施設監査はCMMS設定に適していますか？

Hippoのターンキーオンボーディングおよび実装ソリューションにより、コンピューター化された保守管理ソフトウェア（CMMS）を可能な限りスムーズに稼働させることができます。そして、プロセスの重要な部分は、完全な施設監査である可能性があります。

しかし、施設監査とは何ですか、そしてあなたの会社はそれを取得する必要がありますか？

実装スペシャリストのMikeSokulskiとTylerSyrowitzは世界中を旅し、企業が資産をHippoのCMMSに取り込むのを支援してきました。マイクは、空母内の博物館、小さな島のコミュニティ、さらには刑務所など、至る所で監査を行ってきました。タイラーは、サクランボ加工工場やわらを紙や梱包に変える施設など、カナダやアメリカ中の顧客と協力してきました。ここでは、施設の監査に関する洞察と、企業が成功に向けて準備する方法について説明します。

しかし、最初に、一般的な監査を見てみましょう。

施設監査とは何ですか？

一般に、監査は包括的なレビューであり、資産、機器、在庫、プロセス、手順など、すでに実施しているもののベースラインを確立するのに役立ちます。それはあなたが持っているものからあなたがそれを世話するためにあなたが持っているものまですべてに関する情報をキャプチャする方法です。監査を誰が行うかによって分類することもできます。したがって、内部監査と外部監査があります。

それが一般的な定義です。より具体的な種類の監査もあり、それぞれに独自のプロセスと目標があります。

ファシリティマネジメント監査とは何ですか？

ここでは、所有しているすべての資産と機器の可能な限り完全なリストを作成し、それらの現在の状態に関する情報を必ず含めます。また、メンテナンスと修理のために設置しているシステムに関する情報を含める必要があります。

目標は、保守または施設の管理者が、実装するプロアクティブなプログラム、資産を修復または交換する時期、およびすべての予算を立てる方法について、可能な限り最善の決定を下せるようにすることです。

施設管理監査には以下を含めることができます：

HVACシステム 照明 電気 配管 機械 車両 サイネージ

施設を維持するために実施しているプログラムとプロセスを確認するため、監査にはツールとMROインベントリを含めることもできます。

施設の安全監査とは何ですか？

資産を見る代わりに、ここではあなたの健康と安全管理プログラムの有効性を見ています。米国では、これらの監査の大部分は、広範囲にわたるOSHA標準への準拠のチェックを含み、以下を含むことができます。

ワークステーションの人間工学 聴覚保護 消火 マテリアルハンドリング

プロセスの最終段階では、組織全体の利害関係者が協力して監査レポートを作成できます。監査レポートは、多くの点で単なる推奨事項のリストです。場合によっては、看板を追加したり、滑りにくいマットに変更したりするだけの簡単なこともあります。また、新しい標準的な操作手順を開発していることに気付く場合もあります。たとえば、新しいロックアウト/タグアウトSOP。

迅速ですが重要な注意：Hippoは、組織がCMMSデータベースをセットアップするのを支援するときに、施設管理監査を行います。カバは安全監査を提供していません。

施設監査チェックリストの役割は何ですか？

チェックリストに含める内容は業界や施設によって異なりますが、チェックリストの一般的な目標は常に同じです。つまり、何も忘れないようにすることです。

施設管理監査を行う場合、エリアごとに新しいチェックリストを作成できます。後で、すべての資産と機器のマスターリストができたら、関連するすべてのドキュメントを収集するのに役立つ追加のチェックリストを作成できます。たとえば、生産ラインのすべての機器について、チェックリストを作成して、O＆Mマニュアル、保証、関連する保守と修理の作業指示書、および回路図と画像を確実に用意することができます。

それは一般的な監査です。しかし、Hippoは監査のために具体的に何をしていますか？

Hippo CMMS施設監査とは何ですか？

監査とは、データベースに入る必要のあるすべての資産情報がどのようにデータベースに入るのかということです、とマイクは説明します。実装スペシャリストが現場に来て、機械、電気、配管、生産などの施設の資産をカタログ化します。通常、3つのフェーズがあります。

フェーズ1：資産のオンサイトカタログ

まず、実装スペシャリストがオンサイトに到着して資産をカタログ化します。彼らはカメラとタブレットを持って施設を歩き回り、写真を撮り、デジタル平面図に場所をマッピングし、情報を収集します。マイクは、「シリアル番号、モデル番号、シャットダウンが必要になった場合に備えてどの電気パネルに接続されているか、さらに大きな資産についてはモーター情報など」など、資産ごとに多くの情報を収集していると述べています。

すべての企業はその状況に合わせた監査を受けますが、通常、マイクまたはタイラーは2〜3日間オンサイトにいます。まれに、1週間以上かかると思われる場合、Hippoは両方を送信することを検討し始めます。

新しいトレンドは、バーコードを要求する企業です。 「監査を行っている間、資産にバーコードを付けています...多くの企業がそれを気に入っています。彼らは参照できる番号を持っているのが好きです」とマイクは言います。会社にとっての利点は、後の技術者がモバイルデバイスでバーコードタグをスキャンして、すべての資産の情報にアクセスできることです。マイクとタイラーの側では、バーコードはいくつかの追加のステップを追加します。頑丈なタグを配置するのに適した場所を見つける必要があります。その後、バーコードとともにアセットの情報に追加します。

フェーズ2：オフサイトデータベースの構築

カバのオフィスに戻ると、マイクとタイラーはすべてをまとめ始めます。 「私たちはそのすべての情報を取得しますが、これは非常に多く、基本的にはそれをくまなく調べてデータベースを構築しています」とマイクは言います。時間はデータベースのサイズによって異なりますが、Hippoは通常、すべてが読み込まれるまでに4〜6週間かかると見積もっています。

フェーズ3：予防保守のスケジューリング

すべては、予防保守スケジュールのどれだけがすでに実施されているかに依存します。場合によっては、企業はCMMSに情報を追加するだけで済みます。また、マイクとタイラーは企業がスケジュールを立てるのを手伝っています。 「私たちは機器の研究を行い、業界標準のPMを考案しようとしています。」 Hippoはすでにこの情報をたくさん持っていますが、MikeとTylerはマニュアルを探し出し、機器メーカーに直接連絡する必要がある場合があります。

あなたの会社は施設監査を受けるべきですか？

マイクは、企業が次の質問について慎重に考えることを提案しています。

• すべての資産の正確で完全なリストがありますか？
• すべてをデータベースにロードできるスタッフがいますか。また、通常の割り当てからそれらを取り除く余裕がありますか？
• あなたの資産は近くにありますか？または、情報はさまざまな場所やソースから提供されますか？

企業が上記のいずれにも「いいえ」と答えた場合、監査について真剣に考える必要があります、とマイクは言います。あるいは、会社は自分自身に1つの質問をすることによって決定することができます：あなたはターンキーソリューションが欲しいですか？答えが「はい」の場合、監査が進むべき道です。

タイラーには、企業が自問できるさまざまな質問があります。効率的になりたいですか？タイラーは、監査に関しては経験が報われることを知っています。最近、彼は、CMMSに入力する資産が数千あると考えている会社と協力しました。タイラーが現場に到着したとき、彼はその数が実際には数百であることに気づきました。相互に関連する部品のグループを調べるだけでよい場合が多いのに、会社はすべての部品を資産として数えていました。 「あなたのラップトップを考えてみてください」とタイラーは言います。 「10個のアセットまたは1個のアセットを使用できます。画面とキーボードとマウスのどちらでしょうか。実際には、メンテナンスのために1つのアセットです。」それが壊れて作業指示書を書いている場合、それはあなたが注意を必要とする部分についてより具体的にすることができるときです、と彼はアドバイスします。

タイラーは、監査中にその会社の時間と労力を節約しました。彼はまた、メンテナンス部門を長期的な欲求不満から救いました。彼の仕事は、企業がデータベースを肥大化させることを防ぎ、作業指示書の生成と予防保守のスケジューリングをより困難にします。 「私たちがそこに来るにはお金がかかりますが、私たちは彼らにお金を節約しています」と彼は説明します。

実装スペシャリストは施設監査の準備をどのように行っていますか？

まず、MikeとTylerが会社に連絡します。これは、会社のタイムラインと、全体的なプロセスの中で保守部門がどの程度進んでいるかを知る必要があるためです。次に、到着日と出発日の設定、安全要件の確認、オンサイトの連絡担当者の確立などのロジスティクスを強化する必要があります。一部の施設では、マイクとタイラーが簡単なツアーを受け、安全ビデオを視聴してから、一人で作業を完了します。また、マネージャーやメンテナンス部門のメンバーが常に一緒にいる場合もあります。

彼らが監査を計画するのを助けるために、実装スペシャリストの要求：

• 読みやすいデジタルフロアプラン、通常はPDFまたはCADとして
• 既存のアセットのリスト
• 現在のPMスケジュール
• 配管および計装図（P＆ID）

会社がバーコードを必要とする場合、Hippoは事前にそれを知っていることを好みます。そうすれば、タグをサイトに直接出荷できます。

企業は施設監査の準備をどのように行う必要がありますか？

監査に至るまでに企業が準備をすればするほど、経営は改善されます。要求されたすべてのドキュメント、特にクリーンなデジタルフロアプランがあると、資産の検索とカタログ化が迅速になります。

優れた地図に加えて、タイラーは企業に優れたガイドを提供することを奨励しています。施設に精通している会社の誰かがいると、データベースへのアクセシビリティが向上します。具体的には、タイラーは、技術者が資産のいずれかに特別な名前を持っているかどうかをガイドに知らせたいと考えています。これらの名前を使用すると、完全に特異なものになる可能性があり、技術者とデータベースが同じ言語を話すことが保証されます。

知識豊富なガイドも正確さを保証します。マイクとタイラーはさまざまな業界の施設を監査し、あらゆる種類の資産を確認してきましたが、新しいことに遭遇することもあります。タイラーは、サクランボの選別と包装のためにイタリアから輸入された高度に専門化された機械でいっぱいの施設を監査しました。彼のガイドは、CMMSに正しい情報を取り込むのに非常に役立ちました。

マイクはまた、最も重要な資産が最初に行われるように、資産を重要度でランク付けすることを企業に奨励しています。監査の最後に時間があれば、彼は次に、便利なものの2番目のリストに進むことができます。

施設監査のメリットは何ですか？

一部の企業は、HippoのCMMSによって新しいスタッフのトレーニングが容易になることに驚いています。新しい技術者は、すべてがどこにあるかを知らされる代わりに、情報が豊富なデジタルフロアプランにアクセスできます。一般的な修理を行う代わりに、資産の履歴データを確認したり、カスタマイズ可能なチェックリストに従うことができます。

Tylerは、監査を、保守部門がHippoがどれだけ気にかけているかを確認し、新しい施設管理ソフトウェアの実装についての興奮を広める機会と見なしています。新しいプロジェクトを成功させるには、スタッフからのある程度の賛同が必要です。監査は、テクノロジーを導入し、全員を参加させるのに役立ちます。

次のステップ

Hippoは、監査に関する質問への回答やライブソフトウェアデモの予約など、最適なソリューションの取得を支援します。

CEOの概要

組織に正確な資産リストがまだない場合、施設監査は実装プロセスの重要な部分です。施設管理により、監査人はすべての資産と設備、およびそれらを維持および修理するために実施されている既存のプログラムに関する情報を収集します。現在の状況に焦点を当てて、目標は、保守または施設管理者がより適切な予防保守を設定し、将来のコストを予測するのを支援することです。施設の安全監査では、焦点が安全に移り、監査人は安全コンプライアンスの問題に関するデータを体系的に収集します。 Hippoからオンサイト監査人を招聘するかどうかを決定するときは、現在の記録がどれほど優れているか、資産が互いにどれだけ近いか、そして技術者がすべてを収集して新しいものに打ち込む余裕があるかどうかを確認する必要がありますデータベース。結局のところ、決定する最良の方法は、CMMSプロバイダーの実装チームと直接相談することです。