リモート従業員を効果的に管理するための3つの重要要素

COVID-19危機により、多くの企業がリモート・ワークフォースの管理を余儀なくされました。グーグルやフェイスブックのような巨大企業は、従業員がフルタイムでオフィスに戻るのは2021年までないと判断しました。中小企業は、エッセンシャル・ワーカーと在宅勤務可能な従業員の選別を進めています。労働力の風景は避けられない変化を遂げており、企業も従業員も、生き残りをかけたなら変わらなければなりません。

ガートナーの最近の調査では、回答者の42％が、従業員の10〜20％が恒久的なリモート・ワーカーになると予想していることが明らかになりました。長期的なリモート・ワーク戦略を考える際、雇用主が考慮すべき3つの主要事項を紹介します。

データ・セキュリティ

雇用主は、データ漏洩、知的財産窃取、データ・ブレイチ（侵害）への防衛策をどう維持するかを決定しなければなりません。企業規模を問わず、在宅勤務時のデータ取り扱いに関する社内ポリシーを見直し、議論することが不可欠です。ファイルの印刷とシュレッダー処理、文書の暗号化、クラウドベース・ソフトウェアの利用など、すべてを評価すべきです。

生産性

リモート・ワーカーはオフィス・ワーカーより生産性が高い場合があります。しかし、その効果を測定するのは困難な作業です。主要業績評価指標（KPI）は、個人の役割の有効性を判断する優れたツールです。また、管理者が一人ひとりのパフォーマンスを客観的に比較することも可能にします。企業や部門に明確な目標があれば、KPIの定義は比較的容易です。

在宅勤務では、企業機器の利用についても雇用主が考える必要があります。伝統的に、企業はコンピューター、電話、ヘッドセット、インターネット接続、プリンターを支給します。オフィス環境では、IT問題の解決と代替機器の用意が容易です。在宅勤務者のコンピューターやその他機器が故障したらどうなるでしょう？ IT部門が個人の自宅まで修理に行くのでしょうか？ 通勤・駐車・ガソリン代がなくなったので、追加インターネット使用料を補償するのか、それとも従業員負担とみなすのか？

コミュニティ

コミュニティと繋がりの問題は、リモート・チームで働く上でおそらく最大の課題です。幸い、エンゲージメントと接続を維持するツールは豊富にあります：Zoom、Skype、Googleハングアウトでビデオ会議。SlackとSkypeでインスタント・メッセージ。Basecamp、Trello、Asana、Process Streetでプロジェクト管理。しかし、チームと定期的に繋がることの代替はありません。

週次ミーティングと日次のハドル（短い立ち会いミーティング）は、全員が同じ方向に漕いでいることを確認するのに役立ちます。明確なKPIがあれば、リモート・ワーカーは自分の役割に満足できます。会社の目標に貢献していると実感できるからです。

繋がりを生むアイデアをいくつか紹介します：

• Zoomミーティングにテーマを設ける。例えば、あるクライアントはハワイアン・テーマのZoomを開き、全員がアロハシャツで参加しました。
• Slackに「ウォーター・クーラー（雑談）」チャンネルを設け、皆が近況を共有できるようにする。
• 特定の休憩時間を設け、皆で一緒に話せる時間を作る。

オフィス勤務とリモート勤務のミックスで労働力を再構築することは、戦略計画の一部でなければなりません。伝統的にオフィスベースだったほとんどの従業員は、少なくとも週の一部をリモートで働くオプションを好みます。今こそ、ビジネスを守りながら、従業員に貢献の柔軟性を与えるポリシーと手順を策定し、導入する絶好の機会です。

アン・ラッキー氏はHireSmart Virtual Assistantsの共同創業者です。