買掛金自動化で効率アップ：3つの主要メリット

サプライチェーンマネージャーは長らく、買掛金（AP）と調達から支払いまで（P2P）プロセスで課題に直面してきました。全業界でデジタルシフトが進む中、多くの組織が依然として手動・紙ベースのAPプロセスに頼り、請求書の承認と支払いを行っています。これにより、サプライヤーへの支払いタイミング管理不足、貴重なスタッフ時間を消費する請求書例外、財務チームとサプライヤー双方にとっての可視性不足といった多くの問題が生じます。

良いニュースは、組織の買掛金プロセスをデジタル化することで、多くのサプライヤー問題の根本原因である遅くエラーしやすいプロセスを排除できることです。これにより、コスト削減、キャッシュフロー最適化、未払買掛金のリアルタイム可視化、潜在的サプライチェーン混乱の事前回避が可能になります。

請求書例外を排除する

理想的な世界では、請求書例外は稀です。しかし、依然として時代遅れのAPプロセスに依存する多くの組織にとって、それは現実ではありません。実際、Ardent Partnersの最近の調査では、APプロフェッショナルの62%が、請求書例外が日常業務で最大の頭痛の種だと同意しています。

請求書例外は解決に多くの時間を要するだけでなく、一貫性のない支払いサイクルを生み出します。

サプライチェーンマネージャーとして、なぜAPが請求書例外を排除したがるかは理解できるでしょう。しかし、なぜあなたが気にする必要があるのか？

商品が受領されておらず、APが三点突合（スリーウェイマッチ）できないため、サプライヤー請求書が保留になっているシナリオを想像してください。この場合、多くのサプライヤーは顧客をクレジット保留にします。中には追加出荷を完全に停止するケースもあります。

それほど極端でなくても、サプライヤーはタイムリーに支払われません。ベストケースでも、サプライヤー関係悪化と、厳しい資金繰りに直面するサプライヤーの不安定化を招きます。

早期支払い割引機会をスケールする

COVID-19パンデミックが世界のサプライチェーンを混乱させましたが、すべての組織が同じレベルの痛みを感じたわけではありません。SaaSプラットフォームを用いた自動化プロセスを持つ組織は、リモートワークフォースへの迅速な移行が可能でした。AP領域では、従業員がどこからでも、かつ大規模に請求書を処理できることを意味します。

財務マネージャーが数百・数千のサプライヤーに早期支払いして早期支払い割引を活用したい場合、問題ありません。逆にキャッシュフロー最適化が目標なら、支払い条件内の最終日まで支払いを保留するスケジュールも容易です。

APとP2Pプロセスへの可視性を提供する

サプライチェーンへの可視性が高ければ、キャッシュフロー予測、潜在的混乱の事前特定、データ駆動型意思決定が容易になります。残念ながら、紙ベースの請求書ワークフローに頼っていると、任意の時点で状況を把握することは事実上不可能です。

AP/P2Pプロセスを自動化することで、請求書プロセス全体への24時間365日可視性を獲得できます。これによりサプライズが排除され、ビジネスインテリジェンスが向上し、リアルタイムインサイトを活用してオペレーションを継続的に最適化できます。

貴社がまだ紙ベースのAPワークフローを使用しているなら、サプライチェーンを可能な限り効率的にすることは不可能です。APプロセスを自動化するツールに投資することで、サプライヤーとのデジタル接続を構築し、以下を実現できます：

• クレジット保留や取引停止を回避し、サプライチェーン混乱を未然に防ぐ；
• 関連データ（W-9、銀行口座情報など）を一元管理し、サプライヤーデータ管理を合理化；
• 支払いステータスへの可視性提供とタイムリーな支払い確保で、サプライヤー関係を改善；
• AP、社内バイヤー、部門マネージャーが付加価値活動のみに時間を費やせるよう確保。

これらを合計すれば、AP自動化はサプライチェーンを効率的に回し続け、生産性と収益性を高める簡単な方法です。

シャン・ハックは、クラウドベースP2PプラットフォームTransceptaのコーポレート戦略・開発担当バイスプレジデントです。