データ駆動型インサイト：メンテナンスチームのパフォーマンスに関する5つの重要な質問への回答

メンテナンス業務には多くの可動要素が関わるため、問題が発生するリスクも高まります。トラブルが起きた際には、可能な限り多くの情報を持って対処したいものです。つまり、問題解決を「予測可能」なものにする必要があります。データはこの目標を達成するための重要な要素です。

ここでは、データを活用してよくあるメンテナンス課題を解決し、チームを成功に導く5つの方法を紹介します。

分析とデータの未来

この記事では、どのデータを使い、どう活用するかを解説します。データがスプレッドシートやファイリングキャビネットにあっても実践可能ですが、ここではFiixの分析ツールを用いてプロセスを説明します。Fiixの分析機能は視覚的かつインタラクティブで、データを深掘りし、最大の疑問への答えを明確に見つけ出せます。

1. 適切なメンテナンスを適切なタイミングで実施するには？

平均的な施設では週に45件の作業指示書を処理しています。やるべきことが山積みで時間が限られる中、チームの努力を正しい場所に集中させることがいかに重要かご存知でしょう。この問いには実質的に3つのサブ質問が含まれます。「メンテナンスをやりすぎていないか？」「足りていないか？」「資産に対して適切な量のメンテナンスが行われているか？」

これらに答える第一歩は、多くの作業指示書に関連付けられている資産を特定することです。次に、それらの作業指示書を資産とメンテナンスの種類で絞り込みます。

まず、修正作業指示書が少ない、またはゼロの資産を探します。これは、それらの資産に対して予防保全（PM）を頻繁に実施しすぎている可能性を示唆します。スケジュールメンテナンスの頻度を減らせます。

逆に、予防保全が不足している資産には、緊急作業が多く紐づいています。また、同タイプの資産と比べてメンテナンスコストが低い場合も、十分なメンテナンスが行われていないサインです。これらの資産ではPMの頻度を増やしましょう。

適切な量のメンテナンスが行われている資産には、定期的かつ修正的な作業指示書がバランスよく関連付けられています。

2. メンテナンスは設備パフォーマンスにどう影響しているか？

メンテナンスが設備パフォーマンスに与える影響を把握するには、ダウンタイムに関連する資産の情報を集めることから始めます。それらを「計画的ダウンタイム」と「非計画的ダウンタイム」の2カテゴリに分類し、非計画的ダウンタイムの多い順にランキングします。非計画的ダウンタイムが長い資産ほど、会社への悪影響が大きく、改善の余地も最大です。さらに、それらの資産に関連するメンテナンスコストで絞り込みます。ダウンタイムとコストの両方が高い資産から戦略の見直しに着手すべきです。

次のステップは、それらの資産に紐づく緊急作業指示書の備考欄を詳細に分析することです。最も頻繁に発生する問題と原因を特定し、対策を講じます。例えば、ベアリングが不適切な潤滑によって繰り返し故障しているなら、潤滑頻度を増やし、適切な潤滑量を各作業で指定するといったシンプルな変更が有効です。

このレポートを定期的に見直し、調整が効果を上げたか確認します。30日、60日、90日と期間を追って非計画的ダウンタイムとメンテナンスコストが減少していれば、データに基づいた意思決定が生産に好影響を与えた証拠になります。

3. ストアルームをどう整理すれば、部品をすぐに取り出せるようになるか？

整理されていないストアルームは、単に見栄えが悪いだけでなく、技術者が必要な部品にすぐアクセスできず、遅延や故障の拡大を招く深刻な問題です。

この課題に正面から取り組むには、最も多くの緊急作業指示書に関連付けられている資産のデータを収集します。

それらの緊急作業で最も頻繁に使用される部品と、それが必要とされる機器を特定します。判明したら、それらの部品をキッティング（セット化）します。パーツキッティングにより、緊急作業発生時に必要な部品をスムーズかつ確実に取り出せるようになります。

これが機能するためには、データを継続的に追跡・更新することが前提です。技術者がスペアパーツを手に取るたびにデータを更新すれば、どの部品が頻繁に使われ、反応的な作業にどれだけ関わっているかを正確に把握できます。

4. メンテナンス予算をどこに配分すべきか？

メンテナンス予算の配分先を決め、その支出を正当化するのは頭の痛い問題です。

例えば、チームの人員を増やせば滞っているメンテナンスを解消できるとしても、社内採用か外部委託かという判断は、コスト面からの説得力ある根拠なしには困難です。

説得材料を揃えるには、過去四半期〜1年間の作業実績データをすべて集めます。作業の大半を社内スタッフが担ったか、外部業者が担ったかを確認し、それぞれのカテゴリーにかかった総コストを算出します。従業員の給与・福利厚生、外部業者の時間単価、教育コストなどを勘案します。それぞれにメリット・デメリットがあります。

これらのコスト比較に基づき、ドルベースで見て社内採用と外部委託のどちらがコスト効率に優れるかを明確に示せます。この統計データが、追加採用のための予算支出を正当化する強力な根拠となります。

5. 技術者たちはどんな障壁に直面しているか？

業務が逼迫すると、技術者は完了メモの更新を怠ったり、作業指示書への記入を省いたりしがちです。最初は大したことないように見えても、習慣化すれば他の技術者にとっての障壁になります。

メンテナンスマネージャーとして、完全な情報記入の重要性を徹底できます。有効な手法の一つは、隔週でチェックを行い、情報不足やメモが不完全な作業指示書を洗い出すことです。

それらの作業指示書に傾向がないか分析します。特定の技術者に偏っていないか？ 同じ種類の情報が漏れていないか？ 関連するメンテナンスの種類にパターンはないか？ 部門全体で「作業完了メモを記入する意義とメリット」についての説明会を開くのも一案です。

特定の技術者に集中している場合、その人の記録工数を見てみましょう。平均より大幅に多ければ、単に過剰に工数を計上しているか、過重労働の可能性があります。

こうした不整合を定期的にチェックする習慣をつけるだけで、従業員のパフォーマンスと施設全体の運営に大きな違いをもたらすかもしれません。

全体像を見渡せば、より大きな成果が得られる

施設には無数の可動要素があり、それらを手作業で追跡し続けるのは膨大な時間を要します。分析レポートツールを使えば、施設の動きを視覚的に把握できます。さらに、メンテナンス部門に権限を戻し、問題発生時に即座に対処し、解決志向のワークカルチャーを築く力を与えてくれます。