マスター CMMS:メンテナンスソフトウェアをシームレスに統合するためのステップバイステップガイド

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組織が CMMS/メンテナンスソフトウェアプログラムを購入する場合、最初の課題の 1 つは、新しいシステムをどのように設定して使用するかということになります。 IT 部門またはコンサルタントが、システムのインストールと初期設定を行ってくれます。ただし、メンテナンスプランナーまたはメンテナンスマネージャーは、システムのセットアップ方法と使用方法を決定する必要があります。

こんなことが起こったことはありますか? 😒

メンテナンス作業が滞ったり遅くなったりすることなくシステムの使用を開始するには、何らかの方法を見つける必要があります。結局のところ、ここでの重要な仕事は継続的な機器と施設のメンテナンスです。

ちょっと考えてみてください…

保守管理ソフトウェアは単なるツールです。セットアップが必要だったり、ワークフローが複雑だったりするために、メンテナンス作業が滞ったり遅れたりしてはなりません。

では、混乱を最小限に抑えてこれを行うにはどうすればよいでしょうか?

CMMS ソフトウェアのセットアップに関する決定事項

1.システムにデータをどのように入力しますか?データをどのような順序で入力する必要がありますか?すべてのデータを入力する必要がありますか?

最初に導入する項目の 1 つは、機器と設備です。カンマ区切りのファイルに情報がある場合は、その情報の大部分をインポートできるでしょう。カンマ区切りのテキストファイルは、ほとんどのプログラムで作成できます。 Excel スプレッドシートに機器のリストがあるとします。 Excel を使用して、カンマ区切りファイルに保存できるはずです。

すべての資産と設備をシステムに追加したら、スペアパーツや消耗品、技術者などの他の情報を追加することになります。次に、さまざまな機器や施設に対する計画外および計画保守タスクの定義を開始します。このプロセスには時間がかかる場合があります。

したがって、通常は、いくつかの内訳タイプのタスクから始めるのが最善です。あるいは、あらゆる種類のメンテナンスに対応する一般的な故障タスクを用意します。こうすることで、できるだけ早く作業指示書の作成とシステムの使用を開始できます。

「CMMS/メンテナンスソフトウェアのセットアップに関する 8 つのヒント」を参照してください。」を参照して、続行方法についての提案を受け取ります。これは、組織内でこれまで CMMS ソフトウェアを使用したことがない場合に特に役立ちます。

2.どのタイプのメンテナンス (故障または予防) を最初に対象にする必要がありますか?

おそらく、最初に故障保守作業をターゲットにする必要があります。このタイプの作業のタスク定義を作成し、作業指示書を作成します。システムの使用をより迅速に開始するには、いくつかの一般的な内訳タスクを作成し、作業指示書を作成するとよいでしょう。システムを使用するにつれて、より特殊なタスクや指示を追加できます。

故障メンテナンスの管理をより早く開始できれば、より早く故障メンテナンスを何らかの制御下に置くことができます。 これは最も費用のかかるメンテナンスであり、ほとんどの不満や運用上の問題や遅延の原因となります。

3.どのようなメンテナンスワークフローを使用しますか?作業指示の送信とフィードバックの収集は誰が担当しますか?

通常、誰かが作業要求を受け入れ、作業指示書を作成し、予防保守をスケジュールし、それらを技術者または請負業者に渡して完了させるというワークフローがあります。この担当者は基本的にメンテナンスプランナーまたはメンテナンススーパーバイザーの役割を果たします (「メンテナンス管理プログラムにおけるメンテナンスプランナーの役割」を参照) ”）。小規模なメンテナンスのセットアップでは、その担当者がオフィス管理者やその他のメンテナンス以外の担当者になることもあります。

しかし、それは話の一部にすぎません…

完了したら、作業指示のステータスやその他のフィードバックを何らかの方法でシステムに戻す必要があります。 使用するメンテナンスソフトウェアパッケージの機能に応じて、これは誰かが手動で行うか、技術者自身が自動で行う必要があります。また、メンテナンスプランナーやスーパーバイザーは常に状況に目を光らせ、作業が時間内に完了し、保留のままにならないようにする必要があります。

4.どのような結果が期待されますか?そうした結果が得られているかどうかを確認するには、どのようなレポートやデータ分析が役立ちますか?

レポート作成は、保守管理システムの非常に重要なコンポーネントです。これがなければ、あなたも他の人も、あなたのパフォーマンスを正確に知る方法がありません。理想的には、メンテナンスソフトウェアは、作業指示のバックログ、作業指示の完了までの平均日数、保留中の作業指示と作業要求、故障メンテナンスに最も時間を要する機器など、有用な統計の短い概要を表示できる必要があります。

「主要メンテナンス指標」をダウンロードできます。重要な統計のリストとその使用方法については、以下のガイドを参照してください。

この情報を使用して、懸念事項と改善すべき領域を特定します。時間の経過とともに故障時メンテナンスが徐々に減少し、それに対応して計画/予防メンテナンスが増加することがわかります。これが起こると、メンテナンス管理ソフトウェアは十分に元が取れるようになります。