より良い輸出管理システムを構築するための5つの方法

組織に効果的な輸出管理システムを構築するには、さまざまな政府機関とその隣接する組織との間のパートナーシップと協力が必要です。考慮すべき多数の規制と定義があるため、すべての規制の詳細に対応する組織化されたコンプライアンスシステムを持つことが重要です。このテーマに関して利用できるガイドラインやヒントはたくさんありますが、すべての組織が独自のプログラムを確立する責任があることに注意してください。開始するためのヒントについては、以下のアドバイスをお読みください。

輸出管理システムの定義

BISによるスクリーンショット

米国商務省は、米国商務省産業安全保障局（BIS）を通じて、国境を越えた商品、ソフトウェア、および技術の移転を規制するために、すべての企業に輸出管理およびコンプライアンスプログラム（EMCP）を維持することを義務付けています。 BISが発行するガイドラインは、次の9つのセクションで構成されています。

• 経営陣のコミットメント
• リスク評価
• 書面によるEMCP
• コンプライアンストレーニング
• 揺りかごから墓場までの輸出コンプライアンスのセキュリティとスクリーニング
• 記録管理
• 監査/評価
• レポートとエスカレーション
• 是正措置

このドキュメントは、企業が事業計画や動きに固有の独自の内部コンプライアンスプログラムを設定するのを支援するために作成されました。

将来の要件に適応するためのベストプラクティスを念頭に置いて輸出管理システムを作成するための5つの重要な方法を次に示します。

1。役割と責任を明確にする

既存のビジネスプロセスを中心に輸出管理システムを構築することが重要です。これを効果的に行うための最良の方法は、経営陣と従業員から始めることです。重要な経営陣のコミットメントを確保するために、コンプライアンスプログラムを監督し、すべてのコンポーネントが遵守されていることを確認するために、高位の輸出担当者を任命します。プログラムの管理方法と維持方法を明確にするために、輸出管理に携わる担当者の間で明確な役割を確立することも重要です。組織の最も重要な利害関係者の間でこの新たに発見された透明性により、プログラムの実行に必要な詳細に集中できるようになりました。

2。技術データを特定して管理する

BISによるスクリーンショット

会社が使用するすべてのアプリケーション、サーバー、クラウドソフトウェア、およびファイルストレージサービスの完全なリストを用意することは、どの技術データを制御する必要があるかを判断するための優れた最初のステップです。技術データの輸出管理を定義する規制には、輸出管理規制（EAR）と国際武器取引規則（ITAR）の2つのグループがあります。製品の輸出管理分類番号（ECCN）に基づいて、管理する必要のある技術データの種類はそれぞれの場合に固有です。このため、設計、製造、運用、保守など、製品に関連するすべてのデータを徹底的に確認することが特に重要です。

輸出管理システム内では、管理された技術データへのアクセスを制限するために適切なセキュリティ検証を設定することも不可欠です。これらは多くの場合、データアクセスを管理するためのデジタルおよび物理的な制御方法を完全に概説するテクノロジ制御計画（TCP）として最適に編成されます。輸出コンプライアンスに関しては、データが見過ごされがちですが、機器、パッケージ、その他のハードウェアと同じくらい重要です。

3。研究所のサイトアクセス制御とラベリング

技術データ、機密情報を含む外部ストレージデバイス、および関連するすべての機器、部品、ストレージコンテナなど、管理対象の記事に適切なラベルを付ける必要があります。運用に関与する外部パートナーがいる場合は、アイテムおよび施設内に追加の標識とラベルを付ける必要がある場合があります。機器のラベル付けには、国防総省が規定するニーズに合うように設計された、永続的なUIDラベル、長持ちする耐久性のあるソリューションを使用してください。サイトのセキュリティ計画では、存在する管理対象の記事に基づいて保護する必要のある領域に完全なアクセス制御を提供する必要があります。従業員による記事やデータの移動や輸送も厳重に管理する必要があります。

4。輸出書類と記録管理を明確にする

データと機器についてはすでに説明しましたが、ドキュメントの管理も、堅牢な輸出コンプライアンスシステムを設定するための重要な側面です。追跡するフォーム、手順、記録が非常に多いため、EMCPガイドラインに記載されているドキュメント情報を確認することをお勧めします。

輸出規制は複雑であり、絶えず変化する規制と、チームが理解しなければならない多数の重要な用語が含まれます。トレーニングは密接に関連しており、その結果、単純なトレーニング記録を超えて、輸出コンプライアンスシステムを最前線に保ちながら役割と責任を強化する多くの機会が存在します。

5。最初から強力な監査プロセスを維持する

外部の監視と監査に備えるための最良の方法は、コンプライアンス管理プログラムの一環として強力な内部監査を作成することです。システム、ドキュメント、および手順の適度に頻繁なレビューをスケジュールすることにより、問題をタイムリーに修正できるようにすることができます。輸出管理システムは、貨物、資産、および内部情報を保護するための主要な手段です。

準拠した輸出管理システムの基盤は、適切なラベル付けです。 CamcodeのエキスパートUIDラベル登録およびインストールサービスの詳細については、こちらをご覧ください。