リモートワーク生存ガイド：生産性とバランスを両立 – 第1部

さて、この数ヶ月完全にオフグリッドで生活していない限り、近い将来在宅勤務になる可能性が高いことはご存知でしょう。しかし、あなたの在宅勤務体験は、提供される協働ツールと企業インフラ次第で、好悪混在の結果になりがちです。この投稿は、この状況を最大限活用する方法についてのシリーズ第1弾で、希望的に言えば、現在の状況が過ぎ去った後、より柔軟な働き方への道を切り開く助けとなるでしょう。

あなたの会社がすでにTeamsやOffice 365のような完全なクラウドベースソリューションに移行済みなら、準備万端です。ここでは、ファイル、プログラム、データ、ツール、必要なすべてがクラウドにあります。インターネット接続さえあれば、自宅、電車、カフェどこでもログインして普段通り働けます。つまり、ビジネス・アズ・ユージュアルです。

あらゆるクラウドベースソリューションの鍵要件の一つは接続性です。私たちの多くは自宅で、家庭用ブロードバンドまたはモバイルホットスポットを使用するでしょう。ほとんどの場合、リモートワークでは社内MPLSベースネットワークでの作業と同じ課題はありません。在宅勤務では、接続はインターネット経由で直接行われ、企業ファイアウォール、DNSサーバー、ブレークアウトポイント、地理的テナント関連レイテンシーを回避します。直接接続により、実際にはオフィスより良いパフォーマンスを体験できるかもしれません（自宅接続が極端に遅い場合を除く）。

しかし、クラウドベースの協働ツールを導入していても、主要なデータとプログラムの一部がファイルサーバーや社内ファイル共有に残っているケースに遭遇するかもしれません。これらへのアクセスはVPN接続のみで、ログイン時に認証のためトークン（キーフォブ型ハードトークン、またはスマホアプリのソフトトークン）が必要です。安全ですが煩雑です。回避策はあります。最もシンプルなのは、主要ファイルをOneDrive（または会社推奨の他のクラウドストレージ）へ移動すること。ファイルマネージャーや会社メールで実行可能です。オフィス離れの期間が長ければ、より多くのファイルとデータがクラウドに移行するでしょう。

一部の方は、オフィス環境がまだIT部門によって社内オンプレミスデータセンターで運営されていることに気づくでしょう。これは最も好ましくない状況です。VPN経由でのアクセスが必要で、作業体験は許容範囲ですが、最も生産的とは言えません。

幸い、すべてが失われたわけではありません。この状況にある場合、ほとんどのクラウドベース協働ツールプロバイダーが期間限定アクセスを提供しています。MicrosoftとGoogleが最新で提供しています。最悪の場合、個人としてサインアップし、場合によってはアプリやブラウザアプレットをダウンロードします。これにより協働は可能ですが、完全クラウドベースソリューションほどシームレスではなく、会社データの共有が容易でない、サポートされていない、許可されていない可能性があります。それでも、代替案よりはマシです。

次の課題は、協働ツール導入（ロールアウトと呼ばれることが多い）プログラムがどれだけ成功したかに依存します。私が話したほとんどのユーザーは、ツールをよりよく使いこなせれば生産性が上がると言います。これがあなたにも当てはまるなら、「はじめに」ガイド（TeamsまたはGoogle）をクリックしましょう。概要を把握したら、同僚とペアを組み、いくつかの機能を試して自信をつけましょう。会議設定、画面・プログラム共有、テスト録画など。これにより、貴重な顧客、重要な商談、大勢の聴衆相手に本番でやる際の時間ロス、恥ずかしさ（および評判リスク）を回避できます。

これらのツールの多くには、気晴らしを増減させる特定機能があります。背景ぼかし（洗濯物がピクチャーレールにかかっていたり、小さな子供が走り回っていたりする場合に便利）、録画機能（会議に出席できなかった同僚が後でキャッチアップ可能）など。TeamやGoogleハングアウトを設定し、ヒントとコツの共有、非公式サポートネットワークとして活用しましょう。「よくある質問」（FAQ）セクション、「知っておくべきこと」（N2K）セクションで重要情報をピン留め、「ニュース」セクションで最新情報や直前情報（オフィス復帰時期など）、アプリケーション、顧客、特定の関心事項別エリア（会議、データ共有など）を設けるのが良い習慣です。これにより全員が同じ情報にアクセスでき、各自で試行錯誤する必要がなくなります。

リモートワークの課題の一つは、本物のオフィス環境を支える非公式な交流、冗談、ストーリー、おしゃべりを逃すことです。これを失いたくないですが、同時にこの非公式な雑談で業務エリアを詰まらせたくもありません。では、「ウォータークーラー」というチャネル、チーム、ハングアウトを作り、そこで非公式コミュニケーションを行うのはどうでしょう。毎昼、ビデオ会議でバーチャルランチルームを開催するのも一案です。

これで忙しくなり、仕事を始めるには十分でしょう。ただし、キーボードと携帯電話はトイレの便座よりバクテリアが多いので、定期的に清掃することも忘れずに。次の投稿では、リモートワークをより生産的にするアイデアを共有します。あなたがケビンのように足利と有能になることを願って！（他の2人とは違って！！！）

マーク・スウィーニー（プロフェッショナルサービスディレクター）とつながる