CMMSソフトウェアが医療施設の増大する課題を克服する方法

医療業界は常に多くの課題に直面してきましたが、COVID-19パンデミックにより状況は悪化し、新たな予期せぬ問題が生まれました。今こそ、施設・メンテナンス管理者がメンテナンス運用を掌握し、患者ケアを最大化しながらコストを最小化する必要があります。CMMSソフトウェアがそれを可能にします。

パンデミックが医療施設の財政を直撃

当初、COVID-19の最大の脅威は病院を圧倒することだと考えられていました。「曲線を平らにする」という全国的な呼びかけは、感染拡大を遅らせ、患者数を長期間に分散させ、施設が必要な人員と物資を確保できるようにすることを目的としていました。急激なピークではなく、緩やかな曲線が期待されました。

しかし、実際には予想外の事態が発生しました。感染者数の多い施設も少ない施設も、どちらも深刻な財政難に見舞われたのです。共通する要因は、多くの医療施設の主要な収益源である非緊急患者と選択的手術がほぼ完全に消失したことです。『ワシントン・ポスト』紙は、2,700人のCOVID-19患者を抱えるマサチューセッツ州のUMass Memorial Medical Centerと、わずか約40人の患者しかいないミズーリ州のMU Health Care's University Hospitalを比較しました。両病院とも「2,000件以上の手術をキャンセルし、数万件の外来受診が消失。月間患者収入が数千万ドル減少した」と報じています。さらに同紙は、パンデミック前から「過去5年間のうち2年以上、赤字で運営されていた病院が1,200以上存在する」と指摘しています。

状況はさらに悪化する可能性があります。現在、病院はCOVID-19関連の個人用防護具（PPE）やその他の備品に新たなコストを負担しなければならないとの報告もあります。

「医療施設」の定義と多様性

適切なCMMSソリューションがどのように医療施設の新旧の課題解決に役立つかを見る前に、まず基本的な定義を確認しましょう。「医療施設」にはどのような種類があるのでしょうか。

※ 注：以下のリストを読みながら、これらの施設の運営に必要な資産・設備の種類がどれだけ多いか、数えてみてください。医療のあらゆるレベルで、医療従事者が質の高い患者ケアを提供するために依存している、ミッションクリティカルで相互に連携した稼働パーツが膨大に存在します。

医療施設の種類

優れたCMMSが施設・メンテナンス管理者の業務をどのように支援し、医療課題を解決するかを具体的に説明する前に、「医療施設」という用語がいかに広範囲にわたるかを理解することが重要です。

外来手術センター

病院の手術病棟を効率化した施設で、特定の手術に特化しています。コストが低く、感染リスクも低いのが利点です。外来手術施設とも呼ばれます。

バースセンター（分娩施設）

コスト効率が良く、家族が参加できる出産環境を提供します。病院と同等の設備がないため、合併症のない妊娠に対応します。

血液バンク

献血された血液と血小板の安全な採取、分類、保管を行います。血液製剤は人工的に製造できないため、貧血患者から交通事故の被害者まで、あらゆる人々にとって不可欠な施設です。

診療所と医院

開業医のプラクティスから歯科医院、専門医、ウォークインクリニックまで幅広く含まれます。共通点は外来ベースで診療を行うことです。

糖尿病教育センター

糖尿病患者やリスク層への教育と支援を提供します。疾患の増加に伴い、この種のセンターは増加傾向にあります。

透析センター

腎臓病患者のための専門ケアを提供し、週3回程度の透析（血液ろ過・浄化）を行います。

ホスピス（緩和ケア施設）

終末期ケアを提供し、医療的ケアだけでなく精神的ケアも担います。自宅でのケアが困難な患者が入所します。

病院

分娩から重篤な外傷患者向けの集中治療室（ICU）まで、幅広い医療サービスを提供する大規模施設です。病棟は一般的に集中治療と非集中治療に分かれます。

画像診断・放射線センター

CT、超音波、X線、MRIなどの診断画像サービスを提供します。病院内に併設されていることも多いですが、外来施設ではより低コストでスケジュール調整が容易です。

精神衛生・依存症治療センター

大規模な精神医療施設から、アルコール、違法薬物、処方薬など特定の依存症に特化した施設まで含まれます。入院・外来の両方があります。

老人ホーム・介護施設

入院の必要はないが自宅介護が困難な長期療養患者向けです。医療スタッフが常駐するアパートメントのような施設もあります。主に高齢者向けですが、若年層向けの施設もあります。

アージェントケアセンター（救急外来施設）

病院と診療所の中間的な役割を果たし、インフルエンザから骨折まで、緊急性の高くない症状に対応します。特に小児の利用が多いです。

以上のように多様な施設がありますが、共通の課題として以下が挙げられます：

• 資産の信頼性
• 安全性
• 衛生管理
• コンプライアンス（法令遵守）

それぞれについて、最新のメンテナンス管理ソフトウェアがどのように役立つかを見ていきましょう。

CMMSで医療現場の資産信頼性を向上

あらゆる業界でメンテナンスチームは資産の稼働維持に努めています。製造工場で重要な設備が停止すれば損益に響きますが、医療現場ではリスクがさらに高まります。病院のエレベーターが止まれば重篤患者を手術室に運べません。HVACシステムが故障すれば空気質が低下し、呼吸器疾患や免疫不全の患者に影響します。消火設備やラドンガス検知システムが機能しなければ、寝たきり患者を迅速に避難させられません。人命が関わります。

最新の施設管理ソフトウェアは、予防保全プログラムの確立・運用・改善を容易にし、これらの課題を解決して稼働率を確保します：

• 計画
• スケジューリング
• 追跡
• 微調整

資産・設備が新しいうちは、メーカー推奨の予防保全作業と頻度に従うのがベストです。例えば、オートクレーブの週次清掃、圧力逃し弁の月次目視点検・試験などです。作業内容とタイミングが決まれば、CMMSに時間ベースまたはメーターベースのPMとして登録します。ソフトウェアが期限になると自動的にPMを生成します。プログラムの実績を知りたいときは、PM完了率に基づくレポートを即座に作成できます。紙やスプレッドシートベースの方法とは異なり、何も見逃しません。ソフトウェアが期限と完了を記憶します。

最初はマニュアル通りにPMを設定しましたが、時間が経つにつれてメンテナンスチームは設計者・製造者よりも資産を熟知するようになります。十分な追跡データが蓄積されたら、プログラムを微調整できます。前述のオートクレーブで、圧力逃し弁が3週間ごとに詰まる傾向があれば、月次点検を2週間ごとに変更できます。

CMMSで医療現場の安全性を強化

医療におけるほぼ普遍的な原則は「Primum non nocere（まず、害をなすな）」です。助けようとする過程で患者を傷つけてはなりません。

メンテナンスチームも同様です。助けを求めて来た人が、施設内で再び怪我をすることがあってはなりません。手すりが緩んでいて骨折患者が階段で転倒する、回復センターでドアの鍵が壊れていて依存症患者が処方薬にアクセスできる、認知症の高齢患者がドアアラームの故障で施設から出てしまう――こうした事態を防ぐには、問題を迅速かつ完璧に修正する必要があります。適切な施設管理ツールがチームを迅速かつ効率的にします。

予防保全については既に説明しましたので、オンデマンド作業指示（ワークオーダー）に移ります。問題に気づいたら、オープンなメンテナンスリクエストポータルでメンテナンス部門に即座に通知できます。長文のメールや不完全な留守電ではなく、定義済みのデータフィールドを持つオンラインフォームに入力するだけです。メンテナンスリーダーは即座にリクエストを確認・承認し、優先度をつけてワークオーダーを生成・割り当て、完了まで追跡できます。

ワークオーダーに豊富な情報が含まれるため、技術者はより速く多くの作業をこなせます。紙に書き殴ったメモやスプレッドシートの狭いセルに詰め込んだわずかな情報ではなく、CMMSのワークオーダーには以下が含まれます：

• ステップバイステップの手順書
• カスタマイズ可能なチェックリスト
• 包括的な資産情報
• 回路図、画像、O&Mマニュアルのデジタルコピー
• 関連部品・資材
• インタラクティブな地図とフロアプラン

事務所に戻って書類を受け取ったり提出したりする必要がありません。途中で必要な部品・工具が足りないことに気づいて倉庫に走り戻ることもありません。他の技術者にやり方を聞き回る必要もありません。特に最後の「インタラクティブな地図とフロアプラン」は有用です。小規模な病院でも迷路のように複雑です。今では技術者が必要な場所に直行できます。

モバイルアプリで現場作業を効率化

優れたCMMSソリューションには、モバイルデバイスのハードウェア・ソフトウェアと連携し、利用可能な機能を拡張するCMMSアプリが含まれており、技術者が外出先でも効率的に作業できます。

メンテナンスアプリとプッシュ通知

CMMSはデータとワークオーダー管理を一元化することで技術者への情報共有を容易にしますが、優れたモバイルアプリはプッシュ通知でさらに一歩進みます。技術者がソフトウェアにログインして新しい割り当てを確認するのを待つ代わりに、モバイルデバイスのアプリで即座に通知できます。新しいワークオーダーを割り当てるたびに、携帯電話が鳴り、画面にメッセージが表示されます。

これは従来のメールとテキストメッセージの違いに似ています。メールは相手がアカウントにログインするまで見られませんが、テキストメッセージなら即座に気づきます。

ほとんどの医療メンテナンス部門では、特にCMMSを導入していれば、ほとんどのワークオーダーは予防保全プログラムから生成されるため、作業は事前にスケジュールされます。しかし世界トップクラスのメンテナンスでもオンデマンドワークオーダーは発生し、迅速な方針転換が必要なとき、プッシュ通知は作業の優先順位付けとリソースの再配置を高速化します。

メンテナンスアプリとバーコード

例えば、技術者はスマートフォンの内蔵カメラで資産のバーコードやQRコードラベルをスキャンし、資産データや関連するオープンなワークオーダーに即座にアクセスできます。これは予防保全作業で特に有用です。HVACユーザーの修理なら、明らかに故障している1台を特定するのは容易です。しかしPM点検や作業の場合、10台の同一ユニットが屋上に並んでいれば、どれを作業対象にすべきかわかりません。素早いスキャンで、正しい資産に正しい作業を行えます。

メンテナンスアプリと画像直接アップロード

技術者はカメラで撮影した画像をワークオーダーに直接アップロードできます。アップロードされると、メンテナンスチーム全体が閲覧可能になり、多くの時間節約の可能性が開けます。まず、技術者が修理で困ったとき、画像をアップロードしてチームに助言を求められます。施設内を走り回って助けを探す代わりに、現場に留まり遠隔で支援を要請できます。画像は作業記録としても有効です。ワークオーダー完了直前に、遠隔での目視検査を依頼できます。

メンテナンスアプリとオフライン同期

モバイルメンテナンスアプリのもう一つの重要機能はオフライン作業対応です。病院などの医療施設は広大で、インターネット接続が不可能または許可されていない場所がしばしば存在します。管理者はルールを変更してきましたが、重要機器への干渉を懸念して携帯電話使用を禁止しているエリアはまだ多くあります。

アプリは情報をデバイスに保存し、電波が復旧すると中央データベースにプッシュすることでオフライン作業を可能にします。メリットは、技術者が重要なデータを記憶する必要がなく、リアルタイムでアプリに入力できるため精度が向上することです。

CMMSでコンプライアンスを達成・証明

コンプライアンスには常に2つの側面があります。一つは作業を適切かつ期限内に完了すること。もう一つは、それを適切かつ期限内に完了したことを証明することです。古い紙やスプレッドシートベースのシステムでは、後者が真の課題となります。

従来の方法では、データをシステムに入れる簡単な手段がありません。すべて手書きで記入するか、複数の独立したファイルの果てしない列と行に打ち込む必要があります。手間がかかるため、不完全なデータや不正確なデータが生じやすくなります。データが正確でも、安全かつアクセス可能な状態で保管するのは困難です。

最新の施設管理ソフトウェアは、ソリューションプロバイダーがすべてのIT重労働を引き受けることでこの問題を解決します。ソフトウェアの継続的な改善・更新を裏でシームレスに行い、ハードウェアもすべて管理するため、高価で複雑なサーバーの導入・保守コストが不要です。

ソフトウェアはクラウドコンピューティングによって支えられ、すべてのデータが一つの中央データベースで安全に保管されます。誰かがデータを更新すると（新しいワークオーダーの生成、完了処理など）、全員が即座に変更を確認できます。複数のバージョン（すべて古いものを除く）が複数の紙やファイルに散らばることはありません。データが正確になったら、CMMSソリューションはメンテナンスKPIとメトリクスを詰め込んだレポートを自動生成し、すべての数値を計算してくれます。

コンプライアンスとは、適切なデータを取得し、安全に保管し、それを用いてレポートを生成することです。適切な施設管理ソフトウェアは、プロセスのあらゆるステップをより速く、より簡単に、より確実にします。

医療現場でのCMMS導入を始める

まだCMMSを導入していない、または導入済みだが約束された成果が得られていない場合は、メンテナンスプログラムを自分の手でコントロールする時です。オンラインでCMMSについて調べた後の次のステップは、プロバイダーに連絡を取り、会話を始めることです。