メンテナンス作業要求の詳細

資産のダウンタイムが長引くと、あらゆる種類の安全性と生産性の問題が発生し、運用の生産性が大幅に低下し、収益に大きな打撃を与える可能性があります。予防保守による問題の防止は別として、標準化された作業要求システムを導入することが、欠陥のある資産を効率的に処理する唯一の方法です。

このようなシステムのセットアップは、包括的な保守プロセスにおける作業要求の役割がわかっている場合、実際にはかなり簡単です。以下に、適切なチケットシステムとワークフローを確立するために必要なすべての詳細とツールを示します。

作業依頼の目的は何ですか？

作業要求は、保守チームに注意が必要な問題について警告するために使用されるドキュメントです。特定の資産または資産の運用を妨げる問題または欠陥を強調します。

これはさまざまな業界で一般的に使用されているドキュメントであるため、メンテナンスチケット、メンテナンスサービスリクエスト、メンテナンスジョブオーダー、修理オーダー、問題レポートなどの同義語がたくさんあります。

作業要求は、次の方法で手動（紙ベース）またはデジタル（作業要求ソリューションを介して）で送信できます。

• 顧客： アパートを借りるテナント;さまざまな部門の従業員。生産フロア内の機器オペレーター。
• パートナー施設： 学校、業界、オフィスなど、保守作業を外部委託し、保守ベンダーに作業要求を送信する組織。
• 保守作業員と機械オペレーター 定期検査および通常の操作中に異常を特定する人。

メンテナンスプロセスにおけるその役割

作業要求は、保守部門が緊急保守作業を計画、優先順位付け、および技術者に割り当てるための基礎を形成します。

効率的なチケットシステムとプロセスを導入することは、優先作業を迅速にスケジュールして対処し、メンテナンス要求のワークフローを合理化するために重要です。これは、メンテナンスチームの応答時間を短縮し、修復の平均時間を短縮し、アイドル時間が長すぎて生産性が低下する可能性のある問題を迅速に解決する唯一の方法です。

保守業界以外の人々は、作業チケットと作業指示を混同することがよくあります。これは重要な違いなので、まっすぐにしましょう。作業要求は、維持する資産に対する正式なアピールを表します。 作業要求が確認および承認されると、になります。 作業指示 。

作業要求は、保守/施設管理者、保守監督者、保守計画担当者、または保守コーディネーター、つまり、作業と技術者の調整を担当する人によってレビューされます。メンテナンスチケットの承認/拒否は、以下に基づいています：

• 維持費の利用可能性
• 内部リソース（修理ツール、スペアパーツ、および労働力）の現在の可用性
• 報告された問題の優先順位（安全上のリスクと対処しない場合の潜在的な損失に基づく）

一般的に、安全上のリスクが高い、または生産と組織の目標に深刻な影響を与える問題が、最初に承認され、スケジュールされる問題です。

作業依頼フォームに記載されている要素

作業要求では、報告された問題の性質について十分な洞察を提供するために、保守の問題を簡単な用語で説明する必要があります。状況によっては、望ましい是正措置に関する提案を提供することもできます。

基本的な作業要求テンプレートの例を次に示します。

そして、これがより高度な作業指示書の例です：

上記のテンプレートから推測できるように、適切な作業要求フォームには次の重要な要素が含まれている必要があります。

1）リクエスターに関する情報

保守要求を提出する人は、テナント、部門長、生産従業員、技術者など、保守修理の作業要求を提出する権限を持っている人なら誰でもかまいません。リクエスターの連絡先情報があるということは、メンテナンスチームが、追加情報が必要な場合に誰に連絡するかを知っていることを意味します。これは、メンテナンス作業を外部委託する場合に特に重要です。

2）問題の説明

これは、機器または設備の操作を妨げる欠陥、問題、または事故の簡単な説明です。該当する場合、要求者は問題を特定し、それを修正するために何ができるかについて意見を述べることができます。デジタルソリューションでは、リクエスターは携帯電話で撮った問題の説明と一緒に写真を含めることもできます。

メンテナンスチームが迅速に対応し、トラブルシューティングに費やす時間を短縮できるように、各問題はシンプルでありながら完全な方法で説明する必要があります。問題の説明が不十分であることが問題であることが判明した場合、メンテナンスチームは、メンテナンスチケットを提出するときに含める重要な詳細に関するガイドラインを確立する必要があります。

3）資産/問題の場所

保守技術者は、施設内の正確な場所、または問題のある大型機器の特定の部分を知る必要があります。一部の組織では、同じ種類の資産がさまざまな場所に、同じ建物のフロアに分散しています。リクエスターは、問題のあるアセットを明確に指定する必要があります。

幸いなことに、テクノロジーにはすでにその解決策があります。フリートや建設機械などの動産については、組織はGPSやその他の資産追跡方法を使用できます。固定資産の場合、モバイルデバイスでスキャンできるバーコードを使用して資産を一意に識別できます。

4）優先度と予算の見積もり（オプション）

利用可能な予算と優先度のレベルも、作業要求フォームに含めることができます。そうは言っても、これは主に保守作業を外部委託している企業によって使用されています。含まれる正確な詳細は、保守契約で概説されている内容によって異なります。

スムーズな作業依頼システムの設定

作業要求は修理を促進することになっています。ただし、複雑な作業要求システムに依存すると、保守作業が妨げられ、バックログが延期される可能性があります。企業は、次の手順を実行することにより、作業要求システムを強化できます。

明確な作業の優先順位付けガイドラインを設定する

保守部門は、多くの場合、異なる場所から同時に複数の要求を受け取ることがあります。人員と時間が限られているため、部門は、着信要求をランク付けし、資産の重要度に基づいてタスクに優先順位を付ける方法を考案する必要があります。

これは、優先度を既存の計画された作業と相関させる必要があることを考えると、非常に難しい場合があります。これは、入ってきたばかりの非定型のメンテナンスチケットよりも優先度が高い場合とそうでない場合があります（たとえば、停電や空調など）。失敗と造園作業）

作業の優先順位付け戦略を考案するとき、計画担当者と管理者はリスクマトリックスを調べて、下の図のような単純な作業の優先順位決定マトリックスを作成できます。

作業要求の提出を標準化する

作業要求は、手動またはデジタルの方法で送信されます。一部の組織では、両方のチャネルを使用した送信が許可されているため、重複の可能性が高くなります。一部のリクエスターは、口コミ、テキストメッセージ、または電子メールを使用することさえあり、問題をさらに悪化させます。

標準化の一環として、組織は以下に関する詳細を提供する必要があります。

• 作業リクエストを送信できるユーザー
• レビュー/承認の責任者
• 作業要求フォームに含める（および含めない）情報
• 作業リクエストの送信方法
• チケットの進行状況を確認する方法/場所

標準化することがもっとあるかもしれませんが、これらは誰もが知っておく必要のある基本です。

受信する作業要求を一元化する

整理された方法で処理されない場合、作業要求の管理は面倒になる可能性があります。 CMMS（または別のデジタルツール）を使用している組織は、すでにこの問題を解決しているはずです。

まだ紙のフォームに依存している人は、プロセスを一元化するための他の手段を探す必要があります。それは、入ってくる作業要求を処理する特定の人/オフィス（ヘルプデスクなど）を割り当てるか、誰もがチケットを提出するために使用できる（プラント）フロアにボックスを設置することによって行うことができます。ただし、オンライン作業要求は、ヘルプデスクの営業時間などの制限要因に依存することは決してないことに注意してください。

一元化は、全体的なアクセシビリティ、有効なリクエストのステータスの追跡、重複するリクエストの削除、チケットの置き忘れの可能性の最小化、そして最後に全体的なメンテナンスワークロードの管理にとって重要です。

作業要求システムを自動化する

デジタルソリューションを使用している場合は、作業要求の管理が非常に簡単になります。仕事の依頼者は、モバイルデバイスでアプリを開くだけで、いつでもどこでもボタンをタップするだけで問題を報告できます。必要に応じて、写真を撮り、問題の説明の一部として含めることもできます。

LimbleCMMSを使用して作業リクエストを送信する

すべてのリクエストには一意の追跡番号が割り当てられているため、見逃すことはほぼ不可能です。さらに、デジタル作業要求システムには、多くの場合、受信レコードをフィルタリングして無効な要求や重複した送信をブロックするアルゴリズムがあります。これにより、これらのチケットのレビューを担当する人の時間を大幅に節約できます。

LimbleCMMSを使用して作業要求を管理する

多くのCMMSソリューションは、入ってくる作業チケットを管理するための何らかの方法を提供します。ここLimbleでは、作業要求ポータルを通じて問題を解決しました。

基本的に、組織全体で共有できるリンクを取得します。メンテナンスチケットを提出する必要がある人は誰でも、リンクをクリックして、オンライン作業要求の必要な詳細を入力することができます。他のすべては、前のセクションで概説したように、ソフトウェアによって自動化されます。

詳細については、Limbleが作業リクエストの管理にどのように役立つかを詳しく説明した動画をご覧ください。

作業チケットと作業指示をメンテナンスサービスプロバイダーと共有するために使用できるソリューションも必要な場合は、Limbleがその面でも対応します。ベンダー管理機能の詳細については、こちらをご覧ください。

デジタル化の時です

デジタルシステムを介して作業要求を処理することには非常に多くの利点があるため、他の方法で議論することは困難です。 CMMSが提供するすべてのものが必要ない場合は、作業要求チケットの管理にのみ使用できるツールがたくさんあります。

古いやり方にとらわれないでください。少数のアカウントに月に数百ドルを支払うことは、特に産業環境において、時間を節約し、機器のダウンタイムを削減することによって得られる節約と比較して何もありません。あなたの将来あなた 非常に感謝するでしょう。