成功するオートメーションロードマップ構築の7ステップ：目的定義からスケールアップまで

オートメーションがさまざまな業界のビジネスにとってますます不可欠になっていることは疑いようがありません。Forbesによると、企業は運用、カスタマーサービス、財務、その他のプロセスにおけるオートメーション技術への投資を増やし続けています。オートメーションは、生産性向上、安全性改善、製品開発改善など、幅広いメリットを最大化するために活用されています。

しかし、貴社がオートメーションのすべての利点を最大限に活用する前に、プロセスが移行の準備ができていることを確認する必要があります。オートメーションロードマップの構築は、その目的のための最善の行動です。本記事で紹介する7つのステップは、業界を問わずビジネスのプロセスをシンプルにします。

7ステップで構築するオートメーションロードマップ

目的を定義する

あらゆるプロジェクトと同様に、包括的で効果的なオートメーションロードマップを構築するための第一歩は、目的を明確に定義することです。このステップにより、プロジェクトが最初から最適化されます。

Telusによると、目的定義のプロセスでは、現在のプロセスに存在する機会も特定する必要があります。これは各プロセスを見て、自動化候補が可能な限り効率的であることを確認することを意味します。

自動化目的を定義する際に考慮すべきいくつかの事項：

• このプロジェクトでビジネスは何を得られるか？
• このプロジェクトは運用をどう改善するか？
• 生成されたデータを他のシステムで活用できるか？
• 人々の目的は何か？
• スキル開発が関わるか？
• これはどのように仕事のプレッシャーを緩和するか？

プロジェクトを可視化する

楽観的な視点は、移行の態度を駆動するため、プロジェクトを最初から有利にします。しかしそれ以上に、プロジェクトの完成形を可視化することで、そうでなければ表面化するまで隠れたままの問題と懸念を予測するユニークな機会が得られます。

特定された潜在的な将来の問題のいくつかは、ロードマップ構築のこの段階で対処できます。これにより、実際の影響が出る前にそれらに対処する十分な時間と、場合によってはリソースが得られます。

可視化をうまく行うには、異なる視点を仮定する必要があります。できるだけ有用な洞察を集めるために、客観的な評価を心がけてください。

他者を巻き込む

この移行は、直接的であれ間接的であれ、組織全体の人々に必然的に影響を与えます。この計画プロセスの時点で、プロセスのより全体的な見方を得るために他者を巻き込むことが重要です。

• 複数部門からのインプットを得る – この情報はプロジェクトの最も重要な決定の多くを知らせるのに役立ちます。組織のキーパーソンの合意を得ることは、投資の価値にコミットする意志があることを意味します。
• セカンドオピニオンを得る – 組織内の人々は自社プロセスのエキスパートですが、情報通の外部からの洞察を求めることに害はありません。評判の良いシステムインテグレーターは、潜在的な問題の特定とオートメーションの最適化を支援できます。
• チームを編成する – プロジェクト専任のチームは、機会と懸念に集中できます。このチームは移行のための効果的な戦略を開発・実装できます。より包括的なアプローチのために、理想的には組織のすべての部門がこのチームに代表されるべきです。

コミュニケーション計画を策定する

早期に対処すべき2つの事柄は、プロジェクトを組織のさまざまなレベルにどのように、いつ伝えるのが最適かです。この点については、製品ロードマップコミュニケーションに基づくこのフレームワークを使用できます：

• 計画段階： この段階では、経営陣とプロジェクトチーム、直接のステークホルダーが目的とハイレベルなテーマで合意することが重要です。
• 調査段階： プロジェクトチームが他部門や外部から情報を収集します。
• 開発段階： この時点で、プロジェクトチームはインテグレーターと開発者と協力してソリューションを作成します。
• 実装段階： すべてのチームが情報にアクセスし、プロジェクトの適切な実装を確保します。
• レビュー段階： 特定されたマイルストーンや期間ごとに、経営陣とプロジェクトチームがすべてのステークホルダーからのインプットを得てプロジェクトのパフォーマンスを評価します。

要件を明確にする

移行を成功させ、可能な限り効率的に実行するためには、以下の要件を最初に特定し評価する必要があります：

• 責任： 関係各所の責任を明確に定義し、プロジェクト進行に合わせて伝達する。
• 供給： サプライチェーンが組織の予測される改善に対応できることを確認する。原材料、データ、その他多くのリソースタイプが関わる可能性があります。
• 財務： オートメーションには一般的に初期投資が必要で、これを予測しておくべきです。一部の分野、一部のプロセスでは、プレッシャーを緩和するための資金調達が利用可能な場合があります。

プロジェクトをテストする

すべての変数が確立された今、プロジェクトを正確に概説し実装できます。このステップでは、定義された目的を念頭に置きながら進捗を注意深く監視します。このステップでは、必要性と機会が生じた際にプロジェクトコンポーネントをさらに最適化することもできます。

テスト段階で収集するデータは、プロジェクトのさらなる開発だけでなく、将来の類似事業にも役立ちます。

スケールアップする

最も効果的な実装コースが見つかったら、移行のスケールアップ計画を開始できます。準備をしてください。スケールでしか見つからない問題がいくつかあります。プロセスオートメーション技術のスケーリングは、ここに概説した前のステップの適切な実行にかかっています。

LinkedInによると、計画と実装の各段階を通じた熟慮が成功するスケーリングをもたらします。

結論

オートメーションがビジネスプロセスの必要不可欠なものになり続けるにつれ、これらのプロジェクトを計画・実装するための適切なロードマップを開発することもますます重要になっています。

目的を明確に定義し、完成を可視化し、必要な人々を巻き込み、効果的なコミュニケーション計画を策定し、要件を明確にし、プロジェクトをテストし、正しくスケールアップすることで、プロセスオートメーションは成功を収められます。

ビジネスオートメーションについてさらに詳しく知りたい場合は、当社チームまでご連絡ください。JHFosterは1938年以来、成功のための適切なテクノロジーでビジネスを装備してきました。ビジネスオートメーションと圧縮空気システムの業界リーダーです。