12のメンテナンステンプレートとその使用方法

スコットブリットンのメンテナンスチームは、管理作業に溺れていました。

「12時間のシフトを終えた人は誰でも、次のシフトを開始する人のためにメモのページを書くでしょう」と、ランブラーメタルズアンドマイニングのオペレーションゼネラルマネージャーであるスコットは言います。

これらのメモの作成と確認には、各人のシフトの開始時と終了時に1時間かかりました。さらに悪いことに、メンテナンス要求はポストイットまたは紙切れに書き留められます。メンテナンスチームは、大量のメモをシャッフルし、作業に優先順位を付けるのに膨大な時間を費やしていました。

それは完全な混乱でした。そして、より良いプロセスが救済を提供することは明らかでしたが、それは時間がかかります。 2つの時間のかかるプロジェクトの間のこの選択は一般的なものです。そして、それはしばしば現状を支持することになります。そのため、プロセスが壊れ、欲求不満が高まっています。

スコットのチームが管理者の山から自分自身を掘り起こした様子をここでご覧ください

幸いなことに、メンテナンスチームを管理上の地獄のような場所から十分に油を塗ったマシン（テンプレート）に移行する簡単な方法があります。

新しいプロセスを最初から作成するのは困難です。メンテナンステンプレートは、作業レベルを10から5に下げます。それでも重要な決定を下す必要がありますが、そこから作業するための基盤があります。

この記事では、世界クラスのポリシー、スケジュール、予算などを作成するのに役立つ12のメンテナンステンプレート（および無料ダウンロード）について説明します。また、これらのテンプレートの使用方法についての簡単な入門書を提供し、最終的に毎日の欲求不満に終止符を打ちます。

目次

• 資産管理ポリシーを設計する
• 完璧なメンテナンス戦略を構築する
• 資産の重要度を計算する
• 予防保守チェックリストを作成する
• メンテナンスバックログを優先する
• 部品の購入と管理のチェックリスト
• キッティングパーツのテンプレート
• メンテナンス予算を立てる
• メンテナンススケジュールを作成する
• 次の大規模なメンテナンスプロジェクトを提案する
• 効果的な根本原因分析を実施します
• 障害モードと影響分析を設計する

1。資産管理ポリシーを設計するためのテンプレート

資産管理ポリシーテンプレートをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

資産管理ポリシーは、資産を管理するための一連の指針、意図、目標、および方法を提供します。これは、会社の全員が自分の選択と施設への貢献に自信を持つための方法です。

このポリシーは、意思決定のテンプレートを提供するため、組織の目標を達成しながら、各タスクで可能な限り最高の結果を達成できます。これは、資産管理を施設の文化に組み込むだけでなく、社外の人々に対する効率性と持続可能性に対する組織の取り組みの表れとしても機能します。資産管理ポリシーには次のものが含まれます：

• 資産管理に関する幅広い原則
• ポリシーの実装に関する役割、責任、およびガイド
• 資産管理が組織内でどのように統合されているかの概要
• 目標、サービスレベル、在庫ガイドライン、およびメンテナンス基準

ポリシーステートメント

（Insert Company）に属する資産の管理において、私たちは次のことに取り組んでいます：

• 効果的な仕事上の関係を構築し、情報共有を促進するために、適切な部門、機能、サポート活動を結び付けるための措置を講じます。
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• 資産管理の意思決定を使用して、顧客に最適な価値をもたらします。
• 意思決定が共同で行われるようにします。意思決定では、ライフサイクルのすべての段階と、資産、運用、およびサービスのパフォーマンス間の相互関係を考慮してください。
• 資産システムの相互接続された性質と、1セットの資産に関する決定が制御される資産と相互作用または影響を与える可能性があることを認識する意思決定に焦点を当てます他の部門や機能による。

資産管理ポリシーのポリシーステートメントの例

このテンプレートの使用方法

資産管理ポリシーは、大規模な保守、資産管理、または信頼性プロジェクトの基盤としても機能します。範囲、意図、役割と責任のセクションは、将来のプロジェクトを導くのに特に役立ちます。複数のサイトにまたがるメンテナンス要求のための新しいシステムを実装したいですか？それは小さな変化ではありません。このフレームワークを使用してプロジェクトの概要を説明すると、進捗状況を測定し、混乱を防ぎ、スコープクリープを阻止するのに役立ちます。

2。完璧なメンテナンス戦略を構築するためのテンプレート

メンテナンス戦略テンプレートをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

メンテナンスチームには、会社のより大きな目標に自分の仕事を結び付けることができる多くの利点があります。このテンプレートは、この接続を確立するのに役立ちます。組織全体で行われている作業に合わせた保守戦略を作成するための4つのステップのプロセスの概要を説明します。これには、これらの高レベルの目標を設定し、メンテナンスがこの目標にどのように影響するかを理解し、結果を促進するのに役立つ指標と重点分野を作成することが含まれます。

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このテンプレートの使用方法

保守戦略テンプレートは、より良いプロセスを設計するのにも役立ちます。たとえば、理想的な指標と戦略をリストすることから始めます。これらの指標を取得したり、戦略を実行したりするための適切なプロセスやシステムが整っていない場合は、それらを導入する計画を立ててください。作業指示書を設計して必要なデータを収集するか、センサーと保守ソフトウェアをセットアップして、カレンダーベースの保守から条件ベースの保守に移行できるようにします。

このようにして、2セットのメンテナンスプランがあります。1つはメンテナンスプログラムの現在の状態に関するもので、もう1つは現在取り組んでいるものです。これらの変更が会社のより大きな目標を達成するのにどのように役立つかを示すことで、計画を実行するために必要な賛同と予算を獲得するためのより良いショットが得られます。

3。資産の重要度を計算するためのテンプレート

資産重要度テンプレートをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

資産重要度テンプレートは、ある機器が組織に与える影響と、その機器が故障した場合の結果を計算するのに役立ちます。資産の重要度を評価する方法は2つあります。 1つ目は、障害の確率と障害の影響を測定することです。それぞれが1から6まで採点されます。スコアを乗算して、資産のリスク優先度番号と対応する資産の重要度レベルを見つけます。

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もう1つの方法は、結果としての臨界です。この資産重要度フレームワークは、資産障害の影響のみを考慮に入れています。健康と安全、環境、運用の3つの領域で障害の影響を測定します。各エリアは1から5のスケールで評価されます。乗算すると、資産の全体的な重要度が得られます。数値が大きいほど、重要度が高くなります。

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このテンプレートの使用方法

資産の重要性は、メンテナンスプログラムに関して行うさまざまな決定に影響します。最も一般的なシナリオは、予防保守スケジュールを作成する場合です。ただし、同じスケジュールを最適化する場合にも役立ちます。

結果が表示されずに定期的なメンテナンスタスク（つまり、障害の検出、マシンパフォーマンスの向上）に多くの時間やお金を費やしている場合は、このタスクの頻度を減らすことをお勧めします。これらのチャートは、メンテナンスが少なくて済むリスクが見返りに値するかどうかを判断するのに役立ちます。たとえば、資産のRPNが9の場合、リスクに見合う価値がある可能性があります。 RPNが24の場合、おそらくそうではありません。

一方、緊急事態の計画には、重要度分析テンプレートを使用できます。たとえば、資産の重要度スコアが100の場合、そのマシンの一般的な障害に備えてパーツをキット化できます。緊急事態が発生した場合は、より迅速に修正し、操作への影響を減らすことができます。

4。予防保守チェックリストを作成するためのテンプレート

予防保守チェックリストテンプレートをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

平均的な保守チームは、毎年2,000を超える計画されたタスクを管理します。すべての作業を紙（またはメンテナンスソフトウェア）に書き留めると、しばらく時間がかかる場合があります。このテンプレートは、予防保守チェックリストを作成するためのフレームワークを提供します。これにより、ほんのわずかな時間でプロセスを形式化または標準化することができます。これには、ほとんどの日常的なメンテナンスに共通する8つのステップと、それぞれに必要な対応するタスクと消耗品が含まれています。また、技術者にすべての重要な情報を提供するのに役立ついくつかのプロンプトも提供します。

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このテンプレートの使用方法

このテンプレートに入力するときに非常に正確にするには、経験豊富な技術者がタスクを実行するときに影を付けます。彼らが行うタスク、彼らがそれを行う順序、そして彼らが使用する物資を書き留めます。

チームが日々のボトルネックを解消できるように支援したい場合は、このテンプレートの各タスクの横に2つのセクションを追加します。完了までの予想時間と実際の完了時間です。この情報が数か月間追跡されたら、タスクの完了に予想以上に時間がかかることが多いステップを振り返って特定できます。次に、その理由を調べます。

安全装備を身につけるのにかかる時間を考慮していなかったのかもしれません。または、物置で部品を見つけるのが難しい場合があり、作業に時間がかかります。これは、操作の非効率性を見つけて修正するための良い方法です。

5。メンテナンスバックログに優先順位を付けるためのテンプレート

メンテナンスバックログテンプレートをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

少量のメンテナンスバックログは正常です。しかし、小さなバックログと制御不能になっているバックログの間には微妙な境界線があります。このテンプレートは、チームが最初に実行する必要があるタスクを見つけることができるように、延期されたメンテナンス作業に優先順位を付けるのに役立ちます。フレームワークは偏見と当て推量を捨てます。これは、膨大なTo Doリストを見つめているときに意思決定に影響を与えることが多く、完了する項目を2つしか選択できません。

テンプレートは、タスクの影響（重要度分析チャートを使用）とタスクの遅延のバランスを取り、最終的な優先度スコアを生成します。スコアが最も高いタスクは、やることリストの一番上に配置する必要があります。

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このテンプレートの使用方法

バックログで最も優先度の高いタスクにさえ取り組むための時間とリソースがあることはめったにありません。そもそもバックログが膨らんでいるのには理由があります。このような状況に陥った場合は、このテンプレートのデータを他のテンプレートから収集できる情報と組み合わせて、実行する必要のある最小限のアクションを決定してください。

たとえば、優先度スコアが高いアセットについては、FMEA（テンプレート＃12）を確認してください。最もリスクの高いコンポーネントを特定し、それらのコンポーネントのメンテナンスを最初に優先します。これは、タスク全体を完了しないことを意味する場合がありますが、その資産の失敗のリスクを減らすことができます。

6。部品の購入と管理のチェックリスト

MRO在庫管理チェックリストをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

在庫管理プロセスの多くが未作成のタイプである場合、このテンプレートはあなたにぴったりです。物置プロセスの作成と標準化に役立つプロンプトが満載です。これは、次の5つのカテゴリに分類されます。

• 部品の購入
• 部品と作業指示
• 倉庫のセキュリティ
• 在庫の整理と最適化
• 部品の受け取り

このテンプレートを完成させると、部品の購入、受け取り、使用、追跡について質問があるときにいつでも、あなたとあなたのチームが参照できるドキュメントができあがります。

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このテンプレートの使用方法

まず最初に、このテンプレートの質問の1つに答えられない場合は、その空欄に記入することを優先してください。その未知数は、最も可能性の高い混乱のポイントであり、それに付随する最大のリスクがあります。

このテンプレートは、メンテナンスチームとのフィードバックループの作成にも役立ちます。フィードバックループを使用すると、プロセスに関するチームからの入力を収集し、継続的に改善することができます。このテンプレートの最初のバージョンがベースラインです。チームのメンバーと定期的にチームまたは1対1のミーティングを行い、このテンプレートの各領域についてフィードバックを求めます。

たとえば、購入の承認を待っているために部品が遅れる頻度はどれくらいですか。承認プロセスがメンテナンスのボトルネックを引き起こしている場合は、購入に関するプロセスを再検討し、遅延をなくす方法を探してください。

7。キッティングパーツのテンプレート

パーツキッティングテンプレートをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

忙しい一日の真っ只中にいることや、重大な修理をして、倉庫で部品を探すのに10分、20分、または30分を費やすことほど、イライラすることはほとんどありません。このテンプレートを使用すると、メンテナンスインベントリをパーツキットに整理できるため、メンテナンス作業用の消耗品を探す時間を短縮できます。物置にいる時間が少ないということは、応答時間の短縮、レンチ時間の増加、保守コストの削減、および資産の健全化を意味します。

このテンプレートは、アセットとイベントごとにパーツをグループ化します。重要な資産で隔週の交換が予定されているとしましょう。このテンプレートを使用すると、その定期的なメンテナンスに必要なパーツを文書化できるため、そのパーツキットを作成できます。すべての部品を1か所で利用できるようにすると、作業から5分または10分短縮される可能性があります。 1年間で、4時間以上の節約になります。

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このテンプレートの使用方法

パーツのキッティングは最も難しい作業ではありませんが、時間がかかる場合があります。部品のキッティング作業に優先順位を付ける場合は、FMEAを確認してください（FMEAフレームワークのテンプレート＃12を確認してください）。危険の三位一体を表す障害を特定します。

• 検出が難しい
• 発生する可能性が高い
• 運用に大きな影響を与えます

この種の障害を防ぐためにできることはたくさんありません。ただし、これらの故障に迅速に対応し、その影響を制限するための対策を講じることができます。そのための1つの方法は、パーツキッティングを使用することです。修理用の部品に簡単にアクセスできるようにすることで5分または10分節約できるということは、そのマシンがダウンするたびに数千ドルを節約できることを意味します。

8。メンテナンス予算を作成するためのテンプレート

メンテナンス予算テンプレートをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

メンテナンス予算の作成と追跡は、特に予算が削減されている場合、緊張に満ちた作業です。そして、予算を超えずに目標を達成できるかどうかという問題が常にあります。このテンプレートは、必ずしもこれらすべての不安を和らげるわけではありませんが、コストを予測および追跡するためのフレームワークを提供することで、予算の時期が来たときに考えることが1つ少なくなります。

テンプレートは、すべての費用を月ごとに機能領域とメンテナンスタイプに分類します。たとえば、緊急および定期的なメンテナンス、および資本プロジェクトによって材料に費やした金額を追跡するのに役立ちます。また、目標支出と実際の支出を追跡するので、行き過ぎた領域を監視できます。月末、四半期、年の終わりに、各領域とメンテナンスの種類に費やした金額を合計して分析できます。

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このテンプレートの使用方法

このメンテナンステンプレートは、コストを追跡し、それに応じてリソースを割り当てるだけでなく、他の多くの決定を行うのに役立ちます。たとえば、1年間で請負業者により多くの費用を費やしていることに気付いた場合は、それらの請負業者のスキルを持ったチームの誰かを雇う価値があるかもしれません。これにより、長期的に時間とお金を節約できます。

同様に、予算のいくつかの領域が不足している場合は、トレーニングまたはソフトウェアへの投資で高コストを相殺することを検討するかもしれません。管理タスクのコストが予想よりもはるかに高いとしましょう。これらのタスクの一部を自動化するソフトウェアを購入すると、年間および将来にわたって管理費を削減できる可能性があります。

9。メンテナンススケジュールを作成するためのテンプレート

メンテナンススケジュールテンプレートをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

このメンテナンススケジュールテンプレートは、メンテナンスプログラムとチームの1日の重要な部分に答えるのに役立ちます。

• 誰がどのくらいの期間働いていますか？
• 何をする必要があり、どのくらいの時間がかかるか
• 1日で何が起こったのか、それが残りの週/月に何を意味するのか

このテンプレートは、作業の割り当てに役立つだけではありません。また、完了した作業を追跡し、将来同様の作業を改善するためのアイデアを書き留める機会を提供します。このメンテナンススケジュールテンプレートの最も価値のある側面の1つは、優先度とメンテナンスタイプによって作業を分割することです。これにより、チームはより速く作業できるようになり、1日の道路の凹凸にぶつかった場合に何を優先するかについての基本的なガイダンスが得られます。

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このテンプレートの使用方法

このメンテナンススケジュールテンプレートから取得できるデータはたくさんあり、メンテナンス予算の引き上げを正当化するのに役立ちます。最高の情報の1つは、毎日追跡するバックログ時間の形式で提供されます。現在の従業員で利用できる時間数が一貫して少なく、すべてのタスクを完了するために必要な時間数である場合は、チームに追加の人を雇うための強力な議論を構築するのに役立ちます。

スケジュールの履歴データを使用して、特定のメンテナンスプロセスが壊れているかどうかを判断することもできます。たとえば、定期的なメンテナンス作業に常に予想以上の時間がかかる場合は、部品が見つけにくい、指示がわかりにくいなどの理由が考えられます。スケジュールのデータは正しい方向を示しているので、これらの壊れたプロセスを見つけて修正できます。

10。次の大規模なメンテナンスプロジェクトを提案するためのテンプレート

ピッチデッキテンプレートをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

メンテナンスプログラムを改善する方法についてのアイデアがたくさんあります。これらのアイデアのいくつかは、1つか2つの余分なメトリックを追跡するなど、小さいものです。新しいソフトウェアを実装したり、在庫購入プロセスを完全に再編成したりするなど、他のアイデアは大きなものです。しかし、それらすべてには2つの要素が必要です。あなたの上からの賛同とそれに見合う予算です。

メンテナンスプロジェクトの資金とサポートを得るのは簡単な作業ではありません。メンテナンスは、コストセンターまたは必要な悪と見なされることがよくあります。したがって、それに投資することは、ビジネスリーダーにとって常に魅力的であるとは限りません。このテンプレートは、この認識に対抗するのに役立ちます。これは、プロジェクトに時間とお金をかける価値があることを上司（および上司）に納得させるプレゼンテーションを作成するために使用できるフレームワークです。成功するピッチの次の要素の概要を説明するのに役立ちます。

• 問題とそのコスト
• ソリューションとそのメリット
• プロジェクトがビジネス目標とどのように一致するか
• プロジェクトの概念実証
• プロジェクト計画
• リスクとそれらを軽減する方法
• プロジェクトのコストと投資収益率
• 次のステップ

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このテンプレートの使用方法

このテンプレートは、数字とコンテキストに支えられている場合に最適に機能します。たとえば、問題を説明するときは、それを定量化し、その数値が全体像で何を意味するかを説明してみてください。計画外のダウンタイムが多すぎるという問題の説明にとどまる代わりに、次のステップを実行できます。

• 発生しているダウンタイムを表示します
• ダウンタイムの数値を競合他社または業界のベンチマークと比較します
• ダウンタイムが前年比でどれだけ増加したかを強調します
• 1時間あたりのダウンタイムコストと、これがメンテナンス予算に占める割合を説明してください
• ダウンタイムのためにどれだけの生産時間を失っているか、そしてこれが会社の収益にとって何を意味するかを明らかにします

数字を使用して問題の規模と重大度を説明し、問題があなたとあなたのチームにどのように影響するかを物語る（つまり、ほぼ毎週日曜日の夜に来なければならなかった）のは、勝利の組み合わせです。

この同じ提案を少し調整して、同僚やチームを含む組織全体からの変更に賛同するために使用することもできます。

上司（およびその上司）にメンテナンスソフトウェアに投資するよう説得するためのヒントをもっと入手してください

11。効果的な根本原因分析を実施するためのテンプレート

RCAテンプレートをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

根本原因分析は、資産の障害を制限し、機器を可能な限り健全に保つための重要なツールです。しかし、RCAは他のベストプラクティスの罠に陥ることがよくあります。つまり、RCAを実行する必要があることはわかっていますが、1日の時間がないだけです。この根本原因分析テンプレートは、RCAの開始点を提供するため、分析に費やす時間を削減できます。

このテンプレートは、5つのなぜの基本的な根本原因分析プロセスに従います。テンプレートは、失敗の根本に到達するまで、一連の質問をしたり答えたりするのに役立つように設定されています。次に、ソリューションの概要とそのソリューションを実装するための計画について説明します。

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このテンプレートの使用方法

問題に対する解決策が常に1つあるとは限りません。そのため、RCA調査を1つの経路または一連の質問に絞り込むことが重要です。偏見と仮定を最小限に抑える1つの方法は、このプロセスに多様な人々のグループを含めることです。これは、大規模なグループを意味するのではなく、問題、原因、解決策についてさまざまな見方をしている可能性のある人々のグループにすぎません。このテンプレートのバージョンを複数の人に渡して、グループ思考を避けるために別々に記入してもらいます。さまざまなアプローチについて話し合い、状況に最も適したアプローチを決定します。

12。故障モードと影響分析のテンプレート

FMEAテンプレートをダウンロードする

このテンプレートは何ですか？

機器の故障は避けられません。それは、それが起こったときにいつ、何をすべきかという問題にすぎません。これらの質問は両方とも、故障モードと影響分析テンプレートを使用して回答できます。このテンプレートは、アセットのFMEAを構築する手順をガイドします。これには、障害の重大度と可能性、潜在的な障害の検出がどれほど簡単か、障害を防止または対応するために何をすべきかを測定することが含まれます。つまり、重要な資産を維持し、故障が発生したときに備えておくためのゲームプランです。

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このテンプレートの使用方法

FMEAは、重要な機器の故障に対処するための緊急対策を作成するための貴重なツールです。

最も大きな影響を及ぼし、最も頻繁に発生する障害を調べることから始めます。このリストから、検出が難しい障害モードを選択します。見つけるのが難しく、大きな混乱を引き起こす一連の障害モードがあります。これらの故障に対する緊急対応計画を作成します。

緊急対応計画には、次のような対応と修理の時間を短縮する情報を含める必要があります。

• スペアや個人用保護具の回収にかかる時間を短縮するための部品のキット化
• 詳細なタスクリストまたはトラブルシューティングのヒントの作成
• 図、マニュアル、写真、その他の視覚資料を作業指示書に添付する
• 修理を完了することができる技術者または請負業者のリストの概要
• CMMSソフトウェアのように、技術者と迅速にコミュニケーションする方法を確立する