保守契約の詳細

メンテナンスは、すべての施設で円滑な事業運営を確立する上で重要な役割を果たします。物理的な資産を処理できない（または処理したくない）企業は、保守作業を外部委託することになります。そして、ある種の保守契約に署名しなければ、それを行うことはできません。

何が良い契約を結ぶのか、そしてどのように交渉するのかを理解するために、まず、保守作業をアウトソーシングするための理想的な状況について話し合う必要があります。始めましょう。

サービス保守契約とは何ですか？

サービス保守契約は、会社と保守サービスプロバイダーの間の法的な合意です 。これは、2者間の合意の条件を指定します。保守請負業者を雇って、一般的な維持管理から特殊な修理まで、さまざまな保守サービスを実行できます。

両当事者間で交渉された詳細は、契約書に明記されます。これにより、サービスプロバイダーのコミットメントが固まります。契約に含める内容の詳細については、この記事の後半で説明します。

メンテナンスを外部委託する理由

機器と設備のメンテナンスは、次の4つの方法で設定できます。

1. 社内のメンテナンスチームが実施する作業
2. 作業はOEM（相手先ブランド供給）技術者によって行われます
3. すべての作業はサードパーティの保守請負業者に割り当てられます
4. 上記の3つの方法のさまざまな組み合わせ

組織が保守契約に煩わされる必要がない唯一の状況は、すべての作業が内部チームによって行われる場合です。ただし、それは非常にまれです。 2021年2月のメンテナンス調査によると、メンテナンス作業を外部委託していない施設は10％に過ぎません。

上の画像でからかわれているように、メンテナンス活動を外部委託する最も一般的な理由は次のとおりです。

• 社内チームの作業が多すぎます
• たまに実行する必要のある特殊なタスク（フルタイムの配管工を雇うなど）のためにフルタイムの従業員を維持することは意味がありません。
• 組織には、特定の修理を実行するための専門知識やツールがありません。
• OEMは、機器の販売の一環としてメンテナンスサービスを提供します
• 特定の状況では、保守請負業者の方が費用効果が高い場合があります
• 組織は、すべてを外部委託する方が簡単だと考えています。

各企業には、保守請負業者を雇う独自の理由があります。そのような場合、低コストで高レベルのサービスを保証するために、信頼できるメンテナンス契約がここにあります。

長期保守契約の種類（AMCとCMC）

長期保守サービス契約には、AMCとCMCという2つの主要なタイプがあります。

AMCは、年間保守契約の略です。 。 CMCは、包括的な保守契約の頭字語です。 。これらは、造園や建物のメンテナンスから機械やIT機器のメンテナンスまで、あらゆるタイプのメンテナンス作業のために独立したサービス請負業者を雇うために使用されます。

AMCとCMCの両方が、定期的な継続的なメンテナンスと緊急修理のサービス料金を負担します。資産が故障した場合、保守業者は直ちにサービス要員を派遣します。彼らはそれを修理し、スペアパーツを交換します（必要な場合）。

年間保守契約は、基本的な保守のニーズをカバーする優れた方法ですが、包括的な保守契約は、技術者が日常の保守を実行している間に発生する追加の交換部品、人件費、または輸送コストをカバーします。年間保守サービスは、保守プロセス中に発生する可能性のある追加費用をカバーしていません。

つまり、AMCの初期費用は低くなりますが、追加料金が発生する可能性があります。 CMCの費用は高くなりますが、追加の請求書を支払う必要はありません。

契約期間

通常、保守保守契約の期間は1年です。これは、AMCとCMCの両方に当てはまります。クライアントとベンダーの関係が強固になっている場合は、さらに長くなる可能性があります（3年および5年の保守契約はそれほど珍しいことではありません）。

長期契約は、会社と保守請負業者の両方に利益をもたらします。会社にとってのいくつかの利点は次のとおりです。

• 品質管理 ：保守業者は定期的に資産を保守します。契約は長期にわたるため、請負業者は機械を適切に稼働させ続けるインセンティブを持っています。これにより、故障が減り、収益が向上します。
• 寿命とパフォーマンスの向上 ：長期契約により、マシンの定期的なサービスが保証され、寿命が延び、全体的なパフォーマンスが向上します。
• 安心 ：メンテナンス作業の管理は大変な作業です。信頼できる請負業者がいるということは、組織が心配することが1つ少ないことを意味します。
• 費用便益 ：請負業者は、長期契約に対して割引価格を提供します。これにより、サービスレベルを損なうことなく、年間のメンテナンスコストを削減できます。

保守ベンダーも長期保守契約を好みます。 彼らが既存の顧客との強い関係を築くことができれば、彼らは定期的な収入を確保します。それは常に素晴らしいことです。彼らには、ブランドの評判を向上させ、貴重な推奨事項を取得するための満足のいくサービスを提供するインセンティブがあります。

価格設定方法

保守契約の価格は、サービスの範囲、サービスが必要な故障の最大量、資産の数、契約期間など、多くの要因によって異なります。

さまざまな保守請負業者がさまざまな価格設定方法を提供します。それらは通常、ベンダーとサービスプロバイダーの間で交渉され、両方で何が機能するかを確認します。最も一般的なものは次のとおりです。

• 時間ベースの価格設定 ：契約は固定の時給を指定し、ベンダーが費やした工数の合計数に従って計算されます。
• デバイスごとの料金 ：ベンダーと会社は、契約期間中、単一のデバイスにサービスを提供するための固定価格について合意します。合計金額を取得するには、デバイスあたりの価格に、契約の対象となるデバイスの数を掛けます。
• 資産の存続期間に基づく価格設定 ：機械が古くなるにつれて、メンテナンスの必要性が高まります。ベンダーは、そのような資産の価格を引き上げることを検討するかもしれません。
• 交換と修理 ：ベンダーは、特定の資産/コンポーネントが壊れたときに修理または交換する必要がありますか？契約の価格は、組織がこれをどのように処理したいかによって変わる可能性があります。

契約には、追加費用がかかるクライアントからの他の特定の要件が含まれる場合があります。契約条件、契約の最終価格は、両当事者間の交渉に大きく依存します。

ベンダーと連絡を取っている保守管理者と施設管理者は、適切な保守契約を交渉するためのスキルと知識を持っている必要があります。より良い条件を交渉するためのいくつかの役立つヒントがあります。

保守契約には何が含まれていますか？

サービス保守契約には通常、次の詳細が含まれます。

• 名前と連絡先： 契約には、両方の事業の名前、登録住所、署名者の詳細、サービスが期待される場所などの詳細が含まれている必要があります。
• 機器の詳細 ：技術仕様、場所、動作条件、およびサービス対象のマシンに関するその他の関連情報。
• 責任の範囲 将来のあいまいさを避けるために、サービスプロバイダーを明確に定義する必要があります。
• クライアントからの期待 ：会社とその労働者が協力していない場合、請負業者はタスクを完了できません。契約には、請負業者がクライアントに期待することの詳細も含まれます。
• 応答時間 ：請負業者はできるだけ早くサービスを提供することが期待されています。特に重要な資産の最大応答時間は、明確に定義する必要があります。それを超える応答時間は契約違反です。
• サービス完了時間 ：請負業者は、妥当な時間枠内にサービスを完了する必要があります。契約はこれらの規定を概説する必要があります。
• 報酬： ベンダーが機器またはその他の資産に損害を与えた場合。サービスの遅延は、契約で指定されている場合にも補償を保証することができます。
• 価格 。契約には、契約の価格、期間、および支払い条件が明確に記載されています。
• 不可抗力 。これは、特別な状況が発生した場合に両当事者の義務を解放する契約の一部です。これは、すべての法的契約の標準です。

これら以外にも、会社や請負業者が交渉したものはすべてサービス契約に追加できます。

保守契約の書き方

保守契約の書き方に厳格なルールはありません。心に留めておくべき最も重要なことは、契約が法的手段によって執行可能であるということです。よく考えられた契約条件が与えられるべきです。

契約の内容は、状況、国の規則、場所の慣習によって異なります。

基本的な保守契約の書き方を概説したこのガイドをざっと見てください。それらが実際にどのように見えるかを確認するには、以下にリストされているテンプレートを参照してください。

一般的な保守契約テンプレート

企業は、特定の目的のために、またはすべての保守要件をバンドルすることによって、保守契約を作成できます。新しい契約ごとに車輪の再発明をする必要はありません。新しい契約を作成するための優れた出発点となるリソースやテンプレートはたくさんあります。

• 機器保守契約テンプレート
• HVAC保守契約
• 保守契約テンプレートの作成
• IT保守契約テンプレート
• 予防保守の連絡先
• 住宅改修契約テンプレート

テンプレートは素晴らしいものですが、独立した保守サービスプロバイダーを採用している企業は、特定のニーズを慎重に検討し、それらを最終的な保守契約に含める必要があります。

LimbleCMMSを使用した保守契約とベンダーの管理

最後に、組織がベンダーや契約に効率的に対処する方法について説明しましょう。つまり、必要な情報にすばやくアクセスし、ベンダーが実行した作業が契約で合意されたものと一致するかどうかを追跡できることを意味します。

通常、メンテナンスマネージャーは、次の2種類のベンダーに対応する必要があります。

1. メンテナンスサービスを提供するもの
2. スペアパーツと材料を購入する人

Limble CMMSのような最新の保守ソフトウェアは、あらゆるタイプのベンダーの追跡と管理を合理化できます。この記事のトピックであるため、請負業者に焦点を当てます。

管理者は、保守契約自体に加えて、名前、住所、電子メール、電話番号などの他のベンダー情報にすばやく簡単にアクセスできる必要があります。これは最初は些細なことのように思えるかもしれませんが、複数のベンダーと契約を結び、複数の場所を監督している場合に非常に役立ちます。

次の画像は、Limbleがすべてのベンダー情報を一元化された場所に保持する方法を示しています。

画像をよく見ると、Limbleを使用すると、ベンダーを維持している資産に関連付けることができます。

通信を合理化するために、企業は保守請負業者にLimbleソフトウェアへのアクセスを制限することができます。作業指示書は、当社のソフトウェアを介してベンダーに直接送信できます（これが実際にどのように機能するかについては、こちらをご覧ください）。ベンダーは、WOと添付の作業指示書を受け取り、作業を実行し、費やした時間とスペアパーツを入力して、作業指示書を閉じます。

このようにして、保守および施設の管理者は、ベンダーの時間、使用された部品、ベンダーの請求書、およびその他の必要なデータを明確に記録します。そのデータを使用してレポートを生成し、特定のベンダーに費やしている金額を追跡できます。

できます Limbleのベンダー管理機能について詳しくはこちらをご覧ください 。 その他の質問については、下のコメントでスレッドを開始することを躊躇しないでください。