ポストコロナ時代の透明な従業員モニタリング：バランスの取り方

企業が従業員に対して何を監視し、なぜ監視するのかを透明性を持って伝えることが極めて重要です。

COVID-19危機の到来とともに、企業の広範な閉鎖が起こり、それに伴い前例のない数の従業員が在宅勤務を余儀なくされました。多くの不安な管理者と経営幹部にとって、課題はチームが仕事で軌道に乗っているか、業務が機能しているか、貴重なデータが安全かを確認することでした。従業員のパフォーマンスをどう維持するか？

テクノロジーは、従業員がワークステーションにいた時間、開始・終了時刻、休憩の長さなどを把握するソリューションを提供します。しかし、これは適切なアプローチなのでしょうか？侵襲的な監視は、意図とは逆の効果をもたらし、生産性を低下させる可能性があります。

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「COVID-19が前例のない数の人々を在宅勤務に追いやる前から、雇用主は従業員の生産性監視に向けた取り組みを強めていました」とReid Blackman氏はHarvard Business Reviewで書いています。調査では、約半数の企業が電子的に従業員の活動を監視していました。在宅勤務の急増により、「実際にどれだけ仕事が行われているのか、雇用主は頭を抱えています。生産性低下への恐怖と、収益の大幅減少への恐怖が混ざり合い、多くのリーダーが従業員監視の取り組みを強化するよう駆り立てられました。」

この突然の移行とプライバシーへの影響は、EYとiAppの研究に回答したプライバシー専門家を懸念させています。COVID-19から生じるトッププライバシーチャレンジを特定するよう尋ねられた際、従業員のリモートワークに関連するプライバシー要件の理解がトップに選ばれ、回答者の約半数（49%）が選択しました。

オフィスに戻る従業員を監視する措置も進行中だとWall Street Journalが報じています。これには、体温監視のためのサーマルカメラの使用や、ソーシャルディスタンス監視のためのセンサー使用が含まれます。

現在、全員が在宅勤務している状況で管理者が直面する課題には、不明確な生産性と説明責任、チームコミュニケーションとコラボレーションの崩壊、サイバーセキュリティとデータコンプライアンスリスクの高まり、従業員の孤立とメンタルウェルネス、ワークライフバランスの達成と維持の困難さが含まれます。「対面でのガイダンスがプロジェクトライフサイクル全体を通じてないため、リモート従業員は日々の時間管理とタスクの優先順位付けに苦労する可能性があります」と、従業員監視分野のベンダーActivTrakのebookは述べています。「これは非効率なワークフロー、期限超過、組織にとってその他のコストのかかる結果を招く可能性があります。対面でのフェイスタイムがないため、リモート従業員はマネージャーやチームメンバーとのやり取りが少なくなりがちです。それは、彼らのパフォーマンスや潜在的なワークフローのボトルネックへの可視性を低下させることにつながります。適応するために、マネージャーはこの可視性を提供する新しい戦略とテクノロジーを必要としています。」

多くのベンダーが、「ステルス監視、ライブビデオフィード、キーボードトラッキング、光学文字認識、キーストローク記録、位置追跡」を使用するツールを提供しています、とBlackman氏は観察しています。これにはランダムな画面キャプチャやキーボード活動の記録さえ含まれます。しかし、これらのツールを鈍器的な生産性手段として導入する企業は、努力が裏目に出る可能性があります。「選択肢が容易に利用可能であるにもかかわらず、監視にはそれを追求する企業にとって実質的なリスクが伴います」とBlackman氏は言います。「監視は雇用主と従業員の間の信頼を侵食する恐れがあります。」

ActivTrakが電子監視ツールを提供している一方で、そのebookの著者たちは、オープンで支援的なポリシーとコミュニケーションを通じて信頼できるリモート関係を構築することを支持しています。著者たちは、データ分析を「リモート従業員のワークフローを評価し、エビデンスに基づく改善機会を導く」アプローチとして推奨しています。同様に重要なのは、従業員と雇用主に「みんな一緒にこの状況にあり、リモートワークを生産的にするための『共有責任』がある」ことを理解してもらうことだと促しています。リモートワークポリシーの必須事項には、労働時間と生産性レベルの維持に関する明確な期待値の定義、仕事が行われる場所での安全とセキュリティの確保が含まれるべきです。

メトリクスは依然として不可欠ですが、Blackman氏はそれらを慎重に選択するよう助言しています。「物事に数字を当てはめるのは簡単で、ソフトウェアが吐き出す数値スコアに基づいて即断するのも簡単です。これは不要な監視と不十分な意思決定の両方を招きます」と警告します。「従業員を監視することを主張するなら、追跡していることが関連性があり必要であることを確認してください。例えば、単に書いたメールや読んだメールの数を監視するだけでは、生産性の信頼できる指標とはなりません。」

採用担当者からスーパーバイザー、そして「実際に監視されている人々」まで、みんなの意見を聞いて、どのメトリクスが本当に重要かを決めるべきだとBlackman氏は言います。また、企業が「従業員に対して何を監視し、なぜ監視するのかを透明性を持って伝える」ことが極めて重要です。誰かを尊重することの一部は、彼らとオープンかつ正直にコミュニケーションをとる時間を取ることです。従業員に何を監視し、なぜなのかを伝え、フィードバックの機会を与え、監視結果を共有し、何よりも、収集されたデータによって影響を受けるキャリアの決定に対して異議申し立てができるシステムを提供してください。」

信頼は骨の折れる努力で築かれ、簡単に失われます。管理が見えない時代において、信頼こそが組織を運営し続ける指針となる力です。