シンプルな資産追跡：スプレッドシート、バーコード、ペンと紙…それらはあなたにぴったりですか？

商品の売買を記録し、アカウントを追跡するために、まさに執筆の芸術が発明されたという古くからの仮説があります。現代社会は明らかに古い粘土板や羽ペンやインクをはるかに超えていますが、単純な資産追跡スプレッドシート、バーコードソリューション、および/または優れた古いペンと紙はすべて、何らかの形で現代的な同等物です。

執筆の出現で、古代の商人や企業が最初に発見したことの1つは、在庫についていくのが難しいということでした。生き残り、繁栄するためには、販売記録が必要だったので、元帳が誕生しました。

仕事を成し遂げるためのいくつかの基本的な方法を説明します。特に、始めたばかりの場合や予算が少ない場合はそうです。ただし、これらの方法はいずれも屋外の資産追跡に真っ向から対応するものではないことに注意してください。

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羽ペンとインクからペンと紙へ

私たちの世界は昔とは大きく異なりますが、記録して維持する必要のあるものは実際には違います。

当時および現在、企業は、入荷、原材料および投入物、完成品、工具および機器、およびその他の貴重なリソースを測定および管理するための、ますます高度な方法を追求してきました。しかし、それはすべて、ペンと紙という最も単純なツールに戻ります。

何世紀にもわたって、この基本的なツールキットは、ヴェネツィアやハンブルクの商社から産業時代の製造業まで、あらゆる種類と規模の企業の資産と在庫管理において重要な役割を果たしてきました。実際、データの自動化が登場するまでは、これが唯一の選択肢でした。

企業は結果を入力できますが、カウントはすべて手動で行われました。同様に、この方法は、あらゆる種類とサイズの資本財を構築するために使用されるリソースを管理することになると、十分すぎるほどでした。

通常、ペンと紙をテクノロジーとは考えていませんが、在庫を追跡するための実用的なアプリケーションを考えると、各トランザクションを監視して正確に記録するように訓練された勤勉な従業員の助けを借りて、定義上です。

しかし、ほとんどの場合、ペンと紙の方法は時間がかかり、スケーリングが難しいだけでなく、単純なエラーが発生しやすくなります。最近の物事のスピードが信じられないほど速いことを考えると、紙の記録は単純に追いつけません。たとえば、650平方フィートの家は24時間で3Dプリントできます。

さらに、ペンと紙の資産追跡は、大規模になるとますます扱いにくくなります。小さな食料品店の商品の数を数えることは確かに可能ですが、5つの小さな食料品店、つまり50または1,000はどうでしょうか。

そして、毎日部品や材料を受け取る工業製造施設の倉庫についてはどうでしょうか。予想される製造ニーズに合わせてそれらの在庫を保持します。また、毎日工場に出荷を送っていますか？

ペンと紙を使用することもできますが、その場合は、毎日すべてのインとアウトを照合し、数字が正しいことを確認するために2回と3回チェックする必要があります。言うまでもなく、今日のビジネス環境では、規模、データの整合性、リアルタイムの精度、距離の問題はすぐに圧倒されます。

そのため、効率性によってこのメソッドはほとんど存在しなくなりました。

次に何が来るのか？ バーコードアセットトラッキング

次の大きな資産在庫管理システムは、ペンと紙からバーコードソリューションに移行したため、食料品店で発売されました。

信じられないかもしれませんが、バーコードは1949年に発明されました。最初の1Dバーコードは、ビジュアルスキャナーが解釈できる数字を表す細い線と太い線の組み合わせでした。そして、最初は、これらの追跡スタンプは丸いものでした。これが元の特許出願の抜粋です。

ペンと紙の課題にもかかわらず、食料品店だけでバーコードを採用するのに20年以上かかりました。しかし、自動化された資産識別テクノロジーの最初の形態として、食料品製造業界全体に普及するのにそれほど時間はかかりませんでした。

一旦確立されると、バーコード在庫システムはすぐに製造、ロジスティクス、倉庫保管、小売の主流になりました。資産に関するデータをコンピューターでアクセス可能なファイルに保存する機能と組み合わせると、スケーラビリティ、効率、および精度に関して、バーコードはペンや紙よりもはるかに優れていました。

労働者はもはやすべてのアイテムを一目で知る必要はありません。さらに、ペンと紙の方法とは異なり、バーコードは、誤カウントや文字起こしの間違いなど、人為的ミスの意図しない誤りを回避しました。また、識別番号が必要なものには簡単に貼り付けることができます。

それから資産が来て、 機器追跡スプレッドシート

より洗練されたスプレッドシートとインターネットの導入により、在庫管理と資産追跡のためにバーコードを使用して作成されたデータにより、リアルタイムの在庫と資産の場所が可能になります。

アイテムが在庫システムに出入りするときにスキャンされる場合、バーコードは正確でタイムリーな追跡情報を提供できます。さらに、バーコードは時間の経過とともに高度になり、元の回線構成から現在のQRコードに変換され、数百倍の情報を中継できるようになりました。

UPSまたはFedExによって配送されるすべてのパッケージには、配送プロセスのある段階から別の段階への移行をマークするために使用されるバージョンのバーコードがあります。これらの各アクションはデータベースに入力され、資産追跡スプレッドシートとして表示できます。

これらのスプレッドシートは、すべての新しいエントリでリアルタイムに更新でき、オンラインで保存されている場合は、システム内の最新データを誰でも、どこからでも表示できます。ちなみに、スプレッドシートを使用している場合は、IoT資産管理スペクトルのデジタルトランスフォーメーションのステージ2に入ることができます。

ペンが羽ペンに革命をもたらした（そして最終的にはそれらを時代遅れにした）場合、スプレッドシートは、予算がほとんどまたはまったくない企業にとって、従来の元帳とは非常に時代遅れです。このシナリオでの資産追跡の利点は次のとおりです。

1。 無料のアセットトラッキング

ほとんどすべての人がコンピューターを持っており、ほとんどすべてのコンピューターがOpenOffice、Google Sheets、Office 365などの無料または低コストのスプレッドシートアプリケーションにアクセスできます。比較的正確に入力できる限り、スプレッドシートで無料の資産追跡が可能です。

2。超高速視覚化とその他の数学

スプレッドシートは、最も複雑な計算を作成してグラフィカルに表示するのに非常に優れています。実際、特定のアイテムの注文を時系列でグラフ化するなど、スプレッドシートで実行できる独創的なことはたくさんあります。

綿密な計画と今日のより洗練されたスプレッドシートツールの1つを使用すると、豊富で信頼性の高い視覚化機能（チャートやグラフとも呼ばれます）を使用して傾向やパターンを表示し、適切な量の貴重なデータをすばやく集計してキャプチャできます。

3。基本的な統合

これらのグラフやグラフを他のアプリに統合したり、サードパーティのアプリを使用してデータをさらに活用したりすることもできます。たとえば、スプレッドシートに新しい行が追加されたときに通知を送信するシステムを開発できます。

また、固定資産の追跡にスキャナーを使用する場合は、資産に関する基本的な識別データをスプレッドシートに直接取り込むことができます。

当然のことながら、スプレッドシート、バーコード、QRコードを使用した次の進化のステップは、読み取りデバイスの場所を、スプレッドシートへのアセットの最後のエントリの日付とタイムスタンプと関連付ける機能です。

たとえば、スマートフォンはQRコードのスキャンに適しています。これは、読み取りデバイスがその正確な時刻に資産の位置を記録できるため、資産追跡データの豊富さが向上するためです。したがって、資産が施設に出入りしたことだけでなく、このトランザクションがいつどこで発生したかもわかります。

もちろん、ペンや紙のように、スキャンデバイスは、ハンドヘルドであろうとインストールされていようと、人為的エラーが発生しやすい傾向があります。顧客と従業員は同様に、意図せずにスキャンをスキップしたり、スキャンを見逃したり、スキャンを忘れたり、複数回スキャンしたりする可能性があります。人間主導のデータ入力は、インベントリおよびデータ入力プロセスの連続する手動ステップごとにエラーの影響を受けやすくなります。そして、すべての資産は、出荷から受け取りへ、またはある会社から別の会社へと転送されます。

逆に、自動化および資産追跡テクノロジーの各進歩は、エラーの削減、データ作成の高速化、およびリアルタイムのデータ入力と処理の実現を目的として設計されています。最先端の資産追跡ソリューションは、データアクセスと分析を組み合わせて、エラーのないデータ収集と保持に向けた次の大きなステップを実現します。

これらのテクノロジーにより、固定バーコードリーダーなどのマシンを使用せずに、アセット自体のID、およびアセットの場所と状態を判別できます。また、バーコードスキャナーやスマートフォンを使用して手動でデータを収集する必要もありません。

代わりに、資産は資産追跡タグで監視され、位置データは追加の人的操作なしで自動的に生成されます。利用可能なタグオプションは無数にあり、コストやアプリケーションによって異なります。

企業がそのリアルタイムのしきい値に達すると、基礎となるデータと分析（POSレポート、販売速度、在庫レベルとしきい値、在庫注文の自動トリガーなど）により、効率が大幅に向上し、コストが削減されます。

確かに、在庫管理テクノロジーの世界は進化を続けており、資産追跡スプレッドシートアプリケーションやバーコードから、洗練されたリアルタイム資産追跡ソフトウェア、古いスタンバイペンや紙まで、さまざまな選択肢があります。

また、各企業のニーズは、必要な価値と利用可能なリソース（人的または経済的）に完全に依存して異なります。

したがって、どのテクノロジーが自分に適しているかについて質問がある場合は、私たちに連絡してください。