電子請求書に移行する3つの理由

サプライチェーンプロセスがより自動化されるにつれ、多くの組織は注文から入金までのサイクルをデジタル化するというビジョンを持っています。このプロセスは、多くの場合、デジタル化の3つのステップ、つまり、調達、商品の受け取り、およびインバウンドの請求書と支払いに分けられます。

多くの企業がこの旅を始めましたが、それを完了するための努力は行き詰まっています。競合する構成要素は、組織の変化をもたらすことを困難にします。このイニシアチブに3〜4人の上級副社長または経営幹部が関与することは珍しくありません。

デジタル化への行き詰まった取り組みは、多くの場合、競合する優先順位に根ざしています。企業は、キャッシュフローの最適化や全体的な経費の削減よりも、収益の成長を重視する場合があります。しかし、最後の2つの目標を追求している人にとって、電子請求書は強力なメリットをもたらすことができます。

紙の請求書の受け取りには問題があります。多くの場合、電子メールで送信されたPDFファイル、ファックス、郵送された紙など、さまざまな形式で届きます。情報をエンタープライズリソースプランニング（ERP）システムに入力するという行為は、費用と時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。対照的に、EDIまたはXMLを介してデジタル請求書からERPにデータを転送すると、人とのやり取りが不要になり、入力エラーが回避され、請求書の承認と支払いが迅速化されます。

インバウンド請求書がデジタル化された後に得られる他の3つの重要な利点があります：

サプライヤー割引を利用する機能。 サプライヤー割引を利用する企業は、キャッシュフローを加速し、運営費を削減することができます。しかし、請求書をERPに取り込み、その後承認するプロセスには非常に時間がかかるため、多くの人はこれを行うことができません。インバウンド請求書をデジタル化すると、入力プロセスが高速化され、不良データがクリーンアップされます。この取り組みにより、ERPが請求書を拒否する可能性がなくなります。これは、請求書に一意の識別番号がなく、特定の時間範囲内で処理できないためです。

請求書照合の自動化。 ほとんどのERPシステムには、データがデジタル化されると、双方向または3方向のマッチングを自動化する機能があります。しかし、複数のシステムを使用している場合、内部システム間でのデータ交換を自動化できないことがよくあります。 ERPに投資しておらず、まだ会計ソフトウェアを使用している企業は、マッチングプロセスのデジタル化に苦労します。

幸いなことに、クラウド統合会社を使用したデジタル化された注文から入金までのプロセスでは、その機能をERPに依存することなく、クラウドで自動化された2方向または3方向のマッチングを提供できます。双方向の一致では請求書を発注書と比較でき、3方向の一致では商品の領収書が追加されます。数量や製品の不一致は、支払い前にすばやく特定して強調表示できます。その結果、企業は「無効な」請求書にお金を払っていません。

人件費の削減。 請求書をERPまたは会計システムに入力する費用に加えて、請求書の承認と支払いのステータスを求めるベンダーに関連する隠れた費用があります。たった1回の請求書の支払いで、ベンダーから複数の電話を受けることは珍しくありません。プロセスがデジタル化されている場合、請求書のステータスと支払い日を示すベンダー固有のダッシュボードを作成する方が簡単です。このようなデジタルダッシュボードは、通常はベンダーから隠されているプロセスを介してベンダーと通信するための隠れたコストを排除します。

インバウンド請求書プロセスをデジタル化することで、多くの潜在的なメリットが得られます。明らかなものもあれば、十分に評価されていないものもあります。経費を削減し、キャッシュフローを最適化し、注文から現金へのプロセスを改善することがビジネスにとって重要である場合は、インバウンド請求書のデジタル化を検討してください。

Steve Scalaは、企業間統合（B2Bi）マネージドサービスのグローバルプロバイダーであるDiCentralの企業開発担当エグゼクティブバイスプレジデントです。