持続可能な変革マネジメント：チームをコーチングし新プロセスを定着させる

著者：J.R.マギー
マスターブラックベルト、X-Streamリーダーシップグループ創業者兼CEO

今日、私たちの多くはリーンとシックスシグマのツールを用いて新プロセスを開発し、データを管理することに慣れています。日々実践しており、ツール自体の使用はそれほど難しくありません！難しいのは、チームがイベントやプロジェクトで考案した新プロセスと変更を、長期的に実装し、持続させることなのです！

私はマスターブラックベルト師範として、世界中で750件以上の改善プロジェクトをリード、ファシリテート、コーチしてきました。73名のマスターブラックベルトを育成・認定し、現在さらに3名が研修中です。持続可能性の問題を身をもって経験し、皆さんと同様に苦闘してきました。その経験から、新アイデアの60〜80%が失敗する現状を、12ヶ月以上新アイデアと変更を持続させる70%以上の成功率へ転換する技術と構造があることを学びました。本当の鍵は、イベント後に何が起こるかです！

失敗モード1：プロジェクト成果報告会で議論されたことが、「良いアイデアだから」「みんな『良いね』と言ったから」実行されると信じること

これは最も一般的で、最も克服しやすい失敗モードです。主な問題は、人々が「すでにやっていることの上に」物事を「やり遂げられる」と信じていることです。率直に言えば、私たちのイベントに「やることを探しに来る」人はいません。例外なく、必要な人を確保するのは歯を引くような困難さです！彼らは通常業務で忙殺され、プロジェクト会議への出席さえ困難です。それなのに変更実装の時間があると考えるのは甘い！「代わりに」アプローチを採用しなければ成功の目はありません。彼らが休暇や病欠のとき、誰かが業務をカバーするはずです。カバーする人がいないなら、それは単なるマネジメント失格です。積極的に、1日数時間や週4時間ブロックでスケジュールをカバーできる人を見つけ、アクションアイテム専用の専用時間を確保してください。「暇な時間ができたらやる」は失敗への計画です！

失敗モード2：効果的でない（あるいは存在しない）コミュニケーション計画

チームリーダーが「メールで皆にお知らせすればいい」と言った回数を数えきれません。メールはステータス伝達、自分が言った・やったことの証拠（最大級のCYA）、友人への非公式な連絡には優れています。しかし、情報伝達には最悪です！新変更を使用・影響を受けるすべての人が、誰が・何を・いつ・どこで・どう・どの頻度で、を直接知る必要があります。そうでなければ、何をすべきかだけでなく、いつすべきかもわかりません。パワーポイントの箇条書きを「読み上げる」だけや、資料配布だけではダメです。コミュニケーションをパーソナルにし、各人の情報受け取り方に合わせて調整してください。実践的に——新プロセスのシミュレーションをさせ、ウォークスルーし、「新しいやり方」を「体験」させましょう。そうすれば質問が生まれ、何が変わり、自分が具体的にどう異なる行動を取り、いつ変更が発効するかという確固たる状況認識が育ちます。ただ「変わる」と伝えるだけは、失敗への金メッキロードです。

失敗モード3： 効果的な説明責任がほぼ、または全くない。

これは多くの場合、各アクションアイテムの責任者特定に表れます。複数人が記載されている、あるいは「チーム」と記載されているなら、見事に失敗する軌道に乗っています。ハイマン・リッコバー提督が有名に述べた通り、「責任者のへそに指を置けなければ、誰も責任者ではない！」彼は正確でした。責任が共有されると、説明責任は消滅します。複数人が必要なアイテムやアクションもあります。しかし、各アクションアイテムにたった一人、ただ一人だけがその成否を説明する責任者として指名されることがいかに重要か、強調しきれません！

失敗モード4： 「緊急の暴政」が重要事項の実行を圧倒することを許す。

これは、効果的なフォローアップ・フォロースルーがほぼ、または全くないことに表れます。ファシリテーターやチームリーダーが定期的な会議を開かず、ステータス報告、進捗・問題議論を行わないときに最もよく見られます。皆、毎日やることでいっぱいです！2週間ごとに1時間の会議が大抵理想的です。毎週は負担になり、3週間以上空くと忘れられたり日常業務に飲み込まれたりします。また、アクションアイテムのステータスを色分けしてください。青＝100%完了、緑＝順調・オントラック、黄＝遅れや予期せぬ抵抗、赤＝重大な失敗や現在のリソース・権限では実装不能。1時間の会議では、赤のみ、時間があれば黄に焦点を当ててください。緑と青を聞かされるのはチームメンバーのモチベーションを著しく下げます——特に自分に関係ないなら。人の時間を無駄にするのは、次回会議への出席意欲を削ぐ最善の方法です！最後に、「なぜうまくいかないか」を説明させる時間を取らないでください。それは全員の時間の完全な無駄です。問題をどう解決し、いかに望ましい成果を達成するかのみ議論させてください！

これらは組織で大規模な変革を実際に実装する成功率を大幅に高めるためのほんの一部です。さあ、世界を変えに行きましょう！

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