CMMSソフトウェアの潜在能力を最大限に引き出し、シームレスな資産管理を実現

HippoではCMMSソリューションのメリットについて書く時間が長すぎて、独自の定型表現セットを開発してきました。短くパンチが効き、時間とスペースを節約できるからです。

しかし、それらをより詳細に見ることは、CMMSのメリットが実際に何であるかをよりよく理解するために価値があります。

クラウドからどこからでもアクセス

これは、クラウドコンピューティングによって支えられた最新のCMMSのメリットについて語るとき常に出てきます。多くの場合、従来の紙とスプレッドシートベースの方法と比較しています。それらは両方とも遅く、独自のフラストレーションを伴います。

紙の場合、ワークオーダーのコピーは一つしかありません。つまりデータはしばしば不完全で、常に脆弱です。不完全なのは、一枚の紙に書き殴れる量には限界があるからです。技術者は、どの資産でどの種類の作業が必要かという基本的な説明しか得られません。それほど行間を読まなければならないなら、推測が多くなります。データが脆弱なのは、紙切れを紛失するのがいかに簡単かのためです。

スプレッドシートでは逆の問題が起きます。一つのコピーではなく、一束のコピーがあります。あなたのデスクトップ上の一つ、バックアップとして自分にメールした一つ、技術者に送った一つ。問題は、これらのコピーのいずれかに変更を加えた瞬間に始まります。なぜなら今、あなたはコピーを持っているのではなく、「バージョン」を持っているからです。一つのファイルで行った変更は他のファイルに反映されず、どのバージョンが最新で、どれが正しいデータを持っているかを知ることはすぐに不可能になります。新しい情報でワークオーダーを更新しようとすると、技術者は知りません。彼らは古いデータで作業し続けます。彼らが自分のバージョンを更新し、メモを追加したり完了させたりすると、彼らが教えてくれるまであなたは知りません。あなたは自分のバージョンのファイルしか見られないからです。

最新のCMMSソフトウェアは、あなたのすべてのデータを取り、一つの場所に置きます。実は、私たちがすべてのIT重労働をあなたのために行います。データバックアップとソフトウェアセキュリティ更新を管理します。変更はリアルタイムで処理されます。あなたがワークオーダーを割り当てたり、技術者が完了させたりすると、みんながそれを見られます。そして、インターネット接続されたあらゆるコンピュータやモバイルデバイスからデータを利用可能にします。最終的に、「どこからでも、いつでも」とは、彼らがどこにいても、あなたのチーム全体が同じデータで作業していることを意味します。メリットは、常に正確で信頼できるデータで作業できることです。ループにいる必要がある全員を、労せずループ内に保ちます。

合理化されたワークオーダーワークフロー

ある意味、これはすべてのデータが一つの中央データベースにあり、リアルタイムで更新されることのメリットの持ち越しです。ワークオーダーを完了して新しいものが必要になるたびに事務所に戻る代わりに、技術者は移動中にタスクにアクセスできます。最新のワークオーダーソフトウェアは、技術者のタスク間ダウンタイムを削減し、生産性を向上させます。

しかし、技術者にどこに行き何をするかを伝える以上のことをします。ワークオーダーソフトウェアは、彼らが効率的に働き、速く完了するために必要なすべてを与えます：

• 完全な資産修理・メンテナンス履歴
• ステップバイステップの手順
• カスタマイズ可能なチェックリスト
• 関連部品・資材リスト
• デジタル回路図、画像、O&Mマニュアル
• インタラクティブなサイトマップとフロアプラン

また、ワークオーダーに関連部品・資材リストを組み込むことは、技術者が在庫を探し回る際の予期せぬ遅延から救うことにも関連しています。彼らは必要なすべてを持って現場に到着します。しかし、それは部門が全体的な在庫レベルをコントロールし、適切な部品を適切な時期に、適切な価格で確保するのにも役立ちます。技術者がワークオーダーを完了すると、部品と資材が自動的に在庫カウントから除外されます。そしてカスタマイズ可能な最小レベルに達すると、ソフトウェアがアラートを送り、発注を警告します。もう部品が届くのを待って座っている必要はありません。

人々はワークオーダーソフトウェアを一方通行と考えがちです。情報がメンテナンスリーダーから部門の技術者へ流れるだけです。しかし優れたCMMSは明確な双方向コミュニケーションをサポートし、それが部門がより多くを、より速くこなすのを助けます。技術者がタスクについて質問があるとき、コメントを素早く添付し、助けや更なる説明を要請できます。ワークオーダーを完了しようとするとき、作業のデジタル画像をアップロードし、バーチャルな目視検査を要請できます。

予防保全でメンテナンス曲線の先を行く

これは、私たちのメンテナンスソリューションがいかに予防保全プログラムの設定、スケジューリング、追跡を容易にするかについてです。最終的に、オンデマンドワークオーダーの山から抜け出し、数ステップ先を行きます。反応型ではなく、プロアクティブになり、小さな問題が大きな問題に育つ前に発見し、対処します。多くのフラストレーションを節約するだけでなく、組織に多くのコストを節約します。簡単な例：安価なコグやウィジェットが壊れる前に交換すれば、会社はアイドル設備の横で待機するオペレーターに給料を払う必要がなくなり、あなたの部門は部品の緊急便価格と技術者の残業代を上乗せして支払う必要がなくなります。

予防保全ソフトウェアがどうそれを実現するか：まず、すべての設備と資産の修理・メンテナンス記録を持ち、部門の予算の最大部分を食っている資産を教えるレポートを自動生成できます。それをメーカーの推奨と組み合わせれば、PM（必要な予防作業とその頻度）を設定できます。次のステップ：ソフトウェア内で予防保全をスケジュールします。アプリ内カレンダーのおかげで簡単です。タスクを一度入力すれば、ソフトウェアがメーターベースと時間ベースのPMを自動的に生成・割り当てます。物事を動かす必要があるとき、PMをドラッグ＆ドロップしてプログラムを微調整します。

場合によっては、休日や部品・リソースの可用性に合わせてPMを小さく調整します。他の場合では、予防保全ソフトウェアを使って、プログラムの大部分を素早く追加、削除、調整できます。例えば、COVID-19では、多くの組織が毎時の消毒スケジュールを追加したり、施設が閉鎖されている場合はPMプログラム全体を一時停止したりしています。

自動レポートでデータ駆動型意思決定

資産管理は、設備と資産から最小のコストで最大の価値を引き出すことであり、最終的にそれはバランス調整です。オンデマンドワークオーダーを完全に排除できるかもしれませんが、それが2日ごとに繰り返されるPMでしか達成できないなら意味がありません。スペクトラムのもう一方の端では、短期的にスケジュールメンテナンスを削減してコストを節約できるかもしれませんが、長期的には非計画ダウンタイムと高コストな修理で代償を払います。

何をどのくらいの頻度でやるべきかを知る最良の方法は、堅牢な自動レポートです。正しい是正措置を取る前に、どの資産が運用コストを最も食っていて、どんな種類の修理をしているかを知る必要があります。場合によっては予防保全プログラムを微調整できます。他の場合では、ベンダー切り替えを検討できます。例えば、ポンプに定期的に潤滑油を追加しても故障が続くなら、サプライヤーを変える時です。レポートは部品と設備だけでなく、人についてもです。生産性に関連するKPIを追跡することで、労働力リソースをより良く管理できます。

在庫管理で追跡

予防保全の大きなメリットの一つは、チームが特定の作業をいつやるかわかっているため、必要なときに適切な部品を確実に用意できます。早めに発注できる贅沢さがあるため、緊急便の追加支出を避けられます。

しかしそれはそれ以上です。Hippoの在庫管理ソフトウェアは、すべての在庫アイテムの重要データ——現在の在庫とカスタマイズ可能なパーレベル——を入力するところから始まります。誰かが新しいワークオーダーを生成するとき、オンデマンドでも予防保全でも、必要な部品と資材をワークオーダーに関連付けられます。後で技術者がそのワークオーダーを完了すると、部品と資材が自動的に在庫カウントから除外されます。

そしてレベルがカスタマイズ可能な最小レベルを下回ると、CMMSがアラートを送り、次の発注準備ができたことを知らせます。それも簡単です。すべてのベンダーの連絡先情報がCMMS内にあり、ソフトウェアが購買プロセスを部分的に自動化することでさらに助けます。後で在庫が届いたら、CMMSの数値を更新する簡単なプロセスがあり、部分的および完全な納品を数える直感的な方法も含まれます。

ワークオーダーテンプレート

新しい資産を最初に手に入れたとき、メーカーのすべての推奨に従うのは理にかなっています。彼らは設備を設計した人たちなので、一番よく知っています。また、保証に、特定の点検と作業を実行（または実行しない）することを要求する条項がある可能性もあります。

しかし時間が経つにつれ、その資産の真の専門家は、それに最も多く取り組んできたあなたのチームの技術者たちです。その時点で、マニュアルに何が書かれていようと、あなたがうまくいくことを知っていることを始めるのが理にかなっている可能性が高いです。

こう考えてください：結婚したばかりのとき、配偶者の両親に良い誕生日プレゼントのヒントを聞くのは理にかなっています。しかし結婚10年も経てば、あの両親が今度はあなたにアドバイスを求めています。あなたは配偶者を、彼ら自身の両親よりもよく知っています。

資産と設備でも、しかし、そのすべてのインサイダー知識が一人のベテラン技術者の頭の中にしか存在しないとき、問題にぶつかります。これは「キーマンリスク」と呼ばれ、わずか数人のキーパーソンが去るだけで——転職や退職で——そのすべてのノウハウを失うリスクを部門が負うことを意味します。彼らがあのドアを出て行くとき、すべての知識も一緒に出て行きます。

リスクを取り除く方法は、メンテナンスノウハウをCMMS内、チェックリストと手順を詰め込んだテンプレートの中に守ることです。新しいワークオーダーを生成するたびに、テンプレートをわずか数クリックで追加でき、技術者に部門お気に入りのSOPとベストプラクティスを使って問題を解決するために必要なものを即座に与えられます。

そしてそれらのキーマンが部門を去っても、彼らのすべての洞察はあなたの手元に残り、チーム全体にとって安全でアクセス可能です。

アクティビティログでコンプライアンスを証明

業界によって異なりますが、一般的にすべての組織は政府規制と業界標準へのコンプライアンスを維持する方法を見つける必要があります。

Hippoは、予防保全点検と作業の設定・スケジューリング、オンデマンドワークオーダーの管理、チェックリストと手順を詰め込んだワークオーダーテンプレートで技術者が適切に作業することを保証することで支援します。

しかしそれはコンプライアンスの第一部分——コンプライアンス状態になること——だけをカバーします。第二の部分があり、それも同様に挑戦的です：あなたがコンプライアンス状態にあることを「証明」すること。

コンプライアンスについての悪いニュースは、高校の数学クイズのようなものだということです。正しい答えを持っているだけでは不十分で、「解答過程も示せ」と言われます。

良いニュースは、Hippoがそれを容易にすることです。思い出してください。最新のCMMSでは、すべてのデータが一つの場所にあり、そこは安全で、確実で、検索可能です。つまり、正しい仕事を正しいスケジュールでやったことを証明しなければならないとき、ソフトウェアを使っていくつかのレポートを自動生成するだけで済みます。

個々のワークオーダーにドリルダウンしてアクティビティログをチェックすることもできます。それは、そのワークオーダーで正確に誰が何を、いつやったかを教えてくれます。

OSHA検査官がプレスの安全柵を最後に点検したのがいつか知りたい？ 即座に調べられます。別の検査官が、あなたのチームが特定の安全関連ワークオーダーを完了するのにどれくらいかかったか知りたい？ ログにあります。

より良い追跡で透明性を高め、説明責任を強制

データを追跡し信頼できるとき、ついにあなたの部門で何が起きているかが見えます。ついに、何が機能し、何が機能しないかがわかり、資産、設備、在庫、さらには人々の問題をどう最善に修正するかの洞察が得られます。

どの資産が維持費で最もコストを食っているかわかれば、なぜなのかを調べ始められます。資産をリタイアさせる時期か？ 部品と資材の新しいサプライヤーを見るべきか？ それとも、オンデマンドワークオーダーとPMのSOPを見直し更新する必要があるか？

資産について学ぶことは、それらで働く技術者についても学べます。完了率は技術者間で概ね同じか？ 修理が再修理を必要とする傾向のあるチームメンバーはいないか？

裏返しもあります。データ洞察は何がうまくいっているかも示します。実は、CMMSはメンテナンス部門の組織全体のボトムラインへの貢献を強調する素晴らしい方法です。

CMMSのメリットは保証されない

これはよく使うフレーズではありませんが、真実です。実際、CMMSプロジェクトが失敗するのは珍しくありません。だからこそ、あなたの長期的成功にコミットし、成功するCMMS導入について深く知っているCMMSプロバイダーが必要です。まず、専任インストラクターと、録画ビデオやライブオンラインレッスンを含む多様なリソースを持つ、堅実なオンボーディングプロセスがあるか確認してください。次に、継続的なサポートシステムをチェックしてください。

次のステップ

CMMSソフトウェアは多くのメリットを提供できます。それらの一部はすべての業界に適用され、他はより業界固有です。あなたが期待できるメリットのタイプをより完全に把握するには、CMMSプロバイダーに連絡を取り、話し始める必要があります。あなたの組織と現在直面している課題についてもっと知れば、よりカスタマイズされたメリットリストを提供し、それらをどう実現するかを説明できます。

Hippoには、プロセスのどの段階にいても助けられる多くの方法があります。質問に答え、ライブソフトウェアデモの予約を手伝い、無料トライアルを設定できます。

しかし、次のステップが上司を説得して部門にCMMSが必要だと納得させることなら？ 以下のセクション、彼らのために書かれた簡潔なサマリーを送ってください。

CMMSメリットのサマリー

CMMSソフトウェアのメリットを取り巻くバズワードはたくさんありますが、それらは実際に何を意味するのでしょうか？ CMMSはどう本当に届けるのでしょうか？ 多くのメリットは、システムがどうセットアップされているかに由来します。それは、清潔で雑然としていないUXデザインを通じてアクセス可能な中央データベースです。すべてのデータが一つの場所にあり、どこからでもアクセスできれば、データを簡単に取得し共有でき、すべてがより速く、より信頼性高くなります。仕事が隙間から漏れることはなく、メンテナンスチームは前もってスケジュールできるだけでなく、何をどのように達成したかを正確に見られるため、成功を強化し再現しやすくなります。これすべてが煮詰まると、メンテナンス部門だけでなく組織全体のコスト削減になります。あなたのメンテナンスチームがCMMSを持てば、より少ないコストでより多くのアップタイムを提供できます。全般的に、より低いコストでより多くの生産性が得られます。