買掛金自動化の3つのメリット

サプライチェーンマネージャーは、買掛金および調達から支払い（P2P）プロセスに関して、長い間課題に直面してきました。すべての業界でデジタルへの移行が行われているにもかかわらず、多くの組織は依然として、請求書の承認と支払いを手動の紙ベースのAPプロセスに依存しています。これにより、サプライヤへの支払いのタイミングに関する制御の欠如、貴重なスタッフの時間を費やす請求書の例外、財務チームとサプライヤの両方の可視性の低下など、多くの問題が発生します。

幸いなことに、組織の買掛金プロセスでデジタルに移行することで、サプライヤとの多くの問題の根本原因である、遅くてエラーが発生しやすいプロセスを排除できます。そうすることで、コストを削減し、キャッシュフローを最適化し、未払いの買掛金をリアルタイムで可視化し、潜在的なサプライチェーンの混乱を未然に防ぐことができます。

請求書の例外を排除する

理想的な世界では、請求書の例外はまれです。しかし、まだ古いAPプロセスに依存している多くの組織にとって、それは単にそうではありません。実際、Ardent Partnersの最近の調査によると、APプロフェッショナルの62％が、請求書の例外が日々の最大の頭痛の種であることに同意しています。

請求書の例外は解決に時間がかかるだけでなく、支払いサイクルに一貫性がなくなります。

サプライチェーンマネージャーとして、APが請求書の例外を排除したい理由を理解しているかもしれません。しかし、なぜ気にする必要があるのか​​不思議に思うかもしれません。

商品が受け取られておらず、APが3者間照合を実行できないため、サプライヤの請求書が保留になっていると想像してください。このシナリオでは、多くのサプライヤーが顧客をクレジットホールドに置きます。追加の商品の発送を完全に停止する場合もあります。

物事がそれほど極端にならなくても、サプライヤーはタイムリーに支払われていません。最良のシナリオでは、これはサプライヤーとの関係が悪くなり、厳しい現金ポジションにいるサプライヤーにとっては不安定になります。

早期支払い-割引の機会を拡大する

COVID-19のパンデミックは世界中のサプライチェーンを混乱させましたが、すべての組織が同じレベルの痛みを感じたわけではありません。 Software-as-a-Service（SaaS）プラットフォームを使用してプロセスを自動化した企業は、それほど問題なくリモートの従業員に迅速に移行することができました。 APの分野では、従業員がどこからでも大規模に請求書を処理できることを意味しました。

財務管理者が数百または数千のサプライヤーに早期支払いを行い、早期支払い割引を利用したい場合、それは問題ではありませんでした。一方、キャッシュフローの最適化が目標である場合、条件内で可能な限り最後の日まで支払いを保留することは簡単にスケジュールできました。

APおよびP2Pプロセスに可視性を提供する

サプライチェーンの可視性が高いほど、キャッシュフローを予測し、発生する前に潜在的な混乱を特定し、データに基づいた意思決定を行うことが容易になります。残念ながら、紙ベースの請求ワークフローに依存している場合、特定の時点で物事がどこにあるかを確認することは事実上不可能です。

AP / P2Pプロセスを自動化することで、請求書プロセス全体を24時間年中無休で把握できます。これにより、驚きがなくなり、ビジネスインテリジェンスが向上し、リアルタイムの洞察を活用して運用を継続的に最適化できます。

組織がまだ紙ベースのAPワークフローを使用している場合、サプライチェーンを可能な限り効率化することは不可能です。 APプロセスを自動化するツールに投資することで、サプライヤへのデジタル接続を作成できます。これにより、次のことが可能になります。

• クレジットホールドを回避するか、完全に遮断することで、サプライチェーンの混乱を回避します。
• すべての関連データ（W-9や銀行口座情報など）を1か所にまとめることで、サプライヤーのデータ管理を合理化します。
• 支払い状況を可視化し、期限内に支払いが行われるようにすることで、サプライヤーとの関係を改善します。および
• AP、社内のバイヤー、部門マネージャーが付加価値のある活動にのみ時間を費やしていることを確認します。

すべてを合計すると、APの自動化は、生産性と収益性を向上させながら、サプライチェーンを効率的に維持するための簡単な方法です。

Shan Haqは、クラウドベースの調達から支払いまでのプラットフォームであるTransceptaの企業戦略および開発担当副社長です。