契約ライフサイクル管理（CLM）導入成功への5つの実証済みステップ

昨年の前例のない混乱を受け、契約ライフサイクル管理（CLM）ソフトウェアへの関心が急増しています。これは、リアルタイムでの契約データアクセスが、新たなリスクと機会に効果的に対応するためにいかに重要かを露呈させました。

最近のForrester調査によると、「CLMはポストコロナ世界において、universally（普遍的に）『あったら良い』から『不可欠』へと変わった」。World Commerce & Contractingの推計では、非効率な契約管理が企業の年間総収益の9%以上を損なっていることを考えれば、これは驚くべきことではありません。

契約はあらゆる商業関係の基盤です。効果的な契約管理システムは、コンプライアンス確保とリスク最小化を図りながら、コスト削減と市場投入までの時間短縮を支援します。しかし、すべてのテクノロジーと同様、組織がCLMシステム導入から実現する価値を決定する重要な決断があります。

以下は、企業が成功するCLM導入を確実にするために取るべき5つのステップです。

1. 基礎を固める

「計画の失敗は、失敗する計画だ」と言われます。成功するテクノロジー導入は、慎重な計画と、新ソリューションがビジネスに与える影響の明確な理解から始まります。契約は調達、セールス、法務、ITなど、地域を跨ぐ複数のステークホルダーを代表するため、組織はCLM選定、導入、スケーリングプロセスに誰を含めるか熟考する必要があります。組織内の各部門はCLMに異なる視点を持っています。組織がプロセスに最初から多くのバイイン（賛同）を得られれば、正しい選択への投資がより容易になり、会社の成長とビジネスニーズの進化に合わせて将来の契約管理能力をスケールしやすくなります。

企業はまた、CLMシステムがワークフローにどう影響するかを投資前に予測するため、現在の契約プロセスを理解する必要があります。組織全体の契約業務を評価することで、CLMシステムが迅速に解決できる非効率な契約ワークフローが明らかになります。逆に、契約プロセスが高度に複雑または低ボリュームな領域も明らかになります。これらの領域への対応は、ソリューションがスケールするまで待つのが賢明です。

組織はその後、成功の姿を定義し、ステークホルダーが見たい改善目標を設定できます。契約ターンアラウンドタイムなどの主要業績評価指標（KPI）をベンチマークし、主要契約管理領域の改善を報告することで、システムへの信頼を構築できます。また、CLMジャーニーの現実的なステージゲートと離散的なマイルストーンを作成することで、導入チームを軌道に乗せ、すべての当事者が進捗に関してアラインされていることを保証できます。

2. 適切なテクノロジーを選択する

あらゆるテクノロジー購入と同様、組織はCLMシステムを投資と見なすべきです。つまり、企業の即時ニーズに対応する能力を提供しつつ、人工知能やブロックチェーンなどの先進テクノロジーを含み、企業の成長と将来要件に対応できることを保証すべきです。

しかし、テクノロジーそのもの以上に、組織は信頼できるアドバイザーかつパートナーとして機能できるCLMプロバイダーを探すべきです。最高のソフトウェアでも、使いにくければ、またはステークホルダーの信頼を確保するために必要な結果を出せなければ、ほとんど価値がありません。迅速かつ成功した導入の実績を持つ経験豊富なCLMパートナーを選ぶことで、企業は迅速なROI（投資利益率）達成を支援されます。

契約は、組織がデジタルトランスフォーメーションジャーニーで取り組む最新のフロンティアです。したがって、企業がCLMプロバイダーを評価し、自社の提供に投資し続け、これらのテクノロジーが組織全体の既存エンタープライズシステムとシームレスに統合され、運営を最適化しビジネスを加速するものを探すことは不可欠です。

3. トレーニングに投資する

テクノロジーツールがどれほど先進的で、ビジネスへのインパクトがどれほど革命的であっても、誰も使わなければ意味がありません。これは、企業が新しいCLMシステムのロールアウトを開始する際、常に最優先事項として心に留めておくべきことです。幸い、スタッフを効果的かつ効率的にトレーニングするための多数のオプションがあります。

第一に、CLMプロバイダーです。自社製品機能のエキスパートである彼らは、ユーザーに必要な対面トレーニングとユーザーガイドを提供し、スムーズな採用を確実にするのに最適な立場にあります。「トレイン・ザ・トレーナー」プログラムを提供するテクノロジーパートナーを探しましょう。これは、コア機能領域の選抜従業員を深い製品知識で準備するものです。これらの「スーパーユーザー」は、同僚がテクノロジーから最大限の価値を得られるよう支援できます。さらに、導入にサービスパートナーを利用する場合、その認定トレーナーに頼ってチームを稼働させましょう。

さらに、コンテキストに応じたパーソナライズされたインアプリガイダンスを提供するデジタル採用ツールが、トレーニング迅速化とエンドユーザーオンボーディングおよび生産性向上を目指す企業の間で人気を集めています。従業員は、組織全体のさまざまな役割に固有の日常業務を完遂しながら、ソフトウェアを学習できます。

4. 両面戦略を実装する

組織全体にテクノロジーを展開する際、タイミングはすべてです。組織の他の場所で他のテクノロジー導入が進行しておらず、それが従業員をCLMシステム学習から気をそらす可能性がないことを確認しましょう。これには新しいワークフローも含まれるかもしれません。

したがって、ビジネス全体にシンプルな契約機能のロールアウトから始めることで、従業員が複雑な機能と機能に最初から圧倒されることなく、新システムに慣れ親しめます。このシンプルな導入は、ステークホルダーと従業員の双方の間で信頼とバイインを構築するのに役立ちます。

同時に、導入プロセスの早い段階で特定された選抜「スーパーユーザー」には、完全な機能を共有します。これは、システムを他者に伝道するCLMチャンピオンのコアチームを作るのに役立ちます。彼らはまた、社内システムエキスパートとして機能し、採用を確実にし、改善機会を特定するのを支援します。

5. 成功を報告する

導入がロールアウトされたら、組織が目標に対してどうパフォーマンスしているかを見ることが不可欠です。迅速な勝利を確保できるプロジェクトから始めるか、組織全体で問題となっていた課題に取り組むか、どちらを選んでも、段階的な進捗を示すことでCLMシステムへのモメンタムを生み出せます。

例えば、多国籍ITサービス企業がCLMを導入し、契約コミットメントの取り込みと監視方法を改善してボトムラインを最適化しました。同社は、サービスレベル合意（SLA）と作業範囲（SOW）コミットメントの管理を効率化・自動化することで契約コンプライアンスを改善しました。その結果、従来の2週間の契約サイクルタイムを50〜60%短縮し、市場投入までの時間を短縮できました。

目標が何であれ、組織はCLMプロバイダーと協力し、計画プロセスで特定した初期KPIをベンチマークするだけでなく、システム導入以来これらのKPIがどう変化したかを文書化する30日、60日、90日レポートを作成すべきです。それらのベンチマークが進化するにつれ、導入の成功を継続的に示し、ステークホルダーが投資価値を見続けられるようにすることが不可欠です。

デジタルトランスフォーメーションジャーニーの一環としてCLMシステムを検討している企業にとって、今がその時です。Gartnerは、契約管理テクノロジーの進歩により、契約交渉が2023年までに30%高速化すると推定しています。

新テクノロジー導入は困難を伴うかもしれませんが、組織が実現する価値は5つの鍵にかかっています：

• すべてのステークホルダーを巻き込み成功を測定可能にする慎重な計画、
• 適切なテクノロジーパートナーの選択、
• トレーニングへの投資と社内チャンピオンの育成、
• 導入への両面アプローチ、および
• KPIに対するパフォーマンスを報告する明確な方法。

CLMシステム導入時にタイミングと期待について現実的であることを忘れないでください。企業がこれらの核心ステップに従えば、プロジェクトの早期価値を示し、長期にわたって配当をもたらす主要ステークホルダーからのバイインを確保できます。

Bernadette Bulacan氏はIcertisの副社長兼リードエバンジェリスト。