リモートワーク：IT調達における永続的な変革

COVID-19パンデミックにより、ソーシャル・ディスタンス要件への準拠としてリモートワーク命令が出されました。パンデミックがもたらした変化は定着し、ポスト・パンデミックの世界で「新しい常態」として顕在化します。

調達機能はこの危機でスポットライトを浴びました。企業は調達チームに、サプライチェーンへのレジリエンス構築と、従業員やその他ステークホルダーとの協業強化を期待しています。

IT業界はパンデミックで大きな影響を受けました。世界の労働力が一夜にしてリモートワークへ移行したため、2020年のIT業界の支出コストは約4.323%の複合年間成長率で増加しました。

IT業界の調達機能は主に間接調達であり、日常業務に必要な用品の調達を担当しています。

パンデミックによるリモートワーク命令により、IT業界の調達機能の役割はさらに拡大しました。かつては全オフィスが日常業務を遂行できるよう装備を確保する責任がありましたが、今や調達チームは組織の内部顧客をサポートし、彼らが自宅から働けるよう支援する責任を負っています。

長期的な変化

IT企業が完全にリモートワーク・モデルへ移行して1年以上が経過しました。以来、これらの企業の調達チームはリモートワークが調達に与えたネガティブな影響の大半を克服しました。短期的影響には、調達プロセスの延長と、各発注書・購買依頼の処理における時間遅延が含まれます。

しかし、リモートワークによる複雑さに対処するためにIT企業が受け入れた長期的変化は定着しています。そのいくつかは以下の通りです：

カテゴリー・シフト

リモートワーク命令により、調達チームのカテゴリーがオフィス用品購入から、従業員からのリモート要請受け付けへと大きくシフトしました。

従来の調達慣行は、従業員に必要な用品をリモートで提供するというこの複雑な課題に対応できません。例えばパンデミック前、従業員がノートPCの不具合をIT部門に報告すると、IT部門が修理に必要な用品の要求書を調達部門に出し、調達チームが在庫確認の上、サプライヤーの担当者へ発注書を発行し、2日以内に修理完了でした。

リモートワーク命令後、同じノートPC不具合が複雑な問題になります。例えば、Microsoftの調達チームは、168,000人の従業員からの要請量が大幅に増加したことに対応するため、以前は手作業で行われていた間接調達機能を再考しなければなりませんでした。

この問題を解決するため、Microsoftは自動化された調達機能を用いて、20カ国で従業員の在宅オフィスをセットアップし、全従業員要請の70%を処理しています。

支出の再優先順位付け

世界中の企業が、投資優先順位のせいでパンデミックのピーク後も需要低迷に苦しんでいます。その含意は、最適解を効果的なキャッシュフロー管理慣行で求める必要がある企業にとって、流動性が低下することです。

調達チームは、ドキュメント機能やデジタル署名などのテクノロジーへの投資により、支出の再優先順位付けを可能にするよう調達機能を再考しなければなりません。キャッシュインフローの維持、サプライチェーン機能の変化への対応、予測不能な需要予測という、具体的な課題の増加に直面しています。

パンデミックが収まっても需要は抑制されたままである可能性が高く、企業は非流動性に直面するかもしれません。したがって、請求書処理などの調達機能のデジタル化への責任ある投資優先順位付けにより、パンデミックのような状況での円滑化が可能になります。

今後数ヶ月のIT企業調達チームの主な目標は、拡張された自動化とテクノロジーで従業員生産性を高めることです。調達チームは、ゼロベース予算を採用しながら運転資本と流動性を最適化すべきです。

自動化

パンデミックのリモートワーク命令は、調達リーダーがすでに検討していた自動化調達ソリューションの採用を加速させました。デジタル化は、在宅勤務が新常態となる中、組織の異なる機能間のコミュニケーションと協業の必須イネーブラーです。

リモートワーク命令下で、数百件の従業員用品要請を手作業で処理することは実質不可能です。自動化調達ソリューションは、データ可視性を向上させ、組織および拡張サプライ・ネットワーク全体でより高いアジリティを可能にします。

Deloitteによれば、最高パフォーマンスのCPOは、クラウド調達ソリューションを使用している可能性が18倍、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ソリューションを採用している可能性が10倍高いです。

調達チームはクラウド調達ソリューションを用いて、従業員要請を受け付け、在庫アイテムとマッチングし、発注書を自動生成・承認するエンド・ツー・エンド・ソリューションを構築できます。

調達自動化は、リモートで働く従業員とサプライヤーを支援するサポート・システムの開発にも利用でき、従業員満足度を向上させ、リモートワーク命令下での生産性向上に重要な役割を果たします。また、自動化クラウドはマネージャーがベンダーを便利に管理し、不正を排除するのに役立ちます。

プロセス変更

リモートワーク命令が新常態となるにつれ、IT企業のサイバーセキュリティ・リスクは大幅に増大しました。

企業はオンサイトで維持すべき重要機能を特定しなければなりません。調達方針とプロセスは、IT企業の新しい運営構造をサポートするよう再考される必要があります。調達チームは自動化ツールを活用し、オンサイト業務を促進し、他の従業員の在宅勤務を可能にする必要なプロセス変更を行うべきです。

調達方針はより人間中心的に再構築されなければなりません。集合的なウェルビーイングへのコミットメントは、企業のサプライチェーンにレジリエンスを構築し、それによりリモートで働く従業員を支援し、全体として事業継続性を確保するのに役立ちます。

従業員の在宅オフィス装備に使用されていた自動化調達機能は、今や従業員のサポート構造を動員し、サプライヤーに同じサポート構造へのアクセスを提供することで、エコシステムのレジリエンスを確保するためにも使用できます。

Mohammed Kafil氏はKissflow Procurement Cloudの調達コンサルタントです。