鉛筆による鞭打ちの説明:リスク、影響、予防戦略

ペンシルホイップ 意味 作業指示書や適切に完了していないその他のタスクを急いで承認すること。これにより、組織における機器の故障、在庫の問題、安全上の問題などのリスクが高まる可能性があります。

ペンシル ホイップの影響を受ける一般的なタスクには、予防メンテナンス (PM)、在庫チェック、出荷承認、安全検査、トレーニング認定などがあります。

メンテナンス中に鉛筆削りが発生する場所

これらは、鉛筆のホイップが発生する一般的なメンテナンス作業と、管理者がこれらの領域での鉛筆のホイップを削減する必要がある理由です。

1.安全チェック

安全検査は特に鉛筆のむち打ちが発生しやすいです。これは、これらの作業が反復的で頻繁に (毎週、場合によっては毎日) 行われるため、技術者が面倒に感じて、すぐに終わらせたいと考える可能性があるためです。もちろん、安全チェックが不適切だと重大な危険が生じる可能性があります。

2.定期チェック

スケジュールされたチェックはすべてペンシル ウィップに対して脆弱です。従業員が機器を定期的に使用し、明らかな問題がない場合、機器は検査に合格すると考えることがあります。その思い込みは、検査を急いで実行したりスキップしたりする手抜きにつながる可能性があります。技術者が同じ機器を繰り返し鉛筆で叩くため、それらの資産は実際に適切な検査を受けずに数週間または数か月も放置される可能性があります。

3.在庫確認

倉庫の従業員は、在庫フォームを面倒だと感じたり、気が遠くなったり、あるいはその両方だと感じるかもしれません。意図的か偶然かにかかわらず、チームメンバーが不注意に行動すると、遅延が発生したり、予算に影響を与えたり、在庫切れを引き起こしたりする可能性があります。数え間違いが繰り返されると、会社の評判は言うまでもなく、業務、顧客満足度、KPI に大きな影響を与える可能性があります。

4.トレーニング認定

経験豊富な新入社員がチームに加わった場合、管理者は、すでにやり方を知っているタスクについてトレーニング認定を受けることを要求しますか?そうでない場合は、彼らのトレーニングを鉛筆で鞭打っていることになります。彼らの能力が証明されていれば、マネージャーにとっては無害に思えるかもしれませんが、コンプライアンス評価者はこれに同意しないでしょう。トレーニング認定を回避すると、法的問題に巻き込まれる可能性もあります。

警告サインと鉛筆の鞭の例

メンテナンス部門では、次のパターンを探してください。

• 異常なチェック速度。経験豊富な技術者は迅速に作業する可能性がありますが、速度によっては不合理な場合もあります。数分で完成する長いチェックリストを探してください。
• 完了時間は同じ。 1 人の技術者が同じタイムスタンプで 4 つの作業指示を完了しましたか?それは何かが正しくないことを示す兆候です。
• スキップされたフィールドとチェックリスト項目。メンテナンス チェックリストの空白は、技術者が重要な手順を無視したことを示します。
• コメントをコピーして貼り付けます。チェックリストのすべてのフィールド、または複数のチェックリストに同じメモが表示された場合は、誰かが検査を急いだか、完全にスキップしたことを示しています。
• チェックされたアセットで再発する問題。資産が故障し続けているが、安全性のチェックや検査はすべて良好であるように見えるとします。作業指示書を綿密に検査して不正確な点を見つけます。

鉛筆でのむち打ちが問題になるのはなぜですか?

鉛筆で泡立てることは無害に思えるかもしれません。しかし、この慣行が一般的になると、雪だるま式に増加し、組織に深刻な問題を引き起こす可能性があります。たとえば、検査が不十分な場合、予期せぬ高額な修理が発生したり、納期を守れなかったり、製品の品質が低下したり、顧客が怒ったりする可能性があります。最悪の場合、鉛筆での鞭打ちは、従業員の安全を危険にさらす致命的な機器の故障につながる可能性もあります。

鉛筆鞭を放置しておくと、法規制順守、解雇、高額な罰金、さらには法的トラブルに関連した問題を引き起こす可能性もあります。雇用主は、重傷を負った行為を行った従業員を刑事訴追することができる。影響を受ける第三者も法的損害賠償を請求する可能性があります。そのため、鉛筆のむち打ちを検出して排除することが重要です。

ペンシルウィップの原因は何ですか?

鉛筆打ちはさまざまな理由で発生しますが、通常、労働者の怠惰はその理由の 1 つではありません。鉛筆のむち打ちの主な原因については、以下をお読みください。

過労状態の従業員

従業員の数が少なすぎると、割り当てられるタスクが多すぎる場合、従業員は最も重要だと思うことに基づいて優先順位を付けることがよくあります。これにより、優先順位が低い、またはリスクが低いと認識した仕事が鉛筆で鞭打ちされる可能性があります。 作業指示書ソフトウェアは、ワークフローを合理化し、記録管理を自動化する優れた方法であり、従業員が予定されているすべてのメンテナンス タスクを完了するためにより多くの時間を確保できます。

非効率な管理

予防保守作業に携わる技術者やその他の作業者は、自分に割り当てられたタスクを完了する理由を理解しておく必要があり、これを伝えるのは保守管理者の責任です。作業指示書ソフトウェアを使用すると、特定の作業を完了する方法と理由を正確に記述したカスタマイズ可能なテンプレートを作成できるため、従業員が優先順位の変更に関する最新情報を入手できると同時に、全員が共通の基準に従うようにすることができます。

指標改善のプレッシャー

従業員は、達成不可能と思われるパフォーマンス指標や重要業績評価指標（KPI）を達成するようプレッシャーを感じる場合があり、場合によっては鉛筆書きの作業指示につながることがあります。作業指示書ソフトウェアを使用すると、会社はすべてのメンテナンス活動を自動的に監査および分析できるため、潜在的な改善領域を特定し、メンテナンス チームに現実的で達成可能な目標を設定することができます。

労働文化の問題

原因が何であれ、鉛筆で泡立てることが会社で一般的に行われている場合、それはすぐに広がり、故障、生産性の低下、およびお金の無駄につながる可能性があります。そのため、すべての予防保守作業を簡単に完了し文書化するために必要なツールを従業員が確実に入手できるように、プロセスを整備する必要があります。作業指示書ソフトウェアを使用すると、従業員は電子署名を迅速に送信したり、カスタマイズ可能なフォームに記入したり、メンテナンス タスクを追跡したりすることができます。

組織内でペンシルウィップを避ける方法

鉛筆のむち打ちを防ぐ最善の方法は、全従業員に責任、透明性、フィードバックを奨励することです。

従業員が自分に何を期待されているかを正確に理解し、タスクを完了するために必要なリソースを持ち、経営陣と簡単にコミュニケーションできるツールを持っていれば、従業員の生産性は向上し、自分が大切にされていると感じられ、鉛筆で鞭打ちする可能性は低くなります。

割り当てを再評価または削除する

ボーナスや昇給を奨励して、作業指示を完了するためのノルマを達成しようとしていると想像してください。時間をかけてすべてのタスクを徹底的に完了しますか?それとも、特に一日の終わり、週の終わり、または割り当ての締め切り時間近くに、少し急ぎますか?

非現実的なノルマにより、従業員が急いで業務を遂行する可能性があります。時間を節約するために意識的に手順をスキップする人もいますが、誤ってスキップしてしまう人もいます。残念ながら、安全性と稼働時間に関して言えば、手順を省略する理由は重要ではありません。その結果は、資産、施設、従業員、第三者にとっても同じです。

ペンシルホイップについて従業員に尋ねる

従業員に鉛筆のむち打ちを報告するよう権限を与えます。全員参加の会議を開催したり、匿名でチップを受け取るシステムを作成したり、従業員と 1 対 1 で話したりすることもできます。職場の文化によって、最適なアプローチが決まります。

鉛筆で鞭打ちしていることが判明した従業員に対しては、率直かつ理解を示してください。彼らの行動を修正し、改善する機会を与えてください。これは、責任を負う限り、間違いを犯しても大丈夫であることをチームに示します。

ランダムチェックの実施

鉛筆のむち打ちを防止したり早期に発見したりするには、設備や資産のランダムチェックを実施します。最近のチェックリストを取得し、実際の検査と比較します。せいぜいすべてが一致していれば、機器は安全です。そして最悪の場合、重大な障害を防ぐ何かが見つかることになります。

CMMS ソフトウェアを信頼してください

チェックリストには徹底的な検査が示されている場合がありますが、リアルタイム データで潜在的な障害のフラグが立てられれば、何かが間違っていることが分かります。

eMaint などのコンピュータ保守管理システム (CMMS) に含まれる強力な作業指示ソフトウェアにより、保守チームの管理が簡単になります。すべての情報が整理され、どのスマート デバイスからでもリアルタイムでアクセスできるため、管理者は現在のメンテナンス方法における潜在的な欠点を迅速に特定して対処できます。

鉛筆でのむち打ちは発生しやすいものですが、適切な CMMS ソフトウェアを使用すれば防止できます

作業指示書ソフトウェアの助けを借りてペンシルウィップと戦うことで、組織は重要なメンテナンス作業を迅速かつ正確に実行できるようになり、メンテナンス チームの生産性と有効性が最大化されます。

さらに、eMaint CMMS ソフトウェアの堅牢なレポート機能により、関連する規格に準拠した正確な最新の記録があるので安心できます。これは、作業指示ソフトウェアを使用すると、すべてのアクティビティが電子的に文書化されタイムスタンプが付けられるため、監査の場合に簡単に検索できるためです。

資産の稼働時間を増やし、計画外のダウンタイムを減らし、メンテナンス費用を最小限に抑え、記録管理を自動化することで、作業指示ソフトウェアはすぐに元が取れます。

待たずに、eMaint を使用して、今日の作業指示書が鉛筆書きされないように簡単に確認してください。