CMMSで作業指示書管理を効率化し、更なる効率向上を実現

多くの業界セクターの企業が、施設管理ソフトウェアとしてコンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェア（CMMS）に注目しています。効率向上、コスト削減、より大きな投資収益率（ROI）が、企業が従来の鉛筆と紙のアプローチを捨て、自動化メンテナンス管理システムを採用する主な理由です。現在のCMMSソフトウェアは、クラウドベースのソフトウェアで、作業指示書の追跡、正確なレポートの迅速な生成、どの資産が予防メンテナンスを必要とするかの即座の判断——すべてを可能にすることで、煩雑で非効率な紙ファイリングシステムを排除しています。組織効率のメリットに加え、この改善は設備寿命の延長、より良い時間管理、労働力活用、そして最終的にはコスト削減と利益増大にもつながっています。

CMMSは、数千のデータポイントを利用する高度に洗練されたソフトウェアシステムであり、いつでも施設運営の概要や、個別機器のステータスをユーザーに提供できます。最大限に活用すれば、メンテナンス管理ソフトウェアは堅牢なシステムを表します。CMMS業界は、テクノロジーと業界変化の最前線に立ち続け、継続的に進化し、顧客の常に変化するニーズに対応しようと努めています。メンテナンス管理ソフトウェアの最近の革新には、セキュアなクラウドベースインターフェース、モバイルデバイスアクセス、ペーパーレス機能が含まれ、これらはさらなる使いやすさ向上に寄与しています。

Hippo CMMSが実施した125人の購入者を対象とした最近の調査では、作業指示書管理（修理、非計画メンテナンス）が回答者の91%によって重要と評価されました。この発見と、予防メンテナンスが回答者の96%によって支持されていることから、CMMS顧客は運用効率の向上を最優先目標としていることが示唆されます。ソフトウェアシステムが作業指示書管理をシンプルにする7つの方法を紹介します：

1. リアルタイム通知

「時間は金」であり、無駄な時間は運営にコストをもたらすことは疑いようがありません。ハードコピー方法に頼る企業は、作業指示書を書き出し、物理的に指定サービス担当者に送るのに時間を費やします。その人が作業指示書を受け取るために不在なら、レビューされるまでしばらく机の上に放置されるかもしれません。CMMSなら、すべての作業指示書がシステム内で作成され、適切なユーザーに即座に送信されます。メール通知と/またはモバイルアラートを使用して、作業指示書は数秒で受信されます。作業指示書管理ソフトウェアは作業指示書プロセスを追跡できるため、開始から完了までの進捗を監視可能です。

2. アクセス可能なデジタル作業指示書管理

作業指示書が作成されると、すべての指定ユーザーが利用できるデジタル記録が利用可能になります。作業指示書は、デスクトップコンピュータ、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンなど複数デバイスで取得できます。すべてのケースで、データは一貫しており、すべての関係者が同時に同じ情報を受け取ります。作業指示書は同じフォーマットで作成され、必須フィールドの完了が求められます。これにより、すべての関連情報が含まれることが保証されます。例えば、作業指示書には、依頼者、関連連絡先情報、必要に応じた画像を含む問題の明確な説明、サービスが必要な機器の位置が記録されます。デジタル作業指示書テンプレートにより、情報が明確で読みやすく、何も紛失や誤解されることがありません。

3. シンプルな整理、明確な優先順位

中規模から大規模企業では、いつでも複数のオープンな作業指示書があるのは珍しくありません。技術者と時間配分が限られるため、作業指示書を緊急度、資材、人員、時間に基づいて優先順位付けすることが不可欠です。作業指示書管理ソフトウェアは期限と優先度レベル（高、低など）を割り当てられます。一部のCMMSはフロアプランとマップを表示し、機器位置を特定し、技術者が作業指示書履行を戦略的に計画するのを支援します。

4. 期限超過作業指示書のレポートを容易に

作業指示書管理ソフトウェアは作業指示書履行の進捗を追跡します。作業指示書レポートは、進行中、完了、期限超過などのさまざまな指標でフィルタリングできます。期限を守れない場合、管理者にアラートが送られます。この種の監視により、管理者はスタッフ配置、採用、資材について決定し、遅延作業のボトルネックを特定できます。時間をかけて作業指示書レポートを見直すことで、管理者は必要に応じて変更を加え、運営効率を改善できます。

5. アクセス可能な作業指示書ドキュメント

近年、CMMSは業界要求に応じて、より洗練され、堅牢でユーザーフレンドリーなアプリケーションへと進化してきました。例えば、多くのメンテナンスシステムには現在、機器マニュアル、保証情報、関連文書、ベンダー契約、業界コード基準へのリンクが含まれています。これらすべての情報がソフトウェアのデータベースに保管され、マウスの数クリックやモバイルデバイスのタップでアクセスできるため、必要なときに重要な機器関連データを手動で検索する必要がありません。この利便性とアクセスの容易さは、作業指示書プロセスに関わるすべての人の時間と労力を節約します。

6. 修理履歴とトレンドレポート

CMMSは完了した作業指示書に基づいて修理履歴レポートを生成できます。レポートは期間（日、週、月、年）、部門、ロケーションでフィルタリングできます。時間経過やその他の指標で修理履歴を見直す柔軟性により、管理者は設備故障、部品交換、修理コスト、労働配分などのトレンドを評価できます。ある機器が継続的な修理を必要とすることが判明すれば、交換時期かもしれません。修理履歴を持つことで、管理者は部門の継続的運営について重要な決定を下せます。

7. モバイルデバイスでのメンテナンス管理

CMMS機能で最も重要な開発の1つは、メンテナンス管理システムダッシュボードへのモバイルアクセス追加です。スマートフォンとタブレットの形でモバイルデバイスが広く普及していることを受け、顧客がメンテナンス管理ソフトウェアを利用する方法のこの変化により、自動化メンテナンス管理は新しい機能レベルに到達しました。コンピュータデスクトップで利用可能なすべてのCMMS機能が、作業指示書アプリでも利用可能です。モバイルデバイス機能により、ユーザーはデスクトップコンピュータでCMMSにアクセスできるのを待つ必要がなくなりました。代わりに、いつでもどこでもシステムにアクセスできます。最も重要なのは、電話とタブレットのカメラにより、技術者が修理が必要な機器や交換が必要な部品の画像をアップロードできることです。モバイルデバイスのバーコードスキャン機能も、参照されているアイテムが正確であることを保証します。画像やバーコードにより、エラーや混乱の機会が減ります。再び、これは全体的な効率改善につながります。

継続的なメンテナンスはあらゆる運営の不可欠な部分であり、見過ごせない現実です。修理が迅速に行われない、または作業指示書が不明確でエラーだらけのために修理が遅れるとき、組織の生産性は阻害されます。自動化され、詳細で、一貫してフォーマットされた作業指示書を作成することで、エラーと混乱を排除し、時間と労力も削減できます。作業指示書ソフトウェアが生成する修理履歴は、企業がメンテナンス運営について情報を得続け、必要に応じて情報に基づいた決定を下す機会を提供します。