ワークオーダー管理を最適化する10の実証済み戦略：ビジネス成功への道

過去30年間で、企業運営管理は大きく進化しました。変動する経済状況、市場競争の激化、コンピュータテクノロジーへの移行が、あらゆるセクターの企業が「よりスマートな」運営アプローチを採用する主な要因となっています。収益性と競争力を維持するため、企業はリソース、材料、時間の節約を通じたビジネス効率の向上の必要性を認識しています。効果的な運営管理の重要な側面は、効率的なワークオーダー管理です。そのプロセスを改善するための10のヒントをご紹介します：

1. 紙ベースの運営管理方法からデジタルフォーマットへの移行を検討する。

スプレッドシートは、月間20件未満の作業指示書を処理する小規模および一部の中規模運営にとって、優れた作業指示書メンテナンス管理ソリューションです。スプレッドシートは、Microsoft ExcelやLotus 1-2-3などのコンピュータプログラムを使用して作成されます。スプレッドシートソフトウェアを使用すると、列と行に配置されたデータを取得、表示、操作できます。スプレッドシートは数値データと短いテキスト文字列を保持し、データ関係をグラフィカルに表示するように設計されています。一方、より大規模な施設——月間20件以上の作業指示書を管理する施設——では、コンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェア（CMMS）のような作業指示書追跡ソフトウェアがより最適な選択です。これらのシステムは、作業指示書を追跡し、正確なレポートを迅速に生成し、どの資産が予防保全や修理を必要としているかを即座に判断できます。ソフトウェアの最近の革新には、安全なクラウドベースのインターフェース、スマートフォンとタブレットを通じたモバイルアクセス、完全なペーパーレス化が含まれ、これらがシステムをビジネスにとってさらに魅力的にしています。

2. 事後保全と予防保全の違いを理解する

事後保全は、設備が予期せず故障したときに実施されます。この場合、設備が修理されるまで運営は停止します。場合によっては、在庫にない必要な部品を発注する必要があります。一方、予防保全は、設備がまだ稼働している間にチェックを行い、チューンアップと小さな部品交換を実施して、予期せぬ故障と失敗を防ぐことを目的としています。予防保全は運営ダウンタイム中に、必要な部品が手元にあるときにスケジュールできるため、運営への支障を最小限に抑え、設備寿命を延ばせます。

3. 予防保全計画を実施する

計画外の事後保全を減らす目的で、予防保全計画を開発することは重要です。これにより、コスト削減、リソースのより良い配分、時間管理の効率化が可能になります。予防保全をスケジュールすることで、施設マネージャーは、低稼働時間と施設の場所に基づいて技術者を配置し、複数の設備を同時に整備できます。

4. 作業指示書を資産に関連付ける

予防保全スケジュールを計画し、後でメンテナンス履歴をすべて見直す際、作業指示書を資産に関連付けることは有益な戦略です。これには、建物と場所をその設備（屋上ユニットなど：排気ファン、エアハンドラー、エアコンディショニング）に関連付けることが含まれます。これらの関連付けを確立することで、マネージャーは技術者の時間を削減し、メンテナンス履歴レポートで設備をその場所に基づいて特定できます。

5. テンプレートと標準作業手順を確立し活用する

効率と収益性が主目標である以上、メンテナンスマネージャーがこのプロセスを支援する手順を実施するのは理にかなっています。メンテナンスのチェックリストテンプレートとプロトコルを作成することで、技術者の推測を排除し、各設備の運用標準への準拠を保証します。標準化された作業指示書メンテナンステンプレートは、エラーと混乱を減らし、正しく処理される可能性を高めます。

6. モバイルデバイスを活用して作業指示書を管理する

モバイルデバイスは、タスクに時間節約の携帯性を加える優れた作業指示書メンテナンス管理ツールです。ワークオーダーアプリを使用すれば、メンテナンスマネージャーはデスクトップコンピューターに戻るのを待たずに、現場で作業指示書を送信できます。つまり、作業指示書を外出先から送信でき、対応時間を短縮できます。CMMSを使用すれば、技術者はスマートフォンやタブレットから直接作業指示書を作成、変更、更新できます。また、これらのシステムにはカメラとバーコーディング機能が統合されており、部品発注時のエラーを減らし、再び時間を節約します。モバイルアクセスのバーコードスキャンにより、設備メーカーのデータベースをキーワードとフィルターで検索してマニュアルを探す必要がなくなり、スマートフォンやタブレットでバーコードを簡単にスキャンするだけで正確な作業指示書を作成できます。

7. 現実的な期限を設定する

時間は金であるため、現実的な修理時間を設定することは不可欠です。設備がどの程度の期間サービス停止するかを正確に見積もることで、メンテナンスマネージャーは全体的な運営を維持する目的で、代替スケジュール計画を立てられます。

8. 可能な限り社内技術者に作業を割り当てる

修理にはコストがかかるため、最もコスト効率の良い方法で実施することが最善です。多数の資産を持つ大企業は、自社の社内技術者を抱えることが、時間節約と総コストの観点から最も手頃な解決策であると気づくでしょう。社内技術者はすぐに利用可能であり、設備ダウンタイムを最小限に抑えます。このアプローチを使用すれば、メンテナンスマネージャーは説明責任を管理し、完了時間を監視し、労働コストを記録し、修理傾向を観察し、将来の計画を立てられます。小規模運営の場合、社内サービスプロバイダーを雇うよりも、サードパーティ技術者を利用する方がコスト効率が良い場合があります。（予防保全プログラムを利用して）複数の設備を一度に整備することで、下請け整備を最適な選択にできます。

9. サプライヤーとベンダーからの外部費用を追跡する

社内修理技術者が必要かどうかを判断するため、サプライヤーとベンダーからの外部費用と設備ダウンタイムのコストを追跡することは有益です。サードパーティ修理サービスの利用コスト（部品購入を含む）が、スタッフ技術者の雇用コストを超える場合、解決策は明確になります。

10. すべてのコスト、部品、資材、労働、外部契約者を追跡・記録する

全体的な運営コストを評価する際、資材、労働、外部契約者に関連するコストは考慮すべき重要な要素です。これらのコストを時間の経過とともに追跡することで、メンテナンスマネージャーは将来、資金とリソースを最適に配分する方法について、情報に基づいた決定を下せます。

結論

企業の設備を効率的に稼働させ続けることは、おそらくメンテナンスマネージャーにとって最も重要な目標です。作業指示書をシンプルかつ迅速にすることは、その目標達成の手段です。施設の資産とその場所について精通し、スケジュールされた予防保全計画を開発し、標準化された作業指示書テンプレートを作成し、モバイルデバイス技術を取り入れることで、エラーと不必要な設備ダウンタイムを最小限に抑えられます。さらに、これらの戦略は設備寿命の延長と時間管理・労働力活用の改善を支援し、最終的には総コスト削減と利益率向上につながります。スプレッドシートかワークオーダーソフトウェアか、最適なワークオーダー手段を見つけることは、運営効率達成への重要な第一歩です。