メンテナンス管理者必携の7つの必須CMMS機能

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CMMSソフトウェア機能が違いを生む

E.I.デュポン・ド・ヌムール社（デラウェア州）は、「プラントにおける最大の単一制御可能支出はメンテナンスであり、多くのプラントでメンテナンス予算が年間純利益を超える」と報告しています（1996年）。

メンテナンスプランナーとメンテナンス管理者は、設備および/または施設が適切に維持され、必要に応じて機能することを保証する責任があります。大量の設備・施設を維持する場合、その追跡は骨の折れる作業です。ここでメンテナンス管理ソフトウェア/CMMSソフトウェアが非常に有用になります。これらのパッケージは多様な機能を提供し、メンテナンスを追跡し、潜在的問題と改善余地のある領域を特定できます。

お客様との協業経験では、CMMSソフトウェアの価値を経営層に納得させ、予算を獲得するのは難しい場合があります。多くの組織は、紙ベースやスプレッドシートベースのシステムで十分だと信じています。あるいは、メンテナンスソフトウェア予算を獲得しても、別の誰かが製品を選定します。残念ながら、美しいグラフィックとレポートによる「制御の錯覚」に惹かれ、肝心の実効性をもたらす機能を欠いたCMMSソフトウェアを選んでしまうケースがあります。ここでは、重要な機能と、それらが貴社と組織にどう役立つかを紹介します。

1. 頻繁なメンテナンスジョブ用のタスクテンプレート

頻繁に発生するジョブの作業指示書作成に、再利用可能なタスクテンプレートを作成できます。例：月次HVACチェック、四半期ごとのポンプ点検など。

どう役立つか？

作業指示書への指示再入力時間を削減できます。優秀な技術者と座り、ベストプラクティスに基づく作業手順を書き留めます。新人技術者や、このタイプのタスクに不慣れな人が入っても、適切な指示があれば誤った作業をする可能性が低くなり、設備故障を減らせます。これは大きなメリットです！ 優秀な技術者の頭の中にあるノウハウをシステムに取り込み、必要なときに組織全体で利用可能にします。

2. 多様な方法でメンテナンスタスクをスケジュール

a) 時間ベースのスケジュール（例：毎週、毎月21日など）

b) 必要に応じたタスク作業指示書の作成（例：非計画メンテナンス）

c) 別の作業指示書完了時のスケジュール

d) メーター読み取り値変化やアラーム条件によるスケジュール

どう役立つか？

メンテナンス計画を立て、数ヶ月先、あるいは数年先までメンテナンスをスケジュールしやすくなります。メンテナンスチームが重要なメンテナンスを忘れ、故障を招くリスクが低減します。次に、将来のメンテナンスカレンダー（設備メンテナンスカレンダー）を作成し、他部門（例：操業）と調整して、計画メンテナンスが彼らの計画（顧客納期、季節ビジネスなど）に影響しないようできます。これができることは、他部門から感謝され、メンテナンス管理ソフトウェア購入の非常に良い理由になります。

3. メンテナンス技術者への作業指示書送付とフィードバック収集が容易

多数のメンテナンス技術者が動き回っている場合、発生する作業指示書を随時彼らに伝えるのは困難です。CMMSソフトウェアで毎日作業指示書を生成し、印刷またはメールで技術者に送付できます。より高度なCMMSソフトウェアなら、技術者がメールやSMSテキストメッセージで作業指示書を更新できる場合もあります。

どう役立つか？

まず、あなたの時間を節約します。書類を回したり、電話で情報を追ったりする時間が減ります。完了した作業指示書は設備が稼働復帰したことを意味し、生産損失が減ります。どの作業指示書が遅れ、なぜ遅れているか把握できます。それらに焦点を当て、どうすれば速く完了できるか見つけられます。ステータス更新が容易なら、メンテナンス技術者の時間を節約できます。彼らは実際のメンテナンス作業により多くの時間を割けます。メンテナンス管理者も、技術者を追いかけて更新を確認する時間が減ります！

4. 保留/期限超過作業指示書の追跡機能（メンテナンスバックログ）

毎日多数の作業指示書を生成すると、一部を見落とすのは容易です。より高優先度のジョブが入ったために実施されない、部品が在庫切れ、必要なスキルを持つ技術者が不在、といった理由で遅延します。CMMSソフトウェアなら、こうした作業バックログと、バックログを構成する作業指示書を追跡できます。指定日数以上期限超過の作業指示書にリマインダーを送る機能があるものもあります。

どう役立つか？

見落とされたメンテナンスは頻繁に設備故障を招き、生産損失、操業問題、組織へのその他コストを生みます。あるいは、適切に動作しない設備は、不良品や悪い顧客体験を生みます。したがって、期限超過作業指示書を追跡し、完了/クローズできることは、大きな価値をもたらします！

5. 経営層と共有できる統計

メンテナンスはかなり重要な機能なので、経営層はその状況を把握したがります。さまざまなメンテナンス統計を収集できますが、ほとんどは非メンテナンス要員には意味がありません。共有すべき重要な統計は、作業指示書バックログ時間、保留作業指示書数、機械ダウンタイム、故障対応vs計画/予防保全などです（「メンテナンスプランナーのための主要メンテナンス管理統計」参照）。

どう役立つか？

理解しやすい統計を共有できれば、経営層と他部門がメンテナンスプログラムの状態と必要な改善を理解できます。上級管理職が理解できる意味のある統計は、彼らがアクション（例：予算増額！）を起こせるものです。

6. 設備/機械故障レポートで問題設備を特定

頻繁に、設備のサブセットがメンテナンス問題と緊急事態の大半を占めています。高度なメンテナンスソフトウェアは多様な比率や統計を提供するかもしれません。しかし、問題と統計の履歴記録だけでも、設備作業とコストを特定するのに役立ちます。

どう役立つか？

これらの設備を特定し、プロアクティブに対策を講じて緊急事態を防いだり、問題設備を交換したりすることは、メンテナンス管理者の実効性を高める上で大きく貢献します。設備故障が減れば、生産停止や操業問題も減ります。操業スタッフが設備修理を待つために、組織が製品・サービスを顧客に提供できないのはコストがかかります。故障しやすい設備を特定するツールは、組織のコスト削減と顧客問題減少に貢献します。「設備/機械ダウンタイム追跡分析のヒント」で詳細をご確認ください。

7. スペア・消耗品使用量の追跡

CMMSソフトウェアでは、部品・資材を作業指示書に関連付け、消費に伴う使用量を追跡できます。購買オーダー/購買依頼の作成・管理をサポートするものもあります。

どう役立つか？

メンテナンスプログラムコストの最大要因の1つはスペアパーツと資材です。それらを追跡し、手持ち在庫を把握することは、浪費削減に非常に有用です。専門家によれば、コンピュータ化メンテナンス管理ソリューション（CMMS）は、組織のメンテナンス予算の5〜15%削減を支援できます。

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追加参考文献：

1) PlantServices誌の「避けるべき5つのメンテナンスバックログの罠」は、バックログ削減時に躓きやすい問題をカバーしています。

2) サンプルケーススタディ「CMMS導入正当化、メリット、投資収益率（ROI）」。

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