在宅勤務はIT調達を改善しました

COVID-19のパンデミックは、社会的距離の要件に準拠するためのリモートワークオーダーをもたらします。パンデミックによってもたらされた変化はここにとどまり、パンデミック後の世界で新しい正常に現れるでしょう。

この危機の間、調達機能が脚光を浴びてきました。企業は、サプライチェーンに回復力を構築し、従業員やその他の利害関係者とのコラボレーションを強化するために、調達チームに目を向けています。

パンデミックの間、IT業界は大きな影響を受けました。 IT業界の支出コストは、世界の労働力が一夜にしてリモートワークオーダーに移行したため、2020年には年平均成長率約4.323％で増加しました。

IT業界の調達機能は主に間接的であり、日常業務に必要な物資の調達を担当しています。

パンデミックによって購入されたリモートワークオーダーにより、IT業界における調達機能の役割はさらに強化されました。調達チームは、すべてのオフィスが日常業務を実行するための設備が整っていることを確認する責任を負った後、組織の内部顧客をサポートし、自宅で作業できるようにする責任があります。

長期的な変更

IT企業が完全にリモートワークモデルに移行してから1年以上が経過しました。それ以来、これらの企業の調達チームは、リモートワークが調達に及ぼした悪影響の多くを克服してきました。短期的な影響には、調達プロセスの延長と、各発注書および発注書の処理の時間遅延が含まれます。

ただし、リモートワークによって引き起こされる複雑さに対処するためにIT企業が採用した長期的な変化はここにとどまり、その一部は次のとおりです。

カテゴリシフト。 在宅勤務の注文により、調達チームは事務用品の購入から従業員の要求をリモートで受け取るようになり、カテゴリが大幅に変化しました。

従来の調達慣行は、従業員に必要な物資をリモートで提供するというこの複雑な課題に対処するための設備が整っていません。たとえば、パンデミック前の世界では、従業員がラップトップの誤動作をIT部門に報告した場合、IT部門はラップトップの修理に必要な供給品の発注書を調達部門に転送し、調達チームは在庫の在庫状況を確認します。サプライヤの連絡先に発注書を発行します。

コンピュータは2日以内に修理されます。リモートワークオーダーの後、ラップトップでの同じ問題が複雑な問題になります。

たとえば、在宅勤務の注文に続いて、Microsoftの調達チームは、168,000人からの従業員の要求量の大幅な急増に対処するために、以前は手動で行われていた間接調達機能を再考する必要がありました。

この問題を解決するために、Microsoftは自動調達機能を使用して従業員のホームオフィスを設定し、20か国のすべての従業員の要求の70％を処理しています。

優先順位の変更を行います。 世界的に、企業はパンデミックのピーク後も投資の優先順位のために需要の落ち込みに苦しんでいます。その影響には、効果的なキャッシュフロー管理手法による最適なソリューションを必要とする可能性のある企業の流動性の低下が含まれます。

調達チームは、ドキュメント機能やデジタル署名などのテクノロジーに投資することで、支出の優先順位付けを可能にするために、調達機能を再考する必要があります。彼らは、特に現金流入の維持、サプライチェーン機能の変化への対処、および予測不可能な需要予測において、課題の増加に直面しています。

パンデミックが緩和された後も、需要は抑制されたままであり、企業は非流動性に直面しなければならない可能性があります。したがって、請求書処理などの調達機能のデジタル化に責任を持って投資の優先順位を変更することで、パンデミックなどの状況での円滑化が可能になります。

今後数か月間のIT企業の調達チームの主な目標は、自動化とテクノロジーの強化により従業員の生産性を向上させることです。調達チームは、ゼロベースの予算編成を採用しながら、運転資本と流動性を最適化する必要があります。

自動化。 パンデミックのリモートワークオーダーにより、調達リーダーがすでに検討している自動調達ソリューションの採用が加速しています。在宅勤務が新しい常識となるにつれ、デジタル化は組織のさまざまな機能間のコミュニケーションとコラボレーションを可能にする重要な要素です。

何百もの従業員の消耗品の要求を手動で処理することは、リモート作業指示では事実上不可能です。自動調達ソリューションは、データの可視性を向上させ、組織内および拡張された供給ネットワーク全体での俊敏性を高めることができます。

高性能の調達部門は、調達自動化の早期採用者である可能性が最も高いです。デロイトによると、最高のパフォーマンスを発揮するCPOは、クラウド調達ソリューションを使用する可能性が18倍、ロボットプロセス自動化（RPA）ソリューションを採用する可能性が10倍高いとのことです。

調達チームは、クラウド調達ソリューションを使用して、従業員の要求を受け取り、それを利用可能なアイテムの在庫と照合し、発注書を自動的に生成して承認するエンドツーエンドのソリューションを構築できます。

調達の自動化を使用して、リモートで作業する従業員とサプライヤが従業員の満足度を向上させるのを支援するサポートシステムを開発することもできます。これは、リモートワークオーダー中の生産性の向上に重要な役割を果たします。さらに、自動化クラウドは、マネージャーがベンダーを便利に管理し、不正を排除するのに役立ちます。

プロセスの変更

リモートワークオーダーが新しい標準になるにつれて、IT企業のサイバーセキュリティリスクは大幅に増加しています。

企業は、現場に留まらなければならない重要な機能を決定する必要があります。 IT企業の新しい運用構造をサポートするには、調達ポリシーとプロセスを再考する必要があります。調達チームは、自動化ツールを活用して必要なプロセス変更を行い、現場での作業を容易にし、他の従業員が自宅で作業できるようにする必要があります。

調達ポリシーは、より人間中心になるように再構築する必要があります。より集合的な幸福を約束することで、会社のサプライチェーンに回復力を構築し、それによって従業員がリモートで作業するのを助け、全体的にビジネスの継続性を確保できるからです。

以前は従業員のホームオフィスに装備していた自動調達機能を使用して、従業員のサポート構造を動員し、サプライヤに同じサポート構造へのアクセスを提供することでエコシステムの回復力を確保することもできます。

Mohammed Kafilは、Kissflow ProcurementCloudの調達コンサルタントです。