最新のドキュメントの重要性と課題

活動の規模や種類に関係なく、文書なしで事業を行うことのできる企業はありません。その一般的な方針から最も詳細な作業指示まで、セキュリティ手順とあらゆる種類のレポートを通じて、会社の円滑な運営に関するすべての重要で有用な情報が記録されます。それらは明確で正確であり、関係する従業員が簡単にアクセスできる必要があります。また、このドキュメントが最新であり、最新の進化と変更を取り入れながら、廃止されたアイテムを排除することも重要です。要約すると、ドキュメントを適用するには更新する必要があります。

文書管理手順

QMS、セキュリティ、その他の管理システムのいずれであっても、ドキュメント管理手順の設定と適用は、今日の業界では必須です。ただし、この義務は、社内で作成されたドキュメントと、会社の外部で作成されたドキュメントの両方に関係します。

このようなアプローチの目的は、本質的に、事業活動で使用される情報の正確性と信頼性を確保することです。しかしまた、すべての操作が計画され、書かれていることと一致して、タイムリーに実行されることを保証するために。

内部文書を管理する手順には、ブロードキャストされる前の検証と承認が含まれます。また、加えられた変更を特定して強調表示する必要性、および従業員が正しいバージョンを持っていることを確認する必要性も含まれます。 彼らが必要とする文書の。情報の可用性、アクセス可能性、および明確さも、内部文書管理手順の対象となる側面の一部です。廃止されたドキュメントが該当するドキュメントと一緒に含まれている場合は、それらの識別、破棄、アーカイブも確認できます。

顧客とサプライヤーの交換、規制、基準、および社外から発信されたその他のドキュメントに関する情報に目を向けましょう。後者を含む文書管理手順は、主に、会社にとっての有用性が証明されている文書を特定し（必要な文書と不要な文書を分類し）、それらを配布する前に内容を確認することで構成されます。

ドキュメンタリーレビュー、アップデートとその賭け

業界では、ドキュメントを最新の状態に保つ ドキュメンタリーレビューの主要な軸の1つです。これは、ドキュメントのコンテンツが常に有効で、適用可能で、話題性があることを保証するアプローチに対応しています。これは、ISO 9001（2008バージョン、パラグラフ4.2.3）を含むほとんどの管理規格で要求されており、「ドキュメントを確認し、必要に応じて更新し、再承認する」と具体的に述べています。これは、ビジネスの現実に合わせて、該当するドキュメントを変更する必要があることを前提としています。

更新されることにより、ドキュメントは古い情報を取り除く 。これにより、間違いを犯したり、誤った指示を送信したりするリスクが大幅に軽減されます。 新入社員に廃止されたドキュメントで終わる 。

ただし、改訂版や古くなった文書の管理が有効である場合に限ります。この点で、ドキュメントの更新は継続的な改善において決定的な役割を果たします。品質に影響を与える可能性のある要因に取り組み、それをサポートするための対策を統合しているためです。

最新のドキュメントにより、最適な効率が保証されます 各ワークステーションで。各従業員は、自分の使命を適切に遂行できるように、信頼できる最新のガイドを持っています。同時に、適切な手順や作業指示を通じて事故のリスクを軽減することにより、従業員の安全性を向上させるのに役立ちます。この分野での過去の危険な出来事や新たな展開を考慮に入れることによって。

最新のドキュメントを維持する方法は？

最新のドキュメントを維持するために、産業会社はDigital WorkInstructionsSoftwareを使用しています。したがって、常に最新バージョンのドキュメントをオペレーターと技術者に提供することができます。 Picomtoは、運用ドキュメントをデジタル化するための主要なソフトウェアです。詳細については、お問い合わせください。