作業指示のバックログを克服するための6つのステップの計画

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メンテナンスバックログが制御不能になったとき

国立公園局は、バックログに関して深刻な問題を抱えています。そして、それはすべての人に負担をかけます。

米国中の400を超える国立公園でのメンテナンスバックログのコストは、最近120億ドルで請求されました。これは、部門の運用予算よりも500％多くなります。また、バックログに対処するために65億ドルが確保されていますが、必要なものの半分をカバーすることはほとんどありません。

公園には、延期されたメンテナンスの傷があります。安全上の危険。使用できない機器。高価なインフラストラクチャは、何年も早くアップグレードする必要があります。

きれいではありません。メンテナンスバックログは多くありません。そのため、この記事では、作業指示のバックログを回避するためのヒントと、すでにメンテナンスのバックログがある場合にそれを減らす方法について説明します。

メンテナンスバックログとは何ですか？

メンテナンスバックログは、計画、承認、スケジュールされているが完了していないすべてのメンテナンス作業です。単に期日を過ぎた仕事ではありません。

あなたの家庭のやることリストのようにそれについて考えてください。あなたは先週の土曜日にガレージを掃除することを計画していましたが、それを手に入れることはできませんでした。また、来週末にクローゼットを整理することも計画しています。両方の雑用がバックログにあります。

メンテナンスバックログはどのように測定されますか？

メンテナンスバックログは、多くの場合、利用可能なリソースで作業を完了するのにかかる時間または週数で測定されます。また、バックログは緊急作業と計画された作業指示を区別しません。メンテナンスのスクラップはすべて計算に含まれます。

メンテナンスバックログが多すぎますか？

メンテナンスバックログがゼロになるのは健全ではありません。 Reliable Plantのこの記事によると、バックログが小さすぎると、商人や技術者を優先的に作業させるのが難しくなります。これは通常、計画外の修正作業の増加につながります。

その同じ記事は、約4週間の合計バックログを持つことを推奨しています。これには、2〜3週間の計画バックログ（計画されているが開始する準備ができていない作業）と1〜2週間のスケジュールされたバックログ（いつでも開始できる作業）が含まれます。

メンテナンスバックログを削減するための6つのステップ

未処理の作業指示書の長いリストは恐ろしいものですが、それをそのままにしておくことの結果は恐ろしいものです。これらは、バックログの山を削ぎ落とすための6つの試行錯誤された真の戦略です：

＃1：賛同を得る

メンテナンスを他のもの（生産など）よりも優先するという考えは、あまり人気がないかもしれません。ただし、バックログを処理するには、機器やリソースにアクセスすることが不可欠です。だからこそ、みんなの心を変えることが最初にすべきことです。

人々にあなたの計画に賛同してもらうことは、それが彼らにどのように役立つかを彼らに伝え、それを数字で裏付けることから始まります。たとえば、計画によって、短期的には制作チームの目標と割り当てが削減される場合があります。この作業が、今後数か月の資産パフォーマンスの向上（スクラップややり直しの減少）またはスタートアップのクリーン化を通じて、長期的に目標を達成するのに役立つことを示します。

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＃2：作業に優先順位を付ける

仕事に飛び込む前にやるべきことがたくさんあります。まず、タスクを優先度でランク付けします。未処理の作業指示に優先順位を付ける方法は、ビジネスとメンテナンスの目標によって異なりますが、最初に実行するタスクを選択する1つの方法は次のとおりです。

• まず、資産の重要度に基づいて優先順位を付けます。重要な資産に関する優れた作業は、リストの一番上に移動する必要があります。
• 重要なアセットの作業を遅らせることでフィルタリングします。 PMを4回逃した場合は、PMを1回逃したよりも緊急性が高いと考えられます。
• 残りの作業指示の長さと難易度を決定します。迅速に、またはダウンタイムを抑えて実行できる作業を最優先事項にする必要があります。

この便利なテンプレートでバックログを優先する

＃3：リソースを評価する

次のステップは、あなたとあなたのチームが仕事を成し遂げるために利用できるリソースを評価することです：

• あなたのチームには何人いますか？彼らはどのようなトレーニング、スキル、資格を持っていますか？技術者の能力によって、あなたが行うこと、それを行う順序、および所要時間が変わります。
• 作業指示のためのすべての部品、消耗品、および安全装置はありますか？そうでない場合、それらを取得するのにどのくらい時間がかかりますか？これにより、タイムラインが遅れる可能性があります。
• メンテナンスウィンドウの大きさはどれくらいですか？
• 技術者が指定された時間内に安全かつ適切に作業を行えるように、必要なすべての情報を持っていますか？

＃4：リスクの計画

作業指示のバックログに通常見られるリスクの高いジョブには、次の3種類があります。

• 大規模な再構築
• 時間のかかる複雑なプロジェクト
• チームがしばらくまたはまったく行っていない作業。

これらの作業指示書をメモしてください。それぞれに関連するリスクを分析し、それらを軽減する方法を見つけます。技術者に追加のトレーニングを提供し、より多くの技術者と労働時間を作業に費やし、適切なPPEが利用可能であることを確認することにより、リスクを軽減します。

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＃5効率と安全のための作業指示書を作成する→

優れた作業指示書を作成することで、技術者は未処理のメンテナンスを安全、効率的、適切にリストから外し、時間、スタッフ、予算を最大限に活用できます。これを可能にする作業指示書のいくつかの重要な領域があります：

• 明確で詳細なタスクリスト：明確で詳細で簡潔なタスクリストにより、混乱や無駄な時間を排除できます
• 必要な部品とPPEのリスト：部品表とそれらの部品の場所を含めると、ほとんどの作業がスピードアップします
• マニュアル、図、写真：これらのアイテムを技術者に事前に提供することで、アイテムの検索やトラブルシューティングに費やす時間を大幅に削減できます。
• 問題の詳細な説明と完了メモ：技術者に仕事のコンテキストを提供する追加情報は、技術者がミス、リスク、および無駄な時間を回避するのに役立ちます。

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＃6：すべてを追跡する

計画が実行されたら、進捗状況を測定することが重要です。これにより、新しい課題が発生して作業が完了したときに戦略を調整できます。また、組織全体で賛同を得るためのより多くのデータを提供します。

すべてを追跡するということは、チームの最新情報を入手し、割り当てたタスクにチームが取り組むのを支援することを意味します。彼らと頻繁にタッチポイントをスケジュールして質問します：

• 彼らが仕事に満足している場合
• 必要なリソースと機器がすべて揃っている場合
• どのプロセスが最も役立ち、どのプロセスを調整する必要があるか

メンテナンスバックログの原因とその防止方法

バックログを管理可能なサイズにまで削減することは、成果です。しかし、それはほんの始まりに過ぎません。次は、チームが再びコードレッドのステータスに到達しないようにすることです。バックログとの次の戦いのためのいくつかのアイデアは次のとおりです。

• 重複する作業指示を排除し、PMを微調整します： 重複する作業指示を取り除き、バックログを膨らませないようにします。 PMスケジュールを定期的に確認し、障害を検出する頻度に基づいて、スケジュールされたメンテナンスの頻度を調整します。障害がないということは、おそらくそれほど頻繁に行われない可能性があることを意味します
• 要求者と技術者の作業指示を標準化する： すべての作業指示に対して1つのテンプレートを作成します。作業指示書を作成または完了するときに必要な情報について、非常に具体的にしてください。これにより、作業のリクエストとレビューがより迅速になります。また、作業指示の傾向を追跡するのに役立つため、問題をより早く見つけてスケジュールを簡単に調整できます。
• 目標とプロセスを調整する： メンテナンスの期待について全員を同じページに集めます。たとえば、優先作業指示を定義し、「高優先」とはどういう意味ですか？全員が同じ言語を話していると、見逃される重要な作業指示が少なくなります。
• パーツとスタッフのスキルを綿密に追跡します： よく使われる部品のダッシュボードを保管して、在庫切れにならないようにします。メンテナンスチームのスキルのギャップを見つけて、それらの分野でのトレーニングを強化します。

3文で読んだものすべて

• 組織の事後対応型メンテナンスの文化を変える最善の方法は、バックログをすべての人の障害として捉え、ソリューションを調整し、すべての人をプロセスに参加させることです。
• より多くの時間計画を立てることは、より少ない時間を意味します。そのため、タスクに優先順位を付け、リスクを把握し、効率を最大化するための強力な作業指示を作成するようにしてください。
• PMを最適化し、作業指示書の傾向を追跡し、プロセス全体で標準化を推進して、バックログが組織で出現または再出現するのを防ぎます。

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