CLMの実装を成功させるための5つのステップ

契約ライフサイクル管理（CLM）ソフトウェアへの関心は、契約データへの重要なリアルタイムアクセスが新たなリスクと機会に効果的に対応する方法を明らかにした昨年の前例のない混乱をきっかけに急増しています。

最近のForresterの調査によると、「CLMは、COVID後の世界で、普遍的に持っているものから持っているものへと変化しました。」 World Commerce＆Contractingによる、非効率的な契約管理は企業の年間総収益の9％以上を犠牲にしているとの見積もりを考えると、これは驚くべきことではありません。

契約はすべての商取引の基盤です。効果的な契約管理システムは、コンプライアンスを確保し、リスクを最小限に抑えながら、企業がコストを削減し、市場投入までの時間を短縮するのに役立ちます。ただし、すべてのテクノロジーと同様に、組織がCLMシステムの導入から実現する価値を決定する重要な決定事項があります。

以下は、CLMの実装を成功させるために企業が取るべき5つのステップです。

基礎を築きます。 「計画の失敗は失敗の計画である」とよく言われます。テクノロジーの導入を成功させるには、慎重な計画と、新しいソリューションがビジネスに与える影響を明確に理解することから始めます。契約は、調達や販売から法務やITに至るまで、さまざまな地域にわたる複数の利害関係者を表すため、組織は、CLMの選択、実装、およびスケーリングのプロセスに誰が含まれるかについて慎重に検討する必要があります。組織内の各部門は、CLMに関して異なる視点を持っています。組織が最初にプロセスに賛同するほど、正しい選択に投資する可能性が高くなり、会社が成長し、ビジネスニーズが進化するにつれて、将来の契約管理機能を拡張しやすくなります。

企業はまた、現在の契約プロセスを理解して、CLMシステムがワークフローにどのように影響するかを予測してから投資する必要があります。組織全体の契約を評価することは、CLMシステムが迅速に解決できる非効率的な契約ワークフローを明らかにするのに役立ちます。逆に、契約プロセスが非常に複雑または少量である領域も明らかになります。これらの領域に対応するようにソリューションが拡張されるまで待つことをお勧めします。

その後、組織は成功がどのように見えるかを定義し、利害関係者が見たい改善の目標を設定し始めることができます。契約の所要時間などの主要業績評価指標（KPI）のベンチマーク、および主要な契約管理領域の改善の報告は、システムの信頼を構築するのに役立ちます。さらに、CLMジャーニーの個別のマイルストーンを備えた現実的なステージゲートを作成することで、実装チームを軌道に乗せ、すべての関係者が進捗状況に確実に対応できるようになります。

適切なテクノロジーを選択してください。 他のテクノロジー購入と同様に、組織はCLMシステムへの投資を検討する必要があります。つまり、システムが企業の成長と将来の要件に対応できるようにするために、人工知能やブロックチェーンなどの高度なテクノロジーを含めながら、企業の差し迫ったニーズに対応する機能を提供する必要があります。

しかし、それはテクノロジーそのものだけではありません。組織は、信頼できるアドバイザーおよびパートナーとして機能できるCLMプロバイダーを探す必要があります。最高のソフトウェアでさえ、使いにくい場合や、利害関係者の信頼を確保するために必要な結果が得られない場合は、ほとんど価値がありません。迅速で成功した実装の確かな実績を持つ経験豊富なCLMパートナーを選択することで、企業は迅速な投資収益率を達成できます。

契約は、組織がデジタルトランスフォーメーションの旅で取り組んでいる最新のフロンティアです。そのため、企業がその製品に継続的に投資しているCLMプロバイダーを評価して探すこと、およびこれらのテクノロジーが組織全体の既存のエンタープライズシステムとシームレスに統合されて、運用を最適化し、ビジネスを加速することが重要です。

トレーニングに投資します。 テクノロジーツールがどれほど高度であるか、または誰も使用しない場合、その影響がビジネスにどれほど革新的であるかは関係ありません。これは、企業が新しいCLMシステムの展開を開始するときに心に留めておく必要があります。幸い、スタッフを効果的かつ効率的にトレーニングするためのオプションは多数あります。

何よりもまず、CLMプロバイダーです。製品の機能の専門家は、スムーズな採用を確実にするために必要な対面トレーニングとユーザーガイドをユーザーに提供するのに最適です。製品に関する深い知識を備えたコア機能分野の厳選された従業員の準備を支援する「トレーナー養成」プログラムを提供するテクノロジーパートナーを探してください。これらの「スーパーユーザー」は、仲間の従業員がテクノロジーを最大限に活用するのに役立ちます。さらに、実装にサービスパートナーを使用する場合は、認定されたトレーナーに頼ってチームを立ち上げて実行してください。

さらに、状況に応じてパーソナライズされたアプリ内ガイダンスを提供するデジタル採用ツールは、トレーニングを促進し、エンドユーザーのオンボーディングと生産性を向上させたいと考えている企業に人気が高まっています。従業員は、組織全体のさまざまな役割に固有の日常のタスクを完了するときに、ソフトウェアを学ぶことができます。

2つの戦略を実行します。 組織全体にテクノロジーを導入する場合は、タイミングがすべてです。組織内の他の場所で、従業員がCLMシステムの学習を妨げる可能性のある他のテクノロジーの実装がないことを確認します。これには、新しいワークフローも含まれる場合があります。

したがって、ビジネス全体で単純な契約機能の展開を開始することで、従業員は、ゲートからすぐに複雑な機能に圧倒されることなく、新しいシステムに慣れることができます。この簡素化された実装は、利害関係者と従業員の間で同様に自信と賛同を築くのに役立ちます。

同時に、実装プロセスの早い段階で特定された選択された「スーパーユーザー」については、完全な機能を共有します。これにより、システムを他のユーザーに広めることができるCLMチャンピオンのコアチームを作成できます。また、社内のシステムエキスパートとしても機能し、採用を確実にし、改善の機会を特定するのに役立ちます。

成功を報告します。 実装が展開されたら、組織がその目標に対してどのように機能しているかを確認することが重要です。企業が迅速な勝利を確保できるプロジェクトから始めることを選択した場合でも、全体的に問題のある問題に取り組むことを決定した場合でも、段階的な進歩を示すことは、CLMシステムの勢いを生み出すのに役立ちます。

たとえば、多国籍I.T.サービス会社はCLMを実装して、契約のコミットメントを取得および監視する方法を改善し、収益を最適化しました。同社は、サービスレベルアグリーメントと作業範囲記述書の管理を合理化および自動化することにより、契約コンプライアンスを改善しました。その結果、同社は以前の2週間の契約サイクル時間を50％から60％短縮し、市場投入までの時間を短縮できるようになりました。

目標が何であれ、組織はCLMプロバイダーと協力して、計画プロセスで特定された初期KPIのベンチマークを行うだけでなく、システムの展開以降にこれらのKPIがどのように変化したかを文書化する30日、60日、および90日のレポートを作成する必要があります。これらのベンチマークが進化するにつれて、実装の成功を引き続き示すことが不可欠であるため、利害関係者は投資の価値を引き続き認識します。

デジタルトランスフォーメーションの旅の一環としてCLMシステムを検討している企業にとって、今がその時です。ガートナーは、契約管理技術の進歩により、2023年までに契約交渉が30％速くなると予測しています。

新しいテクノロジーの導入は困難な場合がありますが、組織が実現する価値は5つの重要な要素に依存します。

• すべての利害関係者が関与し、成功が測定可能であることを確認するための慎重な計画
• 適切なテクノロジーパートナーの選択
• 社内チャンピオンのトレーニングと育成に投資する
• 実装への2つのアプローチ、および
• KPIに対するパフォーマンスを報告する明確な方法。

CLMシステムを実装するときは、タイミングと期待について現実的になることを忘れないでください。企業がこれらのコアステップに従うと、プロジェクトの早期の価値を実証し、今後数年間配当を支払う主要な利害関係者からの賛同を確保することができます。

Bernadette Bulacanは、副社長兼リードエバンジェリストです。 Icertis 。