電子インボイス導入のトップ3メリット：キャッシュフロー改善と業務効率化

サプライチェーン・プロセスの自動化が進む中、多くの組織がオーダー・トゥ・キャッシュ（O2C）サイクルのデジタル化を構想しています。このプロセスは、調達、商品受入、インバウンド・インボイスと支払いという3つのデジタル化ステップに分かれることが多いです。

多くの企業が着手していますが、完遂で立ち往生するケースが少なくありません。利害関係者の対立が組織変革を困難にします。3〜4人の上級副社長やCレベル幹部が関与するイニシアチブも珍しくありません。

デジタル化の停滞は往々にして、相反する優先順位に根差しています。企業がキャッシュフロー最適化や総経費削減より売上成長を重視するケースです。しかし後者2つを目指すなら、電子インボイス（e-インボイス）が強力なメリットをもたらします。

紙のインボイス受領は問題だらけです。メール添付のPDF、ファックス、郵送の用紙など、多様な形式で届きます。それらをERP（企業資源計画）システムに入力する作業は、コストがかかり、時間を要し、エラーを招きやすいです。対照的に、EDIやXMLでデジタル・インボイスからERPへデータを転送すれば、人的介入を排除し、入力エラーを防ぎ、インボイス承認と支払いを加速できます。

インバウンド・インボイスをデジタル化すれば、さらに3つの重要なメリットが得られます。

1. サプライヤー割引の活用

サプライヤー割引を活用する企業は、キャッシュフローを加速し、運営費を削減できます。しかし多くの企業は、インボイスをERPに取り込み承認を得るプロセスに時間がかかりすぎるため、割引を活用できません。インバウンド・インボイスのデジタル化は、入力プロセスを高速化し、不良データを一掃します。ERPが固有識別番号の欠落や期限内処理不可を理由にインボイスを拒否するリスクを排除します。

2. インボイス照合の自動化

ほとんどのERPシステムは、データがデジタル化されれば2wayまたは3wayマッチングを自動化できます。しかし複数システムを持つ企業では、社内システム間のデータ交換を自動化できないことが多々あります。ERPに投資せず、会計ソフトを使い続けている企業では、照合プロセスのデジタル化に苦労します。

朗報は、クラウド統合企業を活用したデジタル化されたO2Cプロセスなら、ERPにその機能を依存せず、クラウド上で自動化された2wayまたは3wayマッチングを提供できることです。2wayマッチはインボイスと発注書を比較し、3wayマッチは商品受入を加えます。数量や製品の不一致を支払い前に迅速に特定・ハイライトできます。結果として、「不正な」インボイスへの支払いを防止できます。

3. 労務費の削減

インボイスをERPや会計システムに入力する経費に加え、ベンダーが承認・支払いステータスを問い合わせる際の隠れたコストがあります。たった1枚のインボイスの支払いについて、ベンダーから複数回電話がかかってくるのは珍しくありません。プロセスがデジタル化されていれば、インボイスのステータスと支払い日を示すベンダー別ダッシュボードを容易に作成できます。こうしたデジタル・ダッシュボードは、通常ベンダーから隠蔽されているプロセスについてのコミュニケーションという隠れたコストを排除します。

インバウンド・インボイス・プロセスのデジタル化は、明白なものから十分に認識されていないものまで、多くの潜在的メリットを提供します。経費削減、キャッシュフロー最適化、O2Cプロセス改善が貴社にとって重要なら、インバウンド・インボイスのデジタル化を検討すべきです。

スティーブ・スカラ氏は、DiCentralのコーポレート・デベロップメント担当エグゼクティブ・バイス・プレジデントです。同社はグローバルなB2B統合（B2Bi）マネージド・サービス・プロバイダーです。