古いCMMSソリューションを置き換える方法（とてつもなくシンプルなガイド）

最新のメンテナンス統計 調査に参加した施設管理者の53％が、CMMSを使用して保守作業を積極的に追跡していることを示しています。

同じ調査の一環として、保守専門家の37％が、2018年にCMMS（コンピューター保守管理ソフトウェア）とEAM（企業資産管理ソフトウェア）への投資を増やすことを計画していると述べました。

組織がプロアクティブなメンテナンスの重要性とコンピュータ化されたメンテナンス管理システムの利点をますます認識するようになるにつれて、業界は明らかに前進しています。。

しかし、間違ったCMMSソリューションを選択したことに気付いた場合はどうなりますか？新しいCMMSプロバイダーに切り替えるのはどれくらい簡単（または難しい）ですか？多大なコストをかけずに、迅速に移行できますか？

私たちはそれらの質問に答えるためにここにいます。

新しいCMMSソリューションが必要な兆候を認識する方法を紹介しますおよび計画と実行の方法 スムーズな移行 進行中のメンテナンス作業を中断したり、CMMSの支援が必要な場合に巨額の投資を必要としたりすることはありません。

CMMSとは何かについて詳しくは、CMMSシステムとは何かとその仕組みガイドをご覧ください。

新しいCMMSが必要な明確な兆候

あなたができる最悪のことの1つは、あなたに適応することができるのではなく、あなたにそれに適応することを強制するCMMSソリューションに落ち着くことです。効率を上げることができないものにお金を払い続けるのは意味がありません。

新しいCMMSプロバイダーを見つけたほうがよいことを示す最も一般的な兆候を見てみましょう。

1）ROIを実現していません

メンテナンスマネージャーは、「物事を混乱させたい」という理由だけで、組織にCMMSを導入していません。

彼らは、予定外のダウンタイムを防ぎ、資産の寿命を延ばすことでコストを削減できる、よりスムーズに運営される保守部門を作成するためにそれを行います。

これらのコストを削減できるほど、投資収益率は高くなります。

現在のCMMSソリューションの指標が適切にインストールされていて、投資に対してプラスの見返りが見られない場合は、問題ではありません。問題は使用しているソリューションです 。

2）使用しているCMMSが非常に複雑です

CMMSがROIを実現しない最も一般的な理由の1つは、あなたやあなたのチームがROIを使用するのが非常に難しいためです。

論理的に見てください。技術者が資産情報の検索やツールへのログインに費やす時間が長いほど、作業を実行するために必要な時間は少なくなります。その結果、人件費がさらに増加します。

強力なメンテナンスソフトウェアは、多くの機能と強力な分析機能を備えている必要があるため、使用するのに本質的に複雑である必要があるとは思わないでください。

強力でありながら使いやすいCMMSに長年取り組んできた私は、これは単に真実ではないと自信を持って言えます。 リンブルCMMS その証拠です。

3）モバイルデバイスをサポートしていません

内部データによると、デスクトップベースのシステム（CMMSまたはExcel）からモバイルCMMSに移行するクライアントでは、生産性が15％向上します 、純粋に彼らが自分の電話でソフトウェアにアクセスできるという事実から。

CMMSがモバイル対応でない場合に見逃していることがいくつかあります：

技術者は即時通知を受信できません 新しい作業指示書が作成されたとき、または既存の作業指示書にコメントが追加されたとき
新しい作業指示を開始することはできません 野外にいる間
現在のメンテナンス作業の進捗状況を追跡できません 机の後ろに座っていない場合
技術者はその場で重要な資産の健全性情報を検索できません （問題の診断が遅くなります）
技術者は最寄りのコンピュータに行って作業を記録する必要があります 、他の場所で過ごすほうがよい時間

4）CMMSに重要な機能がありません

これはあまり説明の必要がない点です。使用するソリューションに必要な機能がない場合は、必要な機能を探す必要があります。

たとえば、一部の古いCMMSソフトウェアでは作業指示書を作成できますが、効果的な予防保守計画を作成できるような方法でタスクをスケジュールすることはできません 。

ますます多くの組織が予防的および予知保全に切り替えている現在、予防的な計画を立てることができないということは、市場で競争力を維持するのに苦労することを意味します。

現在のソリューションに重要な機能が欠けている場合は、それ自体で解決する問題ではないため、より適切なパートナーを見つけることについて考え直す必要はありません。

5）ソリューションの拡張性が低い

ビジネスの拡大を計画している場合は、その成長に対応できるメンテナンスソフトウェアが必要になります。

現在のソリューションでスケーリングに問題がある可能性があることを認識する最も簡単な方法は、使用が複雑であることです。

自問してみてください：

新しいアセットを追加するのに長い時間がかかりますか？
インターフェースが乱雑になっていますか？
自動化と稼働時間の追跡を提供しますか？
未解決の作業指示書の進捗状況を監視するのは難しいですか？
予防作業のスケジュールを立てるのに多くの時間が必要ですか？
新入社員は、ソフトウェアを適切に使用する方法を理解するのに長い時間がかかりますか？

上記の質問のいずれかに対する答えが肯定的である場合、資産と技術者が増えるということは、これらの問題が悪化するだけであることを意味します。

6）ソフトウェアが高すぎる

多くの説明を必要としない別の兆候。

すべてのソリューションには、独自の機能セットと価格設定が付属しています。ただし、すべてのCMMSプロバイダーが柔軟なSAAS価格設定を備えているわけではありません。一部のソリューションは企業向けですが、他のソリューションは中小企業を支援することを目的としています。

一部のCMMSソリューションのコストが月額わずか25ドルであることを考慮に入れると、ビジネスに手頃なシステムを見つけることができると結論付けるのは簡単ではありません。

時間をかけて最適なメンテナンスソフトウェアを確認して選択してください これは、施設のメンテナンスとワークフローに最適です。

7）弱いまたは存在しないテクニカルサポート

使用しているソフトウェアがどれほど単純であっても、ビジネスはそれぞれ異なり、遅かれ早かれ、技術的な問題や、迅速かつ効率的に解決したい質問が発生します。

CMMSプロバイダーの場合…

返信には時間がかかります
実際に問題を解決しようとはしません
適切な技術サポート（電話、メール、ライブチャット）も提供していません

…それなら、これはあなたがあなたのビジネスを成長させるために必要な長期的なパートナーではありません。

わずかな遅延で数千ドルの費用がかかる可能性がある業界では、問題に対処するのに1週間かかる人と一緒に仕事をしたくありません。

このセクションは予想よりも長くなりましたが、すべての兆候の背後にある理由を説明することが重要だと考えました。

これが邪魔になったので、正気を失うことなくCMMSベンダーを切り替える方法を見てみましょう。

新しいCMMSに切り替える方法

ステップ1：チームを参加させる

これについては、ブログの複数の記事で触れましたが、それは非常に重要だからです。

CMMSの設定は、ROIを得るものではないことを理解する必要があります。実際にシステムを使用すると、ROIが生成されます。あなたは見ることを期待しています。

メンテナンススタッフが新しいシステムを試してみる意欲がない場合、この移行全体は時間とリソースの無駄になります。

良いニュースは、チームのやる気を引き出すのはそれほど難しくないということです。

あなたがメンテナンス技術者であり、誰かがあなたの仕事の退屈なスペアパーツを自動化し、ワークフロー全体をスピードアップすることで、より使いやすく、あなたの生活を楽にする新しいCMMSを見せてくれると想像してみてください。そのようなソフトウェアに公平なチャンスを与えることに興味がありませんか？

チームのやる気を引き出すもう1つの方法は、最終的な選択を行う前に、候補リストに挙げたソリューションをレビューし、フィードバックを検討できるようにすることです。

結局のところ、彼らはほぼ毎日ソフトウェアを使用することになります。

ステップ2：ダウンタイムを回避するために移行を計画する

他のプロジェクトと同様に、少しの計画と調整がプロジェクトの成功を確実にするのに大いに役立ちます。

1）マイルストーンとタイムラインを設定します

期限が明確に定義されていないプロジェクトは、完了するまでに不必要に長い時間がかかることがよくあります。

ただし、プロジェクト全体に対して単一の期日を定義することだけを考えないでください。実装の進捗状況を追跡できるようにするには、実装を複数のマイルストーンに分割する必要があります。

たとえば、次のアクティビティの期日を設定できます（これについては記事の後半で説明します）。

転送に必要なメンテナンスデータをエクスポートまたは収集する
メンテナンスデータを新しいCMMSにインポートまたは入力します
新しいCMMSに従業員データを入力します
従業員トレーニング
必要なレポートとKPIを定義して設定する
CMMS統合を設定する（必要な場合）
新しいCMMSで予防保守計画を作成します

2）責任の概要（誰が何をする必要があるか）

実行する必要のある手順のリストができたので、誰がそれらを実行するかを決定する必要があります。

タスクを割り当てるときは、それらのタスクを実行する必要がある理由と、それらが残りのプロセスにどのように影響するかをできるだけ明確にするようにしてください。

チームのすべてのメンバーが知っておく必要があるもう1つのことは、プロジェクトの責任者と質問を誰に提供できるかということです。

何かがあなたにとって明確であるという理由だけで、それが他のすべての人にとって明確であるという意味ではないことを忘れないでください。

3）「プロジェクトマネージャー」を割り当てるか、CMMSチームを編成する

すべてのプロジェクトには、それを監督する誰かが必要です。ほとんどの場合、それがメンテナンスマネージャーになります。

ただし、大規模な組織では、特に複数の場所に新しいCMMSを実装している場合は、これをさらに一歩進めてCMMSチームを編成することをお勧めします。

たとえば、CMMSチームは、メンテナンスマネージャー、上位レベルのマネージャー、メンテナンス技術者の代表者、および実装を支援するCMMSベンダーのサイトの専任担当者で構成できます。

場合によっては、組織は、新しい保守管理ソリューションの検索を開始する前でもCMMSチームを作成することを検討しているため、試してみたいいくつかのシステムを候補リストに載せる前に、あらゆる側面から意見を得ることができます。

4）CMMSベンダーと調整する

Limbleの初期の頃、私は多くの中小企業がLimbleを組織に実装するのを手伝いました。

それから私が学んだことの1つは、質問にすばやく答え、小さな問題にも対処できる人がいると、メンテナンス作業が大幅にスピードアップすることです。

そのため、すべてのクライアントには、質問、懸念事項、作業要求について連絡できる専任の担当者がいます。

今日のLimbleの優れている点は、Webベースであり、AndroidとiOSにも搭載されていることです。

移行を成功させるために最善の利益が得られるはずなので、遠慮なくCMMSベンダーにサポートを依頼してください。

ステップ＃3：必要なメンテナンスデータを転送する

メンテナンス作業の規模と使用する資産の数によっては、すべてのデータの転送に数週間から数か月かかる場合があります。

幸いなことに、これを行う必要があるのは1回だけです。

最良のシナリオでは、古いCMMSからデータをエクスポートし、必要に応じてクリーンアップを実行して（使用しなくなった古いアセットに関するデータを削除するなど）、新しいCMMSにアップロードすることができます。

このプロセスを可能な限りスムーズに進めるためにできることは次のとおりです。

1）収集する必要のあるデータを決定する

転送するすべてのメンテナンスデータの収集を開始する前に、まず必要な情報を定義する必要があります。

転送する通常のアセット情報を示す画像は次のとおりです。

古いCMMSソフトウェアを使用して予測または予防保守計画を実行した場合は、予防/予測保守手順、タスク、および頻度に関するデータも必要になります。これらのデータを使用して、新しいCMMSで予防保守計画をすばやく設定できます。。

アセットが多数ある場合は、最初に最も重要なアセットのデータを転送することから始めます。

2）必要なデータを収集する

新しいCMMSに移行するすべてのデータを収集する方法は次のとおりです。

古いCMMSソフトウェアからデータをエクスポートする
資産追跡情報を記録するためにまだ使用している可能性のあるスプレッドシートを収集します
OEMの推奨事項および同様の「保証」または「紙」の情報源を確認して、まだ不足している可能性のある情報を確認します（つまり、まだそれを行わなかった場合は、最終的にそれらのファイリングキャビネットをオフィスから捨てることができます）

3）収集されたデータをクリーンアップする

新しいCMMSにデータを入力する前に、収集したデータをクリーンアップし、正確で整理された情報のみを処理していることを確認してください。

あなたはそれをすることができます：

不要なデータを削除します。一部のエクスポートされたファイルやスプレッドシートには、不要なデータが含まれている可能性が常にあります。今がそれを削除する良い機会でしょう。
重複データを削除します。複数のソースからデータを収集した場合、削除できる重複データがある可能性が高くなります。
標準の命名規則を設定します。ほとんどのCMMSソリューションでは、単純な数値コードに基づく事前に作成された命名規則を使用することも、独自の命名規則を作成することもできます。

Limbleでの標準の命名に関するガイダンスは、すべてを明確かつ論理的に命名することです。最前線のオペレーターでさえ資産データが何であるかを知ることができるように、名前は十分に明確である必要があります。したがって、 CH-01 のような略語の代わりに チラー-01 などを使用してください。

明確な数値識別子を使用した明確な資産追跡名 これは、すべてのデータを簡単に読み取り、検索、フィルタリング、および順序付けできるようにするための最良の方法です。

4）新しいCMMSにデータを入力します

クリーンなデータを収集し、使用する命名基準を決定したので、次のステップはそのデータを新しいCMMSに入力することです。

使用する最も一般的な2つの方法は次のとおりです。

（古いCMMSソフトウェアから作成またはエクスポートした）.CSVファイルのインポート
データを手動で入力する

これにはしばらく時間がかかる場合がありますが、前述したように、必要なのは1回だけです。

ステップ4：新しいCMMSソリューションを設定する

必要なすべてのデータがロードされた、新しくインストールしたCMMSの使用を開始する前に、注意が必要なことがいくつかあります。

1）実際に使用するレポートを設定する

ほとんどのCMMSには、さまざまな業界の幅広い顧客にサービスを提供しているため、何百もの異なるレポートのデータベースがあります。食品および飲料メーカーからオフィス複合施設や教育機関の所有者まで、すべての顧客がさまざまなレポートセットに対して特定のニーズを持っています。

理想的には、顧客は（主にビジネス目標に基づいて）自分にとって何が重要かを決定し、CMMSを設定して、これらのKPIの監視に役立つレポートを提供します。たとえば、ある業界のクライアントは、計画的なダウンタイムと計画外のダウンタイムに焦点を当てている場合があります。、一方、別のセクターの人々は、メンテナンスタスクを完了するのにかかる時間にもっと関心を持つ可能性があります。、資産のパフォーマンスと資産のライフサイクルを維持するためのコスト 、またはまったく異なるもの。

ただし、CMMSは数十のレポートを自動的に生成できますが、使用しないレポートを設定するために時間を無駄にする意味はありません。

この点でユーザーを支援しようとしている1つの方法は、ユーザーが取得できるレポートの大規模なデータベースを作成する代わりに、非常に強力な（ただし使いやすい）カスタムダッシュボードビルダーを構築したことです これにより、レポートを作成できます。これにより、すべての顧客が真にカスタマイズされたレポートを作成して、情報に基づいたビジネス上の意思決定を行うための最高品質のデータを提供できます。

LimbleCMMSのもう1つの機能 これらのカスタムレポートのローテーションが可能になるということです。つまり、すべてのKPIを大画面で設定し、継続的にローテーションさせることができるため、チームの全員が常に何が起こっているのかを正確に把握できます。

さらに、カスタムダッシュボードを使用すると、レポートを並べて表示できるため、スタッフのパフォーマンスのように、ある基準のパフォーマンスを別の基準と簡単に比較できます。、費用、ダウンタイム 、など。

次のセクションに進む前に、作成する可能性のある一般的なレポートのリストを次に示します。

完了した計画作業
計画外の作業を完了しました
計画されたパーセンテージと計画されていないパーセンテージ
ダウンタイム時間
費やした合計時間
コスト（部品、労務、請求書、発注書）
平均修復時間（MTTR）
平均故障間隔（MTBF）

2）CMMS統合を設定します（必要な場合）

すでにご存知のように、CMMSはスタンドアロンである必要はありません。目標は、ERPなどの使用している可能性のある他のソフトウェアと確実に通信できるようにすることです。

これにより、重複データの生成を回避しながら、応答時間と効率が大幅に向上します。

CMMSを他のシステムと統合するには、ある程度の技術的なスキルが必要ですが、難しい作業である必要はありません。

最近の多くのCMMSソリューションは、次の方法で統合プロセスを簡素化するユーザーインターフェイスを提供します。

プロセスを自動化して手動入力を不要にするオプション
他のアプリケーションからデータをすばやくインポートおよびエクスポートするための機能
シームレスなデータ交換

予知保全も使用している場合は、条件ベースの保全 、またはその他の IoT対応テクノロジー 、また、CMMSをインストール済みのセンサーに接続して、資産の状態をリアルタイムで把握できるようにする必要があります。

3）システムをテストします

必要なすべてのデータが新しいメンテナンスソフトウェアにインポートされたら、次のステップは徹底的なテストを実行することです。この段階で尋ねるべきいくつかの質問があります：

メンテナンス履歴は正しく、アクセス可能ですか？
フィールド名は意味があり、簡単に検索できますか？
資産保守レジスターのすべてのアイテム（機器と部品）は明確に定義され、正確ですか？

見つかったエラーは、修正のためにCMMSベンダーに迅速に報告する必要があります。

4）従業員のトレーニングをスキップしないでください

生活を楽にし、従業員のトレーニングを簡単にするための優れた方法は、使いやすいCMMSを選び、CMMSベンダーが提案するトレーニングを行うことです。

CMMSベンダーが広範なトレーニングを提案した場合 、これは、CMMSがそれほど使いやすくなく、決定を再検討する必要があるかもしれないという事実を示す危険信号である可能性があります。

トレーニングオプションはベンダーごとに異なりますが、最も一般的なものは対面トレーニングセッション、ウェビナーです。、および古き良きビデオチュートリアル 。

どのトレーニング方法を選択する場合でも、非常に大規模なメンテナンスチームがある場合は、一度にすべてのトレーニングチームをトレーニングするのは便利ではない可能性があります。このような状況では、選択した数人のチームメンバーが、ベンダーから直接徹底的にトレーニングを受けることができます。その後、全員が参加するまで、他の人にバッチで教えることができます。