CMMS成功のエキスパートガイド：Jeff O'Brien氏が語る実証済み導入戦略

CMMS導入は一部の人にとって恐怖のテーマです。自組織でCMMS採用が失敗することを誰も考えたくないからです。Jeff O'Brien氏はほぼ10年間、メンテナンスチームがFiixを施設で成功裏にロールアウトするのを支援し、最近Rooted in ReliabilityポッドキャストでホストJames Kovacevic氏と導入関連のすべてについて語りました。

エピソードでは、導入成功の定義、スムーズな導入の5ステップ、優良データがCMMSソリューションセットアップで最重要側面の一つである理由、組織の誰が導入プロセスに関与すべきか、導入ジャーニーでヒットすべきマイルストーンについて議論しています。

ポッドキャストエピソードはこちらで聴取可能（Accendio ReliabilityウェブサイトとPodBeanでも公開）。以下にトランスクリプトを掲載。今後もFiixエキスパートの登場にご期待ください。

CMMS導入についてさらに学ぶ：

• CMMS導入を成功させるワークカルチャーの構築
• 成功するCMMS導入の3ステップ
• 計画外メンテナンス：必要悪か、回避可能な不便か？
• モバイルメンテナンス：単なる業界トレンド以上（ポッドキャスト）
• Jeff O'Brien氏執筆の全記事

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エピソード・トランスクリプト

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James Kovacevic: Jeff O'Brien氏をポッドキャストにお迎えでき光栄です。ようこそ、Jeff。

Jeff O’Brien: どうもJames。招いてくれてありがとう。

JK: さて、Jeff、あなたはポッドキャストの新しいゲストです。自己紹介として、あなたはFiix Softwareのプロフェッショナルサービス担当シニアディレクターです。

JO: その通りです。

JK: あなたはCMMS導入コンサルタントのチームを管理し、顧客が自施設でFiixを成功裏に導入・ローンチするのを支援しています。また100以上の業界記事とe-bookを執筆し、その多くがFiixで公開されています。Fiix入社前はASMLで装置エンジニアでした。略歴で漏れていることがあれば補足してください。

JO: それがすべてだと思います。非常に良い紹介です。おっしゃる通り、導入コンサルタントチームとテックサポートチームも管理しています。だからゴーライブ後のテックサポート課題もたくさん目にします。

JK: なるほど。テックサポートチームの管理は、導入で何がより良くできたか、または導入戦略をどう修正すべきかを特定する良い機会にもなりますね。

JO: まさにその通り。

JK: では、CMMS導入にどれくらい関わってこられましたか？

JO: CMMSアプリケーション導入に関わったのは2010年のFiix入社以来ですが、ASMLでの装置エンジニア時代にCMMSアプリケーションへの多くの曝露がありました。世界中の様々な施設で勤務：ドイツのAMD、Infineonなど、SD、マイクロ等多数の施設で、様々なバージョンの多種多様なCMMSアプリケーションを使用し、長年にわたり多くの触れ合いがありました。

JK: 素晴らしい。そして、おそらく最高ではない導入を過去に経験した人物こそ、導入支援に最適ですよね。

JO: まさに。それぞれのアプリケーション、コンセプトはすべて同じ類いですが、提供方法と使いやすさは常に異なります。長年にわたり非常にチャレンジングなアプリケーションも経験しました。

JK: はい、それらの名はポッドキャストでは伏せましょう。いくつもありますから。

JO: 承知しました。

JK: さて、CMMS導入とは何ですか？ ソフトウェアを買ってスイッチオンすれば動くわけではないですよね？

JO: まさにそうではありません。CMMS導入とは、CMMSソフトウェアを組織構造のワークフロー、または個人エンドユーザーのワークフローに統合することです。基本的に、組織のユースケースに合わせてCMMSを完全に設定・運用可能にし、すべての主要ユーザーを適切にトレーニングすることです。決してシンプルなプラグアンドプレイではありません。

JK: そこが重要なポイントです。ワークフローへの統合等に言及されました。メンテナンス・信頼性プロフェッショナルには自明でも、一部の人々はCMMSをダウンロード・インストールすれば即戦力と誤解しがち。決してそうではありません。

JO: 絶対に違います。時間が経つにつれて負担になり、組織の人々が使わなくなります。システムからベネフィットを得られません。技術者でもマネージャーでもプランナーでもスーパーバイザーでも部品担当でも、「私にとってのメリットは？」と常に考えます。日常業務を楽にするようアプリケーションが正しく設定・導入されていなければ、使うのをやめ、組織で成功しません。

JK: まったくその通り。正しいデータが入らなければ、正しいレポートが得られず、組織のための正しい変革を推進できません。

JO: その通り。

JK: Jeff、成功するCMMS導入をどう定義しますか？ マスターデータが正しく入っているだけ？ 真の成功とは？

JO: 私にとって成功にはレベルがあります。しかし究極の成功導入は、組織が新システムの価値を最大化している状態です。つまり、システムが組織ユースケースに正しく設定されている。PMが期限通りトリガーされ、コストが正しい親資産に集約され、ストアルームの在庫が可視化されている等。第二に、CMMSを使うべき全員が日常的にCMMSを使っている。技術者が修理を記録し、プランナーが週間スケジュールを準備し、ラインマネージャーが作業依頼をログする等。そして第三に、実在する正確なデータがCMMSから引き出せ、KPIとレポートを形成し、そのデータでトレンド特定、修理か交換かといった意思決定ができる。これが私にとって真に成功した導入です。

JK: 完璧。システムを使い、データを集め、そのデータで組織内の意思決定を推進する。それが真の成功ですね。

JO: まさに。

JK: 他の形の成功も見られましたか？

JO: はい、前述の通りレベルは様々ですが、私にとってそれが究極です。しかし、ゼロから、ペンと紙から来た組織では、システムがなく、作業指示書と作業依頼を管理するだけでも、ある程度成功です。もちろんそこから成長余地は大いにありますが、アプリケーションとしては一定の成功です。数年前、可哀想なメンテナンスマネージャーがあらゆる角度からの依頼に悩まされていた組織を見ました。付箋、テキストメッセージ、机上の紙、机横ホワイトボードのリマインダー…多くが漏れ落ちていました。CMMS導入でそのプロセスを自動化。依頼が単一チャネルを通り、優先順位付け可能になり、何も漏れなくなりました。こうした極めてシンプルな活用でも、私にとってはある程度成功した導入につながります。

JK: 素晴らしい。組織によって成功レベルは変わります。だが我々がやっているのは、ビジネスプロセスの改善、効率化、そして最終的にデータを使った意思決定推進です。では、組織がその成功導入を達成するために見られたステップは？

JO: では。CMMS必要性を認識した後、CMMS導入を成功させる5ステップを特定しました。第一に、経営層のサポートを得ること。CMMS立ち上げには時間とリソースが必要。経営層が完全にオンボードでない多くの導入プロジェクトを見ました。リソース提供に消極的で、結果としてCMMS導入が計画通り進みません。経営層サポートを獲得すれば、予算とリソースが確保され、CMMS成功導入につながります。

第二ステップ：プロジェクト専任リソースをアサインすること。前述の通り、スイッチオンで即完了ではありません。組織側からプロジェクトを支援する誰かが必要です。ベンダー側とクライアント側双方のリソースがプロジェクトに関与すれば、CMMSプロジェクトの成功確率は高まります。我々は常にクライアントに「我々はCMMSを知っている。あなたの設備は知らない」と伝えます。昨年リモート導入した案件で、クライアントが他の責任でプロジェクトに時間を割けず、毎セッションが復習のようになり、同じことを繰り返し、約9ヶ月後に専任リソースが必要と合意、専任リソース確保後1週間足らずで完了しました。

第三ステップ：効果的なプロジェクト計画。「計画しなければ、失敗する計画になる」の古訓を忘れずに。組織は詳細なプロジェクト計画を策定し、何も漏れないようにする必要があります。ニーズ分析実施、現状のペインポイントと新ソフトウェアでの解決策特定、システム利用者特定、スコープ定義と管理、初期データ収集からゴーライブ後6ヶ月または1年までのスケジュール構築：そのレビューはどうあるべきか？ 我々の最も詳細な導入計画は約96ライン項目です。

第四ステップ：そのプロジェクト計画の効果的実行。計画を経て、体系的・方法論的に実行するのみ。チームを変化に備えさせ、データ収集、データクレンジング、システム設定、エンドユーザー結合、システムゴーライブ。ゴーライブサポートが鍵。その後プロジェクト終了時に導入レビュー。

第五ステップ：継続的改善。私にとってCMMSは常に進化します。CMMSを導入して止まる意味はありません。将来的に更多くの機能を働き方に取り込めます。前述の通り、作業指示書システムから始め、後で在庫とPMを追加できます。ユーザーを増やせます。例えばマシンオペレーターを追加し、日次点検を追跡可能に。ベンダーが新機能をリリースしたら、どう働き方に取り込むか？

最後に、CMMS自体が資産情報のデータベースです。その情報をどう働き方変更に活用し、どうPMを修正・洗練させるか？ 例えば前職では、信頼性と可用性データを見て、PMサイクルを7日から8日に変更。可用性への影響なしで施設全体で数百万ドル節約。そんな機会を見つけ、システムを洗練させ、より多くを引き出すことです。

JK: 素晴らしい。CMMS導入の5ステップ。経営層サポート、適切なプロジェクト計画、リターン理解、ゴーライブ時とゴーライブ後のサポート方法。通常組織が1、2個欠落させる重要ポイントです。ゴーライブ時に1セットのトレーニングを1〜2ヶ月前に実施し、フォローアップやコーチングがないケースをよく見ます。結果、誰も正しいやり方を知らず、等々。この5つのシンプルなステップ、とても良いです。

では、ユーザーがCMMS導入前にビジネスプロセスを理解することはどれほど重要ですか？

JO: 絶対的に重要です。プロセスを文書化しておくことは、何も漏れないことを保証する上で非常に重要です。しかし、メンテナンスプロセスは場所を問わず非常に似ています。

すべて同じ類いのものです。オペレーターが機械問題を報告、プランナーやスーパーバイザーがレビューまたは技術者へ作業割当、技術者が作業完了、在庫担当が棚に部品を確保。すべて非常に類似したプロセスです。多くの市販CMMSアプリケーションはベストプラクティスを基に設計されているため、システム採用が実際に働き方を助け、プロセスを改善することさえあります。

実際の例を挙げましょう。数ヶ月前の導入案件で、現場の連中が部品必要なとき、Microsoft Wordでフォーム記入、PDF化、45分後にメールでストアルームへ送信。その後ストアルームへ歩いて行き、部品があるか、今準備できているか確認。もちろん準備できてなければ発注し、作業完了できません。CMMS導入で、今では作業指示書完了時に部品在庫を確認できるようになりました。

計画部品として作業指示書に追加すれば、ストアへ自動メールで部品必要通知。在庫があるかわかれば自動的にストアへオーダー。取りに行けば待機しています。

JK: 素晴らしい。技術者のWord入力、PDF化、メール、歩いて確認、実はない、という非付加価値時間を大幅削減。

JO: まさに。

JK: CMMSの標準ワークフロー採用で、それらを大幅削減できたわけです。

JO: その通り。

JK: では、導入前に理解・検討すべき重要な設定項目は？

JO: これはCMMSがオンプレミスかクラウドベースかによります。オンプレミスならハードウェア設定、インストール、ポート開放、ファイアウォール開放等、私は詳しくない領域が大量にあります。IT専門知識が必要。クラウドベースCMMSならハードウェア設定不要。インターネットでサインアップすれば60秒で準備完了。クラウドベースCMMSはシステム設定よりデータ設定寄り。事前設定作業は非常に少ない。例えば、我々の導入プロジェクト開始時、コンサルタントが通常数日かけてプロセス、データ標準化、資産命名、メータータイプ、カスタムワークフロー等を理解し、CMMSをそれに合わせて設定。これは通常1〜2日で完了します。

JK: 素晴らしい。資産の命名、番号付け、スペアパーツの命名・番号付け、メータータイプ、読み取り方法等、CMMS設定に不可欠なポイントです。ユーザーと権限レベル、ユーザーグループも考慮必要。プランナーはこの部分アクセス可、あの部分不可、あるいは「閲覧」のみ「編集」不可等。これらはCMMS設計・設定時の極めて重要な前提事項です。

JO: その通り。多くのクラウドベースCMMSアプリケーションはそれら設定をプリコンフィグ済み、または良いデフォルトを持っています。必要なものの95%はシステムにプリコンフィグ済み。わずかな調整で正確な要件に合わせられます。

JK: 設定の話で資産の命名・番号付けに触れられました。データ品質と、資材、資産階層、PM等をCMMS内でセットアップすることの重要性は？

JO: データ品質は非常に、非常に重要です。質の悪いデータは長期的に問題を引き起こすだけです。資産ラベリングが不適切や階層設定が悪ければ、CMMSでそれら資産を探すのが難しくなります。在庫データがズレていれば、現場の人間が棚にある部品をベンダーから発注することになります。欠品も増えます。PMでは、間違ったタスクグループと間違ったPMが、間違った設備に間違った作業をさせる原因になります。 例を挙げます。2年前、12サイトをFiixへ移行したクライアントと仕事をしました。同一設備が各サイトにありました。データ移行時、あるサイトが同等資産で全く異なるPMとタスクを実施していたことが判明。結果、そのサイトの機械は非常に悪い状態でした。データを最初から正しくすれば、一度きりで済みます。

JK: まったくです。資産を3度4度歩いて確認する時間とリソースを費やす必要がなくなります。マテリアルマスタデータの重複排除も不要。多くの組織でストアルームに入ると、同一ベアリングが3つの異なるビンに3つの異なる場所で置かれています。誰かが違う名前をつけた、ハイフンを入れた、入れなかった等の理由で。最初から正しくセットアップすれば、長期的に膨大な工数と労力を節約できます。

JO: まさに。

JK: CMMS導入に必要なことを理解した今、導入チームに誰を入れるべきか？ メンテナンスプランナーの片手間か、フルクロスファンクショナルチームか？

JO: 導入はITリーダー、導入チーム、ベンダー、システムチャンピオンの間の共有プロセスです。間違いなくクロスファンクショナルチームです。長期的に組織内の多数の個人に影響を与えます。メンテナンス、信頼性、安全、部品・在庫購買、IT、運用。中小企業なら、それら全チームから代表者を導入プロジェクトに入れるのは現実的ではありません。

我々が推奨するのは、システムチャンピオンを特定することです。そのプロジェクトをオーナーシップする従業員です。 これらチャンピオンは各チームの働き方に精通し、プロセス、ワークロード等を理解しています。プランナー、スーパーバイザー、またはチームの優秀な技術者のいずれかであり、必要に応じて各グループから代表者を招集できます。部品・在庫の助けが必要なら、それら担当者から回答を得ます。しかし大規模組織なら、十分な規模でクロスファンクショナルチームを編成し、全員をプロセスに巻き込めます。より複雑なシステムとプロセスを持つ傾向があります。

全チームから代表者を入れることで、何も漏れず、組織がアプリケーションに早くキャッチアップできます。ゴーライブ後、彼らが専門知識を持ち、各グループへ支援可能になります。

JK: クロスファンクショナルチームは、サイト/組織規模、含めたい機能/機能性によって大きく変わります。故障コーディングや障害コーディングを含めるか。含めるならどう構築するか、誰がリストをオーナーとするか等々。

JO: その通り。

JK: 完璧。クロスファンクショナルチームが検討するもう一つは、レポート定義と導入時の構築です。CMMSのアウトプットを事前に定義することはどれほど重要ですか？

JO: James、一点重要なことを指摘させてください。80年代、90年代、2000年代、CMMSから情報を得る唯一の方法はレポートでした。レポートはデータを得る一種の方法でした。クエリを構築、データをシート上で整理、そのレポートを印刷して閲覧。しかし2018年にはシステムからデータを得る多様な方法があります。今日のCMMSソフトウェアでは、レポートを含め、リストビュー、動的フィルタリング、カスタマイズ可能ダッシュボード等、多様な方法でシステムから情報を引き出せます。レポートを実行しなくても、システム上でライブデータを得られるのです。そうはいっても、答えはイエス。導入プロセス早期に、どのレポート、リスト、KPI、メトリクスが必要かを理解することは間違いなく重要。なぜなら、そのデータを提供できるCMMSアプリケーションを選定する必要があるからです。既存CMMSからの移行組織なら、新CMMSで再現したいレポートスイートを持っています。しかし全くCMMSを知らない組織なら、最初から正確に何が必要かわからないかもしれません。時間をかけてレポート要件を把握していくことになります。しかし今日の多くのアプリケーションには缶詰レポートが付属。これらは箱から出してすぐ使え、おそらく必要なものの90%をカバーします。アプリケーションにはレポートビルダーや、サードパーティレポートビルダー連携もあります。おそらく必要なものは得られますが、本当に有用なレポートはわずか一握りです。我々が通常推奨するのは、計画保全率、平均故障間隔（MTBF）、平均修理時間（MTTR）、スケジュール遵守率です。

JK: 素晴らしい。新しいCMMSの多くはレポートエンジン内蔵、リアルタイムデータストリーミングダッシュボード搭載。必要なデータ/情報とその活用を理解することは必要ですが、導入時にそれらレポートを構築しなければならないという焦点は薄れています。

では、新CMMS導入に必要な主要マイルストーンは？

JO: では、5つの主要マイルストーンを特定しました。第一は計画とディスカバリー。これはCMMS目標理解と基本的にプロジェクト計画策定についてです。ビジネスプロセス理解、データ標準定義、一貫性あるデータ計画、トレーニング計画等。第二マイルストーンは設定とセットアップ。CMMSを技術的に運用可能にし、ユースケースとビジネス要件に合わせてカスタマイズ。第三マイルストーンはトレーニング。トレーニングは、従業員がソフトウェアを最大限活用するための適切なスキルと知識を持つための鍵です。ユーザー定着を高め、正しい使い方を保証し、長期的コミットメントを増やします。アドバイス：トレーニングをケチらず、最初から正しくやること。そうでなければチームが貴重な試行錯誤でシステムを学ぶことになり、それは会社の時間です。
第四マイルストーンはゴーライブ。システム設定完了、トレーニング完了で、新システムでゴーライブ。既存システム利用組織はデータ移行期間中、両システム不可用のブラックアウト期間が必要かもしれませんが、新規組織なら単純にCMMSでゴーライブできます。

第五マイルストーンはレビューとクローズアウト。このステップで、元の要件がすべて満たされたか確認、必要なマイナー修正を実施。PMの微調整、KPIやレポートの修正等、通常は非常に軽微。

JK: 素晴らしい。5つのシンプルなステップ。トレーニングの重要性強調が特に良い。システムを適切に使うことの重要性を突きつけ、みんながいかに簡単か理解すれば、抵抗も減り、使われないことも防げる。非常に良い。

議論したすべてを踏まえ、新CMMS導入で成功する最大の差別化要因は何だと思いますか？

JO: あらゆるソフトウェアアプリケーション導入は組織にとって困難なタスクであり、CMMS導入も例外ではありません。多くの組織がCMMS導入プロジェクトを適切に計画できていません。成功と失敗の最大の差は、その計画を持つこと、すなわち「計画しなければ、失敗する計画になる」だと思います。

JK: 素晴らしい。リソース、タイムライン、データ収集、データレビュー、システム設定、トレーニング、それらすべてを特定した完全な計画を持つこと。それが最大の差別化要因です。

JO: まさに。初期データ収集からゴーライブサポートまで、すべてを紙に書き出す。適切なプロジェクト計画が後々の手戻りと混乱を排除します。

JK: 素晴らしい。魔法の杖があれば、みんなが計画を持つことを変えたいですか？ それとも別のことを変えますか？

JO: では。私が変えたい唯一のことは、CMMSアプリケーションに対する従業員の認識です。1965年から存在しています。評判は必ずしも最高ではありません。CMMS導入が組織にとって非常にポジティブな変化と見なされるようになればと願います。作業依頼プロセス等の多くのタスクを自動化できます。電話、テキスト、付箋といった分散システムを排除。PMを自動トリガーし、カレンダーチェック不要。現場/フロアで作業しながらリアルタイムで作業指示書更新可能、一日の終わりにデスクに戻ってログする必要なし。リアルタイム部品検索で、パーツルームへ歩かず在庫確認可能。ベネフィットのリストは尽きません。ほとんどのユーザーは最終的に、CMMSが適切に立ち上がり、もたらす価値を見れば理解すると思います。冗長で低価値な活動を排除することで、技術者が高価値活動に集中できるようになります。長期的なキャリアにもプラスです。

JK: CMMSにもたらされるベネフィットは莫大です。多少時間がかかる、煩雑なものもありますが、一般的にCMMSは巨大なタイムセーバー。メンテナンス管理プロセス、技術者、レンチタイム等の効率を真に推進します。

JO: その通り。

JK: ではJeff、今日はCMMS導入について話してくれてありがとう。最後に、あなたやFiix、それら素晴らしいリソースについてもっと知るにはどこを見ればいいか？

JO: 私について知る最高の場所はLinkedInプロフィールです。公開希望なら自由にしてください。Fiixウェブサイトは素晴らしいリソース。大量のブログと記事。前述の通り100以上の記事、e-book、ベストプラクティスガイドがfiixsoftware.comにあります。大量の情報があります。

JK: 素晴らしい。あなたのLinkedInプロフィール、Fiixウェブサイト、ベストプラクティスガイドやe-bookの1、2個へのリンクを掲載します。人々がすぐにクリックして直接アクセスできるように。

JO: ではJeff、行く前に共有したい追加リソースは？ もちろん、メンテナンスとメンテナンスベストプラクティスの観点では。Reliability Web、UpTime Magazine、Reliable Plantも良いリソース。でも我々は今日CMMS導入について話していて、それは実質プロジェクトマネジメント。PMI.orgやprojectmanagement.com等、オンラインで良質なプロジェクトマネジメントリソースがたくさんあります。そこを見ることを強くお勧めします。

JK: はい、PMIとprojectmanagement.comは非常に良いリソース。私もPMIメンバーです。CMMS導入、データプロジェクト、信頼性プロジェクト等、あらゆることに関わるからです。素晴らしいリソース。ではJeff、忙しい中時間を割いてCMMS導入について語ってくれてありがとう。私はいつも素晴らしいゲストから新しいことを学び、リスナーも同様だったと確信します。もう一度ありがとう。

JO: 招いてくれてありがとう、James。

JK: 聴いてくれてありがとう。メンテナンス、信頼性、資産管理についてさらに知りたい方はwww.eruditio.comとブログフォローで。