メンテナンスチームの監査をより簡単かつ安価にするためのヒント、コツ、ツール

最も一般的な種類の監査と、それらをより簡単に、より安く、より成功させるために保守チームができることを分析します。

目次

1. はじめに：監査に失敗した場合の悲惨な結果
2. 監査の種類と監査を容易にする方法
   • 環境監査
   • 食品安全監査
   • ビジネス監査
   • 健康と安全の監査
3. 監査が収益に与える影響
4. FiixのCMMSを使用して監査をより簡単かつ安価にする方法

アーヴィングパルプアンドペーパー、ウッドグループ、フィエラフーズ、セリコラファームには、すべて1つの不快な共通点があります。彼らはすべて、監査に失敗した後、最近巨額の罰金に直面しました。環境違反から食品安全違反まで、それぞれのケースは異なっていましたが、各企業のコストは高額でした。罰金は1100万ドル以上に相当します。

これらの生産施設は、過去50年間に監査に失敗した後に罰金を支払った数百社のうちの4社にすぎません。場合によっては、違反にはお金以上の費用がかかります。 2016年、安全な作業環境を維持できなかったため、フィエラフーズの生産施設の労働者が死亡しました。残念ながら、これはコンプライアンス違反が最悪のシナリオにつながる可能性がある一例にすぎません。

しかし、ここに問題があります。失敗した監査のほとんどは防止できますが、責任者、特に保守チームにとって最優先事項である場合に限ります。コンプライアンスに準拠したメンテナンスの実践に焦点を当てることで、壊滅的なドミノ効果を防ぎ、罰金、生産の損失、離職率の高さ、職場での怪我、評判の悪さを減らすことができます。

監査の種類（および監査を簡単にする方法）

監査は、安全性、環境規制の遵守、潜在的な商取引に先立って企業の健全性を評価するなど、さまざまな理由でほぼすべての業界で行われます。

しかし、それらは一般的ですが、監査は必ずしも簡単ではありません。それらはしばしば時間と費用がかかります。情報は隙間をすり抜ける可能性があり、正確なデータを取得することは困難であり、アクセス可能性の欠如はあなたが持っているデータを役に立たなくします。一元化された知識源がなければ、監査を容易にすることは困難であり、合格点は決して確実ではありません。失敗のコストが高いと、大きな頭痛の種になり、数千ドルまたは数百万ドルの損失が発生する可能性があります。

コンプライアンスに準拠したメンテナンスの実践に焦点を当てることで、壊滅的なドミノ効果を防ぎ、罰金、生産の損失、離職率の高さ、職場での怪我、評判の悪さを減らすことができます。

監査を成功させるには、適切なツールとプロセスを用意することが重要です。重要なデータを収集してデジタルで整理すると、合格の可能性が大幅に高まります。デジタル化はまた、監査をより簡単かつ安価にするさまざまなツールへの扉を開きます。保守チームは、記録にアクセスし、レポートを作成し、予防保守戦略をより効果的に実装できるようになります。

以下は、メーカーが直面する最も一般的な種類の監査の一部であり、デジタルナレッジハブが施設の監査を容易にするのにどのように役立つかを示しています。

環境監査

環境監査は、設定された基準に基づいて、メーカーが環境にどのように影響するかを測定します。これらの基準は通常、業界によって異なり、廃水管理、炭素排出量、エネルギー使用量などが含まれます。環境監査では、メーカーが環境への影響を減らす方法も特定されます。これらの監査は通常、環境法（EPAによって定められた法律など）、認証（ISOやLEEDなど）、または圧倒的な顧客の要求が原因で行われます。

CMMSなどのデジタル保守ソフトウェアは、施設が環境監査の準備をするのに役立ちます。資産と手順のデータベースを保持し、汚染物質の排出に関する文書を追跡し、作業履歴を作成することができます。これにより、施設は障害を迅速に分析して修正できるため、効率が向上し、排出量が削減されます。ソフトウェアを使用すると、データの編集、レポートの作成、施設が標準に準拠して動作している様子を監査人に簡単に示すことができます。

食品安全監査

食品安全監査は、製造業者がすべての食品の取り扱いおよび加工基準を満たしていることを確認します。食品安全監査は、コンプライアンスの証明（FDAなど）、認証（ISO 22000やGFSIなど）、または広く公表されたリコール後に国民の信頼を取り戻すために使用できます。

最近のFDAの調査では、米国の食品加工業界で5番目に一般的な問題として「予防保守なし」が特定されました。施設はこの問題に取り組み、CMMSまたはその他のデジタルメンテナンスソリューションを使用して監査に合格し、ナレッジハブを作成できます。メンテナンスソフトウェアは、すべての資産の監査ログと作業履歴を提供します。これにより、改善が容易になり、予防的なメンテナンスルーチンが可能になります。技術者はまた、部品のデータベースを使用して機器をより適切に監視し、交換部品が標準に準拠し、汚染されていないことを確認できます。安全マニュアルやメンテナンスチェックリストなどのドキュメントは、資産のプロファイルに添付できます。これにより、PMが迅速になるだけでなく、メンテナンス作業に伴う汚染のリスクも軽減されます。最後に、技術者または管理者は、数回のクリックでコンプライアンスを証明するためにデータを取得したり、レポートを作成したりできます。

ビジネス監査

製造施設は、企業が買収、合併、または新しいパートナーシップに参加するときに監査されることがよくあります。これらの監査では、下請け業者、歩留まり、バックログ、在庫、環境パフォーマンス、安全記録、および資産の信頼性に関する情報を施設に求めます。監査は、資産が適切に維持されている可能性が高いことを証明するため、施設が保険を節約するのにも役立ちます。

一部の組織では、施設で作業する前に予防保守プログラムを実施する必要があります。デジタル保守プラットフォームを使用して情報を収集、保存、およびアクセスすることは、堅実なPM戦略の作成に大いに役立ちます。デジタルツールは、メンテナンスのスケジュール設定、作業指示の処理、およびドキュメントのライブラリの作成を簡単にすることで、ダウンタイムを削減できます。また、健康と安全、在庫、環境記録の管理を容易にすることもできます。これらの手順により、生産性が向上し、施設がより望ましいものになります。

健康と安全の監査

健康と安全の監査は通常、OHSAなどの法律の遵守を確認するために政府機関によって実施されます。また、サードパーティの監査人が実行して、改善の領域を特定しながら企業の健康と安全の戦略を評価するために使用することもできます。

デジタル保守ソフトウェアを使用すると、保守チームは正確で詳細な情報のライブラリを作成できます。ポケットの中のモバイルデバイスでこの情報を利用できるようにすると、監査が容易になります。モバイルメンテナンスソフトウェアは、作業履歴を追跡し、OSHAガイドラインを機器にリンクし、メンテナンスチェックリストを作成できます。これらのリソースを1か所にまとめることで、潜在的に危険な修正タスクの数を減らすことができます。ソフトウェアは、従業員のトレーニングと認定、安全検査、および施設が時間の経過とともにどのように改善されたかを示すレポートを追跡することもできます。

監査が収益に与える影響

罰金、ビジネスの損失、生産の損失、無駄、余分な部品、残業を合計すると、非効率で失敗した監査には多額の費用がかかることは明らかです。ナレッジハブは、これらの不要なコストを方程式から削減するのに役立ちます。

デジタルプラットフォームに関する情報があると、技術者はよりアクセスしやすくなり、予防保守を迅速かつ正確に行うことができます。数回クリックするだけで、すべてのデータを1か所で入力および分析することで、レポート作成プロセスが高速化されます。監査人に作業履歴と施設の改善を提供するには、数日ではなく数分かかります。この時間をすべて節約することは、生産性の向上と人件費の削減を意味します。監査プロセスの改善は、認証と評判の向上につながる可能性もあり、企業に競争力をもたらします。

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FiixのCMMSを使用して監査をより簡単かつ安価にする方法

ステップ＃1-従業員の健康と安全の記録を追跡する

ユーザープロファイルは、FiixのCMMSで設定し、重要な健康と安全に関する情報を入力できます。これには、認定とトレーニングが含まれます。その後、技術者はユーザーグループツールを使用してさまざまなカテゴリに分類できます。メンテナンスマネージャーは、各人がソフトウェアで表示および実行できる内容をカスタマイズできます。これは、すべての従業員がタスクを実行するための適切な資格情報を持っていることを確認し、それを監査人に証明するときに役立ちます。

ステップ＃2 –重要な材料を機器プロファイルに添付する

FiixのCMMSを使用すると、ユーザーは健康と安全に関する資料とメディアを資産プロファイルに添付できます。資産プロファイルには、MSDSフォーム、SOP、OHSAガイドライン、メンテナンスチェックリストなどを含めることができます。技術者は、プロファイルに写真を追加して、問題が特定されて修正されたことを示すこともできます。これらの行動は、健康と安全への取り組みを示しています。これにより、監査がより簡単かつ迅速になり、合格点がより確実になります。

ステップ＃3 –レポート機能を習得する

Fiixのレポート機能により、ユーザーはデータを収集し、関連するメトリックを選択して、数分でレポートを作成できます。 CMMSを使用すると、施設は、排出量、資産効率、検査回数などの統計を追跡できます。この情報は、監査人がコンプライアンスの証拠を示し、監査を容易にするためのレポートを迅速に生成するために使用されます。また、内部で使用して、改善が行われ、施設が可能な限り効率的に運用されていることを確認することもできます。

ステップ4–監査と作業指示の履歴を作成する

Fiixのメンテナンスソフトウェアを使用して、作業指示、監査、およびその他のメンテナンスタスクを追跡およびアーカイブします。たとえば、根本原因分析（RCA）機能は、資産の障害の原因を特定し、それを修正するために実行された手順を追跡できます。この情報は1つの場所にあるため、資産または資産のグループの履歴を簡単に取得できます。これにより、コンプライアンスのパターンを簡単に証明し、必要なすべてのアクティビティが時間どおりに標準に従って完了したことを示すことができます。

ステップ5–スケジュール機能を使用する

Fiixのスケジューリング機能により、コンプライアンスのタイムラインに従って健康と安全のタスクを簡単に計画できます。この機能は、メンテナンスが必要なときにアラートをトリガーするため、タスクを二度と見逃さないようにすることができます。必要なメンテナンスがスケジュールに入れられると、それはコンプライアンスの二次記録としても機能します。スケジュールはまた、生産性を最適化する時間に健康と安全のチェックが行われることを保証します。