作業指示書ソフトウェアを使用してメンテナンス リクエストを合理化する:包括的なガイド

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故障レポートとサービス リクエストへの対応

メンテナンス リクエスト、別名サービス チケットは、かなり特殊な要件のように思えるかもしれません。ただし、大規模な施設や産業プラントのメンテナンス管理を担当する場合、多くのメンテナンス作業のリクエストに対応することになります。

ご依頼のほとんどは緊急時や故障時です。多くの場合、要求者はすぐに修正を求めます。

しかし、それは話の一部にすぎません…

その他の項目は計画メンテナンスとなります。ここで依頼者は、設備や機械を最高の状態に維持する仕事を私たちに望んでいます。たとえば、フィルターの交換、オイルの交換、校正など。

メンテナンス リクエストの処理手順

このようなリクエストを管理、追跡し、満たす何らかの方法が必要です。また、タスクが完了したとき、または問題が発生したときに、要求者に通知する方法も必要です。廊下で誰かに捕まえられたり、最新情報を求められ続けたりすると、（私たちにとっても彼らにとっても）本当に悪夢になる可能性があります。

このようなことが起こったことがありますか?

残念ながら、処理するリクエストが多数あると、かなりの数のリクエストを忘れたり見逃したりすることになります。

便利な作業指示書管理ソフトウェアの機能

このようなリクエストを処理する標準的な方法が必要です。 メンテナンス インシデント レポート管理を適切に管理することは、エンド ユーザーの満足度を高め、メンテナンス部門に関する苦情を減らすのに大いに役立ちます。

ほとんどの作業指示ソフトウェア プログラムには、ソフトウェアの一部であるか、作業指示管理システムのアドオンとして利用できる作業要求モジュールがあります。探しておくと便利な機能は次のとおりです。

1.メンテナンス リクエストの送信/作成:

保守担当者以外の担当者や顧客が自分でジョブをリクエストできるようにします。依頼者は、特定の保守タスクまたは機器/場所を選択して、特定の保守を要求できる場合があります。たとえば、FastMaint を使用すると、CMMS メンテナンス リクエストを電子メールで送信するか、ソフトウェアへの Web インターフェイスを使用して送信できます。これにより、メンテナンス ソフトウェアにアクセスできない他の従業員や顧客が問題を報告したり、メンテナンスを依頼したりすることが容易になります。

2.アラートのサポート:

FastMaint などの CMMS システムは、メンテナンス リクエストが送信されたときにメールまたはテキスト アラートを送信することもできます。これにより、メンテナンス チームが緊急の作業に即座に対応できるようになります。緊急性の低い仕事は延期することができます。重複または不要なメンテナンス作業オーダー チケットはクローズアウトできます。

3.作業リクエストのレビューとサービスのスケジュール:

サービスインシデントを確認し、それをどう処理するかを決定できる必要があります。特に緊急メンテナンス用のジョブ チケットの多くは重複している可能性があります。複数の人が同じリクエストを送信する可能性があります。その他には、いくつかの異なる種類のメンテナンスのリクエストが考えられます。

したがって、これらのサービス チケットをメンテナンス作業指示書に変換するか、重複を完了する方法が必要です。すべてのメンテナンス リクエストを作業指示書に直接変換すると、多数の重複した作業指示書や、複数のメンテナンス ジョブにまたがる作業指示書が作成されます。これは管理と追跡が困難になる可能性があります。

4.リクエストのステータスを確認しています:

作業指示が完了または完了すると、依頼者にステータスを自動的に通知する方法が必要です。 これは、私たちが何をしているか、何をしたかを伝えるために各人に個別に連絡する必要があるよりもはるかに望ましいです。

たとえば、FastMaint CMMS には、要求者が行った作業要求のステータスを確認できるようにする要求ステータス チェック機能があります。あるいは、機械の校正や機器の保留中の作業など、特定のメンテナンス ジョブや機器のステータスを確認することもできます。さらに、作業指示の割り当てと、自分が行ったリクエストの完了を電子メールで通知することもできます。

5.レポートと統計の収集:

受信および処理されたすべての作業リクエストについてレポートします。これは、期限を過ぎたリクエストまたは保留中のリクエストを捕捉し、それらが処理またはクローズされたことを確認するのに役立ちます。これに加えて、メンテナンス部門のパフォーマンスに関する統計を長期にわたって収集できます。たとえば、特定の期間に受信したリクエスト、リクエストが完了するまでの平均日数などです。

このような統計は、リクエストの処理が遅れているかどうか、またはリクエストに応え続けているかどうかを確認するのに役立ちます (「メンテナンス プランナー向けの 3 つのクイック メンテナンス指標」を参照) 詳細については、「」を参照してください)

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修理リクエストを送信して処理したり、統計やレポートを収集したりすることができます。それがどれほど役立つか見てみましょう!

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