メンテナンス保管室を整理および管理するためのベストプラクティス
この記事は、メンテナンスマネージャーおよびプランナーとして7年以上の経験を持つFiixのソリューションエンジニアであるJasonAfaraによって書かれました。
生産設備はプロのアスリートのようなものです。どちらも数百万ドルの価値があり、結果を出すための鍵です。
しかし、野球選手は短すぎるバットで打つことができませんでした。靴のサイズが間違っていた場合、ワイドレシーバーはタッチダウンを記録できませんでした。細部がすべての違いを生みます。メンテナンスでも同じです。
メンテナンス保管室から間違ったベアリングをつかむと、重要な機械の故障の原因となる可能性があります。小さな部品は、生産性と収益に大きな損失をもたらす可能性があります。
この記事では、在庫追跡と、メンテナンス保管室を編成してメンテナンスチームを編成するためのベストプラクティス、および運用全体をより効率的で費用効果が高く安全なものにするためのベストプラクティスについて詳しく説明します。
在庫管理の4つの秘訣
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目次
- 部品の取得
- スペアパーツと作業指示
- メンテナンス保管室の確保
- メンテナンス保管室の整理
- 在庫追跡の最適化
- 在庫追跡：メンテナンスチームの柱
この在庫管理テンプレートを使用して、部品を追跡および最適化します
スペアパーツのコストはすぐに加算される可能性があります。そのため、在庫に何を費やしているか、どのように費やしているかを理解することが重要です。
部品の注文
在庫購入プロセスをよりよく理解するために、自分自身とチームに尋ねることができるいくつかの質問があります。
この活動には2つの最終目標があります。 1つ目は、在庫支出を正確に追跡する方法を理解することです。これにより、予算との比較を常に把握できます。 2つ目は、プロセスを可能な限り効率的にすることです。
メンテナンス保管室から間違ったベアリングをつかむと、重要な機械の故障の原因となる可能性があります。小さな部品は、生産と収益に大きな損失をもたらす可能性があります。
このプロセスの一部が壊れた場合、生産性はすべての人にとって損なわれます。たとえば、部品の購入者が少しずつ購入するたびに承認を得る必要がある場合、全員の時間がかかります。リスクを軽減しながら、信頼、自律性、効率性を生み出す承認のしきい値を見つけることが重要です。支出の危険信号をいつでも監視し、必要に応じてさらに深く掘り下げることができます。
ベンダーとの協力
メンテナンス保管室を提供しているベンダーとの関係を最大限に活用するために、自分自身とチームに尋ねるのに役立つ質問がいくつかあります。
ベンダーとの良好な関係を持つことは、在庫管理プログラムを成功または失敗させる可能性があります。あなたがなりたい最後のポジションは、ベンダーが時間通りに支払われないために重要な部品が配達されるのを待つ間、生産を遅らせることです。支払いプロセスのすべての要素を理解し、未払いの請求書を頻繁に確認することは、ベンダーに期待を伝え、部品が時間どおりに配達されるようにするために重要です。
部品の受け取り
在庫の配送を調整する際に考慮すべき可動部分はたくさんあります。私はベアリングやモーターについて話しているだけではありません。このプロセスを問題なく進めるのに役立ついくつかの質問があります：
メンテナンス保管室には24時間年中無休でスタッフがいますか？そうでない場合、部品は営業時間外にどこに保管され、どのようにアクセスできますか？
ベンダーが出荷する建物内の指定された場所はありますか？
チームは半順序を受け入れますか？
在庫システムに入力する前に、各部品を確認する必要がありますか？
受信プロセスはどのように見えますか？単一のシステムで追跡されていますか、それとも複数のシステムで追跡されていますか？これらのシステムは相互に同期していますか？
その最後の質問は特に重要です。回線がダウンして急いで修正する場合は、在庫レコードが正しく、部品が正常に機能していることを確認する必要があります。
数百（または数千）の作業指示書を処理します。それらのほとんどには、少なくとも1つのスペアパーツが取り付けられています。これは追跡することがたくさんあり、あなたとあなたのチームにとって簡単に頭痛の種になる可能性があります。幸い、それを防ぐために実行できる対策がいくつかあります。
作業指示書への部品の発行
これらの2つの質問は、部品が作業指示書で使用されているときに役立ちます。
- チームの誰が部品を作業指示書に追加する責任がありますか？
- トラブルシューティングの唯一の手段として、部品の変更を防ぐために、作業指示書の部品の使用状況をどのように監視していますか？
作業指示書で部品を発行すると、すぐに作業指示書にコストが追加されます。コストが正確に追跡されるようにすることで、リーダーシップチームは、すべてのメンテナンスアクティビティ全体のコストを監視し、確かなデータを使用して意思決定を行うことができます（新しい機器を購入するか、別の技術者を雇うかなど）。
このプロセスを設定する方法はあなた次第です。一部のサイトでは、技術者が作業指示に部品を追加できますが、他のサイトでは、保守保管室の従業員のみがこれを行うことができます。
PM用のステージングパーツ
予防保守作業指示書は、事後対応作業指示書とはまったく異なる獣である可能性があるため、独自のセクションに値します。定期メンテナンスのための部品の使用を計画する際に役立つ質問がいくつかあります。
- 次のPMに必要な予防保守キット用の指定された場所が保守保管室にありますか？
- これらのキットをまとめるのは誰の責任ですか？
キッティングは通常、すべての部品がメンテナンスチームの今後の作業に備えていることを確認するために使用される方法です。これらの部品を別にしておくと、成功するようにメンテナンスチームを設定することができます。
完璧な予防保守チェックリストを作成する方法を学ぶ
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人々は物を盗みます。他の人は善意を持っていますが、ノウハウを欠いています。それらは人生のいくつかの不幸な事実です。メンテナンス保管室はそれらの影響を受けません。そのため、在庫領域を確保することが最優先事項である必要があります。
倉庫へのアクセス
おそらく、メンテナンス保管室の部品は合計で数千ドルまたは数百万ドルになります。在庫エリアへのアクセスを制限することで、盗難や誤用のリスクを抑え、部品のコストを下げるのに大いに役立ちます。
倉庫を確保する際に考慮すべき点がいくつかあります。
- 誰が倉庫にアクセスできますか？通常、保守チームと生産監督者がアクセスできますが、追跡され、責任が理解されている限り、これらの役割以外にアクセスを拡張できます。
- 倉庫へのアクセスを制限するためにどのデバイスを使用していますか？
- ストックルームにカメラはありますか？それらのカメラはどのように配置されていますか？
メンテナンス保管室を確保するための最も一般的な方法の1つは、特定の人だけがショップにアクセスできるようにするキーパスシステムを実装することです。パーツルームが十分に大きい場合は、セクションに分割して、各エリアのアクセスレベルを変えることができます。これにより、盗難が防止され、バッテリーなど、他の部門の人々が一般的に使用する部品や消耗品の支払いに煩わされることがなくなります。
在庫室への入り口にカメラを向けることで、部品が紛失したり、作業指示書に記載されていなかったりした場合に、部品がいつ使用されたかを調査できます。これは、緊急事態のためにチームメンバーが部品の記録を忘れた場合でも、在庫支出を追跡するのに役立ちます。
ベンダーとの良好な関係を持つことは、在庫管理プログラムを成功または失敗させる可能性があります。あなたがなりたい最後のポジションは、ベンダーが時間通りに支払われないために重要な部品が配達されるのを待つ間、生産を遅らせることです。
各施設は、メンテナンス保管室を異なる方法で編成します。パーツにアクセスしやすく、見つけやすく、摩耗や破損から安全である限り、間違いはありません。スペースを整理する方法は数十ありますが、以下に2つの一般的な方法の概要を示します。
アセットごとのパーツの整理
この方法では、スペアパーツを使用するアセットごとに配置します。この戦略には、次のようないくつかの重要な利点があります。
- 計画的なメンテナンスのための部品を簡単に入手できるようにする
- 大規模な再構築用のキットの組み立て
- 緊急メンテナンスが発生したときに資産に適した部品を見つける
アセットタイプごとにパーツを保存することには、1つの大きな潜在的な欠点があります。それは複製です。同じサイズのベアリングを複数の機器に使用する場合は、複数の場所に保管する必要があり、追加のコストが発生し、より多くの保管スペースが必要になります。
タイプ別のパーツの整理
この方法では、部品のタイプごとに在庫を整理します。すべてのベアリングが一緒になり、すべてのポンプが同じ場所に配置されます。この方法には、次のようないくつかの利点があります。
- 1つのパーツが不足していて、短期的な解決策が必要な場合のトラブルシューティングに適しています
- かなりのコストがかかるモーター、ギアボックス、可変周波数ドライブ、およびその他の部品の数を確認できます
- ベアリングにほこりや破片が入らないようにするベアリングキャビネットなど、同じ部品用に構築されたストレージユニットを見つける。
いくつかの制限もあります。急いでいて、物置にある数十個のベアリングのうち、非常に特殊なタイプのベアリングを使用する必要がある場合は、間違ったベアリングを簡単につかむことができます。この間違いは、修理時間とダウンタイムの増加につながる可能性があります。ストレージコンテナにQRコードまたはバーコードを付けると、このリスクを軽減できます。
スペアパーツを整理する際に考慮すべきその他の事項
メンテナンス保管室を整理するときに役立つ、さらにいくつかの質問があります。
- 部品室でのラックに必要な耐荷重はどれくらいですか？
- 重要な部品はどれですか。また、保管方法は異なりますか？
- 部品は高い位置に保管されますか？もしそうなら、それらを取得するための安全なプロセスはありますか？
- 特定の部品は熱に敏感ですか？それらの部品はどのように保管されますか？
- ベンダーが管理するシステムを使用して、小さな部品（ボルト、ヒューズなど）を追跡していますか？
- 必要な最低在庫量はいくらですか？必要な最大値はいくつですか？
- 部品の標準的なメーカーやモデルはありますか（たとえば、すべてのコントロールは特定のベンダーのものです）？
おそらく、メンテナンス保管室の部品は合計で数千ドルまたは数百万ドルになります。在庫エリアへのアクセスを制限することで、盗難や誤用のリスクを抑え、部品のコストを下げるのに大いに役立ちます。
在庫に関するデータ主導の意思決定は、メンテナンス保管室から価値の最後のすべてを搾り取るのに役立つだけでなく、より健康的な資産とすべての人の頭痛の種を減らすことにつながります。それは約束することはたくさんありますが、そこに到達するための適切なプロセスを導入するには多くの作業が必要です。
重要なスペア
重要なスペアを把握することは、資産の重要度分析を行うことと同じくらい重要です。在庫の購入、整理、維持に役立ち、機器の故障が悪夢のような割合に達するのを防ぎます。
重要なスペアパーツの決定は、施設の重要な資産を理解することから始まります。これにより、その機器をできるだけ長く稼働させるためにどの部品が重要であるかがわかります。これは、すべての情報を確実に取得するために、これらの機器に最も精通している保守担当者からの入力を必要とする演習です。
サイクルカウント
在庫サイクルカウントを頻繁に行うことで、メンテナンススケジュールとメンテナンス予算をより細かく制御できます。これにより、記録が正確になり、重要なスペアが不足したり、高価な部品に過剰に費やしたりすることがなくなります。定期的なサイクルカウントを完了すると、それに関連するかなりのコストがかかる反応的な行動も軽減されます。
ソフトウェアを使用して部品を追跡している場合は、サイクルカウントを行うことが特に重要です。システム内の情報が実際の部品数と一致していることを確認することは、財務チームを支援し、スケジュールされたタスクで保守チームをサポートします。
サイクルカウントプログラムを強化するときは、次の質問を自問してください。
- サイクルカウントはどのくらいの頻度で発生しますか？
- サイクルカウントが発生した場合、部品の使用をどのように制限しますか？
- 誰がサイクルカウントを行いますか？カウントが正確であることを誰がスポットチェックしますか？
レポート
四半期ごとまたは月ごとに在庫額を報告することで、メンテナンスリーダーとして、メンテナンス保管室で何が起こっているかについての洞察が得られます。
在庫レポートを作成するときは、次の質問を自問してください。
- レポートはどのくらいの頻度で実行されますか？
- レポートにはどのような情報が表示されますか？
- レポートには、すべての部品が表示されますか、それとも最も高価な部品（上位50個など）の一部のみが表示されますか？
- レポートには、2つの日付間の在庫の変化が表示されますか？
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在庫追跡：卓越したメンテナンスの柱
在庫の管理と追跡は、メンテナンスチームにとって重要な柱です。メンテナンス保管室の改善に深く踏み込むと、成功へと導く5つのポイントがあります。
- 部品の受け取りと注文のプロセスがあります
- 休暇、病気、その他のスタッフ不足のために埋め戻すことができる人を用意します
- レポートを頻繁に実行して、在庫室の部品の価値について一般的な考えを持ってください
- メンテナンス保管室を整理する方法を慎重に計画し、チームの複数の人にアイデアを求めます
- 在庫管理の長所と短所を常に探し、すべての領域の改善に取り組みます
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