メーカー–あなたはあなたのお金がどこにあるか知っていますか？

最近、私は信頼できる従業員が事件を目撃しました。 、コントローラー、高額の6桁の金額で横領。この個人は、署名が偽造された校長からの「手紙」によって承認された会社の名前でクレジットカードを開くように手配しました。この横領を可能にした銀行やクレジットカード会社の責任に立ち入ることなく、私が伝えたいいくつかの教訓があります。うまくいけば、これにより、詐欺や盗難が生きており、おそらくあなたの会社では予想外の場所で繁栄しているという小規模メーカーの認識レベルが上がるでしょう。

横領の回避

私はまだ中小企業の経営者（ここでは従業員が25人未満の経営者と定義しています）に会っていません。 、彼らは皆、いくつかの帽子をかぶっているので、彼らがどれほど忙しいのか私に教えてくれませんでした。売り上げが落ち、現金が少なく、貸し手と売り手が支払いと情報を要求するドアをノックしているとき、圧力は私たちの多くが数字を管理する誰かに過度の依存を置く原因になります。しかし、これはあなたが最も脆弱なときです–あなたが「絶望的」であるとき、あなたがストレスを感じているとき、あなたがあなたの金融資産を保護するために他の誰かに依存しているとき。

だから、ここにあなたがどんなに時間に追われていてもあなたが考慮すべき8つのヒントがあります。注意を払い、適切な手順を実施することで、従業員の横領の犠牲者になることをなくすことはできませんが、軽減することができます。

ヒント＃1：銀行の明細書に注意してください

常に、常に、自分で銀行の明細書を見てください。異常や異常なアイテムを探し、見つかったら説明を求めてください。ペーパーレスでオンラインステートメントを処理する場合は、月に1回、またはさらに良い方法として、ステートメントレジスターを数日ごとに確認してください。しばらくこれを行った後、あなたのコントローラー/簿記係はあなたが見ていることを知り、彼らが不正直を念頭に置いている場合、彼らは二度考えます。 これを行うために費やした最大時間：10〜20分。

ヒント＃2：不要な権限に抵抗する

簿記係/管理者の権限を、会社の銀行口座でアクセス、実行、および承認できるものに制限します。彼らは銀行の明細書にアクセスできる必要がありますが、小切手に対する署名権限を持ってはなりません。 彼らは資金を送金したり、あなたに代わって署名したりする権限を持ってはなりません。

ヒント＃3：整理整頓

スケジュールに従って、週に1回、30日ごと、または実用的な場合はいつでも、請求書の支払いを整理するようにしてください。小切手が支払いのために提示されたら、請求書、購入証明書、書面による確認書などのサポート文書を添付するように要求します。そして、文書を見てください–何、理由、金額を確認してください。 1サイクルに支払う請求書の数に応じて、これを行うために費やした最大時間：15〜30分。

ヒント＃4：バックアップドキュメントが必要

小切手をスケジュール外に作成する必要がある場合は、バックアップを要求し、常に理由を尋ねてください。

ヒント＃5：署名された小切手を残さないでください

休暇に行くときは、署名された小切手を残さないでください。代わりに、あなたのより重要なベンダーのいくつかに連絡して、あなたが留守の間は支払いがないという事実について話し合ってください。小切手の必要性が最小限になるように、請求サイクルの間に休暇を計画します。緊急事態が発生した場合は、いつでも銀行に電話して電信送金を開始できます– ただし、事前に計画を立てて銀行に事前に手配してください 電話で電信送金を承認する機能があります。

ヒント＃6：サードパーティの銀行の承認を制限する

今日の最新の現金管理ツールには、ベンダー、ユーティリティ、請負業者などにオンラインで支払う機能が含まれています。この方法は、それを必要とするベンダーに限定することをお勧めします。時間を節約するために、会社の銀行口座から請求書を支払うことを第三者に許可すると、長期的には追加の人件費よりもはるかに多くの費用がかかる可能性があります。オンラインで請求書を支払うことを主張し、自分で支払いたくない場合、銀行の明細書には通常、オンラインでの支払いとは別に支払われる小切手が記載されているため、異常や異常なアイテムのアカウントに対する請求をもう一度確認してください。

ヒント＃7：身元調査の問題

簿記係またはコントローラーを徹底的にスクリーニングします。 身元調査の詳細の支払い 大雑把なものではなく、価格の違いは後で苦痛を避ける価値があります。私のクライアントのコントローラーは以前に横領し、有罪判決を受けましたが、身元調査で身元調査に表示されることはありませんでした。

ヒント＃8：給与会社を知る

給与小切手を発行する場合は、署名する必要があります。また、金額と時間が妥当であることを確認してください。 スタッフを知っていることを確認してください。給与小切手を使用する場合は、給与小切手に含まれるレポートをスキャンして、従業員ではない従業員を再度探します。また、給与会社が評判が良く、財政的に堅実であることを確認してください。覚えておいてください。未払いの給与税については、個人的に責任を負います。 また、許可されたファクシミリ署名を持っているのは給与会社だけであることを確認してください。ゴム製の署名スタンプはありません。

常識？はい、それでも私が上で言及した事件は、3年間にわたって起こりました。うまくいけば、あなたのほとんどは、これがあなたに起こらないように適切な手順を持っています。

覚えておいてください。正直な人はあなたが肩越しに見ていることに憤慨することはないので、そうしてください。

監視できる横領警告サインの詳細については、こちらをご覧ください。

4年間クライアントアドバイザーを務めてきたDougWatermanに感謝します。 CMTC、彼の専門知識に貢献してくれました。ダグは定期的に製造業者の財務問題を支援し、ソリューションの開発を支援しています。 CMTCに参加する前、ダグは22年間、家族経営の小規模企業に金融コンサルティングサービスを提供し、主要な商業銀行の商業貸し手でした。