CMMSマスター：メンテナンスソフトウェアをシームレスに統合するステップバイステップガイド

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組織がCMMS/メンテナンスソフトウェアプログラムを購入したとき、最初の課題の1つは、新システムをどうセットアップし、活用するかです。IT部門やコンサルタントがシステムをインストールし、初期設定の一部を行ってくれるかもしれません。しかし、メンテナンスプランナーやメンテナンス管理者が、システムをどうセットアップし、どう活用するかを決定しなければなりません！

このような経験はありませんか？😒

継続的な設備・施設メンテナンスという重要な仕事を止めたり遅らせたりすることなく、システムを使い始める方法を見つける必要があります。結局のところ、ここでの重要な仕事は、継続的な設備・施設メンテナンスです。

考えてみてください…

メンテナンス管理ソフトウェアはあくまでツールです。セットアップが必要だから、ワークフローが複雑だからといって、メンテナンス作業を止めたり遅らせたりしてはなりません。

では、どうすれば最小限の混乱でこれを実現できるでしょうか？

CMMSソフトウェアセットアップで決めるべき事項

1. データをどうシステムに入力するか？どの順序でデータを入れるか？すべてのデータを入れる必要があるか？

最初に入力する項目の1つは、設備と施設です。情報がカンマ区切りファイルにあれば、その大半をインポートできるでしょう。カンマ区切りテキストファイルは、ほとんどのプログラムで作成可能です。Excelスプレッドシートに設備リストがあれば、Excelでカンマ区切りファイルとして保存できます。

すべての資産と施設をシステムに入れたら、スペアパーツ・資材、技術者などのその他情報を追加します。その後、さまざまな設備・施設での非計画・計画メンテナンスタスクを定義し始めます。このプロセスには時間がかかります！

したがって、通常は故障対応タイプのタスクから始めるのがベストです。あるいは、あらゆるタイプのメンテナンスに対応する汎用的な故障対応タスクをいくつか作成します。これにより、できるだけ早く作業指示書を作成し、システムを使い始められます。

「CMMS/メンテナンスソフトウェアセットアップの8つのヒント」に、どう進めるかの提案があります。これは、組織でCMMSソフトウェアを初めて使う場合に特に有用です。

2. どのタイプのメンテナンス（故障対応か予防）をまず対象にするか？

おそらく故障対応メンテナンス作業をまず対象にすべきです。このタイプの作業のタスク定義を作成し、作業指示書を作成します。システム利用を早く開始するため、汎用的な故障対応タスクをいくつか作成し、作業指示書を作成してもよいでしょう。システムを使いながら、より専門的なタスクと指示を追加していけます。

故障対応メンテナンスを早く管理下に置ければ、早く何らかの制御下に置けます。 これは最もコストがかかるメンテナンスであり、最も多くの不満と操業問題・遅延の原因です。

3. どのメンテナンスワークフローを使うか？誰が作業指示書の送付とフィードバック収集を担当するか？

通常、作業依頼を受け、作業指示書を作成し、予防保全をスケジュールし、技術者や業者に引き渡すワークフローがあります。この人は基本的に、メンテナンスプランナーやメンテナンススーパーバイザーの役割を果たします（「メンテナンス管理プログラムにおけるメンテナンスプランナーの役割」参照）。小規模なメンテナンス体制では、事務担当者やその他の非メンテナンス担当者がこの役割を担うこともあります。

しかし、これは物語の一部分に過ぎません…

完了後、作業指示書ステータスやその他のフィードバックが何らかの形でシステムに戻る仕組みが必要です。 使用するメンテナンスソフトウェアパッケージの機能によりますが、これは誰かが手動で行うか、技術者自身が自動化された方法で行うかのどちらかです。また、メンテナンスプランナーやスーパーバイザーが状況を監視し、作業が適時に完了し、保留のまま放置されないよう確認する必要があります。

4. どんな成果を期待するか？どのレポートやデータ分析が、成果達成を確認するのに役立つか？

レポーティングは、メンテナンス管理システムの非常に重要な構成要素です。これがないと、あなたも他の人も、パフォーマンスがどうであるかを確実に知る方法がありません。理想的には、メンテナンスソフトウェアが、作業指示書バックログ、作業指示書完了平均日数、保留中の作業指示書と作業依頼、最も故障対応メンテナンス時間を要する設備など、有用な統計の簡潔なサマリーを提示できるべきです。

以下で紹介する「主要メンテナンス指標」ガイドをダウンロードすれば、重要な統計とその活用法のリストが得られます。

この情報を用いて、懸念領域と改善領域を特定してください。時間の経過とともに故障対応メンテナンスが徐々に減少し、計画・予防保全が対応して増加すれば、メンテナンス管理ソフトウェアは投資回収への道を順調に進んでいます！