目標を定義する際に考慮すべき点は次のとおりです。

• このプロジェクトからあなたのビジネスは何を得るでしょうか？
• このプロジェクトはどのように運用を改善しますか？
• 他のシステムは生成されたデータを使用できますか？
• 人々の目的は何ですか？
• これにはスキル開発が含まれますか？
• これにより、作業のプレッシャーはどのように緩和されますか？

プロジェクトを視覚化する

楽観的な見方は、移行の姿勢を促進するため、最初からプロジェクトに利益をもたらします。しかし、これ以上に、プロジェクトの完了を視覚化することで、問題が表面化するまで隠されていたであろう問題や懸念を予測するユニークな機会が得られます。

特定された潜在的な将来の問題のいくつかは、自動化ロードマップを構築するこの段階で対処できます。これにより、実際の影響に先立って対処するための十分な時間と、場合によってはリソースが得られます。

視覚化は、異なる視点を想定した場合にのみうまく行うことができます。できるだけ多くの有用な洞察を収集するために、評価を客観的にしてください。

他の人を巻き込む

この移行は、直接的であろうとなかろうと、組織全体の人々に必然的に影響を及ぼします。計画プロセスのこの時点で、プロセスのより全体的なビューを取得するために他の人を巻き込むことが重要です。

• 複数の部門から情報を得る–この情報は、プロジェクトの最も重要な決定の多くに情報を提供するのに役立ちます。組織内の主要人物の賛同を得ることは、投資の価値に積極的に取り組むことを意味します。
• セカンドオピニオンを取得する–組織内の人々は、あなた自身のプロセスに関しては専門家ですが、情報に通じた部外者から洞察を求めることは害にはなりません。評判の良いシステムインテグレーターは、潜在的な問題を特定し、自動化を最適化するのに役立ちます。
• チームを編成する–プロジェクトに専念するチームは、その機会と懸念に集中することができます。このチームは、移行のための効果的な戦略を開発および実装できます。より包括的なアプローチのために、組織のすべての部門が理想的にはこのチームに代表される必要があります。

コミュニケーション計画を立てる

早い段階で対処する必要がある2つのことは、プロジェクトを組織のさまざまなレベルに最適に伝達する方法と時期です。この点で、製品ロードマップのコミュニケーションに基づくこのフレームワークを使用できます。

• 計画–この段階では、経営陣とプロジェクトチームが直接の利害関係者とともに、目標と高レベルのテーマを調整することが重要です。
• 調査–プロジェクトチームは、この段階で他の部門やエンティティから情報を収集します。
• 開発–この時点で、プロジェクトチームはインテグレーターや開発者と協力してソリューションを作成します。
• 実装–すべてのチームは、プロジェクトの適切な実装を確実にするために情報にアクセスできます。
• レビュー–マイルストーンまたは期間を特定した後、エグゼクティブチームとプロジェクトチームは、他のすべての利害関係者からのインプットを使用して、プロジェクトのパフォーマンスを評価します。

要件を明確にする

移行を成功させ、可能な限り効率的に実行するには、最初に次の要件を特定して評価する必要があります。

• 責任–各関係者の責任は、プロジェクトの進行に合わせて明確に定義し、伝達する必要があります。
• サプライ–サプライチェーンが組織で予測される改善に対応できるようにすることが重要です。これには、原材料、データ、またはその他の多くのリソースタイプが含まれる場合があります。
• 財務–自動化には通常、予想される初期投資が必要です。一部のセクターでは、一部のプロセスでは、圧力を軽減するための資金調達が利用できる場合があります。

プロジェクトをテストする

すべての変数が確立されたので、プロジェクトの概要を正確に示して実装できます。このステップでは、定義された目的を念頭に置いて、進捗状況を注意深く監視します。このステップでは、必要性と機会が生じたときにプロジェクトコンポーネントをさらに最適化することもできます。

テスト段階で収集したデータは、プロジェクトのさらなる開発や、将来の他の同様のベンチャーに役立ちます。

スケールアップ

最も効果的な実装コースを見つけたら、移行をスケールアップする計画を開始できます。規模でしか見られない問題がいくつかあるので、準備してください。プロセス自動化テクノロジーのスケーリングは、ここで概説した前のステップを適切に実行することになります。

LinkedInによると、計画段階と実装段階全体で慎重に検討することで、スケーリングを成功させることができます。

結論

自動化がビジネスプロセスの必要性になり続けるにつれて、これらのプロジェクトの計画と実装において適切なロードマップを作成することもますます重要になっています。

目標を明確に定義し、完了を視覚化し、必要な人員を巻き込み、効果的なコミュニケーション計画を作成し、要件の概要を示し、プロジェクトをテストし、正しくスケーリングすることで、プロセスの自動化を成功させることができます。

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