CMMS導入に施設監査は不可欠か？専門家のガイダンス

Hippoのターンキーオンボーディングと導入ソリューションにより、コンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェア（CMMS）をできるだけスムーズに稼働させられます。そしてそのプロセスの重要な部分の一つが、完全な施設監査です。

しかし、施設監査とは何でしょうか？あなたの会社に必要でしょうか？

世界中を旅して企業の資産をHippoのCMMSに登録するのを支援してきた導入スペシャリスト、マイク・ソカルスキーとタイラー・サイロウィッツが洞察を共有します。マイクは航空母艦内の博物館、小さな島のコミュニティ、刑務所などで監査を行ってきました。タイラーはカナダとアメリカ全土の顧客と仕事をし、チェリー加工工場や藁を紙と梱包材に変える施設などを担当しました。彼らが施設監査と、企業が成功のためにどう備えるかについて語ります。

まず、一般的な監査について見てみましょう。

施設監査とは？

一般的に、監査とは、資産、機器、在庫、プロセス、手順など、すでに整備されているもののベースラインを確立するための包括的なレビューです。何を持っているか、それを守るために何を整えているかの情報を取得する方法です。実施主体で分類もできます：内部監査と外部監査があります。

これは一般的な定義です。それぞれ独自のプロセスと目標を持つ、より具体的な種類の監査もあります。

ファシリティマネジメント監査とは？

ここでは、保有するすべての資産と機器をできるだけ完全にリストアップし、現在の状態に関する情報を含めます。また、メンテナンスと修理のために整備されているシステムについての情報も含めます。

目的は、メンテナンスまたはファシリティマネージャーが、どのプロアクティブプログラムを導入すべきか、いつ資産を修理または交換すべきか、それらすべての予算をどう立てるかについて、最善の決定を下せるよう支援することです。

ファシリティマネジメント監査には以下が含まれます：

• HVACシステム
• 照明
• 電気
• 配管
• 機械
• 車両
• サイン

施設を維持するためのプログラムとプロセスを見るため、ツールとMRO在庫も含まれることがあります。

施設安全監査とは？

ここでは資産ではなく、健康と安全マネジメントプログラムの有効性を見ます。米国では、これらの監査の大部分がOSHA基準への準拠チェックを含み、幅広く以下のような項目があります：

• ワークステーションの人間工学
• 聴覚保護
• 消火設備
• 資材取り扱い

プロセスの最終段階では、組織全体の利害関係者が協力して監査報告書を作成します。これは多くの点で単なる推奨事項リストです。場合によっては、追加のサイン設置やより良い滑り止めマットへの変更のようにシンプルです。他の場合、新しい標準作業手順の策定が必要になるかもしれません。例えば、新しいロックアウト/タグアウトSOPなど。

簡単ですが重要な注記：HippoはCMMSデータベースセットアップ支援時にファシリティマネジメント監査を行います。安全監査は提供していません。

施設監査チェックリストの役割は？

チェックリストに何を含めるかは業界と施設によりますが、チェックリストの一般的な目標は常に同じです：何も忘れないこと。

ファシリティマネジメント監査を実施する際、エリアごとに新しいチェックリストを作成できます。後で、すべての資産と機器のマスターリストができたら、関連ドキュメントをすべて収集するための追加チェックリストを作成できます。例えば、生産ラインの各機器について、O&Mマニュアル、保証書、関連メンテナンス・修理作業指示、回路図、画像が揃っていることを確認するチェックリストを作成できます。

これが一般的な監査です。では、Hippoは具体的に何をするのでしょうか？

Hippo CMMS施設監査とは？

監査とは、データベースに入れる必要のあるすべての資産情報をデータベースに入れる方法だとマイクは説明します。導入スペシャリストが現地に赴き、機械、電気、配管、生産など施設の資産をカタログ化します。一般的に3フェーズあります。

フェーズ1：現地での資産カタログ化

まず、導入スペシャリストが現地に赴き資産をカタログ化します。カメラとタブレットを持って施設を歩き回り、写真を撮り、デジタルフロアプランに位置をマッピングし、情報を収集します。マイクは各資産について、「シリアル番号、モデル番号、どの電気盤につながっているか（シャットダウンが必要な場合）、より大きな資産ならモーター情報まで」多くの情報を収集すると言います。

すべての企業に状況に合わせた監査を行いますが、通常マイクまたはタイラーが2〜3日現地に滞在します。稀に1週間以上かかりそうな場合、両方を派遣することを検討します。

新しいトレンドはバーコード化のリクエストです。「監査中に資産にバーコードタグを貼り付けます…多くの企業が好みます。参照できる番号があるのが好きなのです」とマイク。企業側のメリットは、後で技術者がモバイルデバイスでバーコードをスキャンして資産のすべての情報にアクセスできることです。マイクとタイラー側では、バーコード化でいくつか追加ステップが必要です。耐久性のあるタグの適切な場所を見つけ、資産情報にバーコードとともに追加します。

フェーズ2：オフサイトでのデータベース構築

Hippoのオフィスに戻り、マイクとタイラーはすべてをまとめ始めます。「集めた大量の情報を精査し、データベースを構築します」とマイク。データベースサイズによりますが、通常4〜6週間で全てをロードするとタイラーは言います。

フェーズ3：予防メンテナンススケジューリング

どの程度予防メンテナンススケジュールが既にあるかによります。単に情報をCMMSに追加するだけのケースもあれば、マイクとタイラーがスケジュール確立を支援するケースもあります。「機器について調査し、業界標準のPMを考案しようとします。」Hippoはすでに多くの情報を持っていますが、マニュアルを探したりメーカーに直接連絡したりすることもあります。

あなたの会社に施設監査は必要か？

マイクは、以下の質問を慎重に検討することを提案します：

• すべての資産の正確で完全なリストがありますか？
• データベースにすべてを登録できるスタッフが社内にいますか？通常業務から離れても大丈夫ですか？
• 資産は近くにまとまっていますか？それとも異なる場所と情報源から情報が来ますか？

上記のいずれかに「ノー」なら、監査を真剣に検討すべきだとマイクは言います。あるいは、一つの質問で決めることもできます：ターンキーソリューションを望みますか？イエスなら、監査が道です。

タイラーは別の質問を提案します：効率的になりたいですか？タイラーは経験が監査で物を言うことを知っています。最近、数千の資産をCMMSに登録する必要があると考えていた会社と仕事をしました。現地に行くと、実際は数百でした。同社はすべての部品を資産として数えていましたが、相互に関連する部品グループを見ればよかったのです。「ノートパソコンを考えてください」とタイラー。「10の資産にも、1の資産にもできます。画面＋キーボード＋マウスと言いますか？実用的なメンテナンス観点では、1つの資産です。壊れて作業指示を書くとき、どの部品が注意を要するか具体的に書けばいい」とアドバイスします。

タイラーはその会社の監査で時間と労力を節約しました。また、メンテナンス部門の長期的なフラストレーションも防ぎました。データベースを肥大化させず、作業指示生成と予防メンテナンススケジューリングを難しくしないよう防いだのです。「私たちを呼ぶのはコストがかかりますが、彼らのコストを節約しています」と説明します。

導入スペシャリストはどう施設監査に備えるか？

まず、マイクとタイラーは会社に連絡します。会社のタイムラインと、メンテナンス部門が全体プロセスでどの段階にあるかを知る必要があるからです。次に、到着・出発日程の設定、安全要件の確認、現地担当者の決定など、ロジスティクスを詰めます。一部の施設では、簡単なツアーと安全ビデオ視聴の後、二人きりで作業を任されます。他では、マネージャーやメンテナンス部門のメンバーが常に同行します。

監査計画を立てるため、導入スペシャリストは以下をリクエストします：

• 見やすいデジタルフロアプラン（通常PDFまたはCAD）
• 既存の資産リスト
• 現在のPMスケジュール
• 配管計装図（P&ID）

バーコードを希望する場合、Hippoは事前に知らせてほしいとしています。タグを現地に直接発送できるからです。

企業はどう施設監査に備えるべきか？

監査に向けた準備が充実しているほど、スムーズに進みます。リクエストされた文書、特にきれいなデジタルフロアプランがすべて揃っていれば、資産の発見とカタログ化が速くなります。

良い地図に加え、タイラーは良いガイドの提供を推奨します。施設に精通した社員がいれば、データベースにより良いアクセシビリティを構築できます。具体的に、タイラーはガイドに、技術者が資産に特別な名前を付けていないか知っていてほしいと考えています。完全に独特なこれらの名前を使うことで、技術者とデータベースが同じ言語を話せるようになります。

知識豊富なガイドは正確性も保証します。マイクとタイラーは多くの業界の施設を監査し、あらゆる種類の資産を見てきましたが、時々新しいものに遭遇します。タイラーは、イタリアから輸入された高度に特殊なサクランボ選別包装機械で満たされた施設を監査しましたが、ガイドがいなければ正しい情報をCMMSに入れることはできなかったでしょう。

マイクも、資産を重要度でランク付けしておくことを推奨します。最も重要なものから手をつけられます。監査終了時に時間が余れば、次点の「あったらいいな」リストに進めます。

施設監査のメリットは？

HippoのCMMSが新人教育をいかに容易にするかに驚く企業もあります、とマイク。すべての場所を教えられる代わりに、新人技術者は情報豊富なデジタルフロアプランにアクセスできます。一般的な修理を歩いて教える代わりに、資産の履歴データを見たり、カスタマイズ可能なチェックリストを追ったりできます。

タイラーは監査を、メンテナンス部門がHippoの关心を実感し、新しいファシリティ管理ソフトウェア導入への興奮を広める機会と見ます。新しいプロジェクトにはスタッフの賛同が必要で、監査はテクノロジーを紹介し、全員をオンボードするのに役立ちます。

次のステップ

Hippoは、監査についての質問への回答、ライブソフトウェアデモの予約支援など、あなたに最適なソリューションを得るお手伝いをします。

CEOサマリー

施設監査は、組織に正確な資産リストがない場合、導入プロセスの重要な部分です。ファシリティマネジメント監査では、すべての資産と機器、それらを維持・修理する既存プログラムの情報を収集します。現在の状態に焦点を当て、メンテナンス/ファシリティマネージャーがより良いプロアクティブメンテナンスを構築し、将来コストを予測できるよう支援します。施設安全監査では焦点が安全に移り、安全コンプライアンス問題について体系的にデータを収集します。Hippoから現地監査員を呼ぶかどうか決めるとき、現在の記録がどれくらい良いか、資産がどれくらい近いか、技術者を新しいデータベースへの収集と入力に割ける余裕があるかを見る必要があります。最終的には、CMMSプロバイダーの導入チームと直接相談して決めるのが最善です。