CMMS の導入を成功させる方法:専門家のヒントとベストプラクティス

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CMMS の実装は複数のステップからなるプロセスです

組織が CMMS ソフトウェア (保守管理ソフトウェア) を購入する場合、通常の機能比較、使いやすさ、その他の基準以外に、CMMS の導入を成功させるために考慮する必要がある項目があります。 ソフトウェアの選択、評価、初期設定の際にこれらの項目を無視すると、後日大きな問題が生じる可能性があります。

ここで説明するアドバイスとヒントは、お客様が FastMaint CMMS を正常に導入できるようサポートしてきた長年の経験に基づいています。これらの項目は、CMMS プログラムに固有のものではありません。これらは、ソフトウェアを長年にわたって適切に使用するための実装ガイドとして使用してください。

CMMS の実装 – 選択と評価

評価用の CMMS ソフトウェアを選択する前に、つまずく可能性のあるいくつかの項目を考慮する必要があります。多くの場合、それらは要求された機能のリストには含まれていませんが、ソフトウェアの導入方法と使用方法に影響を与えます。

1.メンテナンスデータベース

CMMS ソフトウェア製品が異なれば、メンテナンスデータの保存に異なるデータベースシステムが使用されます。理想的には、データベースの種類はよく知られており、よくサポートされているプラットフォームにする必要があります。 Microsoft Access、Microsoft SQL Server、Oracle、IBM DB2、MySQL、SQLite、PostgreSQL など (DB-Engines の現在のデータベースランキングを参照) ）。これは、データベースに問題がある場合、または他のアプリケーションをデータベースと統合する必要がある場合に非常に重要になります。

人気があり、十分にサポートされているデータベースシステムには、トラブルシューティング、最適化、セットアップ、統合を支援できるサードパーティコンサルタントが豊富にいます。情報の抽出やカスタムレポートの作成などに使用できるさまざまなサードパーティツールもあります。 データベースを定期的にバックアップするためのプロセスを必ず用意してください。 データベースは無敵ではなく、場合によっては損傷したり壊れたりする可能性があります。

2. Software as a Service (SaaS)/クラウドベースの CMMS

SaaS アプリケーション (ベンダーの Web サイトでホストされている CMMS ソフトウェアなど) を検討している場合、データはベンダーのサーバー上にあることに注意してください。このデータを定期的にバックアップし、ファイルをダウンロードする必要があります。これにより、SaaS ベンダーが問題に遭遇して廃業した場合に備えて、ある程度の保護が提供されます。たとえば、FastMaint Cloud CMMS を使用すると、顧客はいつでも好きなときにログインしてデータベースを簡単にダウンロードでき、バックアップを取得するためにサポートに連絡する必要はありません。

SaaS アプリケーションを選択した理由の 1 つが、リモートアクセスやマルチデバイスのサポートを可能にすることである場合は、使用する予定のデバイスだけでなく、接続が切断される可能性がある低帯域幅のネットワーク (携帯電話ネットワークなど) でのパフォーマンスも確認してください。サポートページとヘルプページを使用する予定がある場合は、スマートフォンでもサポートページとヘルプページが使用できるかどうかを確認してください。

3.アップグレードパス

多くの場合、より制限されたエディションの CMMS ソフトウェアから始めることができます。ただし、使用するにつれて、より多くの機能を備えたエディションにアップグレードする必要が生じる場合があります。ベンダーが適切なアップグレードパスを持っていることを確認してください。別のソフトウェアエディションにアップグレードする必要がある場合に、既存のデータを失うことは望ましくありません。たとえば、FastMaint CMMS では、単一ユーザーで開始し、多数のユーザーにアップグレードし、データを保持したままクラウドソリューションに移行することもできます。

4.データを転送中

CMMS ソフトウェアパッケージを購入するときは、既存のデータを取り込むのがいかに簡単かについても考慮する必要があります。また、システムからデータをエクスポートする方法も考慮する必要があります。これは、このデータを別のシステム (購入、原価計算など) で必要とする場合、または最悪の場合、将来新しいメンテナンスソフトウェアパッケージに移行することを決定した場合に役立ちます。

たとえば、FastMaint CMMS を使用すると、カンマ区切りファイルとの間でデータをインポートおよびエクスポートできます。ほとんどの一般的なソフトウェアプログラム (Microsoft Excel など) はカンマ区切りファイルを簡単に読み書きできるため、これにより作業が簡素化されます。

5.ユーザーを追加する

ユーザーを追加するのはどのくらい簡単ですか?一部のパッケージでは、1 人のユーザーから複数のユーザーにアップグレードする場合、まったく別の製品に移行する必要がある場合があります。これをすぐに行う予定がある場合は、価格設定とユーザーの追加のしやすさが合理的かどうかを確認してください。

6.ハードウェアとソフトウェアが必要

必要となる可能性のある特殊なハードウェアまたはソフトウェアを管理するための技術的スキルを持っていることを確認してください。インストールディスク、ソフトウェアのダウンロード、パスワードを記録してください。 管理者パスワードが紛失し、組織内の誰もそのパスワードを知らないことがよくあります。 購入証明があれば、古いバージョンであっても、ほとんどのソフトウェアベンダーがソフトウェアダウンロードリンクを提供してくれるため、ダウンロードディスクやインストールディスクを紛失してもそれほど問題はありません。

CMMS の実装 – システムのセットアップ

CMMS システム (保守管理プログラム) を初めてセットアップするのは難しい場合があります。これは、既存の保守管理プログラムをまだ導入していない場合に特に当てはまります。ただし、既存の CMMS プログラムからの移行にも独自の課題があります。

新規顧客が FastMaint CMMS ソフトウェアを使い始めるのを支援した経験に基づいて、以下にセットアップ方法を段階的に実装計画します。これにより、メンテナンスチームは新しいシステムにシームレスに移行できます。この計画は FastMaint に固有のものではないため、別のメンテナンスプログラムを使用している場合でもこの計画に従うことができます。

次の手順を開始する前に、メンテナンスプログラムの使用方法についていくつかの決定を行っておく必要があります。主要なメンテナンス関係者とその役割と責任について理解しておく必要があります。「メンテナンスプログラムで CMMS ソフトウェアの使用を開始する方法」を参照してください。詳細については、「」を参照してください。

1.設備と施設のリストを作成します

すべての施設と設備を調べて、維持したいすべての設備と施設のリストを取得します。これは、所有するものすべてを網羅したリストである必要はありませんが、非常に包括的であり、メンテナンスが必要な主要な項目が含まれている必要があります。このリストには、後からいつでも追加できます。

2.メンテナンスの必要性に応じて機器と設備を分類する

機器と設備をさまざまなタイプにグループ化します。たとえば、HVAC (暖房、換気、空調)、ポンプ、車両などです。次に、必要な同様のメンテナンスに基づいてそれらをサブグループ化します。たとえば、HVAC コンプレッサー、下水ポンプ、フォークリフトなど。

3.必要なメンテナンス作業を定義する

これで、必要なメンテナンスの種類ごとに識別されたさまざまなサブグループのリストが作成されました。各サブグループが必要とするさまざまな種類のメンテナンスタスクの定義を開始します。これには、計画的または予防的なメンテナンスと、計画外または故障メンテナンスの両方が含まれます。

4.メンテナンスは誰が行うのですか?

ここでメンテナンス担当者を確認します。従業員のスキルと、取り組む可能性のあるカレンダー (日勤、夜勤など) をリストします。この情報を CMMS ソフトウェアに入力します。

5.実行するメンテナンスタスクを定義する

各メンテナンスタスクを拡張して、頻度（週次、月次、メーターに基づく、計画外など）、その実行方法（ベストプラクティス）、必要な予備品と消耗品、必要な人員と所要時間を特定します。これにより、コストを計算し、依存関係を特定できるようになります。

6.最も重要な機器と設備を特定する

これらは、故障または使用不能になると大きな問題が発生する資産です。同様に、最も重要なタスクを特定します。これらのタスクを実行しないと、重大なメンテナンス障害が発生する可能性があります。最も重要な機器、設備、メンテナンス作業については、CMMS/メンテナンスソフトウェアへのデータ入力を開始します。多くのメンテナンスパッケージは、スプレッドシートやテキストファイルから大量のデータをインポートできる必要があります。

7. CMMS/メンテナンスソフトウェアシステムの使用を開始します

CMMS システムの使用を開始します。 開始する前にすべてを入力する必要はありません。 最も重要な機器、設備、メンテナンス作業から始めます。作業指示書を作成し、システム内で更新します。作業を進めながら、さらに多くの資産と情報 (メンテナンスタスク、部品など) を入力し続けます。

8.システム統計を定期的に確認して、状況を確認してください

作業指示書のバックログが改善され始めるはずです。計画外のメンテナンスを削減し、より計画的な (予防) メンテナンス作業を行う必要があります。取得したメンテナンス指標を使用して改善を行います。たとえば、タスクの推定時間が実際にかかった時間と一致していない場合は、推定値を修正します。たとえば、一部のタスクの完了が常に遅れるなど、パターンを探します。おそらく同じメンテナンス技術者が行っているか、入手が難しい部品が必要である可能性があります。

CMMS の実装 – 失敗の回避

CMMS ソフトウェアプログラムの実装時によくある間違いは、将来的にさらなる問題を引き起こすことがよくあります。

1. CMMS ソフトウェアの悪用

メンテナンスソフトウェアは適切に使用すると非常に便利なツールです。リソース管理、予算編成、資材管理、メンテナンスコスト報告が容易になります。ただし、スタッフが手順やポリシーに従わない場合、多くの問題が発生する可能性があります。

何よりも、機器のオペレーターとメンテナンス技術者は、自分たちに何が期待されているかを知っておく必要があります。したがって、CMMS システムの使用法を理解する必要があります。必要なデータを入力および取得する方法の知識が必要です。多くの場合、従業員は CMMS システムが単なるツールであることに気づいていません。したがって、すべてに対応できるわけではありません。作業手順を誤ると、時間とお金が無駄になります。情報を更新し、データを入力し、データを時間どおりに適切に取得する必要があります。

しかし、それは話の一部にすぎません…

CMMS システムは、チームの実際のメンテナンスを実行できません。メンテナンスのベストプラクティスとベンチマークを定義する必要があります。 CMMS ソフトウェアにより保守管理が容易になります。しかし、それでは悪い労働習慣を防ぐことはできません。たとえば、技術者がデータを捏造する可能性があります。ソフトウェアはこれを防ぐことができません!

2. プロジェクト管理の失敗

他の改善プロセスと同様に、上層部の誰かがプロジェクトを所有し、CMMS システムを最初から最後まで特定、購入、セットアップ、使用する必要があります。最も重要なことは、これが確実な成功につながることです。

たとえば、よくある間違いは、すべての関係者にプログラムの価値を納得してもらえないことです。彼らはそれがもたらすメリットを望んでいるに違いありません。プロジェクトマネージャーは、各人がどのような役割を果たさなければならないかを明確にしていない場合もあります。あるいは、プロジェクトに対する各人の貢献がどのように評価されるのかについて説明していません。

つまり、参加者全員が十分なサポートを示さなければ、最初から失敗が差し迫っているということです。したがって、プロジェクトマネージャーは、チームや、仕事に影響が及ぶ可能性がある人物とコミュニケーションをとる必要があります。プロジェクトとその重要性に関する情報を提供する必要があります。最も重要なのは、問題や懸念事項に適切に対処することです。そうすることで、全員がプロジェクトを成功させるために熱心に取り組むことができます。

良好なコミュニケーションが成功の鍵です。つまり、メッセージは一貫性があり、規則的で、説得力のあるものでなければなりません。定期的なコミュニケーションにより、プロジェクトマネージャーは実装作業を適切な担当者に引き継ぎ、行動や対応のための十分な時間を確保することができます。言葉遣い、見た目、雰囲気が同じであれば、メッセージの一貫性が保たれます。

3. CMMS の導入とトレーニングの手抜き

もう 1 つの間違いは、メンテナンスの知識のない人にシステムのセットアップを任命することです。たとえば、機器階層を定義し、適切なメンテナンスタスクを作成するには、熟練した担当者が必要です。

一部の企業では、最小限のトレーニングと初期準備に頼っています。 CMMS プログラムの実装に必要な作業を過小評価しています。これはおそらく失敗するでしょう。トレーニングやスキルが不足しているため、メンテナンススタッフの各人はソフトウェアを使用するための独自のアプローチを開発することになります。これにより、データベースがより複雑で乱雑になります。お金を払って時間を節約した機能は結局使われずに終わってしまいます。人々はそのような機能の存在に気づかないでしょう。そうでないと、使い方がわからないでしょう。

通常、CMMS は操作が簡単で、ユーザーフレンドリーです。ただし、まだ基礎的なトレーニングが必要です。こうすることで、スタッフはその機能や機能に慣れることができます。

すべてのメンテナンススタッフがソフトウェアに関するトレーニングを受ける時間を確保してください。お互いに学んだこと、理解したことを復習する必要があります。全員が状況を理解できるように、このプロセスに間に合うようにしてください。このトレーニングと習熟のための時間と費用を制限することで予算を削減した企業は、初期コストを削減できる可能性があります。しかし、このようなコスト削減の長期的な効果は、より高くつく可能性があります。

4. CMMS の実装時間とリソースが不十分

十分なリソースが割り当てられていない場合、CMMS の実装は、緊急性の高いものが何も起こっていないときに行う作業になります。たとえば、特にリアクティブな環境では、実行すべき他の作業が常に存在します。そのため、スタッフは実装を完了するためにより長い時間を費やす必要があります。その結果、品質の低下、士気の低下、手抜きが生じます。機器の可用性の向上やメンテナンス業務の改善などの目標は達成されません。

システムのセットアップを支援するために外部コンサルタントを導入することは理にかなっているかもしれません。あるいは、メンテナンス担当者の一部を通常の勤務スケジュールから解放します。こうすることで、中断することなく動作し、システムを正しくセットアップできます。

FastMaint CMMS によるシンプルな実装

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