メンテナンスレポートとは何ですか？その正確性を確保する方法

先月はいくつのフィルターを使用しましたか？ MTTRおよびMTBF 最後の手順の更新後に改善されましたか？計画されているメンテナンスの割合はどれくらいですか？そのコンベヤーベルトの修理にいくらのお金を費やしましたか？ これらの回答はすべて、メンテナンスレポートで簡単に見つけることができます。

「ある」ではなく「あるべき」を使用した理由は、多くの組織がメンテナンスレポートを生成するためのデータを持っていないか、レポートが不正確であるために誤った結論につながるためです。

その傾向を好転させる時が来ました。適切なツールとプラクティスが整っていれば、誰もが有用な情報にアクセスし、それを使用して保守作業を改善できます。方法を見てみましょう。

メンテナンスレポートとは何ですか？

メンテナンスレポートは、過去のメンテナンスアクションと、それらがコスト、資産、および業績に与える影響に関する特定の情報を含むドキュメントです。一般に、メンテナンスレポートは、部門がフォローする価値があると特定したKPIとパフォーマンス指標を追跡するために使用されます。

レポートを有効にするには、次の条件を満たしている必要があります。

1. 簡潔 ：レポートは簡潔で包括的である必要があります。複雑なデータを簡単に消化できるように表示されます。
2. 事実に基づく ： 正確;最新の;意見や推測ではなく、ハードデータに基づく客観的。
3. 適切なコンテキストでレビュー ：サプライヤが重要なスペアパーツの出荷を遅らせたため、または時間内に注文しなかったため、ダウンタイムが長引いた–意思決定にはコンテキストが重要です。

CMMSを使用すると、組織が追跡することを決定した内容に応じて、部品、資産、フロア、場所、従業員、シフトなどのレベルでレポートを作成できます。さらに、最新のCMMSを使用すると、トップラインの数値を表示するだけでなく、各メンテナンスレポートをより深く掘り下げることができます。 メンテナンスデータにドリルダウンするこの機能は、問題のある領域を見つけるのに非常に役立ち、意思決定のための重要なコンテキストを提供します 。

正確なレポートを生成するための前提条件

正確なレポートを継続的に生成するには、保守記録にアクセスするだけでは不十分です。 3つの重要な前提条件を特定しました。それらすべてを正しく理解すれば、正しい方向に進むでしょう。

CMMSまたは同等のデジタルシステムへのアクセス

CMMSは、メンテナンスデータの一元化されたリポジトリとなるように設計されています。データ入力の大部分を自動化するため、人的エラーの余地が少なくなります。レコードがCMMSデータベースに保存されている場合、レコードを紛失したり置き忘れたりすることはほぼ不可能です。

手動追跡とは対照的に、ほとんどすべてのメンテナンスアクションはソフトウェアを介して追跡できます。作業指示書の例を見てみましょう。 WOは、メンテナンスリクエストフォームに基づいて作成されます。スーパーバイザーがそれを技術者に割り当てます。技術者は作業を実行し、メモを残して、WOを閉じます。その相互作用についてCMMSが記録する内容は次のとおりです。

• （オープンな）作業要求の総数が1増加しました
• （未処理の）作業指示の総数が1増加しました
• 誰がいつ作業依頼を提出したかについての詳細
• 誰がいつWOを作成したかについての詳細。誰に割り当てられたか
• 作業を行ったのは、修理がどのくらい続いたのか、時間どおりに行われた作業でした
• 使用されたスペアパーツ（パーツ在庫データベースは自動的に更新されます）
• 技術者が残したコメントは、対応する機器のメンテナンスログに追加されます
• クローズされた作業要求と作業指示の総数が1増加しました

よく見ると、単純な作業指示書を開いたり閉じたりするだけで、少なくとも14個のデータポイントが得られ、それらのほとんどは自動的に記録されます。使用済みの部品と労力に基づいて、システムがこのアクションの正確なコストを自動的に計算する方法も含まれていませんでした。

コンピューター化された保守管理システムを使用せずに、このレベルのデータに近づく方法は他にありません。

適切なデータ管理と標準化

大量のメンテナンスデータを積極的に追跡する人は、メンテナンスソフトウェアを使用するか、カスタマイズされたスプレッドシートを使用して追跡します。どちらのシナリオでも、優れたデータ管理手法を採用することが重要です。

次の手順に従うことで、高レベルのデータ標準化を実現できます。

1. 何をするかを決定し、追跡したくない。 使用しないデータを追跡すると、内部リソースが無駄になり、特に手動入力が必要な場合は、エラーの余地が残ります。
2. スケールと測定値を定義します。 何かが1-5または1-10のスケールで評価されていますか？測定単位はキログラムですか、それともポンドですか？リンゴとオレンジを比較することになりたくありません。
3. 手動データ入力を標準化します。 データはどのように入力、変更、削除されますか？略語を使用するのが適切なのはいつですか？どのフィールドが必須で、どのフィールドがオプションですか？リストに新しいアセットを追加するときは、どの命名規則に従う必要がありますか？簡単なデータ入力ガイドラインを設定することは、一貫した記録を確保するのに大いに役立ちます。

全員が同じ方法でデータを使用すると、適切なレコードを見つけたり、レポートを生成したりするのがはるかに簡単になります。

データを処理するすべての担当者からのコミットメント

CMMSを使用する場合でも、ある程度の手動データ入力は避けられません。これは常に人為的ミスの可能性を残します。システムにデータを入力する際の自己満足と注意の欠如は、一般的な問題です。保守管理者は、正確なデータを持つことの重要性を理解し、それを反映する文化を構築する必要があります。

次の状況を想像してみてください。新入社員が作業指示を閉じています。彼は、使用した部品と修理に費やした時間を入力するように求められます。彼は経験豊富な同僚に助けを求めます。企業文化に応じて、答えは「もちろん、すべてを再確認しましょう。」のいずれかになります。 」または「野球場のフィギュアを書くだけで、とにかく誰もこれらのことをチェックしません。 」

保守担当者がこの点に関してデューデリジェンスを行っていない場合、信頼できる保守記録を持っている可能性は低くなります。

メンテナンスレポートには何を含める必要がありますか？

これは、レポートの作成対象に完全に依存します。統一されたテンプレートを与えることは不可能です。一般に、公式のメンテナンスレポートには次のものが含まれます。

• 組織に関する情報（名前、ロゴ、住所、連絡先情報…）
• レポートの名前/タイプ
• レポートが生成された時間枠
• レポートの詳細（すべてのデータの概要を示すレポートの主要部分）
• 役立つ可能性のある追加情報（ケースバイケースで検討）

さて、実際にメンテナンスサービスレポートを検索している場合 特定のメンテナンス作業を実行するために使用される、さまざまなメンテナンスレポートフォームテンプレートがここにあります。これらの個々のフォームは、次に説明する要約レポートを作成する際の入力として使用できます。

最も一般的なタイプのメンテナンスレポート

適切なデータがあれば、メンテナンスおよび施設の管理者は、数十の有用なメンテナンスレポートを生成できます。最も一般的なもののリストは次のとおりです。

• 内訳 総メンテナンス費用 ：部品コスト、人件費、ベンダーコストなどを含めることができます。
• 予防保守レポート： 予防保守活動と保守スケジュールの概要が含まれています（PMタスクのオープン、スケジュール、クローズ、および延期の数、計画されたメンテナンスの割合など）。場所、機器の種類、ベンダーなどで分類できます。
• 作業指示レポート： 作業指示管理アクティビティの概要–メンテナンスチケットを受け取り、WOを作成、オープン、クローズ、および延期しました。
• アセット履歴レポート： これには、特定の資産または資産のグループに費やされた発注書、PM、WO、スペアパーツ、およびその他のリソースのリストを含めることができます。
• 発注書レポート： 作成、送信、スケジュール、受信、およびクローズされた発注書のリスト。ベンダー、施設、優先度、注文タイプ、注文ステータスなどで分類できます。
• ベンダー履歴レポート： メンテナンスベンダーが実施する作業の概要と関連コスト。
• 労働概要レポート： これには、合計時間、残業時間、事後対応型と事前対応型の作業に費やされた時間、個々のパフォーマンスなどが含まれます。
• パフォーマンスレポート： MTTR、MTBF、計画されたタスクと計画されていないタスクの数、故障の数、ダウンタイムの期間などのメトリックを追跡するために、多数のレポートを生成できます。

すべてのメンテナンスレポートは、特定の時間間隔で作成されます。 CMMSを使用している場合は、テンプレートを作成し、それを使用して数回クリックするだけで将来のレポートを生成できます。これは、日次、週次、および月次のレポートを生成するのに非常に役立ちます。一部の組織では、年次報告を合理化するためにも使用する場合があります。

レポートを送信する必要があるたびに書類やスプレッドシートの列を積み上げるのではなく、一度設定するだけで、残りはシステムに任せることができます。

LimbleCMMSを使用してメンテナンスレポートを作成および自動化する

Limble CMMSを使用すると、基本的に必要なものをすべて追跡するためのカスタムフィールドを作成できます。 Limbleユーザーは、カスタムレポートビルダーを開くことができます これらのカスタムフィールドのいずれかを標準の定義済みフィールドと組み合わせて、あらゆる状況に対応する大量の固有のレポートを作成します。

ワンクリックで他のLimbleユーザーとレポートを共有したり、他の人に送信できるPDFを生成したりできます。

お客様が本当に気に入っている密接に関連する機能の1つは、カスタムダッシュボードを作成するオプションです。 さまざまなレポートから（下の画像を参照）

つまり、ダッシュボードにリアルタイムで更新されるすべての種類のレポートを入力できます。次に、ダッシュボードをテレビで共有できます。タスクが完了するにつれて数字が変化するのを見るのは心強いです。

1つの画面に収まる情報はたくさんあります。ここでは問題ありません。複数のダッシュボードを作成し、X秒ごとにそれらを循環するようにLimbleに指示できます。これは小さな機能ですが、過去にすばらしいフィードバックがありました。

最後にすべきことは、これらすべてが実際にどのように機能するかを示すことです。 Limbleのカスタムダッシュボードとメンテナンスレポート機能について詳しく知りたい方は、数分で下のビデオをご覧ください。ビデオ自体は長めですが、レポートシステムが実際にどれほど強力で柔軟であるかを示しています。

これで毎週数時間を節約できると思われる場合は、価格ページを確認してください。 30日間のトライアルを開始します。または、お問い合わせください そして、すべての主要な機能の概要を取得します。

そして、素晴らしい決断を下すには、良いレポートが必要であることを忘れないでください！