組織規模に合わせた理想的なCMMSソフトウェアの選び方

組織の規模はCMMSソフトウェア選定プロセスにおける機能要件をしばしば左右するため、CEOは施設数と従業員数を考慮に入れることで、要件リストをより効率的に作成できます。

同時に、業界や規模を問わず、CMMSソフトウェアには普遍的なユースケースが存在します。

大規模組織では、以下の資産管理機能に注力する傾向があります。

CMMSソフトウェアによる包括的な追跡

規模が大きくなれば動くパーツも増え、プロジェクト、スタッフ、在庫の確実な追跡ニーズが高まります。

ピーター・ドラッカーの言葉通りです：「測定できなければ、改善できない。」

複数施設にわたる在庫追跡

在庫管理が不十分だと、廃棄、紛失、不要な保管コストによりコストが増大します。

CMMSソフトウェアは在庫レベルを常に最新に保つことで在庫コストを削減します。メンテナンス部門がカスタマイズ可能な発注点（パーレベル）に達すると、ソフトウェアがアラートを送信し、必要な部品・資材の発注を促します。リードタイムをパーレベルに織り込んでおけば、最もコスト効率の良い配送方法を選べ、高コストな緊急便を回避できます。

サイト間・チーム間でのメンテナンス指標ベンチマーキング

適切なCMMSソリューションは、何が機能し、何が機能していないかを可視化し、優れたプラクティスを他の施設やチームに展開する機会を創出します。プロセスは、簡単な自動データ取得から始まり、予防保全ワークオーダー完了率などの主要指標を盛り込んだ自動レポートで終わります。

予防保全だけで、反応型ワークオーダーと比較して12〜18%のコスト削減が可能です。機能するプログラムがあれば、それを全施設に拡大する価値は大きいです。

その他の主要指標には、人件費と非計画ダウンタイムがあります。

選定プロセスでは、データを容易に活用できるソフトウェアを探しましょう。理想的には、生データからグラフィック豊富なレポートを構築し、メンテナンスの全体像を描き出せるものが望ましいです。これはメンテナンスマネージャーだけでなく、コストとROIを追跡する必要がある他部門にとっても重要です。

CMMSソフトウェアによるデータ安全性とセキュリティの向上

CMMSソフトウェアはデータの取得と活用を容易にしますが、組織はデータが破損・紛失や悪意あるアクター（外部・内部問わず）から保護されることを保証するプロバイダーを必要とします。

シングルサインオン（SSO）の拡張

一見すると利便性の問題ですが、SSOは以下を削減することでシステムをより安全かつ効率的にします：

• パスワード疲れ
• 各プラットフォームへのパスワード入力にかかる時間の浪費
• パスワードリセット依頼によるIT部門のボトルネック

ユーザーが複数のパスワードを作成・記憶しなければならないと、推測しやすい単純なパスワードの使用や、複数アカウントでの同一パスワード使用といった悪習慣が生まれ、セキュリティ侵害につながります。SSOなら1つの強力なパスワードだけで済むため、強力なパスワードの使用を促進します。1回のログインで済むためユーザーの時間を節約し、IT部門はパスワード関連のチケット対応リソースを削減できます。

選定プロセスでは、SSOについて、およびCMMSが既存のプログラムとどう連携できるかを質問しましょう。

アクティビティログの維持

透明性と説明責任は、以下2つの質問に迅速かつ確実に答えられるかどうかにかかっています：「誰がやったか？」「いつやったか？」

アクティビティログは、ユーザーがソフトウェア内で行ったすべての操作を記録します。メリットの一つは、不満を持つ従業員の悪意ある行動を抑止できることです。ソフトウェアにログインして重要データを削除または改ざんしても、デジタル指紋が残ります。

二つ目のメリットはコンプライアンス関連です。組織は作業を期限内に完了し、それを証明する必要があります。アクティビティログは、さまざまな責任リスクに対する追加の保護層となります。

ソフトウェアとコンプライアンスに関する補足

多くの業界・政府基準では、ソフトウェア自体がコンプライアンス対象になることはありません。代わりに、ソフトウェアが組織のコンプライアンスを実現するプロセスの構築・実行を可能にします。

シートベルトを例にとると、多くの地域で運転時のシートベルト着用が法律で義務付けられており、着用すれば法令遵守となります。しかしシートベルト自体に「法律を守っているか」と問うのはナンセンスです。それはあなたが法律を守るための道具に過ぎません。

一方で、ソフトウェア自体に直接適用される業界・政府基準もあり、使い方に関わらずソフトウェアがコンプライアンス準拠かどうかが問われます。業界に影響する基準をレビューする際は、プロバイダーに具体的な質問を必ず行いましょう。

中小組織のための長期的スケーラビリティ

中小組織は現在、大規模組織が求める多くの機能を必要としていなくても、将来の成長に対応できる体制を整える必要があります。

選定プロセスでは、組織の成長と要件の発展に合わせて継続的に協業できるプロバイダーを探しましょう。最低限、資産、ユーザー、施設の追加が容易であること。機能面では、プラットフォームの階層版を提供し、各レベルで追加機能を利用できることが望ましいです。プロバイダーが単に上位ティアへ移行させるだけで拡張要件に対応できるなら、プロバイダー切り替えに伴う時間・コスト・不確実性を回避できます。

組織がソフトウェアプラットフォームを完全に超えてしまい、プロバイダーが上位ティアへの移行で対応できない場合もあります。ここでは、より堅牢なプラットフォームへの移行が必要となり、追加のオンボーディングとトレーニングを伴います。しかし、同じプロバイダーと継続できる継続性のメリットがあります。変更に伴う不確実性を大幅に軽減できます。実装の80%が失敗すると言われているため、不確実性を排除しリスクを最小限に抑えることが重要です。

業界・規模を超えた共通要件：サポート

組織規模とソフトウェア機能要件の一般的な傾向がある一方で、例外や外れ値も多々あります。例えば、防衛業界の中小企業は厳格なデータセキュリティ要件を持つかもしれません。大企業でもメンテナンスチームにSSOが不要な場合があります。

いかなる変動があっても、共通して必要なのが「サポート」です。あらゆる規模の組織が、プロバイダーのサポートチームを綿密に検証し、「このCMMSプロバイダーは顧客の長期的成功にどれだけ投資しているか？」を自問する必要があります。

オンボーディングとトレーニング

サポートはオンボーディングから始まり、柔軟なインフラと多様なオプションを提供するプロバイダーを見つけることが重要です。組織の資産データとメンテナンス戦略の段階に応じて、データベースへのデータ投入支援から、施設・資産・設備の完全なオンサイト監査まで、さまざまなニーズがあります。優れたプロバイダーはニーズを評価し、スキルや労働力のギャップを埋めます。

チームがソフトウェアをより多く活用すればROIは大きくなります。カスタマイズされたトレーニングで全員を正しいスタートラインに立たせましょう。プロバイダーが、ドキュメント、ビデオ、マンツーセッションなど、さまざまな学習スタイルに対応できるか確認してください。

継続的なサポート

導入後は、信頼性が高く、有能で、多面的なサポートを提供できるプロバイダーが必要です。

選定プロセスでは、サポートチームの営業時間と連絡手段の多様性を確認しましょう。メールのみ？電話対応は？すべてオンライン完結？

また、新機能や最近の改善をカバーするドキュメント、ビデオ、ウェビナーがあるかも重要です。これはプロバイダーが顧客のソフトウェア活用を真剣に考え、継続的に改善している証拠になります。

次のステップ

現在の規模に関わらず、適切なCMMSソフトウェアは、合理化されたワークフロー、より良い追跡、メンテナンス運用の全体像把握によってコストをコントロールします。組織規模によって必要な機能は変わりますが、サポートはメンテナンス管理ソフトウェアの普遍的なユースケースです。

未導入、または現行システムが約束を果たせていないなら、プロバイダーに連絡を取り、対話を始める時です。具体的な目標と現状を伝えれば、最適なオプションを理解する手助けをしてくれます。