組織の規模を利用して最適な CMMS ソフトウェアを選択する方法

CMMS ソフトウェアの選択プロセスでは、組織の規模によって機能要件が決まることが多いため、CEO は、施設と従業員の数を考慮に入れることで、要件のリストをより効率的に作成できます。

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同時に、すべての業界と規模にわたって、CMMS ソフトウェアの普遍的な使用例があります。

大規模な組織は、多くの場合、次の資産管理機能に重点を置いています。

CMMS ソフトウェアによる全体的なトラッキングの改善

規模が大きくなるということは、可動部品が増えることを意味し、プロジェクト、スタッフ、および在庫を確実に追跡する必要性が高まります。

ピーター・ドラッカーは、「測定できなければ、改善することはできません」と言いました。

複数の施設にわたる在庫の追跡

在庫管理が不十分であると、常に、腐敗、収縮、および回避可能な運搬費によるコストの増加が伴います。

CMMS ソフトウェアは、在庫レベルを最新に保つことで在庫コストを削減します。メンテナンス部門がカスタマイズ可能な標準レベルに達すると、ソフトウェアはアラートを送信して、部門が必要な部品と材料を注文できるようにします。標準レベルでリードタイムを考慮に入れているため、可能な限り最も費用対効果の高い方法を使用してすべてを出荷し、費用のかかる土壇場での急ぎの配送を回避できます。

サイトとチーム間のメンテナンス指標のベンチマーク

適切な CMMS ソリューションは、何が機能していて何が機能していないかを示し、ある施設やチームから別の施設やチームに優れた実践を引き継ぐ機会を生み出します。このプロセスは、簡単な自動データ キャプチャで始まり、予防保守作業指示書の完了率などの主要な指標が満載の自動レポートで終了します。

予防保守だけでも、事後対応型の作業指示よりも 12% から 18% の節約が可能です。機能するプログラムがある場合は、施設全体に拡張することには大きな価値があります。

その他の重要な指標には、人件費や予定外のダウンタイムが含まれる場合があります。

選択プロセスでは、データを簡単に活用できるソフトウェアを探してください。理想的には、ソフトウェアは生データを使用して、メンテナンスの全体像を描くグラフィックが豊富なレポートを作成する必要があります。これは、メンテナンス マネージャーだけでなく、コストと投資収益率を追跡する必要がある他の部門にとって重要です。

CMMS ソフトウェアによるデータの安全性とセキュリティの向上

CMMS ソフトウェアはデータのキャプチャと使用を容易にしますが、組織はデータの安全性を確保し、外部と内部の両方の破損や紛失、悪意のある攻撃者から保護する CMMS プロバイダーも必要としています。

シングル サインオンの拡張

表面的には利便性についてですが、シングル サインオンは次のことを削減することで、システムの安全性と効率性を高めます。

• パスワード疲れ
• プラットフォームごとにパスワードを入力するのに時間がかかる
• パスワード回復チケットによる IT のボトルネック

ユーザーが複数のパスワードを作成して記憶する必要がある場合、単純で推測しやすいパスワードを使用したり、複数のアカウントで同じパスワードを使用したりするなど、セキュリティ侵害につながる可能性のある悪い習慣を身に付けることがよくあります。シングル サインオンは、ユーザーが 1 つだけ覚える必要があることを意味するため、強力なパスワードを使用することをお勧めします。一度ログインするだけでよいため、ユーザーは時間を節約でき、IT 部門はパスワード関連のチケットに割くリソースが少なくなります。

選択プロセス中に、SSO と、CMMS を既存のプログラムに結び付ける方法と可能性について尋ねてください。

アクティビティ ログの維持

透明性と説明責任は、「誰がやったのか?」という 2 つの質問に迅速かつ確実に答えることができるかどうかにかかっています。そして「彼らはいつそれをしましたか？」

アクティビティ ログは、ユーザーがソフトウェア内で行ったすべてのことを記録します。利点の 1 つは、不満を抱いた従業員による悪意のある行動を思いとどまらせることです。誰かがソフトウェアにログインしてから、デジタル指紋を残さずに重要なデータを削除したりランダムに変更したりすることは不可能です。

2 つ目の利点は、組織が予定どおりに作業を完了し、それを証明する必要があるコンプライアンスに関連しています。アクティビティ ログは、さまざまな種類の責任に対する追加の保護層を提供します。

ソフトウェアとコンプライアンスに関するクイック ノート

多くの業界および政府の標準では、ソフトウェアが準拠することは不可能です。代わりに、このソフトウェアにより、組織はコンプライアンスを達成するためのプロセスを作成して実行できるようになります。

シートベルトは大雑把な例えかもしれません。ほとんどの場所では、車を運転するときはシートベルトを着用しなければならないという法律があり、運転中にシートベルトを着用するときは、法律を遵守していることになります。でもシートベルト？法律に従っているかどうかを尋ねることは意味がありません。法律を遵守できるようにするためです。

同時に、ソフトウェアに直接適用される業界および政府の標準があり、ソフトウェアの使用方法に関係なく、ソフトウェアが準拠している場合と準拠していない場合があります。業界に影響を与える標準を確認する際は、潜在的なプロバイダーに具体的な質問をするようにしてください。

CMMS ソフトウェアを使用した小規模組織向けの長期的なスケーラビリティ

小規模な組織は、大規模な組織にアピールする多くの機能を現時点では必要としないかもしれませんが、将来の成長に対応できるようにする必要があります。

選択プロセス中に、組織の成長と要件の発展に合わせて引き続き協力できるプロバイダーを探してください。最も基本的なレベルでは、ソフトウェアは資産、ユーザー、さらには施設を簡単に追加できるようにする必要があります。機能セットの場合、プロバイダーはプラットフォームの階層化されたバージョンを提供し、各レベルで追加機能を導入する必要があります。プロバイダーが単に上位層に移動するだけで拡大する要件に対応できる場合、プロバイダーは、プロバイダーの切り替えに必然的に伴う時間、コスト、および不確実性を節約できます.

場合によっては、組織がソフトウェア プラットフォームを完全に超えてしまい、プロバイダーが組織を単純に上位層に移動することはできません。ここで、プロバイダーは組織をより堅牢なプラットフォームに移行する必要がある場合がありますが、これには追加のオンボーディングとトレーニングが必要です。しかし、継続の利点はまだあります。同じプロバイダーと連携しているため、変更に伴う多くの不確実性が軽減されます。覚えておいてください、実装の 80% は失敗するため、不確実性を取り除き、リスクを可能な限り減らしたいと考えています。

ただし、サポートはすべての業界を横断し、CMMS ソフトウェア要件の規模を超えています

組織の規模とソフトウェア機能の要件との関係には一般的な傾向がいくつかありますが、多くの例外や異常値があります。たとえば、防衛産業の小規模な企業には、厳格なデータ セキュリティ要件がある場合があります。大企業では、メンテナンス チームにシングル サインオンが必要ない場合があります。

バリエーションに関係なく、共通の機能の 1 つはサポートです。あらゆる規模の組織が、潜在的なプロバイダーのサポート チームを綿密に調査し、「この CMMS プロバイダーは、顧客の長期的な成功にどれだけの投資を行ってきたか?」と自問する必要があります。

オンボーディングとトレーニング

サポートはオンボーディングから始まります。さまざまなオプションを提供する柔軟なインフラストラクチャを備えたプロバイダーを見つけることが重要です。資産データと保守戦略に関する組織の状況に応じて、データベースに物をロードするためのちょっとした支援から、施設、資産、および機器の完全なオンサイト監査まで、何かが必要になる場合があります。優れたプロバイダーは、お客様のニーズを評価し、スキルや労力のギャップを埋めることができます。

チームがソフトウェアを使用すればするほど、ROI は大きくなります。テーラーメイドのトレーニングは、誰もが正しい足で始めることができます。ドキュメント、ビデオ、および 1 対 1 のセッションで、プロバイダーがさまざまなタイプの学習者に対応できることを確認してください。

継続的なサポート

実装後は、信頼性が高く、有能で多面的なサポートを提供できるプロバイダーが必要です。

選択プロセス中に、サポート チームの営業時間と、サポート チームに連絡する方法がいくつあるかを尋ねます。すべてメールベースですか？電話で連絡できますか、それともすべてオンラインで行われますか?

また、新機能や最近の改善点を説明するドキュメント、ビデオ、ウェビナーも必要です。これは、プロバイダーが顧客にソフトウェアを最大限に活用してもらいたいと考えていることを証明するだけでなく、継続的に改善していることも示しています.

次のステップ

現在の規模に関係なく、適切な CMMS ソフトウェアを使用すると、合理化されたワークフロー、より優れた追跡、およびメンテナンス作業の全体像によってコストを管理できます。組織の規模によって必要な機能が変わる可能性がありますが、サポートは保守管理ソフトウェアの普遍的な使用例です。

持っていない場合、または持っているものが約束されたものを提供できていない場合は、プロバイダーに連絡して話し始める時が来ました.彼らがあなたの特定の目標とプロセスのどこにいるのかを理解すると、あなたが選択肢を理解するのに役立ちます.