従業員が自宅で仕事をするときに考慮すべき3つのこと

COVID-19の危機により、多くの企業が遠隔地の労働力を管理することを余儀なくされました。グーグルやフェイスブックのような巨人は、彼らの従業員が2021年までフルタイムでオフィスに戻ることはないと決定しました。中小企業は、在宅勤務者に対して不可欠な労働者を評価しています。労働力の状況は必然的に変化しているため、関連性を維持したい場合は、雇用主と従業員も変化する必要があります。

ガートナーによる最近の世論調査では、回答者の42％が、従業員の10％から20％が恒久的なリモートワーカーになると予想していることが明らかになりました。長期的な在宅勤務戦略を検討する際に雇用主が考慮しなければならない3つの主要な事項を次に示します。

データセキュリティ。 雇用主は、データ漏洩、知的財産の盗難、およびデータ侵害に対する保護手段を維持する方法を決定する必要があります。小規模または大規模の企業であるかどうかにかかわらず、自宅で仕事をするときにデータがどのように扱われるかについての会社のポリシーを確認し、話し合うことが不可欠です。ファイルの印刷とシュレッダー、ドキュメントの暗号化、クラウドベースのソフトウェアの使用などをすべて評価する必要があります。

生産性。 リモートワーカーは、オフィスワーカーよりも生産性が高くなる可能性があります。ただし、それらの有効性を測定することは困難な作業になる可能性があります。主要業績評価指標（KPI）は、個人の役割の有効性を判断するための優れたツールです。また、マネージャーは、ある人のパフォーマンスを別の人に対して客観的に評価することができます。企業または部門に明確な目標がある場合、KPIの定義はかなり簡単な問題です。

自宅で仕事をする場合も、雇用主は会社の設備の使用について考える必要があります。伝統的に、雇用主はコンピューター、電話、ヘッドセット、インターネットアクセス、プリンターの代金を支払います。オフィス環境では、ITを解決する方が簡単です。問題が発生し、代替機器を利用できるようにします。自宅で仕事をしている人がコンピューターやその他の機器に障害を起こした場合はどうなりますか？ I.T.部門は、コンピューターとプリンターの問題を解決するために個人の家に来ますか？追加のインターネット使用に対する補償はありますか、それとも通勤、駐車、ガスの費用がなくなったため、従業員の費用と見なされますか？

コミュニティ。 コミュニティと接続の問題は、リモートチームで作業するときにおそらく最大の課題となります。幸いなことに、Zoom、Skype、ビデオ用のGoogleハングアウトなど、エンゲージメントと接続を維持するためのツールはたくさんあります。インスタントメッセージング用のSlackとSkype。プロジェクトを管理するためのBasecamp、Trello、Asana、ProcessStreet。それでも、チームと定期的につながることに代わるものはありません。

毎週のミーティングと毎日の集まりは、全員が同じ方向にボートを漕いでいることを確認するのに役立ちます。明確なKPIを設定することで、リモートワーカーは、会社の目標に貢献していることを知って、自分の役割にさらに満足することができます。

接続するためのいくつかのアイデアは次のとおりです。

• ズーム会議のテーマを設定します。たとえば、あるクライアントはハワイをテーマにしたズームを持っていて、全員が花柄のシャツを着ていました。
• Slackに「ウォータークーラー」チャネルを含めて、人々がお互いに追いつくことができるようにします。
• 人々が一緒に飛び乗って話をすることができる特定の休憩時間を設けます。

オフィス内の労働者と遠隔地の労働者が混在する労働力を再考することは、戦略計画の一部である必要があります。伝統的にオフィスに拠点を置いてきたほとんどの労働者は、少なくとも一部の時間はリモートで作業するオプションを持っていることを好みます。今こそ、ビジネスを保護するためのポリシーと手順を戦略化して実施すると同時に、従業員が柔軟に貢献できるようにする絶好の機会です。

AnneLackeyはHireSmartVirtualAssistantsの共同創設者です。