CMMSの実装を成功させるための12のベストプラクティス

CMMSの実装は、最終的な目標を理解している場合にのみ成功します。これは、それを目指す方法と、そもそもなぜそれが必要なのかを知るのに役立ちます。 CMMSを実装する場合、各組織には独自の独自の目標がありますが、すべての保守チームが達成すべき共通の目標がいくつかあります。

目標の達成：目標を達成し、それを上回っています

ダウンタイムの削減、コストの削減、安全性の向上など、すべての保守部門には目標があります。 CMMSの実装を成功させると、目標が何であるかに関係なく、これらの目標を達成するのに役立ちます。進歩は一度に起こるわけではなく、目標を定義し、CMMSが目標に到達するのに役立つかどうかを理解するなど、このポイントに到達する前に作業を行う必要があります。しかし、適切な計画と時間があれば、適切に実装されたCMMSは、あなたが探している結果を生むでしょう。

標準化：会社全体が同じページにあります

複数の異なるシステムまたはプロセスを持つことは混乱を招き、ほとんどの場合混乱を引き起こします。 CMMSの実装が成功すると、この悪夢のようなシナリオを回避するために、すべてのメンテナンスプロセスと情報が1か所にまとめられます。システムの使用とメンテナンスの実践の両方のために、一連の標準を開発することが重要です。標準化のもう1つの部分には、CMMSを他の運用システムと統合し、システムとそのプロセスをすべてのサイトに適用することが含まれます。

ユーザーの採用：誰もがシステムを使用しています

CMMSソフトウェアは、適切な人が一貫して適切に使用する場合にのみ機能します。そのため、ユーザーの採用が重要です。ユーザーの採用率は、実際にシステムを想定どおりに使用している人の割合を測定します。例えば。 10人に2人の技術者が一部のタスクにのみシステムを使用するか、まったく使用しない場合、ユーザーの採用は10人に8人、つまり80％であることを意味します。作業が効率的で、タスクを見逃さず、正確なデータが収集されるように、ユーザーの採用は100％である必要があります。

「CMMSの実装はそれほど大きな問題ですか？」とお考えかもしれません。はい、そうです。あなたの組織は莫大な財政的および時間的投資を行っているだけでなく、古いシステムから新しいやり方へと移行するにつれて、大きな文化的変化を遂げています。

継続的改善：組織を前進させる

CMMSの実装は、メンテナンスチームのデジタルトランスフォーメーションへの道のりの始まりにすぎません。不十分なCMMS実装は、現状に表面レベルの変更を加えるだけですが、通常どおりのビジネスモードでの運用を維持します。実装が成功すると、ビジネスは前進し、その前向きな勢いに基づいて構築するためのツール、リソース、およびモチベーションが得られます。うまく実装すれば、保守部門やそれ以降で革新的な問題解決と成長の雰囲気を作り出すことができます。

CMMSの実装が失敗するのはなぜですか？

これが醜い真実です。CMMS実装の平均60％から80％が失敗します。いくつかの致命的な欠陥がこれらの失敗の大部分の原因です。

経営陣からのサポートの欠如

を実装しようとすると、企業は時間やお金を使い果たしてしまうことが多く、最終的にはプロジェクトを破滅させます。しかし、この種の失敗には根本的な理由があります。それは、上級管理職からのサポートの欠如です。多くの場合、プロジェクトの予算と動機を提供するのは経営幹部です。意思決定者が実装に十分に投資していない場合、資金が不足したり、プロジェクトが常にやることリストにぶつかったりする可能性が高くなります。

不明確な目標、役割、および責任

目標が事前に決定されていない場合、CMMSの実装が成功したかどうかを知ることは不可能です。明確な目標がなければ、企業は目標を達成できず、システムを使用する動機が低くなり、ユーザーの採用が不十分になります。不明確な役割と責任はまた、不完全、不正確、または怠慢なタスクにつながり、ビジネス全体に大きな波及効果を引き起こします。これは、セットアップ中（PMトリガーが作成されていることを確認するなど）およびその後（在庫の追跡など）のタスクで発生する可能性があります。

ユーザーエンゲージメントとトレーニングが不十分

実装の失敗は、多くの場合、ユーザーがCMMSの使用方法を望まないか知らないことが原因です。そのため、新しいソフトウェアの影響を受けるすべての人がプロセスに関与する必要があります。この間、ベンダーを評価してソフトウェアを購入する際には、ユーザーに相談する必要があります。この手順をスキップすると、多くの場合、不要、使いにくい、および/または不要なソリューションを選択することになります。ソフトウェアを選択すると、トレーニングが不足しているため、CMMSを適切に使用できなくなり、結果としてパフォーマンスが低下します。

CMMSの実装を成功させるための12のベストプラクティス

CMMSの実装を成功させるまでの道のりは長く、困難であり、ほとんどの場合失敗につながる可能性があります。しかし、そうする必要はありません。いくつかの簡単な戦略とプロセスを適用することで、リスクを軽減し、CMMSの設定に至るまでの障害を取り除くことができます。

1。経営陣から賛同を得ること

リーダーシップは、メンテナンスをコストセンターと見なしているため、メンテナンスに投資したくないことがよくあります。そのため、CMMSは、コストの節約や生産の促進など、あらゆる種類の具体的な方法で価値を生み出すのに役立つことを示すことが重要です。 CMMSのメリットと潜在的なROIの概要を示す堅実なビジネスケースを作成し、それを経営陣に提示します。ビジネスがどのように成長し、CMMSが組織を新たな高みへと導くのにどのように役立つかを彼らに示してください。

2。変更の準備

CMMSの実装は大きな変化であり、変化は難しい場合があります。スタッフは過去にCMMSで悪い経験をしたことがあるか、新しいテクノロジーが一時解雇を意味するのではないかと心配している可能性があります。チーム全体を実装プロセスに関与させることにより、これらの懸念に対処します。コーチング、プロジェクトの更新、およびブレーンストーミングセッションにより、全員に情報を提供し、関与し、組織の成功に貢献することができます。反対意見を早期に特定し、ユーザーがCMMSからどのように利益を得ることができるかを理解できるようにします。

意思決定者が実装に十分に投資していない場合、資金が不足したり、プロジェクトが常にやることリストにぶつかったりする可能性が高くなります。

3。要件、目標、および測定値を定義する

ビジネスとメンテナンスの目標を、予算、ツール、メトリック、機能、人員、タイムラインなど、それらの目標を達成するための主要な要件とともに定義します。これらの目標と要件により、CMMSの実装を時間どおり、予算内、および目標どおりに完了する方法が決まります。目標を決定する上での大きな部分は、メンテナンスメトリクスを最大限に活用することです。このステップで自分の能力と制限を理解して、目標を現実的、測定可能、達成可能にすることが重要です。

4。適切なCMMSプロバイダーとの提携

機能のみに基づいてCMMSを選択するのは魅力的です。ただし、これは重要な要素ですが、適切なCMMSプロバイダーを見つけるためのほんの一部にすぎません。 CMMSの実装が成功するということは、ベンダーと長期間協力することを意味します。 CMMSプロバイダーは、プロジェクト計画の作成からトレーニングや実装後のサポートに至るまで、組織がますます苦痛を経験し、プロセスのすべての部分を通じて組織をサポートできることを確信する必要があります。

5。プロジェクトスケジュールの作成

CMMSを実装するためのすべての施設のタイムラインは、サイズ、優先度レベル、ユーザー機能、資産の種類など、いくつかの要因によって異なります。実装には1か月かかるものもあれば、1年かかるものもあります。技術者や施設管理者などの内部の利害関係者、およびCMMSプロバイダーと協力して、実装の現実的なスケジュールを決定します。進行状況を追跡および定量化できるように、途中で主要なマイルストーンを定義します。ユーザーとの協議、データ構成、テスト、トレーニングに時間を割くことを忘れないでください。

6。実装のためのリーダーシップチームの選択

誰かに責任を負わせ、タスクを追跡し、問題のポイントパーソンになることで、実装が混乱、競合する優先順位、無関心に陥るのを防ぐことができます。この誰かがあなたのCMMSチャンピオンです。 CMMSチャンピオンは、実装を通じて組織を操縦し、それらを支援するチームを構築します。チームの規模はプロジェクトの範囲によって異なりますが、プロジェクトマネージャー、データスペシャリスト、トレーニングディレクターなどを含めることができます。各役割には、特定の責任と目標、および一致する権限が必要です。

7。データの収集、クリーニング、入力

CMMSの実装は、データが欠落している、不正確である、不明確であるために失敗することがよくあります。機器の種類、ワークフロー、PMトリガーの頻度、SOP、スペアパーツ情報、サプライヤーの詳細など、システムに入力するデータを収集するときは注意してください。乱雑で信頼性が低く、不正確な情報を削除します。次のステップは、データをCMMSにアップロードすることです。 Excelなどの古いシステムからCMMSにデータを転送する場合は、CMMSプロバイダーに相談して、プロセスが迅速かつ正確であることを確認してください。最後に、システムでデータを構成します。 PMの設定、トリガーの作成、ワークフローの構築、アセットへのデジタルドキュメントの添付、パーツの最小数量の設定など。

CMMSプロバイダーは、プロジェクト計画の作成からトレーニングや実装後のサポートに至るまで、組織がますます苦痛を経験し、プロセスのすべての部分を通じて組織をサポートできることを確信する必要があります。

8。エンドユーザーのトレーニング

トレーニングは、CMMSユーザーと管理者がソフトウェアの機能を理解し、システムを効果的かつ効率的に使用できるようにするのに役立ちます。トレーニングは、オンボーディングをスピードアップし、ベストプラクティスの概要を示し、ユーザーの採用を増やします。例外的なトレーニングプログラムには、徹底的で関連性のあるコンテンツが含まれています。それは実践的な学習を可能にし、ゆっくりと動き、すべての質問に確実に答えます。トレーニングを最適化するためにベンダーと提携する機会を探してください。最も重要なことは、スタッフが学び、成長する機会を提供することを決してやめないことです。

9。ユーザーの責任の概要

各CMMSユーザーがシステムとどのように対話するかについてはおそらく良い考えがありますが、人々はマインドリーダーではありません。そのため、公式の書面でユーザーの役割と責任の概要を説明する必要があります。このドキュメントは、ユーザーがタスクを完了する方法を正確に知っているように、義務と許可を明確にします。また、説明責任を高め、効率を高め、問題に迅速かつ適切に対処できるようにします。 CMMSチャンピオンは、CMMSを日常的に管理する方法の概要を説明し、資格、認定、連絡先情報など、ユーザーとユーザーグループをCMMSに追加する必要があります。

10。ユーザーテストの実施

CMMSの起動に近づいたので、ソフトウェアをテストして、正しく機能することを確認します。これは、正式な実装の前に問題を特定するのに役立ち、より大きな問題に変わる前に対処できるようになります。主要なユーザーの小グループを集め、システムのデータと機能の両方を確認して、それらが機能していることを確認します。セキュリティ、ユーザーグループの権限、PMトリガー、通知、ダッシュボード、レポート、作業指示書の作成、在庫の詳細を確認してください。

11。 CMMSの起動

CMMS実装のこのフェーズは、一般に稼働日と呼ばれます。これは、すべてのユーザーが古いシステムの使用をやめ、CMMSで作業することが期待されるポイントです。すべてのユーザーにこの日付を事前に知らせて、準備できるようにします。 CMMSベンダーもこの日付を知っており、オンコールを計画する必要があります。彼らはあなたがどんな質問や合併症にも対処するのを助けることができるので、彼らは亀裂を通り抜けたり、悪い習慣に変わったりしません。

12。システムの監視とオンザジョブトレーニング

おめでとうございます、CMMSは稼働しています！しかし、実装はまだ完了していません。 CMMSチャンピオンは、システムの使用を監視して、通知やスケジュールされたメンテナンストリガーなど、すべての要素が期待どおりに実行されていることを確認する必要があります。これにより、CMMSチャンピオンは、各ユーザーと一緒に過ごしたり、追加のトレーニングを提供したりすることもできます。この間、ユーザーの採用や保守の指標など、主要業績評価指標（KPI）に注意してください。これらの数字にフラグが立てられている場合は、長期にわたる問題を回避するために、コースをすばやく修正してください。

各CMMSユーザーがシステムとどのように対話するかについてはおそらく良い考えがありますが、人々はマインドリーダーではありません。そのため、公式の書面でユーザーの役割と責任の概要を説明する必要があります。

今何？：ポジティブな勢いを維持する方法

CMMSの実装に成功しましたが、今は何ですか？まず、背中を軽くたたいてください。それは小さな偉業ではありませんでした。そして、前進し続けます。 CMMSによるメンテナンスを改善するための作業は決して終わりません。メンテナンスチームは、いくつかの困難な問題を解決するために常に呼び出されます。 CMMSを最適化する方法を見つけ、これらの障害に取り組むための戦略を作成すると同時に、利益を活用してさらに成功を収めることが重要です。

成長痛への対処

更新が利用可能になり、ユーザーがソフトウェアに慣れてくると、CMMSは時間の経過とともに進化します。この変更は主に有益ですが、成長する痛みにつながる可能性があります。これらの変更による悪影響を減らす1つの方法は、CMMSプロバイダーとの定期的なチェックイン呼び出しをスケジュールすることです。頻繁なコミュニケーションにより、フィードバックやさらなる質問に迅速に対応できるようになり、CMMSの専門家と連絡を取り、道路の凹凸を案内することができます。

プロジェクト評価の完了

CMMS実装のレビューを実施することは、デジタルトランスフォーメーションへの旅の次の段階を開始するときに役立ちます。何がうまくいったか、何がうまくいかなかったか、何を学んだか、そしてそれらの学習をどのように適用するかを振り返って見る機会を与えてくれます。プロジェクトの目標を測定し、主要な成果を特定し、改善の機会を強調する正式なレポートを作成します。レポートはまた、将来計画されている同様のプロジェクトのベストプラクティスを共有し、将来の潜在的なリスクについてアドバイスする必要があります。

レビュー、改善、改良

CMMSの実装は最終目標ではなく、最初のステップにすぎません。 CMMSは単なる別のツールであり、その成功はその使用方法に依存します。ソフトウェアのメリットを最大限に活用するには、ユーザーがCMMSをどのように操作しているかを監視し、プロセスとユーザーがソフトウェアをどのように操作するかを改善する方法を見つける必要があります。ユーザーからフィードバックを受け取り、パフォーマンスレポートを実行し、KPIを監視し、可能な場合は改善を実装します。

CMMSの実装：美しいものの始まり

CMMSソフトウェアは、メンテナンスを改善するための特効薬ではありませんが、より良い結果を達成するための不可欠な部分になる可能性があります。 CMMSは、メンテナンスチームのツールベルトのツールと見なす必要があります。ハンマーを適切に使用すると作業が簡単になるのと同じように、CMMSでも同じことが言えます。適切に実装された場合、CMMSは、ベストプラクティスを実行し、効率を高める機会を特定するために使用できるメンテナンス関連情報のデータベースになります。これは迅速な解決策ではありませんが、優れたソフトウェアは、現在および将来にわたって組織のパフォーマンスを大幅に向上させることができる、メンテナンスおよび信頼性戦略の重要な歯車になる可能性があります。