買掛金の自動化：一度に1回の支払いで不正と戦う

買掛金の自動化により、会計士は詐欺のリスクを軽減し、購入決定からプロセス全体を合理化できます。エクスペリエンスに含まれる電子支払いで承認を請求する

「経理」という言葉を口にすることで、部屋をすぐに片付けたり、耳を澄ませた聴衆を減らしたりすることができます。ほぼすべての企業に支払いと請求書が存在するにもかかわらず、会計プロセスは多くの場合、ほとんど関心と革新を伴わずに満たすことができます。自動化と技術の変化により、財務ソフトウェアとオンラインツールが生まれましたが、買掛金などの標準的な会計手順は、非常に面倒で手作業が残っています。 2018年には、不正な支払いが増加し（63％の企業がこれまでになく多くの不正と損失を経験しています）、買掛金の自動化が現代の犯罪者の高度化に対処する唯一の方法になりつつあります。これにより、企業は支払いプロセスを自動化するときに、まったく新しいレベルの監視を実現できます。方法は次のとおりです。

ユーザーの資格情報とアクセスの制御

誰が支払いを要求して支払うことができるかを管理し、さらに重要なことを知ることは、詐欺に取り組むための最初のステップです。買掛金の自動化は、各請求書と支払い要求が承認のために事前に確立されたチャネルを介して即座にルーティングされるため、これに対する簡単なソリューションを提供します。ほとんどのAP自動化ソリューションでは、管理者が職務やその他の要因に基づいてユーザーの資格情報をカスタマイズできるようにすることで、従業員のユーザーアクセスも厳密に制御されています。

AFPのレポートによると、支払い詐欺の3分の1以上が実際には内部的なものであり、雇用された従業員が関与しています。手動買掛金システムでは、すべての従業員が支払いを承認でき、それが検出されなくなります。したがって、買掛金の自動化により、特定の従業員のみが電子的に保存されたデータにアクセスでき、これらのソリューションでは、チェックと残高の内部システムを設定することもできます。

オンデマンドのレポートと通知

公認不正検査士協会（ACFE）は、不正スキームが検出されるまでの中央値を16か月と推定しています。買掛金の自動化を採用すると、すべての支払いがデジタルシステムに記録されるという説明責任が提供され、監査証跡が即座に作成されるため、この検索が不要になります。これにより、企業が不正行為を疑った場合に取引の詳細を効率的に見つけることができるだけでなく、それを完全に阻止するのに役立つ可能性があります。手形詐欺やフィッシング詐欺に対抗するために、買掛金の自動化を使用して、正払いなどの自動詐欺検出ツールを設定することもできます。

買掛金自動化ソリューションは、多くの場合、価格の変更を追跡し、請求書の量の増加を追跡し、不足している請求書を識別し、即時通知を通じて、変更または未確認のアクティビティにフラグを立てることができます。一部のソリューションは、オンデマンドレポート、請求書および支払いの監査証跡を提供し、管理者がいつでも請求書に対して実行されたアクションを正確に知ることができるようにします。追加の通知手段もセキュリティを強化できます。たとえば、ベンダー情報が変更された場合、支払い管理者に即時の電子メール通知を送信できます。

ワークフローとプロセスを設定する

買掛金プロセスは、大量の事務処理と承認を生み出す可能性があります。システムを自動化すると、この量を減らすことができますが、標準化されたワークフローとベストプラクティスを設定することもできます。これには、すべての活動を一元化し、承認と支払いの各段階を通過するための段階的な措置を順守することが含まれます。

手動では、支払いは簡単に失敗する可能性がありますが、クラウドで自動化すると、承認とワークフローのプロセス全体をどこからでも完了できます。この設定されたワークフローには、請求額が正しいことの確認、すべての関係者への通知、または適切な間隔での経費の承認が含まれる場合があります。

買掛金は、財務専門家の会計の苛立たしく時間のかかる部分になる可能性があります。買掛金の自動化により、会計士は詐欺のリスクに安心でき、購入決定から請求書の承認まで、経験に含まれる電子支払いによるプロセス全体が合理化されます。これは、デジタルトランスフォーメーションが組織の時間とリソースを節約し、この場合、不正による損失を防ぐのに役立つ方法のさらに別の例です。

Catherine Dahlは、主要な買掛金自動化ソリューションであるBeanworksのCEOです。 25年以上の運用会計および管理の経験を持つ公認会計士（CPA）および公認管理会計士（CMA）であるキャサリンは、会計業界全体に対して独自の視点を維持しています。彼女はこの専門家の洞察を利用して、過去5年間、Beanworksを操縦し、急成長し、意欲的なスタッフを擁する繁栄する会社を構築してきました。