ペンと紙とメンテナンスソフトウェア：ダウンタイムを削減するための最良の方法

ペンと紙とメンテナンスソフトウェアが決闘で対決し、ダウンタイムを制御するのに最適な資産管理方法を確認します。

目次

1. はじめに：現状に潜む危険性
2. ペンと紙の施設とメンテナンスソフトウェアを備えた施設のダウンタイムの測定
   • フェイスオフ＃1：作業指示書が作成されます
   • フェイスオフ＃2：技術者に警告が表示されます
   • フェイスオフ＃3：技術者によるレビューの仕事
   • フェイスオフ＃4：PMまたは修理が完了しました
   • フェイスオフ＃5：PMスケジュールが作成されます
3. ダウンタイムを削減できるFiixモバイルCMMSのツール
   • QRコード
   • タスクグループ
   • 標準の障害コード
   • 自動レポート
   • 作業指示の優先順位付け

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ビジネスで最も致命的なフレーズの1つは、「それが私たちが常に行ってきた方法です」です。ブロックバスタービデオに聞いてください。

ビデオレンタル会社は、業界に比較的新しいNetflixが顧客にDVDを出荷し始めた2004年にピークに達しました。 Netflixがブームになり始めた間、Blockbusterは通常どおり店舗を運営し続けました。ビジネスは、彼らが常にうまく機能していた戦略に固執すれば、それはうまく機能し続けるだろうと信じていました。言うまでもなく、彼らは間違っていました。 Netflixが文化的な現象であるのに対し、大ヒット作は長い間消えていました。

これは、市場の新しい現実に適応するよりも現状を優先するビジネスの一例にすぎません。そして、資産運用業界は、この現状の偏見から免れることはできません。生産施設がブロックバスターと同じ罠に陥る可能性のある方法はたくさんあります。

たとえば、ダウンタイムを考えてみましょう。計画されているものと計画されていないものの両方で、施設のダウンタイムの量を確認し、それが制御されているか、必要な悪であると自分に言い聞かせるのは簡単です。結局のところ、これはあなたがいつもやってきた方法であり、これまでのところうまくいっています。

しかし、不要なダウンタイムを特定して削減する方法があったとしたらどうでしょうか。ダウンタイムが少ないということは、コストの削減、労働効率の向上、バックログの削減、資産の信頼性の向上を意味します。ペンと紙からメンテナンスソフトウェアに切り替えることは、これらの利点を実現する1つの方法です。過去に機能していたペンと紙のシステムを使い続けたくなるかもしれませんが、この通常のビジネスアプローチは長期的にはあなたを傷つける可能性があります。言い換えれば、メンテナンスを大ヒット作の邪魔にしないでください。

しかし、メンテナンスソフトウェアは、ペンと紙よりもダウンタイムが少ないと言っても、それは真実ではありません。そのため、2つの保守計画方法を相互に比較して、どちらが上位にあるかを確認しました。

ペンと紙の施設とメンテナンスソフトウェアを備えた施設のダウンタイムの測定

フェイスオフ＃1：作業指示書が作成されます

ペンと紙で何が起こるか：技術者、オペレーター、またはマネージャーは、予防保守のためであろうと計画外の故障のためであろうと、手作業で紙の作業指示書に記入します。その後、作業指示書はオフィスに配送され、緊急時に技術者に提出または持ち込まれます。保守チームの外部から作業指示が来ている場合は、ソフトウェアの作業要求ポータルを使用して要求を送信できます。リクエストはCMMSを介してメンテナンスチームに転送されます。

メンテナンスソフトウェアの場合：計画外の修理の作業指示は、モバイルCMMSソフトウェアを介してリモートで行われるため、要求を配信するのに時間をかける必要はありません。予防保守の場合、作業指示は保守ソフトウェアを介して自動的にトリガーされます。 PMのすべてのインスタンスの新しい作業指示書の記入に時間を費やすことはありません。

勝者：メンテナンスソフトウェア。 CMMSなどのソフトウェアは、モバイル機能を使用して作業指示書の作成と送信にかかる時間を短縮できます。作業指示書の記入と送信に費やす時間が少ないということは、ダウンタイムから資産の立ち上げと再稼働までのステップが少なくなることを意味します。作業指示ごとにプロセスを5〜10分短縮しても、毎年数百時間の追加生産を得ることができます。また、作業要求フォームに必須フィールドを設定できるようにするのにも役立ちます。これにより、適切な情報を確実に入手でき、リクエストを明確にするために時間を浪費することを回避できます。

フェイスオフ＃2：技術者に警告

ペンと紙で何が起こるか：作業指示が緊急の場合、または技術者が定期的にオフィスをチェックし、作業指示のスタックを分類して、どれに取り組むかを決定する場合、技術者を見つける必要があります。

メンテナンスソフトウェアで何が起こるか：技術者には作業指示が割り当てられ、モバイルメンテナンスアプリを介して職務について警告されます。技術者は、未処理の作業指示、優先度、およびステータスも確認できます。これにより、当て推量や書類のシャッフルが不要になります。

勝者：メンテナンスソフトウェア。 CMMSなどのデジタルプラットフォームを使用すると、作業指示が送信されてから技術者に警告が発せられるまでの時間が短縮されます。技術者はタスクにすばやくジャンプでき、ダウンタイムを削減できます。作業指示書のステータスを確認できるため、技術者は生産にとって最も重要な資産を確認または修復することもできます。修理はできるだけ早く行われ、資産の信頼性が向上します。

フェイスオフ＃3：技術者が仕事をレビューする

ペンと紙で何が起こるか：技術者は、資産、在庫室、オフィス、および同僚を何度か訪問して、タスクを評価し、部品の入手可能性を確認し、マニュアルにアクセスし、資産の修理履歴について話し合います。そうして初めて、技術者は資産に取り組むための戦略を立てることができます。

メンテナンスソフトウェアの内容：技術者は、メンテナンスソフトウェアのモバイルプラットフォームを介して、資産の作業指示、作業履歴、根本原因分析、および標準の障害コードを確認します。また、必要な部品の在庫レベルとともに、アプリからマニュアル、SOP、写真、その他の資料にアクセスできます。その後、実行可能な戦略を作成できます。

勝者：メンテナンスソフトウェア。これはこれまでのところ最も広い勝利のマージンです。施設内を何度も移動したり、部品が不足したり、情報を長時間検索したりすると、数日ではないにしても、最大で数時間のダウンタイムが発生する可能性があります。 CMMSのようなメンテナンスソフトウェアは、すべての資産情報を1つのリモートアクセス可能な場所にグループ化します。ソフトウェアは在庫レベルも示し、在庫が少なくなると自動的に在庫注文をトリガーするため、重要な部分がなくなることはありません。

過去に機能していたペンと紙のシステムを使い続けたくなるかもしれません。ただし、この通常のビジネスアプローチは、長期的にはあなたを傷つける可能性があります。言い換えれば、メンテナンスを大ヒット作の邪魔にしないでください。

フェイスオフ＃4：PMまたは修理が完了しました

ペンと紙で何が起こるか：技術者は、マニュアル、SOP、同僚との会話、および/またはメモリからの情報を使用して問題をトラブルシューティングします。技術者は、メモリまたは書面によるチェックリストからPMを完了することができます。その後、彼らは再びオフィスを訪れ、作業指示書を承認します。

メンテナンスソフトウェアの内容：技術者は、根本原因分析、標準の障害コード、および/または対応するチェックリストとマニュアルを使用して問題を修復します。これらはすべてデジタルプラットフォームからアクセスできます。 PMは、事前に決定されたチェックリストを使用して完了します。作業指示書はソフトウェアでサインオフおよびクローズされ、適切な使用法が通知されます。

勝者：メンテナンスソフトウェア。計画的なメンテナンスに関しては、2つの方法が首を絞めています。ただし、CMMSなどの保守ソフトウェアは、計画外のダウンタイムに対処する際に明確な優位性を備えています。ソフトウェアは、ペンと紙のトラブルシューティングよりもはるかに明確なソリューションへの道を技術者に提供します。ボーナスとして、作業指示書にサインオフし、アセットをできるだけ早く実行することは、ソフトウェアを使用するとはるかに高速になります。これらすべてにより、ダウンタイムが短縮されます。

フェイスオフ＃5：PMスケジュールが作成されます

ペンと紙で何が起こるか：PMタスクは、SOP、生産スケジュールのレビューに基づいて物理的なカレンダーに入れられ、過去のスケジュールと資産履歴を組み合わせて、機器を保守する頻度を決定します。

メンテナンスソフトウェアで何が起こるか：レポートは資産履歴とSOPに基づいて作成されます。次に、このデータを使用して予防保守のトリガーを決定し、ソフトウェアのカレンダーに追加します。生産スケジュールもカレンダーに追加され、スケジュールの作成時に考慮されます。

勝者：メンテナンスソフトウェア（まだパターンが表示されていますか？）。 CMMSのようなソフトウェアは、この段階で明らかに勝者です。紙のレポート、物理的なマニュアル、Excelスプレッドシートに基づいて最善の予防保守スケジュールを作成するには、かなりの時間、スキル、および運が必要です。メンテナンスソフトウェアは、このステップをより速く、より簡単に、より正確にします。ダウンタイムが最小限に抑えられ、資産の信頼性が向上します。

ダウンタイムを削減できるFiixモバイルCMMSのツール

QRコード

QRコードを使用すると、CMMSでアセットを簡単に見つけることができます。 QRコードはスキャン可能な画像であり、コンピューターによって解釈され、Webサイトや番号などの情報にリンクされます。 FiixのCMMSを使用すると、ユーザーは各アセットのQRコードを自動的に生成できます。これらのQRコードを印刷して機器に添付すると、モバイルデバイスのカメラでスキャンして、CMMSのアセットのプロファイルに直接リンクできます。

施設の資産にQRコードを添付すると、ダウンタイムをなくすことができます。機器、マニュアル、作業指示履歴、障害コードなどのすべての情報を1つのフォルダーにまとめることを考えてください。ここで、オフィスに足を運んだり、ファイルキャビネットを調べたりする代わりに、モバイルデバイスで1分以内にどこからでもそのフォルダにアクセスできると想像してみてください。これで、すべての資産に関する信頼できる情報をすぐに入手できるため、資産をより迅速にチェックまたは修復し、ダウンタイムを削減できます。

タスクグループ

FiixのモバイルCMMSのタスクグループは、標準化されたチェックリストとして機能します。一貫性と完全性を確保することにより、エラーを減らすのに役立ちます。また、同じ情報を複数回入力する必要もありません。タスクグループは、PM、インストール、修復、アップグレードなどに使用できます。これらのタスクグループを作業指示書または定期メンテナンスに添付できます。追加のタスクが追加された場合、各PMを個別に変更する必要はなく、タスクグループを変更するだけで済みます。

タスクグループは、ダウンタイムの削減に2つの効果があります。まず、資産を修復したりPMを実施したりするプロセスを構築するために、技術者が複数のソースから情報を収集する時間を節約できます。第二に、それらはタスクを完了するための実証済みの真のガイドを提供します。当て推量は必要ありません。つまり、メンテナンスが迅速になり、資産の信頼性が向上します。これらの利点により、ダウンタイムが短縮されます。

標準の障害コード

簡単に言うと、標準の障害コードは、資産が壊れた理由の非常に簡単な説明です。 Fiix CMMSでは、障害コードに、アセットの最も一般的な問題の問題、原因、および推奨されるアクションの詳細が示されています。技術者は、作業指示を完了する際に、事前に設定された障害コードを選択できます。これにより、問題の原因、根本的な原因、およびそれを修正するための最良の方法が説明されます。

障害コードを使用すると、メンテナンスの当て推量がなくなります。障害コードは、障害情報を追跡するための一貫したソリューションを提供します。このツールを使用すると、問題の報告と解決策の決定がはるかに簡単になります。障害コードを使用すると、トラブルシューティングが高速化され、永続的な問題が排除され、予防保守が改善され、信頼性が向上します。これは、技術者がPMや修理を行う方法に大きな影響を与える可能性のあるツールの1つであり、ダウンタイムを大幅に短縮する可能性があります。

自動レポート

FiixのCMMSスケジューリング機能を使用すると、ユーザーは定期的なメンテナンスレポートをスケジュールして、受信トレイに送信できます。たとえば、マネージャーは、特定の技術者によって実行された作業指示に関する週次、月次、または四半期ごとのレポートをスケジュールできます。レポートを組み合わせてより大きなデータセットにし、分析して、施設のメンテナンスプログラムの傾向とパターンを特定するために使用できます。

レポートをすばやく作成できるということは、スプレッドシートで数値を合計し、メトリックを解析する日々が行われることを意味します。データはCMMSによって計算されるため、はるかに正確になります。この情報は、予防保守を計画するときに、保守管理者がより賢明な決定を下すために使用できます。データに基づいた予防保守プログラムにより、資産の信頼性を大幅に向上させることができます。資産がより長く効率的に機能する場合、それは計画外の時間のかかる故障が少なくなり、ダウンタイムが少なくなることを意味します。

作業指示の優先順位付け

すべての作業指示が同じように作成されるわけではありません。作業指示の最も重要な違いの1つは、その即時性です。資産の予防保守が大幅に遅れたり、大規模な生産サイクルが予定されている機器の修理が必要になる場合があります。これらの作業指示は優先度が高いですが、施設が重要なタスクをペンと紙、ホワイトボード、またはExcelスプレッドシートと通信することに依存している場合、問題が発生する可能性があります。これが発生すると、ダウンタイムが発生します。

FiixのCMMSソフトウェアは、この問題に対する簡単な解決策を提供します。プラットフォームで作成された作業指示書は、優先度レベルでマークされ、時間に敏感であることに基づいてソートできます。技術者は、存在する、または割り当てられている作業指示の優先度を確認し、重要度ごとに取り組むことができます。このシンプルな機能により、最も必要なときに作業を行うことができるため、生産に影響を与えず、ダウンタイムを最小限に抑えることができます。

ダウンタイムの削減とデジタルトランスフォーメーションのメリットについて詳しく知りたい場合は、次の投稿をご覧ください。

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