CMMSを理解する：スマートなメンテナンス管理への鍵

資産から最大価値を引き出す絶え間ない圧力の中で、組織はメンテナンス部門に「より少なく、より多く」を求め続けています。しかし解決策は、よりハードに働くことではなく、よりスマートに働くことです。そしてそれはCMMSソフトウェアから始まります。

CMMSとは何か

異なる目標を達成するために使えるため、コンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェアを説明する方法はいくつかあります。一つのレベルでは、施設運用の広範な概観から個々の設備への包括的な洞察まで、数千のデータポイントを取得し活用して提供する高度なソフトウェアです。機能面では、CMMSソフトウェアは企業に在庫レベルの監視、ワークオーダー管理、予防保全プログラムの設定・スケジューリング、正確なレポートの迅速な生成能力を提供します。

しかし別のレベルでは、それは単にメンテナンスマネージャーが必要とするソリューションです。プロセスを自動化しワークフローを合理化することで、仕事の日をより予測可能にし、あなたの生活をよりストレスフリーにします。

CMMSはどう動くか

それがどう動くかを理解する最も簡単な方法は、まず2つの古いメンテナンス管理方法、紙とスプレッドシートを見ることです。

紙の場合、データを紛失または破損するリスクが常にあります。新しいワークオーダーを書き殴るたびに、ミスを含める可能性が高いです。完璧にコピーできたとしても、その後誰かがその紙切れ——その重要なデータの唯一のコピー——を紛失する可能性が高いです。

スプレッドシートでは逆の問題です。悪いデータをコピペする可能性はまだありますが、今度は同じデータのコピーが多すぎることがよくあります。なぜこれが問題か？ 誰かが一つのコピーの情報を更新すると、他のすべての分断されたコピーがアウトオブシンク状態になるからです。最終的に、チームの全員が自分たちの「真実のバージョン」で作業しています。全員がループから外れています——しかし誰も気づいていません。

最新のCMMSソリューションは、データを取得しやすくし、それを安全で、確実で、検索可能な状態に保つことで、両方の問題を解決します。CMMSを、密接に接続された2つの部分、データベースとメンテナンス部門がデータベースとやり取りするためのインターフェースを持つと考えられます。すべてのデータが一つの場所にあるため、全員が同じ情報で作業します。そしてチームの誰かがデータを追加または更新するたびに、全員がリアルタイムで変更を確認できます。最終的に、全員が密接にループ内に保たれます。

SaaSモデルと「オンプレミス」の違い

最新のメンテナンス管理ソフトウェアの重要な側面は、どう売られているかです。基本的に、あなたはそれを「買わない」のです。代わりに、CMMSプロバイダーはSaaS（Software as a Service）ビジネスモデルを使い、あなたはソフトウェアへのアクセスのためにサブスクリプション料金を支払います。これはほぼNetflixと同じです。

あなたはNetflixから個々の映画を買いません。代わりに、ローテーションカタログへのアクセス料を支払います。つまり、自宅に特別な機械は必要ありません。必要なのはインターネットアクセスだけです。すべてのサーバーとソフトウェアの世話をするのはNetflixです。あなたにとって、世話するものはなく、アップグレードするものもありません。Netflixは新しい映画と機能を追加し続けます。サブスクリプションが有効な間、好きなだけ映画を見られますが、一度終了すればアクセスを失います。

ここが違う部分です。CMMSプロバイダーでは、あなたは大量の自分のデータをシステムに入れます。サブスクリプションを終了することに決めた場合、そのデータは依然としてあなたのものです。持ち出せます。

古いシステムはオンプレミス（on-prem、オンプレミス）でした。必要なITインフラのセットアップと運用はあなたの責任でした。Netflixの例に戻ると、古いシステムはDVDを買っていた頃のようなものです。プレーヤーを用意するのはあなた次第で、壊れれば修理や交換もあなた次第でした。明らかな不利な点は、アップグレードする唯一の方法が、より多くのテクノロジーにさらに金を払うことだったことです。業界がBlu-rayに移行すると決めたとき、新しい機械を買うのはあなたでした。

CMMSとEAMの違いは何か

一般的に、CMMSとEAMの違いはスコープに帰着します。基本的に、EAMはより多くの機能を持ち、そのためより多くの部門のより多くの人々が使います。

EAMを、初期計画と設計段階から、組織がそれを廃棄・置換するまで、資産をゆりかごから墓場まで管理する方法と考えられます。

CMMSソフトウェアはより焦点を絞ったスコープを持ち、メンテナンス部門が資産と設備のメンテナンスと修理のすべての側面を整理し追跡するために使います。

最新のEAMソリューションでは、通常、完全なCMMSが内部にあり、企業が資産を耐用年数段階で管理できるようになっています。

どの業界がCMMSを使用しているか

さまざまな規模の幅広い組織が、業界を問わずCMMSソリューションを使用しています：

• 製造業
• 食品・飲料
• 施設管理
• 医療
• ホテル・リゾート
• 非営利団体
• 小売・レストラン
• 教育
• 自治体
• スポーツ・レクリエーション
• 宗教施設
• 退職者コミュニティ

CMMS導入に規模制限はありません。実際、一人で運営する小規模事業主でも、CMMSソリューションが提供する合理化されたワークフローから恩恵を受けられます。

CMMSのメリットは何か

メリットの長いリストがありますが、それを一つの短い文に絞る価値があります。

CMMSソフトウェアのメリットは、あなたの仕事の日をより予測可能にすることで、あなたの生活をよりストレスフリーにすることです。

それは、相互に関連した機能の組み合わせによってこの目標を達成します。

予防保全でコスト削減とストレス軽減

多くの組織にとって、CMMSソフトウェアシステムの予防保全モジュールが主な魅力です。

適切に計画された予防保全プログラムは、定期的にスケジュールされたメンテナンス点検と作業を通じて、すべての会社資産の最適な状態を保証し、設備の寿命を延ばしながら時間とコストを節約します。小さな問題を大きな問題になる前に発見・修正できれば、生産性を下げコストを増やす故障を回避できます。

メーカーの推奨、点検スケジュール、設備パフォーマンス履歴に基づいて、すべての資産と設備の予防保全スケジュールを確立できます。何より、あなたにとって都合の良い時に作業をスケジュールできます。例えば製造工場では、ラインがすでにオフライン予定の時にチームに定期点検と作業を行わせられます。ソフトウェアが今後の作業に関連するアラートを送るため、PMを見逃す心配もありません。

モバイルメンテナンスアプリでレンチを回す時間を増やす

成長しているトレンドはモバイルメンテナンスアプリで、メンテナンススタッフがあらゆる接続デバイスから、あらゆる場所からデータと機能にアクセスできるようにします。技術者は新しい割り当てを確認し、オープンなワークオーダーとPMにアクセスし、画像とワークオーダー・タスクメモを含む重要なデータを取得・アップロードできます。

書類を取りに事務所に戻ったり提出したりする代わりに、技術者は移動中にすべてにアクセスでき、より効率的で自立したものになります。

サイトマップとフロアプランで技術者を正確な場所へ

最新のメンテナンス管理ソフトウェアは、データを見て理解するさまざまな方法を提供します。場合によっては在庫コストをリスト形式で見る必要があります。他の場合、PMスケジュールをカレンダーにプロットして見る方が理解しやすいです。

サイトマップとフロアプランは、資産と運用を視覚化する別の方法です。

新人技術者にとって、施設を覚える過程でこれらは貴重なリソースです。ベテラン技術者にシャドーイングさせる代わりに、彼らは独立してワークオーダーを完了できます。メンテナンスマネージャーにとって、サイトマップとフロアプランは作業をより効率的にスケジュールするのに役立ちます。例えば、あなたの技術者が屋上プール横の資産でPMを実行することをすでに知っているなら、プールサイドバーの点検と作業も割り当てられます。

バーコードスキャンでデータに即座にアクセス

CMMSソフトウェアのモバイルアプリでは、技術者がデバイスの内蔵カメラで資産のバーコードをスキャンし、シリアル番号からオープンなPMとワークオーダーまで、重要な情報に即座にアクセスできます。

多くの業界で、技術者はすべて同じに見える資産で作業する必要があります。アパートビルの屋上のエアコンユニット、製造工場のコンベアベルト、医療施設のベッド、洗車場の高圧洗浄機、学校の教室のテレビとプロジェクターなどを考えてください。

あらゆるケースで、技術者がどの資産で作業すべきか知るのは難しい場合があります。素早いスキャンで、正確に何をどこでやるべきかがわかります。

自動レポートでプロセスを微調整し、コンプライアンスを証明

中央データベースはデータ取得を容易にし、全員を最新状態に保ち、ループ内に留めます。

しかし、新しい信頼できるデータでさらにできることがあります。CMMSを使ってそれを実行可能なデータ駆動型意思決定に活用することです。レポートモジュールで、読みやすいグラフと洞察に富んだメンテナンスメトリクスとKPIを詰め込んだ自動レポートを生成できます。予算がどこに行っているかを明確に見られれば、新たな効率を見つけるために適切に方向転換できます。また、全体的なメンテナンス像を本当に見て理解できれば、特定の資産と設備について、修理より交換が合理的なときなど、正しい決定を下せます。

そしてそれらのレポートは単なる内部用途以上のものです。コンプライアンスに関しては、常に二つの部分があります：コンプライアンス状態になることと、コンプライアンス状態にあることを証明すること。すべてのメンテナンス活動のアクセスしやすい記録、すべてのワークオーダーのアクティビティログがあれば、政府と業界団体の規制、ガイドライン、ベストプラクティスへのコンプライアンスを迅速かつ徹底的に証明できます。より安全な施設を得られ、高額な罰金を回避できます。

CMMS購入ガイドはあるか、または私に合ったCMMSをどう見つければよいか

みんなのプロセスは少し違いますが、CMMSを選ぶときに従えるステップがあります。

まず、現在直面している課題について考えます。メンテナンスプロセスの何を変えたいですか？ 何が一番の悩みですか？ 多くのメンテナンス部門にとって、主な問題は反応型メンテナンスへの依存です——チームが資産と設備を故障した後にしか直しません。他の部門では、リソースと在庫の非効率的な追跡に関連する問題かもしれません。

悩みのリストができたら、具体的な処方箋を探せます。ちょっとしたオンラインリサーチで、主要なCMMS機能と、それぞれがあなたの特定の問題の治療薬になり得るかの感触がつかめます。そこから、プロバイダーに連絡を取り、より完全な理解を得る時です。

ただし、CMMSには基本的な機能リスト以上のものがあることを覚えておいてください。完全なユーザー体験も見る必要があります。これは多くの人が最初に想定するよりもずっと広範です。実は、ユーザー体験はCMMSプロバイダーとのすべてのやり取りをカバーします。システムを導入し技術者を訓練するのを助けるために彼らが提供する人々とプロセスについて考える必要があります。その後、CMMSが稼働したら、どんな種類のサポートが利用できるか。

次のステップ

決断する最良の方法は、業界の誰かと話すことです。必要なのは、適切なプロバイダーを見つけることだけです。

Hippoには多くの助け方があります。質問に答え、ライブソフトウェアデモの予約を手伝い、無料トライアルを設定できます。

CEO向けサマリー

CMMSソフトウェアソリューションは、プロセスを合理化し、信頼できるデータを取得・活用することで、メンテナンス部門が重要資産をより少ないコストでオンラインに保つのを支援します。古い管理システムとは異なり、最新のCMMSはクラウド上で稼働し、すべての人が最新データにアクセスできることを保証します。業界を問わず、組織はシステムから具体的なメリットを得られます。アップタイムの増加、無駄な時間とコストの削減などです。CMMSを選ぶ際は、機能だけでなく、導入、トレーニング、継続的サポートを含む完全なユーザー体験を考慮することが重要です。