基本に立ち返る：究極のCMMSガイド 第3部 — 成功する導入のための機能選定

「基本に立ち返る：究極のCMMSガイド」ブログシリーズの第3部です。CMMSシステムについて知っておくべきすべてをカバーしています。第1部を逃した方はこちら、第2部——主要CMMS機能について——はこちらからどうぞ。

今回は、CMMS導入の成否を分ける重要なソフトウェア属性について議論します。

第3部をお読みください——CMMSにおけるユーザーフレンドリーさ、価格、プロビジョニングの適切なミックスを見つける。

前回、お客様がバイヤーズジャーニーで通常求める重要なCMMS機能のシンプルな概要をお伝えしました。しかし、ソフトウェアが特定のCMMS機能基準を満たせば物語が終わるわけではありません。真に1つのCMMSを他と区別する要因は、機能そのものをはるかに超えています——それらの機能がどう提供されるか、そしてそれに伴う価格タグです。ユーザーフレンドリーさの度合い、価格構造、ソフトウェアの配信方法——インストール型かWebベースか——といったソフトウェア属性が、あらゆる組織でのソフトウェア導入成功に寄与します。この3つを分解し、理想的なソフトウェア属性ミックスで何を見るべきかを示します。

1) CMMSソフトウェアの使いやすさ

以前言ったように、通常、使いやすさと堅牢性にはトレードオフがあります。ユーザーに広範な機能を提供するCMMSソフトウェアは購入のノーブレインに見えますが、これらのシステムは往々にして煩雑で習得が困難です。また、一部のコンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェア企業は、ユーザーフレンドリーなデザインと合理化されたインターフェースを軽視しています。テックバックグラウンドのないユーザーでテストしなかったり、直感的なグラフィカルレイアウトを実装しなかったりします。

ユーザーフレンドリーさは、CMMS導入成功の最も重要な要因の1つです。CMMS導入の推定40〜80%が初年度に失敗すると言われており、不必要な複雑さは成功的な採用に実質的なリスクをもたらします。メンテナンスマネージャーが複雑なソフトウェアの学習、複雑なメニューのナビゲーション、さまざまなユーザー権限の調整、緊急のテクニカルサポート連絡に、実際のメンテナンス作業より多くの時間を費やすなら、新しいCMMSソフトウェアシステムを気に入ることは unlikely です。ソフトウェアが合理化されていない限り、コンピュータ化メンテナンスソフトウェアのメリットを決して実現できない実質的なリスクがあります。

複雑なニーズを持つ組織でも、最もユーザーフレンドリーなCMMSがしばしば最良の選択です。建設・インフラ資材メーカーのArmtec Infrastructure Inc.が好例です。彼らは、より効率的に対応するため、小規模でリーンな、地理的に分離されたプラントのネットワークを運営しており、効果的なメンテナンス管理はかなり困難です。

2013年、彼らはまだ紙とペン、またはスプレッドシートを使用していました——各プラントマネージャーが自分のメンテナンスを担当——より一元化され、一貫したメンテナンスプログラムを運営する方法を必要としていました。彼らはすべてのオプションを慎重に比較し、最終的にHippo CMMSを選びました。必要な機能はすべてありましたが、機能が決め手ではありませんでした。

「全員がHippoをすべてのパッケージの中で一番気に入りました」と、全国運営エクセレンスマネージャーのLeo Logashov氏は言います。「シンプルさでHippoを選びました。一部のユーザーは高度なコンピュータスキルを持たず、基礎しか知らないからです。」

2) CMMSソフトウェアのプロビジョニング（提供形態）

CMMSを探す多くのビジネスにとって驚きかもしれませんが、ソフトウェアの配信方法は、何ができるかと同じくらい重要です。コンピュータ化メンテナンス管理システムは、かつてオンプレミスインストールのみでした。IT部門がプログラム（とソフトウェアアップデート）をローカルコンピュータやネットワークにロードし、手動で設定しなければなりませんでした（あるいは、自社サーバーをオンプレミスでインストールしなければなりませんでした）。面倒で時間がかかり、すべてが正しく動くまで大量の調整が必要でした。多くの場合、プログラムには1台のコンピュータからしかアクセスできません。コンピュータが故障すれば、数年分の記録が一瞬で失われる可能性があります。また、インストール型CMMSシステムは、高い初期費用と、プロバイダーがリリースする各アップグレードにユーザーが支払わなければならない高額な継続コストのため、他のオプションよりはるかに高価でした。高額な価格タグが、多くの企業がCMMSにアクセスしたりROIを確保したりする主要な障壁でした。

今日では、コンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェアは通常、Software as a Service（SaaS）モデルでクラウド提供されます。プログラムとアップグレードを購入し、ITにインストールと運用を依頼する代わりに、サブスクリプション料を支払い、ソフトウェアプロバイダーに技術的詳細を任せます。どこからでもアクセスでき、会社がインストールとアップデートを自動で処理します。すべてが安全なデータセンターに保存されるため、コンピュータ故障でデータが破損・消失するリスクもはるかに低くなります。

ただし、SaaSではソフトウェアプロバイダーに依存することになるため、彼らの保証とサポートについて調べることが重要です。サービスは、ユーザーをシステムに慣れさせるクイックトレーニングセッションから、データ収集とデータ統合をベンダーが責任持つフルセットアップまで多岐にわたります。各ベンダーでさまざまな価格帯、追加CMMSリソース、継続的なテクニカルサポートプランがあるため、製品だけでなく提供されるプロフェッショナルサービスでもベンダーを選ぶようにしてください。

3) CMMSソフトウェアの価格

コンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェア業界の大半は、ユーザー単位とモジュール単位のライセンスを提供しています。つまり、機能セット（例：作業指示書管理と在庫管理）に対して、ユーザーごとに月額Xドルを支払います。

これはメンテナンス部門が小さければ良い取引に見えますが、会社が成長するにつれて裏目に出ます。また、この価格モデルは、コンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェアの使い方を制限する可能性があります。例えば、外部業者や作業依頼を出す必要がある一般スタッフにアクセスを与えるのが、法外に高くなるかもしれません。

Hippo CMMSのような他の価格モデルは、異なる仕組みです。ユーザー単位ではなく、施設単位で課金します。これにより、ユーザーはベンダー、業者、必要な誰とでもコミュニケーションのためにソフトウェアを活用できます。施設を追加するにつれて施設単価が下がるため、成長するにつれてソフトウェアは実際によりコスト効果的になります。

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ユーザーフレンドリーさ、配信方法、コスト効果的な価格構造の適切なミックスを持つCMMSソフトウェアを見つける重要性は、機能豊富なメンテナンス管理システムの追求によってしばしば影に隠されます。ソフトウェア属性と機能の違いを理解することで、バイヤーは自組織に最適なCMMSタイプについて、より情報に基づいた決定ができます。

CMMSの構成について一般的な理解が得られた今、すべてをまとめる時です。来週、4部構成シリーズの最終投稿——適切なフィットを見つける：CMMSベンダーに尋ねるべき最良の質問——をお楽しみに。

第3週宿題：ゲスト寄稿ブログ記事を読んで、ユーザーフレンドリー vs 堅牢ソフトウェアのトレードオフについてさらに学んでください。

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