CMMSを選択するための短いガイド

以下に概説するフェーズは、ビジネス、予算、および保守作業に適したCMMSを選択する方法を知るのに役立ちます。

1. まず、主要な利害関係者に相談し、チームから賛同を得るための方法を検討します。
2. 次に、検索に集中できるように、目標を理解するのに役立ちます。
3. 最後に、CMMSソフトウェアの適合性、コスト、機能、および実装を評価するプロセスについて説明します。

フェーズ＃1：チームを編成する

ソフトウェアを操作する各人、新しいプロセスの採用についてどのように感じているか、CMMSで何が必要かを考えることが重要です。このセクションでは、誰をどのようにまとめるかについて概説します。これにより、賛同を得て、主要な利害関係者が同じページにいることを確認できます。

CMMSを選択する際に相談する必要があるのは誰か

調査の初期段階で適切な担当者に相談することで、より包括的なメンテナンスアプローチに基づいたCMMSの選択に一歩近づくことができます。

システム管理者とメンテナンスマネージャー ：これらの人々はCMMSの日常的な使用を監督するため、プロセスの早い段階で彼らを関与させて、システムの賛同を得て採用を改善するのを支援することが非常に重要です。

技術者 ：これらはCMMSを最も使用する人々であるため、機能、使いやすさ、およびソフトウェアを採用するためのオープン性についての意見が重要です。

オペレーター ：オペレーターは、作業指示と作業要求のプロセスで大きな役割を果たす必要があります。そのため、オペレーターの入力を考慮する必要があります。

信頼性エンジニア ：信頼性エンジニアは、CMMSを最大限に活用し、予防保守プログラムを成功させるための鍵です。

在庫管理者 ：在庫管理はCMMSの機能の大部分を占めるため、在庫管理者に相談して選択する必要があります。

安全衛生担当者 ：監査の厳しい業界にいる場合は、CMMSを選択する際に、これらのチームメンバーと話すことが特に重要です。

ITチーム ：ITチームは、CMMSが施設の既存のテクノロジーインフラストラクチャとどのように連携できるかについて多くの洞察を得ることができます。

エグゼクティブ ：CEO、CFO、およびその他の経営幹部は、CMMSソフトウェアを使用して、会社の将来についてデータに基づいた意思決定を行うことがよくあります。

利害関係者の洞察と賛同を得るための質問

1. 「私にとって何が含まれているのか」という質問に答えてください。すべてのシステムユーザーに対して。 CMMSの影響を受けるすべての人に、ソフトウェアの使用をどのように想定しているか、およびソフトウェアを採用する際に予想される課題を尋ねます。
2. あなたの組織文化はCMMSへの移行をサポートしますか？ CMMSの実装を成功させるには、上から下への賛同が非常に重要です。メンテナンスソフトウェアに対する反対意見を特定し、これらの懸念に対する解決策を見つけてください。
3. CMMSの採用を容易にするシステム、プロセス、およびリソースは何ですか？ CMMSの価値を理解できるように、施設の全員を教育して有効にすることが重要です。資産管理ポリシーを作成し、役立つ記事を共有し、デモや無料トライアルに関係者を含めることは、これを達成するためのいくつかの方法です。

チームに最適なCMMSを選択する

CMMSは、それを使用する人々と同じくらい効果的です。チームが必要とするツールがソフトウェアにない場合、またはユーザーが新しい方法に適応することを拒否した場合、投資は無駄になります。そのため、CMMSを選択する際に誰に相談すべきか、およびメンテナンスソフトウェアから何が必要かを決定することが重要です。この洞察により、CMMSが運用にどのように影響するかを包括的に把握して、さまざまなオプションを評価できます。

適切なCMMSを選択することは、メンテナンスを管理することと、多くの時間とお金を浪費することの違いを意味する可能性があります。

フェーズ2：目標を定義する

直面している問題がわからないと、適切な解決策を見つけることができません。 CMMSの探求は、解決したい問題を定義し、短期および長期の目標を設定することから始まります。

目標を定義するための質問

1. 保守部門と会社の長期的な目標は何ですか？
2. メンテナンスチームにとって最大の問題またはフラストレーションは何ですか？
3. 達成することについて懸念しているメンテナンスKPIまたは目標は何ですか？
4. オペレーションに複数のサイトがありますか？アセットとパーツはいくつありますか？
5. 現在使用しているメンテナンス戦略と、将来使用したいメンテナンス戦略を教えてください。
6. メンテナンスチームの毎日の作業負荷はどれくらいですか？
7. あなたの会社はどのような健康と安全の規制を遵守する必要がありますか？

目標を理解するためのヒント

1. 短期および長期の成功をどのように定義し、業界がどこに向かっているのかについて、社内の意思決定者に相談してください。
2. パフォーマンスを可能な限り定量化し、弱点（ダウンタイムが長すぎる、計画外のメンテナンスなど）を特定し、これらの弱点の原因を特定します。
3. メンテナンスシステムとプロセスを監査します。何がうまく機能し、何が機能しないかを理解します。メンテナンスチームが直面する日々の障害について話し合ってください。
4. 次の1年、3年、5年の上位5つの目標のリストを作成します。

どのCMMSが目標の達成に役立ちますか？

最適なCMMSを選択するのは時期尚早ですが、このプロセスは、必要かどうかを判断するのに役立ちます。現在のソリューションで十分な場合があります。特に、運用が小規模で成功し、将来に向けて拡張できる場合はそうです。反対に、プロセスのこの部分では、メンテナンスチームにテクノロジーのギャップがあるかどうかを明確にし、そのギャップを埋める道を歩み始めます。

フェーズ＃3：CMMSオプションの評価

これまで、CMMSの選択について10,000フィートの視野を持ってきました。次のセクションでは、施設への適合方法からコスト、機能、実装方法まで、各ソフトウェアオプションの詳細を確認できるように説明します。

要件に合ったCMMSの選択

これらの質問とヒントは、競争の場を絞り込み、目標を達成するのに役立つ可能性のあるいくつかの解決策を特定するのに役立ちます（このリストをさらに絞り込むことについては、次のステップで説明します）。

要件の定義に役立つ質問

1. CMMSに毎年費やすことができる金額はどれくらいですか？
2. 資産のパフォーマンスを測定できますか？
3. CMMSを購入して実装するためのタイムラインは何ですか？
4. オンプレミスのCMMSをサポートできるITリソースとシステムはありますか？
5. 新しいソフトウェアの採用をサポートするためにどのようなシステムとプロセスが導入されていますか？

要件を確立するためのヒント

1. CMMSの5年間の予算の概要を説明して、実際に何を費やすことができるかを確認します。
2. 資産のインベントリを作成し、重要度、障害モード、テクノロジーと統合する能力を評価します。
3. システムの選択と実装の期限を設定します。最初の30、60、90日で達成したいことの概要を説明します。
4. オンプレミスまたはクラウドベースのソフトウェアをインストールする施設の機能について、ITチームに相談してください。
5. 既存のSOP、ポリシー、通信チャネル、およびその他のシステムとプロセスを調べます。 CMMSの採用に必要な更新または新しいリソースを一覧表示します。
6. 「私にとって何が含まれているのか」という質問に答えてみてください。ソフトウェアを操作する人ごとに。これには、保守管理者、技術者、オペレーター、信頼性エンジニア、在庫管理者、安全衛生担当者、および経営幹部が含まれます。

どのCMMSが運用のニーズを満たしていますか？

これで、CMMSに必要なものをより明確に把握できるようになります。この時点で、経済的に現実的でないオプションを排除し、オンプレミスとクラウドベースのどちらが理想的なソリューションであるかを判断できます。社内のITサポートなど、オンプレミスソリューションを実装するためのリソースがない場合は、そのオプションをリストから削除できます。

CMMSの真のコストを理解する

ほとんどのCMMSプラットフォームは長期的にコストを節約しますが、適切なプラットフォームを使用すると、現在および会社の成長に合わせてROIを最大化できます。このセクションは、ソフトウェアの実際のコストを把握するのに役立ち、最高のCMMSを見つけることができます。

CMMSのコストを理解するための質問

1. CMMSの予算はいくらですか？将来、この数に影響を与える要因は何ですか？
2. CMMSを使用する人の数と、この数は5年間でどのように増加しますか？
3. 投資収益率を測定するためにどのKPIが使用されますか？
4. 各CMMSオプション（購入、サブスクリプション、トレーニング、サポート、およびアップグレード）の合計コストはいくらですか？
5. 各CMMSオプションの料金体系はどのようなものですか？価格設定は柔軟ですか、それとも契約に縛られていますか？
6. 各CMMSオプションの間接費はいくらですか？ （時間、ITインフラストラクチャ、新入社員）？

CMMSのコストを理解するためのヒント

1. 無料のCMMSプラットフォームが存在し、多くのプロバイダーがCMMSソフトウェアの無料バ​​ージョンを提供しています。ただし、多くの場合、ユーザー、資産、作業指示書、機能、およびサポートには制限があります。これらの制限と、CMMSを選択する際の操作への影響を理解してください。
2. ほとんどのCMMSの料金体系はユーザー数に基づいているため、システムを使用するユーザーと、この数が将来どのように増加するかを知ることが重要です。
3. セットアップ、ITインフラストラクチャ、サポート、トレーニング、アップグレード、統合、機器（追加のハードウェアやタブレットなどのモバイルデバイスなど）のコスト、およびシステムを適切に実装するためにかかる時間を理解してください。一部のCMMSプロバイダーは、サブスクリプションコストにサポートが含まれていますが、含まれていないものもあります。予期しないサポートと実装のコストは、予算を簡単に狂わせる可能性があります。
4. メンテナンスソフトウェアを使用すると、在庫や労働力など、他の場所でお金を節約できることがよくあります。 CMMSの価値を定量化するために使用する指標は、予算を決定し、コストに見合う機能を定義するのに役立ちます。

予算に合ったCMMSの選択

ここから、選択肢を絞り込み始めることができます。予算を超える費用がかかる場合、CMMSは実行されていない可能性があります。組織の成長に伴って経済的に持続可能ではないCMMSについても同じことが言えます。

直面している問題がわからないと、適切な解決策を見つけることができません。 CMMSの探求は、解決したい問題を定義し、短期および長期の目標を設定することから始まります。

CMMSの機能と利点の評価

すべてのCMMSには、さまざまなレベルの機能とカスタマイズを備えた数十の機能があります。すべてのツールのリストを読むだけでは、操作に最適なCMMSの選択に近づくことはできません。このセクションは、CMMS機能を戦略的に評価し、運用に最適なソフトウェアを特定するのに役立ちます。

CMMS機能スコアリングテンプレート

包括的なCMMS機能スコアリングテンプレートは、各CMMSプロバイダーの利用可能な機能、価値、および施設の目標と優先順位に基づいたパフォーマンスを評価するのに役立ちます。下の画像をクリックして、CMMS機能スコアリングテンプレートをダウンロードしてください。

CMMS機能を評価する際に考慮すべきその他の事項

1. 機能について質問がある場合は、遠慮なくプロバイダーに連絡してください。彼らは、その機能が利用可能かどうか、そしてそれが実際にどのように見えるかを説明することができます。
2. 各CMMSオプションにモバイルバージョンがあるかどうかを確認します。モバイルCMMSアプリを使用すると、外出先で作業を行うことができ、非常に価値のあるツールになります。
3. CMMSと統合する必要のある他のシステム（他の部門のソフトウェアシステムなど）について考え、それらの統合が各オプションで可能かどうかを確認します。
4. CMMSの価格設定の各階層には、追加機能が付属しています。評価している機能が、予算に合った階層で利用可能であることを確認してください。
5. 一部のCMMSプロバイダーでは、ダッシュボードやレポートなどの特定の機能をカスタマイズできます。各ソリューションがそのオプションを提供しているかどうかを確認してください。
6. 現実的になります。特定の機能が必要または必要になる場合がありますが、利用可能なリソースと専門知識でそれを正常に使用できるとは限りません。
7. トレーニングやサポートなど、CMMSプラットフォーム以外の機能について考えてください。

どのCMMSが最もコストパフォーマンスに優れていますか？

評価チャートで他の候補よりもはるかに低いスコアのCMMSは、リストから削除する必要があります。コストが低い場合は、スコアの低いオプションのいくつかを保持したくなるかもしれません。ただし、必要な機能がない場合は、どのような価格でも投資する価値はありません。 CMMSフロントランナーのリストを上位2〜5にトリミングします。次のステップは、ファイナリストのいずれかが良すぎて真実ではないかどうかを確認することです。これが、次のセクションで回答しようとしている質問です。

CMMS実装の範囲の定義

CMMSの選択は、数字だけではありません。はい、価格設定は重要であり、機能も重要ですが、最適なCMMSを選択する際には、人的要因も考慮する必要があります。このセクションでは、CMMSを選択するときに人的要素をナビゲートする方法について説明します。

CMMSの実装について考慮すべき5つのこと

1. CMMSの使用はどのくらい簡単ですか？技術者や運用担当者は、ユーザーフレンドリーでない場合、ソフトウェアを適切に（またはまったく）使用しません。 CMMSベンダーに無料トライアルを依頼し、操作がいかに簡単かを自分で確かめてください。
2. 実装、トレーニング、サポートのプロセスはどのようになっていますか？あなたとあなたのチームは、ソフトウェアのセットアップと使用について支援が必要になります。セットアップ、トレーニング、およびサポートリソース（デジタルヘルプセンター、トレーニングビデオ、カスタマーサポートなど）に対してCMMSプロバイダーが提供する支援の量を調査します。
3. 何がうまくいかない可能性がありますか？ CMMSの成功への道は、その課題がないわけではありません。どのような障害が待ち受けているかを知ることは、それらに備えるのに役立ちます。システムを実装する際の一般的な課題について、CMMSプロバイダーに問い合わせてください。ソフトウェアを使用している企業に相談し、直面している障害について質問してください。
4. 次は何ですか？明日CMMSに落ち着いた場合、次のステップはどのようになるかを判断します。誰に通知する必要があるかを考え、実装のタイムラインを確立します。
5. 実装後はどうなりますか？ソフトウェアの実装は、CMMSの成功への道のりの始まりにすぎません。結果を追跡する方法を決定し、システムが適切に使用されていることを確認し、新入社員を採用し、成長に合わせて拡張する必要があります。潜在的なベンダーに、過去の実装で提供しているサポートとリソースについて尋ねます。

どのCMMSが勝者ですか？

これで道の終わりです。最終的な行為。決定時間。あなたは調査を行い、適切な質問をし、必要なすべての人と話しました。最後の呼びかけは、最も差し迫った短期および長期のビジネスニーズに対応するCMMSを選択することであり、サービスとチームが移行を通じてお客様をサポ​​ートします。