CMMS 導入が失敗する理由:全社的な調整の重要な役割

Standish Group の調査によると、IT ソフトウェア導入プロジェクトの 31% 以上が完了前にキャンセルされています。研究者が、なぜ一部のプロジェクトは立ち上げに失敗し、他のプロジェクトは成功するのかを研究するうちに、いくつかの共通点が明らかになりました。

導入が成功する場合、担当チームはキックオフよりかなり前に計画を開始するだけでなく、チーム メンバーも戦略的方向性、プロジェクトの正当性、動機付けをしっかりと確立するまで先に進みません。これにより、プロジェクトの期間中に必要なリソースを確保するために必要な経営幹部レベルのスポンサーシップを獲得できるようになります。

2020 年 10 月のウェビナー「AIM first:CMMS 導入を成功させるために組織を調整する」の中で、Scott Rojas 氏は、この事前計画を「ミッションの前のミッション」、または短縮形で AIM (調整、統合、監視/測定) と呼んでいます。

Rojas は、Fluke Reliability のシニア コンサルタント兼コンピューター保守管理システム (CMMS) 導入の専門家であり、オペレーショナル エクセレンス、ビジネス プロセス分析、および品質管理を専門としています。 CMMS ソフトウェア実装に対する彼のプロジェクト ポートフォリオ管理 (PPM) アプローチは、「AIM ファースト」方法論の必要性を明確にするのに役立ちました。

ロハス氏によれば、実装を成功させるには、経営上の使命、PPM プロセス、CMMS 導入の計画と実行という 3 つのビジョンを調整する必要があります。

「戦略主導の組織に当てはまることは、CMMS プロジェクトにも当てはまります。」彼は強調する。

目標第一:戦略とミッションに焦点を当てる

AIM の観点は、戦略と使命の明確さが何よりも優先される必要があるということです。まず調整し、次に統合し、次に監視します。

調整プロセスを始めるには、チームの理論的根拠または新しい CMMS ソフトウェアの目的を確認することから始めます。ロハスがウェビナーの聴衆にアンケートを行ったところ、ほとんどの回答者が、CMMS は戦略的プログラムまたは複数のプログラムの一部 (42%) および/またはメンテナンスと信頼性のデータベース (40%) として使用するのが最適であると回答しました。

ロハス氏もその期待には同意するが、CMMSを独立した戦略プログラムとして導入することについては警告した。彼は、プラントのビジョンとミッションが戦略を定義する必要があり、CMMS ソフトウェアはビジョンとミッションをサポートする必要があると述べています。

彼によると、CMMS イニシアチブ戦略は次のようになるべきです。

• 戦略的に重点を置く
• 目的主導型
• リソースを意識する
• 技術的に実現可能
• 経済的に実行可能
• ドライバーを正当化する

これら 6 つのポイントを検証することで、AIM ファーストの要件が満たされ、コア チームが準備を開始できるようになります。図 1 のどこに AIM があるかに注目してください:一番最初。 AIM プロセスは、実装計画の前に開始され、イニシアチブ全体を実行します。

図 1 に示すように、健全な CMMS 実装計画には、準備、青写真と実装計画の作成、データ転送、システムの確認、本番稼働およびその後の維持活動に向けたトレーニングの慎重な管理が必要です。

図 1. CMMS 導入成功の 10 の鍵

実装プロセスを開始する前に、ミッションとビジョンの調整に余分な時間を費やすことで、チームは賛同を集めるだけでなく、実装プロセス全体を通してその賛同を維持できる可能性がはるかに高くなる、と Rojas 氏は言います。

CMMS 実装における一般的な障害点

Rojas は、CMMS 実装中に遭遇する 4 つのレベルの落とし穴と、CMMS 実装の失敗でよくある 50 の原因を特定します。完全なリストについては、彼のウェビナー プレゼンテーションを参照してください。以下に落とし穴の例をいくつか示します。

レベル 1

• 組織が CMMS の導入に取り組んでいない、または変化する文化が欠如している
• 推進要因と戦略的メリットの発見が不完全

レベル 2

• 経営トップの理解とサポートの欠如
• 予算またはリソースが不足している

レベル 3

• プロジェクト計画が不十分
• プロジェクトのパフォーマンスを評価しない

レベル 4

• 欠陥のある CMMS 選択プロセス
• 実装プロセスやプロジェクトのライフサイクル手法がない

仕事の期間を計画するときは、最高の評価を行ってから 2 倍にする必要があるというアドバイスを聞いたことがありますか?

ロハス氏は、CMMS プロジェクトのスポンサーシップからデータの運用開始までの予想期間については同意する傾向にあります。2 倍にする必要があるかもしれません。ウェビナー聴衆の 47% は実装に 6 ～ 12 か月を望んでいますが (世論調査の質問によると)、最初にすべての要素が整っていなければ、それでも十分な時間ではない可能性があると Rojas 氏は警告します。

CMMS 実装が期待値を実現するには、図 2 の 5 つの「グリーン」要素がすべて存在する必要があります。開始時に不足しているものがあれば、プロジェクトに予想以上に時間がかかるか、失敗することが予想されます。右にたどって、欠けている要素に対して植物文化がどのように反応するかを確認してください。

図 2. プロジェクトの実施を成功させるためにイニシアチブ レベルで必要とされる 5 つの条件をグラフ化したもの

熱心な AIM ファーストの方法論がなければ、図 2 のようなギャップが発生する可能性が高く、その他の悪影響に加えて、「組織のフラストレーションと消耗の支配的な感覚」につながるとロハス氏は言います。

CMMS プロジェクトが問題に直面していることを示す兆候は次のとおりです。

• 変更管理なしの大幅な「スコープクリープ」
• 価値とメリットの低下を伴うコストの増大
• 修正できないスケジュールの遅れ
• 期限を過ぎてしまった
• プロジェクトの主要担当者の異動を伴う士気の低下

「優れた AIM」とはどのようなもの

こうした事態をすべて回避するには、プロジェクトの戦略的価値とビジネス ケースを再調整する必要があります。

AIM 原則を適用して正しく開始する例をいくつか示します。

• メンテナンス担当ディレクターは、全社規模の CMMS を導入する準備ができています。
• 彼はビジネス ケース開発 (BCD) チームを結成して、ボールを動かしていく
• チームは適切なデュー デリジェンスを実施し、最良のケース、平均的なケース、最悪のケース、何もしないシナリオですべてのポートフォリオ選択基準が的中する費用対効果分析を含む、確実なビジネス ケースの準備に努めます。
• チームのビジネス アナリストは、経営委員会の承認を得るためにビジネス ケースを提出します。
• 承認されるとプロジェクトが開始され、プロジェクト マネージャーが任命されて作業を開始します。まず、実装対象となる大まかな範囲と作業領域の徹底的な調査とレビューが始まります。
• PM は重要な中小企業の協力を得て、プロジェクト憲章に熱心に取り組んでいます。 PM は、ビジネス ケースに更新といくつかの追加の必須スコープ項目を提供し、他のリソース要件を強化します。
• PM はプロジェクト憲章と戦略的調整の最新情報を提出しますが、BCD チームの優れた事前作業のおかげで ROI は依然として有望に見えます。
• コア プロジェクト チームは計画フェーズに入り、プロジェクト憲章の要求に従ってビジネス アナリストと協力してビジネス要件の全範囲を策定し始めます。

ロハス氏は、最初からビジネス アナリストをプロジェクトに参加させ、彼らの意見を大いに活用することを提案しています。

また、他のリソースを指定する際は徹底的に行うようアドバイスしています。社内チームですべてを行うことができるでしょうか、それとも外部の支援が必要でしょうか?

そして、常に徹底的な費用対効果分析を実施し、デューデリジェンスを行って、準備段階で「盤石な」ビジネス ケースを作成する必要があると彼は言います。

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