在宅勤務で生産性を高める戦略とコツ – 第2部

いよいよ近づいてきました。すでに在宅勤務許可のメールを受け取った方もいるでしょう。第1部では必要なものを扱いました。このパートでは、時間を生産的にするためのアイデアを紹介します。

いつも、予期しなかったことがあなたを捕らえます。例えば、あるプロジェクトでは毎日午前8時にスタンドアップコールがありました。私は火〜木はオンサイト、月（移動日）と金は在宅勤務。木曜夜に帰宅。特別なことはないですが、プロジェクトがヨーロッパにあり、真夜中過ぎに帰宅することに。金曜朝のスタンドアップコールに常に時間通り参加できていたか？いいえ。しかし、メリットもありました。午後はいつも静かでした。

しかし、それが在宅勤務の鍵となるメリットです — 柔軟性、仕事をあなたに合わせるのではなく、あなたを仕事に合わせるのではなく。しかし、その柔軟性こそが最大の課題でもあります。よくある罠は、日中は柔軟すぎて、結局深夜まで働くことになるパターン。すると起床が遅れ、思ったほど進まず、また深夜まで働く。タイムシフトしただけで、良い方向ではありません。もっと悪いのは、オフィスでのリスクと課題を、自ら招いた別の課題に置き換えてしまうこと。鍵は、受動的ではなく可能な限り能動的であること。この時期、反応すべきことは山ほどあります！

在宅勤務では、自分が何を達成できるかについて現実的である必要があります。オフィスの気晴らしから解放され、はるかに生産的になるという逸話を皆聞いたことがあるでしょう。しかし、オフィスの枷から解放されれば内なる超生産的なスーパーニンジャが目覚めるという人は、ほとんどいません。自宅にも気晴らしがあります。例えば、玄関をノックする人がどれだけ多いか気づいていましたか？オフィスでレポート作成に2時間かかるなら、自宅でもおそらく2時間かかります。また、「実際に働いていることを証明しよう」という衝動も関連します。リモートワークは「日中のテレビとSNS」という一般的な認識があります。確かに、夕方版ではなく昼版の「アーチャーズ」（ラジオドラマ）を聴けるかもしれませんが、この期間中誰もあなたを裁きません。ただ、普段通りのことをしましょう。まずは、自分が何を達成できるかについて現実的であること。そうでなければ、簡単にタイムシフトの罠に陥ります。

次に、構造が必要です。構造とはリモート・マイクロマネジメントを意味しません。構造とは、自分をアンカーする何かを意味します。リモートワークはかなり孤独で孤立した経験になり得ます。アジャイル技法でこれを克服できます。例えば、定期的な日次スタンドアップコールを、午前9:30や9:45頃に設定し、朝の活動 — 子供の登校、病院通いなど — を十分な時間で完了できるようにします。日次スタンドアップミーティングは全員を同じページに保つだけでなく（そう、今日は水曜日だ）、進行中のクリティカルなプロジェクトを前進させるのにも役立ちます。

スタンドアップは15分以内で、以下の3パートに分けます：

1) 最初の5分：ラウンドロビンで昨日達成したことを共有（Netflix視聴と家電操作はカウントしません）。

2) 次の5分：今日やることを共有。

3) 最後の5分：課題や問題を共有。

目的は、コールで課題・問題を解決することではなく、誰が解決に最適かを割り当て、別途アクションを与えることです。

これが3つ目の重要な側面へつながります — 過負荷なら助けを求めるのを恐れない、助けられると思えば名乗り出る。リモートでもあなたはチームの一員で、オフィスにいる時と同じように、同じ方向に力を合わせるときチームは最も効果的です。助けが必要なら求めましょう。助けられると思えば申し出ましょう。

4つ目：共有する（しかしオーバーシェアしない）。家族や隣人が助けを必要としている、または他の用件が入り対応が必要なら、チームに伝えましょう。「皆、数時間離れる必要がある」で十分。詳細まで話す必要はありません。これにより他のメンバーが期待値を設定でき、必要なら活動を事前にリスケジュールでき、事後対応ではなく能動的になれます。

5つ目：休憩を忘れずに。お茶、ランチ、タスク区切りのために。また、活動的でいましょう。これらは、どれだけ一生懸命働いているかを示そうとすると特に見落とされがちです。ちなみに、深夜や早朝に送られるメールに誰も感心せず、何もしてくれません。賢明な判断をし、遅延送信機能を使って翌朝出頭させましょう。

6つ目：日次スタンドアップなどの会議を欠席してもOKです。この時期、事前警告なしに、よりクリティカルな優先事項が生じます。異例の時期ですが、今あるツールを使って悪影響を最小化すべきです。会議・カンファレンスコールを録画・録音することを忘れずに。重要ポイントをメモし、協働ツール、インスタントメッセージ、チーム共有ストレージで共有しましょう。

最後に、協働ツールでチームメンバーと定期的に連絡を取り合いましょう。雑談・おしゃべりのためのバーチャル「ウォーターコーラー」を作成。または、ビデオ会議でチームメンバーをバーチャルランチルームに招待。

第3弾もありますが、それまで第1部・第2部を楽しんでください。望むらくは、私たちと雇用主がリモートワークのメリットを実感し、コロナウイルスの報道がヒストリーチャンネルに追いやられるずっと後まで、この働き方を継続したがるようになることを。

マーク・スウィーニー（プロフェッショナルサービスディレクター）とつながる