データとストーリーテリングを組み合わせて、メンテナンスプロジェクトを承認する方法

お金と資源をめぐって競争することは残酷なことです。誰もがちょうど開いたのと同じ予算のスライスを望んでいます。これにはメンテナンスチームも含まれます。少し余分なお金でやることを考えることができることはおそらく千あります。そして、あなたはそれらがすべて違いを生むことを知っています。

しかし、あなたはこのお金があなたの手によく使われるであろうという予算への鍵を持っている人々を説得する必要があります。それには、群衆から目立ち、ビジネスリーダーにメンテナンスプロジェクトのビジョンを受け入れてもらう必要があります。

その賛同を得ることよりもエベレストに登る方が簡単だと思われる場合は、この記事が役に立ちます。これは、プロジェクト承認のための戦いで2つの強力な力を組み合わせるための公式を提供します。データとストーリーテリングです。

メンテナンスプロジェクトに最適なピッチを構築するには、6つのステップがあります。各段階で、データとストーリーテリングを使用して質問を他の人よりも高くする方法を学び、プロジェクトとそれに見合う予算の承認を得ることができます。

完全なピッチデッキテンプレートをダウンロードし、以下のヒントを使用して記入してください

ステップ1：問題を提示する

これが機能する理由

あなたのプロジェクトは変化です。そして変化は苦痛です。そのため、何もしないことの痛み（現在の状況）は、変化することの痛みよりも悪いことを示す必要があります。プロジェクトが解決する問題を見つけて、それを先導します。

ストーリーの伝え方

問題のストーリーを伝えるには、次の3つのステップがあります。

1. 問題を説明してください
2. 問題がどのように見えるかを示す
3. 問題の影響を説明する

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使用するデータ

問題を定量化するために最善を尽くしてください。上記の例では、次のことについて話すことができます：

• 倉庫から部品を回収する平均時間
• 毎月必要な緊急部品の数
• 整理されていない倉庫に関連するダウンタイム時間数

在庫の問題について言えば、このテンプレートは、まとまりのない倉庫を修正するのに役立ちます

問題を定量化する他の例には、次のものがあります。

• コスト ：問題はあなたのチームにいくらかかりますか？
• 時間 ：タスクに必要以上の時間を費やしていますか？代わりに何をするのを妨げているのですか？
• 健康と安全 ：監査コンプライアンスタスクが完了していないか、またはニアミスが高くなっていますか？
• 従業員の維持 ：良いチームメンバーに固執するのは難しいですか？ （Psst、これがあなたにとって問題であるならば、離職率を減らすためにこの記事をチェックしてください）
• 品質 ：チームの欠陥は最終製品にどのように影響しますか？ （わからない？メンテナンスが生産に与える影響については、この記事を確認してください）

ステップ2：ソリューションの概要を説明する

これが機能する理由

ストーリーに悪役が含まれているので（問題）、ヒーロー（プロジェクト）を紹介します。未知への飛躍であるため、人々はプロジェクトに穴を開けるのが好きです。しかし、プロジェクトが彼らが心配している問題への答えである場合、彼らはこれを行う可能性が低くなります。

ストーリーの伝え方

3段階のアプローチでソリューションを説明する：

• ソリューション/プロジェクトについて説明してください
• 問題の解決方法を説明してください
• 結果/メリットの概要

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使用するデータ

あなたの主張に番号を付けることは彼らが共鳴するのを助けるでしょう。たとえば、技術者が部品の検索に時間を費やす必要がなかった場合に、どれだけの労働時間を節約できるかを調べます。それは少数のように思えるかもしれません。しかし、それを数週間、数か月、または数年で乗算すると、すぐに加算される可能性があります。

これらすべてのメリットは、真空状態では存在しません。物置を駆け巡る代わりに月に5時間修理に費やすと、さらに5時間の生産を意味する可能性があり、これは組織にとって膨大な時間になる可能性があります。

このデータを取得する方法はいくつかあります：

• 作業指示データ ：プロセスを改善したい場合は、作業指示書に分けて、技術者にそのプロセスに費やした時間またはお金を記録してもらいます（作業指示書データで他に何が見つかるかを学びます）
• 仲間 ：制作チームにとって1時間の価値がわからない場合は、制作チームに尋ねるか、アセットのOEMガイドラインを参照してください
• 管理された実験を実施する ：小規模でリスクの低い資産またはプロセスでソリューションをテストし、前後の結果を測定します（これはステップ4でも役立ちます）。

ステップ3：ソリューションをビジネス目標に合わせる

これが機能する理由

CEOから後輩の技術者まで、誰もがヒットするターゲットを持っています。プロジェクトによって人々が目標を達成することに近づくと、彼らのサポートを得る可能性が高くなります。それはあなたのプロジェクトをメンテナンス部門がやりたいことからビジネスがしなければならないことへと変えます。それはアイデアへの感情的な投資を生み出し、それはすぐに金融投資に変わる可能性があります。

ストーリーの伝え方

このストーリーは3つの部分で語られます：

1. ビジネスの目標を決定する ：これは、コストの削減から世界中に新しいサイトを開設することまで、何でもかまいません
2. その目標を保守作業に結び付ける ：メンテナンスチームが行っていることと、それが上位レベルの目標にどのように影響するかを強調します
3. その作業をプロジェクトに結び付ける ：プロジェクトがギャップを埋めるか、メンテナンスプログラムですでに行っていることを改善する方法を説明してください

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この便利なテンプレートは、メンテナンス作業をビジネス目標に合わせるのに役立ちます

使用するデータ

メンテナンスプロジェクトがビジネス目標に与える影響を特定しました。それでは、「いくらですか」という質問に答えましょう。メンテナンスプロジェクトをデータを使用して会社のイニシアチブに結び付ける例をいくつか示します。

• コスト効率 ：スペシャリストを雇うことで、請負業者のコストを年間10万ドル削減し、生産時間を年間8％増やすことができます
• 拡張 ：メンテナンスソフトウェアを購入すると、メンテナンスプロセスを標準化できるため、60日ではなく30日で新しいメンテナンスチームを立ち上げることができます（このガイドには、上司にソフトウェアへの投資を説得するためのヒントがさらにたくさんあります）
• リスクの軽減 ：専任の在庫管理者が部品の使用状況を追跡および予測するため、サプライチェーンの混乱に備え、緊急購入を40％削減できます

ステップ4：プロジェクトが機能することを証明する

これが機能する理由

人々は未知のものを嫌います。リスクは、特に予算の議論では、汚い言葉です。そのため、プロジェクトとその予算を承認するには、プロジェクトが機能することを証明することが不可欠です。あなたのアイデアが以前に可能であり、実行されたことを示すことができれば、あなたの計画に関する多くの懐疑論は消えます。

ストーリーの伝え方

プロジェクトが確実であることを証明するために取ることができるいくつかの異なる角度があります：

1. 同じプロジェクトを成功させた他の企業の例を見つけてください。競合他社または有名企業の場合はボーナスポイント。
2. あなたの会社の別のチームまたはサイトが同様のプロジェクトを経験したかどうか、そしてどのような良い結果が得られたかを確認します。たとえば、他のサイトのメンテナンスチームは、解決しようとしている問題にどのように取り組んでいますか？
3. アイデアの小さな実験またはパイロットを実施し、調査結果を提示します。無料のメンテナンスソフトウェアを試用すると、有料版がどのように投資収益率をもたらすかを示すことができます。

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使用するデータ

ケーススタディやパイロットプロジェクトからデータを収集することは、戦いの半分に過ぎません。最強の売り込みはこれらの結果を取得し、チームとプロジェクトの規模に合うように翻訳します。たとえば、別の会社では、すべてのマシンにセンサーをインストールした後、故障が30％少なくなっている可能性があります。しかし、少数の資産のセンサー読み取り値を監視することが現実的である場合はどうでしょうか。同じ結果が得られますか？

別の例を次に示します。1か月にわたるパイロットプロジェクトにより、20時間の管理作業を節約できたとします。このプロジェクトをフルタイムで実施すると、年間240時間節約できます。言い換えれば、それはあなたの時間の12％を解放するでしょう。

ステップ5：リスクを特定する

これが機能する理由

すべてのプロジェクトにはリスクがあります。これは秘密ではありません。潜在的な落とし穴を無視すると、プロジェクトはすぐに「良すぎて真実ではない」領域に送られます。これらのスピードバンプを予測することは、あなたがあまり多くの時間やお金を費やすことなくそれらをナビゲートする準備ができていることを示しています。これにより、上司（およびその上司）がプロジェクトをより快適に行えるようになります。

ストーリーの伝え方

秘訣は、次の例のように、特定したすべてのリスクとそれを克服するための計画を組み合わせることです。

1. リスク ：技術者は、紹介するソフトウェアを使用しません
   計画 ：システムに慣れるように、選択プロセスに参加させます（この組織と同じように）
2. リスク ：新入社員の採用には、思ったよりも時間がかかります
   計画 ：学習曲線を短縮するための日常的なタスクの短いチュートリアルを記録する
3. リスク ：プロジェクトの実施中にバックログが大きくなります
   計画 ：リスクを軽減するために、未処理の作業に優先順位を付けて完了するシステムを開発します（このテンプレートを使用すると、数分で実行できます）
4. リスク ：プロジェクトに多額の費用をかけます
   計画 ：スコープのクリープと過剰支出を防ぐために、明確に定義されたプロジェクトロードマップを作成します（そして、この予算テンプレートをダウンロードして、すべてのコストを追跡します）

使用するデータ

リスクの防止とは、地平線上に危険信号を見つけることです。高レベルの振動が差し迫った故障の兆候となるのと同じように、プロジェクトへの脅威を見つけて阻止するのに役立つデータがあります。ピッチ中にこれらのKPIを提示すると、勘に基づいてリスクを測定していないことがわかります。

たとえば、新しいソフトウェアを実装している場合は、採用率を測定できます。採用率が低い場合は、チームがシステムに慣れるために、さらにトレーニングを行うことができます。

危険信号データの他の例は次のとおりです。

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ステップ6：計画と要件の概要を説明する

これが機能する理由

このステップでは、計画の詳細を記入して、今後数週間または数か月以内に、計画があなた、あなたのチーム、および組織の他のメンバーにどのように影響するかを全員が理解できるようにします。また、信頼できる結果をより早く生み出すために、求めているリソースとサポートが迅速かつ効果的に使用されることも示しています。

ストーリーの伝え方

達成する予定のすべてと必要なリソースの膨大なリストは避けてください。プロジェクトをマイルストーンに分割します。次に、このフレームワークを使用して、必要なものと、各ステップで成功を測定する方法を理解します。

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1. タイムライン ：プロジェクトのこのステップにはどのくらい時間がかかりますか？上級者向けのヒント：数か月以上かかる場合は、このステップをさらに小さなタッチポイントに分割することを検討してください。
2. タスク ：プロジェクトのこのステップで何を達成しますか？このステップの最終目標が、毎週スケジュールされているすべてのメンテナンスの監査を完了することである場合、タスクの1つは、すべてのタスクリストの正確性を確認することです。
3. 利害関係者 ：プロジェクトの各ステップに誰が関与するかを決定します。プロのヒント：各利害関係者がどの程度関与するかを強調します。たとえば、誰が責任を負い、説明責任を果たし、相談し、情報を提供しますか？ （RACIモデルの詳細）
4. リソースとコスト ：各タスクを実行するために必要なリソースとそのコストはどれくらいですか？これは、人件費と部品コストからソフトウェアサブスクリプションまで多岐にわたります。
5. KPI ：各段階で成功をどのように測定しますか。これは、達成したこと（つまり、作業指示の50％を監査すること）からその影響（つまり、過去90日間のレンチ時間）まで、何でもかまいません。

使用するデータ

このステップでは、コストに多くの焦点が当てられます。打撃を和らげる最善の方法は、プロジェクトのコストを、ソリューションなしで会社が費やしている（または失っている）ものと比較することです。

たとえば、倉庫管理者を雇い、在庫プログラムを作成するには、年間約125,000ドルの費用がかかります。同社は現在、生産時間の損失と緊急部品の購入に年間約25万ドルを費やしています。

成功指標を測定するときは、移動平均を見て進捗状況をマークします。次のように指標を設定します：

1. 成功指標を定義します。つまり。部品を回収する時間
2. ベンチマークを設定します。つまり。部品の回収には平均20分かかります
3. 90日間の進捗状況を追跡します。つまり。部品を回収する平均時間は、過去90日間で33％（6.5分）減少しました

絶対音感はデータとストーリーテリングを組み合わせたものです

人々はプロジェクトに投資しません。彼らは問題、解決策、結果に投資します。そして、彼らの注意を引くための最良の方法は、物語を使うことです。そこにいくつかのデータを振りかけると、それらの問題、解決策、および結果のサイズ、規模、および影響が大きくなります。

このフレームワークを使用するために画期的なアイデアは必要ありません。請負業者に追加のお金を稼ぐのと同じように、メンテナンスシステムの大規模なオーバーホールにも同様に機能します。したがって、次に予算を正当化したり、アイデアを提案したり、新しいプロセスに自信を持って投票したりする必要がある場合は、ストーリーテリングとデータが親友であることを忘れないでください。